行政部工作的策略及方法

行政部工作的策略及方法1、服务的策略（思路）1.1维修的主要服务策略接收维修单或主动发现维修设备——及时做出反映——按排指定人进行维修或请人维修相结合——压缩维修成本——缩短维修时间——完成维修——各别的回访调查——提高维修质量1.2接送人员服务的主要策略A人员接送服务——车辆使用申请单接收——调度进行协调派车——车辆接送——车辆停回公司——交还钥匙1.3车辆管理服务策略A车辆证件及相关服务——接收任务——指定办理人——领取和带齐资料——办事相关事项——交回资料——办理完毕B车辆保险——传真上年度的保险单——保险公司报价——审批报价——通知出险——付款——收取保单——复印存档——发放保险服务卡——记录存档——服务完毕1.4宿舍相关工作主要策略A住宿相关人员提出申请——宿舍管理员做出及时反映——根据部门需求——协调办理相关事项——服务完毕1.5食堂相关工作服务策略A制作中晚两餐服务——制作菜谱——采购米、菜——组织制作饭菜——分发饭菜——打扫卫生——服务完毕B送餐服务——接收送餐申请——制作相应的饭菜——打好包装——送到指定位置——用餐完毕——收回餐具——服务完毕1.6资产服务的主要服务策略A资产的统计、编号相关服务——全面分类统计所有物品——系统分类——制作电子档——打印纸档存贮——定期盘点——加入新资产——减掉报废资产——价格审核——电子文档及纸档修改工作——服务完毕B资产保管——提出维修（按维修流程操作）——提出转移部门——经过审批——修改电子文档及纸档——服务完毕1.7环卫工作的服务策略A5S常规打扫和经常巡视查看——直接处理问题——询问分清物品——及时打扫和处理——合理摆放物品——环境清洁——整理物品——服务完毕B植物养护——巡视查看——及时浇水、施肥——修剪工作——更换植物——服务完毕1.8水电服务工作策略水电记录——接到管理处通知——共同抄表——记录在册——月底对账——服务完毕其它服务见维修服务和采购服务1.9消防服务工作策略A消防培训——制作方案——组织人员——培训演习——实战演习——拍照存档——服务完毕B消防巡查和整改——消防员巡查——发现问题——提出整改——沟通协调——整改隐患——记录存档——服务完毕1.10安全服务工作策略A人员安全——来访人员寻问——进出登记——记录存档备查——服务完毕B物品安全——人员进出携带检查——放行条的检查——无放行条——沟通相关人员——安全放出——放行条存档备查——服务完毕1.11办公文具用品服务策略文具用品采购申请——同质量比价格——物品验收——入库——盘点——领用记录——电脑分类记账——财务服销——服务完毕。重要办公文具的交接——提出移交——行政取重要文具资料表——核对物资——对方接收——确认双方签字——存档备查1.12快递服务策略快递公司的选择、协议协商——快递的发件及相关的记录——快递的收件、签收记录——发放——快递的查询、协调——快递前台保管工作1.13电话、网络通信服务策略A有线宽带的申请——通知电信——安装——通知维修——拆除——服务完毕，服务过程要及时，因为有线宽带关系到整个公司网络运营。B无线宽带的设备购买——充值——使用——保管——编号存档——服务完毕C每月电话费用的异常查看及相关处理——每月初网上查询——异常核对——费用确认——使用人签名——送至人事——工资中扣除——服务完毕D电话相关服务——接收服务申请——电话布线及更改线路——电话通话的故障排除——电话号码的申请，移号、停机——经过审批——服务完毕E电脑相关服务——电脑网络及电话网络线路、设备、软件——电防及网络设备的申购、维修，相关费用处理——病毒的防护和杀毒——监控网络中传送超大文件——巡查上班时间看电影，下载等与工作无关的文件并禁止——网络布线及改线路工作——经过核实——及时处理——服务完毕F小电器产品服务——收到申请或发现问题——核实情况——音响设备、广播设备、投影机、扫描仪、打印机、传真机、复印机、考勤设备护养与维修——服务记录存档——服务完毕G机房安全、卫生、出入等管理（按机房管理制度）1.14接待服务工作策略A迎宾接待，前台登记——引导客人——饮食接待——茶水服务——送客人——清理水杯等——服务完毕B接到作务——往来车票、飞机票预定、预定宾馆——核实价格——审批通过——借款——取票——报销——复印相关内容存档——服务完毕C客人礼物——接到通知——准备物品——送至指定人员手中——服务完毕1.15采购服务策略同质量三家比价——经过审批——验货——入库记录——使用——出库记录——费用核算——服务完毕。采购全程，应当掌握，在质量同样的情况，选择最低价格的商家。1.16行政部内部文件及证件服务策略现有资料及证件——记录成目录备案——放置库房——借用记录——使用——归还记录——服务完毕五、行政部服务工作目标行政部的总目标是帮助和服务到公司全体人员及与公司相关的人员，为企业总体战略提供服务和支持。其中，总目标中的各具体服务工作目标如下：1维修服务工作目标维修服务的工作目标是，服务人员在接到维修通知或维修单，应及时做出反映，不得托拉。在工作比较多的情况下，应给予对方合理的解释。在维修时，不因员工的话有些重，而产生反对的情绪，因以热情友好的态度为其解释。在维修中，要保证物品（资料）的安全，有必要时，要咨询一下使用人，问清情况再维修。如果请外面人员来维修，因比价后再报领导批准，应以节约为本，不得过度的浪费。2接送服务工作目标接送人员服务的工作目标是，接到出车通知，因做出及时的反映，不得托拉或找理由不出车，接送客人应礼貌相待，时间应把握准确。出车前应做好“三检四勤”工作，以保证出车安全。车行路线应以最近路程为首先，以节约出车费用。如果有同事顺路同往，不得据决，因主动热情为其服务。3车辆管理服务工作车辆管理的服务工作目标是，按相关证件的要求，做好车辆的年审、保险、保养工作。另外，做好车辆的维修和事故处理，以保障人车安全。4宿舍服务工作目标宿舍服务的工作目标是：接到住宿员工的维修通知或申请单，在确认问题后进行及时的进行修缮，不得因拖拉导致问题的扩大化。按时巡视宿舍，发现有外来人员以及门窗有问题应及时处理，以保证舍人员和物品安全。合理安排宿舍人员，及时发放清洁用品，不定期的检查宿舍卫生，以期保证宿舍卫生清洁。夜晚23点后，应保持宿安静。5食堂服务工作目标食堂服务的工作目标是：首先及时准备好员工中、晚两餐工作。饭菜应保证卫生、营养、可口，安全。食堂人员卫生，应每年进行体检以保证身体健康，还应做好个人卫生。食堂环境卫生也应每天做好清洁，保证就餐环境舒适清洁。分饭菜时，工作人员应热情为员工服务，公平发放饭菜。6资产服务工作目标资产服务的工作目标是：资产购买时应把握产品的质量关，同时要做好节约成本为主，最少三家比价工作。维修资产应及时有效，热情服务，不能拖拉。对于过维修期产品，也应找最低价格的正规维修单位维修。资产应分类造册，以防止资产流失或闲置不用。另外，还应做好定期盘点工作，以保证物品数量准确性。7环卫工作的服务目标环卫工作的服务目标是：重点保持公共办公区域的整体卫生，每日早晨开窗通风，保证室内空气清新。其次做好垃圾物品分类工作，如：纸类可以单独存放，以便统一处理。另外，还需做好植物的养护和鱼类的饲养、换水等工作。保证室内环境绿意盎然，物品整洁美观。8水电服务工作目标水电服务的工作目标是：做好每月抄水电表工作，保证水电表记录正确性。维修水、电设备的及时性，以防因维修不及时造成重大的经济损失。维修操作水、电要保证安全性。及时巡查公司水、电设备，以保证水、电设备正常使用。9消防服务工作目标消防服务工作的目标是：定期巡查消防设备，以保证火灾发生时，设备能正常使用。对于消防设备过期或损坏应及时更换或维修。另外，做好消防安全培训工作，让每位员工都有消防意识和逃生方法。对于消防义务员应学会，消防设备的应用方法，以保证人员及财产安全。10安全服务工作目标安全服务工作的目标是：安全员应当不定期的对公司、宿舍进行安全巡逻，发现可疑人员进行有效的处理，以保证公司和宿舍人员安全。另外，安全员对于离开公司外出的人而言，要严格做好物品离开办公区时，应持有放行条，否则不予以放行，以保证公司物品安全。对于自然灾害和员工疾病突然发生，安全员和行政部应及时做出反应，给予相应的帮助。11办公文具用品服务目标办公文具用品服务的工作目标是：办公文具负责人，对办公用品的采购、仓储、发放应做好良好的协调，以保证员工办公文具的领用。对于文具用的质量，价格应当严格把关，不得采购残次品，价格上要三家比价，选最低价为准。发放物品应友好的对待领取物品的员工，领取时应做好“热情服务，节约为主，合理发放，以旧换新。”对于没有库存物品，员工又急用的文具，应婉言告之后，及时做出采购。采购员应在月低对文具用品单进行详细的核对，报销和及时汇款工作。另外，做好员工的重要办公用品的移交工作，以保证公司重要物资的安全性。12快递服务目标快递服务的工作目标是：员工发件时，应热情的为其准备快递单及快递袋子，及时的播打快递相应的快递公司的电话，及时有效的进行发件。发件过程中，如包裹中有快递公司不准许寄的物品，快递负责人应友好提醒发件人，进行合理的处理。收到快递公司的来件，因当妥善保管，不得丢失，做好来件的详细记录。员工取件时也应签字后再让其领取，保证快递工作的顺利进行。快递负现人员在月底进行快递对账工作，应详细核对账单和快递单，保证价格的准确性。13电话、网络通信服务目标电话、网络通信服务工作的目标是，保证公司全体人员电脑网络、电话的畅通无阻。对于单个电脑、打印机、复印机、投影仪等周边设备而言，维修人员应及时做出维修工作，不得拖拉，态度应积极热情，以保证公司整体运营开展。对于相关的物品采购，应货比三家进行采购，不得采购水货、伪劣产品，以保证产品的正常应用。网管人员还应急时对电脑杀毒软件和服务器进行更新和监控，以保证整个网络的安全性。另外，还应时时监控网络中的大文件传输的合理性，以保证上班时间网络的通畅。此外，机房的安全、卫生工作也应做好。对外还应做好与电脑供应商，电信部门的友好联络工作。14接待服务工作目标接待服务工作的目标是，客人来访应友好热情的接待，如有物品，应主动提出帮助，争得客人许可，可以帮助。前台迎接人员应起立，微笑迎接客人，登记问清来访人员，同时及时与相关人员联系进行接待，前台人员友好的引导客人至接待室或办公室。并为其打开空调和灯，之后应奉上茶水。如联人长时间没有接待，应电话问清情况，告之来访客人，不让其久等。如果客人有什么需求，接待人员在能力范围内尽量满足客人需求。客人要预定宾馆和票务，应以接到相关的业务人员的申请表，及时做出响应，做好预定工作。如需车辆接待，司机应友好热情为客人服务，并做好保密工作。接送客人应有时间关念，不得拖时间。如到饭时，应根据情况为其准备饭菜或饭店的预定。15采购服务目标采购的服务工作目标是，质量为前提，货比三家进行采购，如有批量物品要采购，可与采购部进行联系共同完成采购，以保证节约成本。采购物品后应做好结算工作，并将有保修之物品的发票或保修单，进行资料保存，保证后面维护工作正常进行。16行政部内部文件及证件管理服务目标行政部文件管理工作服务的目标是，文件应进行分类、造册，建立检索目录。还应做好原件、复印件和数码文件图片的管理工作。另外，收文件、发文件、文件借出都应做好相应的审批和记录工作。行政证件管理服务目标是，证件分类存放，及时年检，借出和还回都要做好相应的记录工作。行政部内部系列培训之一如何做好行政后勤工作？目录：1.服务意识2.责任心3.执行力4.变通性5.反馈制一、服务意识强是做好行政后勤工作的基础；二、责任心强弱决定后勤保障的深度（愿意为组织付出多少）；三、执行力度决定后勤保障的有效性（做了没有？做到何种程度？对于有异议或不赞同的地方，以部门领导为主，先执行后评议，以免耽误工作进展）；四、变通性决定后勤保障的广度（此路不通另换他法，条条道路通罗马。不要一条道走到黑、杜绝两手一摊“非此即彼，别无他法”，响应度和满意度）五、反馈制是提高