XX单位职工WPS办公软件培训PPT

WPSOffice办公软件（个人版）XX单位XXX选择wps的理由：1、不输于微软office的强大功能，操作简单；2、正版、个人版永久免费；3、兼容微软office2003和2007文件格式；4、安装文件包小，繁琐的插件少，硬盘占用量少；前言1安全风险侵犯著作权无售后服务不良社会风气一．培训目标二．WPSOffice简介1.与MSOffice的版本对比2.文件的格式及建立方式三．WPS实用功能与技巧1.WPS之W文字：功能介绍与在工作中的实际运用2.WPS之S表格：功能介绍与在工作中的实际运用3.WPS之P幻灯：演示简介2一、培训目标熟悉WPSOffice的界面和功能提高日常办公效率解决日常工作中一些常见的WPS应用问题3二、WPSOffice简介1.与MSOffice对比4WPS文字WPS演示WPS表格WordPowerpointExcel2、文件格式的兼容性双向兼容、历史数据无缝转换三大组件对应关系软件格式功能WPSOffice文件格式MSOffice文件格式表格WPS表格文件*.etWPS表格模板文件*.ett（也包含微软格式）Excel表格文件*.xlsExcel表格文件*.xlsxExcel表格模板文件*.xlt文字WPS文字文件*.wpsWPS文字模板文件*.wpt（也包含微软格式）Word文字文件*.docWord文字文件*.docxWord文字模板文件*.dot演示WPS演示文件*.dpsWPS演示模板文件*.dpt（也包含微软格式）PowerPoint演示文件*.pptPowerPoint演示文件*.pptxPowerPoint演示模板文件*.pot2.文件的格式及建立方式5office2003和office2007的格式存在兼容性问题，要解决这个问题，只需要打开现有文件，进行另存为即可解决。例如：03格式不兼容07格式，这时就可以将03格式另存为07格式，再打开使用。07格式无法用03的软件打开，但是03格式可以在07的软件中打开。wps则不存在这个格式兼容的情况。6细节上的差异点击相应对象，突出显示该对象设置区域office2003office2007WPS20167文件管理---定时备份自动调整备份时间间隔工具--选项--常规和保存8文件管理---临时备份位置工具--备份与恢复备份管理数据恢复（自选，需安装数据恢复软件）9备份功能自动生成的临时文件，在文档完成后可以直接删除。WPS全面支持生成PDF快速的创建文档及文档间切换、移动变的更方便大大提高办公效率10WPS全面支持生成PDF在转化为PDF的过程中可实现基于密码的文件权限管理，并且可与AdobeReader等PDF阅读软件实现兼容11W文字WPS之12wps文字的窗口界面标题栏常用工具栏菜单栏标尺滚动条文本区视图切换状态栏显示比例13常用工具栏删除线着重符号上、下标拼音指南更改大小写带圈字符字符边框突出显示对齐方式项目符号缩进量14新建文档常用工具栏/新建按钮右键/新建/word文档文件/新建（可以使用模板）快捷方式：Ctrl+N15回到上次编辑的位置文字可以在退出（意外退出）的时候保留当前编辑的位置（类似书签）保存文档点击保存按钮设置打开文件密码：文件/另存为，工具/加密选项16该功能对于正在写文字材料时候突然停电很有帮助。检查拼写和语法设置拼写检查：工具/拼音检查/使用拼写检查：选中文本，工具/拼写检查（用于个别写不全的单词）审阅/拼音检查选定错误字符，点击右键选择拼写检查。提示：此处还有繁简转换功能，翻译功能等17支持查找、替换特定格式的文档快捷键Ctrl+F,点击图标可以按照格式查找，替换查找文档中红色加粗的文字内容；替换文档中底纹的文字内容18该功能是查找文档中带有字体格式的“文字”19设置字间距例如：要设置字距，那么我们只需要选择前面5个字，最后一个字可以不选，然后设置如红线勾划出来的部分。字间距根据实际文档内容进行调整，也可以用空格，但是空格调整的距离不一定准确20注：这里还有个更简单的设置方法，见后面格式设置文档结构图浏览长文档支持快速跳转长文档（在没有目录的时候相当于目录作用）注意:满足以下任一条件：1.文档内设定有目录2.需要对文档设置统一的标题样式21文档排版好帮手快速删除空行段首快速缩进2字符智能整理文档更多……开始工具栏---文字工具22段落设置行距：用于控制每行之间的间距间距：用于控制段落之间的最大间距最小值：默认值为12磅能自动调整高度容纳较大的字体同一行内字体大小不一样的情况固定值：不能自动调整文本高度23使用标尺功能:（示例见后图）首行缩进右缩进左缩进悬挂缩进左边距示例图纸张方向：多页模式视图：（示例见后图）24悬挂缩进首行缩进右缩进左缩进25分页显示示例：除了选择多页模式浏览我们也可以通过收缩比例来实现。48%比例对应现在的三页浏览模式。26格式工具栏两端对齐中间对齐右对齐分散对齐行间距左对齐27设置字间距的快速方法长文档多级编号正确选择多级编号修改标题样式新增标题样式28添加项目符号和编号①选定要添加项目符号的内容；②选择：格式/项目符号或编号；③选择一种编号或项目符号；④单击确定，添加完成。29①单击格式/项目符号和编号，打开“项目符号和编号”对话框②选择一个要被替换的“项目符号”或“编号”，单击“自定义”按鈕③选择一个要使用的“项目符号”或“编号”④单击“确定”自定义项目符号和编号30边框和底纹311、段落边框（格式/边框和底纹）①格式/边框和底纹②选择“边框”选项卡添加边框和底纹后的效果示例：32①格式/边框和底纹或者在工具栏点击选择②选择“底纹”选项卡2、段落底纹（底纹）工具栏点击位置：33①格式/边框和底纹②选择“页面边框”选项卡3、页面边框（页面边框）3435文档的修订和比较1、工具栏：审阅2、要开启使用修订功能，请点击“修订”，使文档在修订状态下进行编辑和修改3、修订前可以进行修订选项设置，以满足个人习惯36修订选项该功能主要用于设置修订的各项内容，如：修改标记、插入标记、删除标记等等用户信息主要用于显示修订者为谁，便于知晓修订者信息37比较文档功能：比较修订前和修订后的文档内容有了修订功能和比较文档功能，方便协作办公，修改文字内容较多的文档。38比较文档的示例修改的内容（修订选项设置前均是默认的颜色）删除的内容•分栏：文本多栏显示•首字下沉•特殊格式的设置高级排版技巧39一、分栏(效果)分栏方法1、利用“页面布局”工具栏2、利用”格式“菜单⑴选择要分栏的段落⑵单击“分栏”按钮⑴选择要分栏的段落⑵通过“格式|分栏”命令菜单402、格式/分栏41二、首字下沉（效果）注意：首字下沉设置的时候行间距不能设置固定值！示例如下：42①将光标插入点定位在段落中②选择“格式/首字下沉”命令③在“首字下沉”对话诓中设置④或者在工具栏中选择：插入-首字下沉设置方法43表格的制作使用“插入/表格”菜单：1.拉选格子；2.绘制表格44绘制表格边框斜线设计表格的时候我们会经常遇到，需要斜线表头。设置斜线表头方法，同时了解和斜线边框的不同设置斜线表头这里斜线边框和斜线表头是不一样的！45二、表格编辑•选定表格编辑对象•插入单元格、行、列和表格•删除单元格、行、列和表格•改变表格的行高和列宽•合并和拆分单元格46•选定一个单元格•选定一整行•选定一整列•选定整个表格•选定多个单元格1、选定表格编辑对象方法：使用鼠标选中表格中的一个单元格，然后拖动鼠标选择要进行操作的单元格，点击鼠标右键选择操作项即可。472、插入单元格、行、列和表格选中已建立的表格后，点击菜单栏上“表格工具”和“表格样式”选择绘制斜线表头示例：4849延伸：在wps文档中绘制了斜线表头，那么我们会想到wps表格里又是怎么操作的呢？wps表格中的操作要繁杂一点，需要对单元格设置宽和高，之后插入线条、文本框来实现。大家可根据自身的工作需要和习惯选择使用哪种方式绘制斜线表头。注意：表格里面插入方式绘制的斜线表头，不能完全复制粘贴到文档里面来。这里不再赘述！•选定要删除的对象•执行“表格|删除”命令3、删除单元格、行、列和表格步骤:•用鼠标调整（鼠标变成双向箭头）•使用“表格”菜单：表格|表格属性•自动调整行高和列宽4、改变表格的行高和列宽使用“表格”菜单•表格工具•表格属性50“表格”→“自动调整”自动调整列宽和均匀分布5、合并和拆分单元格合并方法选择“表格工具|合并单元格”命令拆分方法选择“表格工具|拆分单元格”命令51例：利用表格编辑功能，将例2的表格进行合并，并设置行高和列宽，形成如图所示样式。提示：除了自己编辑表格外也可以使用excel把表格编辑好后，直接复制粘贴到文档中。52•表格的对齐和定位•表格内容的对齐•设置表格边框和底纹三、格式化表格53•直接用鼠标拖曳•利用“表格工具|表格属性”命令1、表格的对齐和定位表格靠左表格靠右表格居中54•利用“表格”工具栏•表格工具/表格属性，单元格选项2、表格内容的对齐55•利用“表格”工具栏•利用“格式|边框和底纹”命令3、设置表格框线和底纹56表格中的其他工具介绍：公式、快速计算、表格和文本的转换57文档中的表格进行公式运算的操作方法：选中表格---点击工具栏中“表格工具”---选择“fx公式”以求和为例：打开“公式”对话框，在“公式”栏中输入公式（左侧求和：=SUM(LEFT)），然后单击“确定”。说明：右侧求和：=SUM(RIGHT)上方求和：=SUM(ABOVE)下方求和：=SUM(BELOW)以上不需要记，只需要按照公式中的“辅助”功能进行选择即可操作。常用函数：求和(SUM)、求均值(AVERAGE)更多函数有兴趣的可以下来自行学习如图所示58表格和文本之间相互转换文本转换为表格表格转换为文本5960选择转换后的分隔符转换的表和转换之后的对比把文字再转成表格在文本和表格转换的时候注意选择好分隔符，以便电脑自动进行转换时进行识别（一般情况下软件自动识别）四、图文混排•插入图片•图片格式的设置•其他图形对象61在插入图片后，点击图片，在工具栏上选择“图片工具”选择“文字环绕”进行混排图片和文字。1、图片的插入1.插入图片2.插入艺术字3.插入自选图形注意：也可以对图片进行拖拽，放进文档中62除开常用的以上三种，我们还可以插入：截屏、图表，可使文档在阅读的时候内容更丰富。2、设置图片格式63常用的功能：1、压缩图片；2、进行裁剪压缩步骤不能省，否则将使整个文档特别大。很多网站把上传文章的图片限制大小为100K内。其他功能根据情况使用。修改图片大小适应文档：压缩、裁剪图片修改后还可以另存为，以导出图片，达到处理图片的效果643、其他图形简介•插入公式插入/公式•插入文本框插入/文本框/•插入符号插入/符号65文档排版和打印•页面设置•打印预览和打印•页面排版66一、页面设置•设置页边距：上、下、左、右•纸张大小：A4、A3、自定义•文档网格：设置每页行数设置每行字数67文件/页面设置（页边距、纸张）6869“稿纸设置”为我们提供了设置稿纸的功能，在排版中可以为我们设计自制的练习本等70文件/页面设置（文档网格）71二、打印预览和打印•常用工具栏，打印预览按钮•文件/打印预览•文件/打印：设置打印的页码范围预览打印效果72•全部•当前页•页码范围例如页码范围:2,5,8-10打印设置•73三、页面排版•插入页眉和页脚•使用水印•设置文档背景741、插入页眉和页脚插入/页眉和页脚•插入当前日期和时间•插入文档的名字和路径•插入页码（插入/页码）75“页眉/页脚”工具栏76奇偶页插入不同的页眉和页脚插入（视图）/页眉和页脚/选项选择“页面设置”按钮①“版式”选项②选择“奇偶页不同”•772、使用分隔符•分页符：对文档进行分页•分节符：对文档进行分节•78插入/分隔符分页符：插入之后直接到下一页分栏符：如果没有分栏，则直接到下一页；如果分栏，则倒下一栏换行符：直接到下一行“↓”793、设置文档背景•设置背景（格