如何与采购人进行有效沟通

如何与采购人进行有效沟通1）首次接受委托前的沟通。了解采购项目的货物型号、配置、服务要求、付款方式、采购预算、资金来源等等项目的基本情况。采购代理机构应了解的采购人的基本情况，包括：(1)单位性质、隶属部门；(2)预算外收入来源；(3)年初政府采购预算安排资金情况；(4)财务会计机构及工作组织；(5)其他与签订政府采购委托代理协议相关的事项。2）签订政府采购委托代理协议时的沟通。主要包括签约双方的名称、委托目的、委托事项、采购项目清单、签约双方的责任和义务、完成采购业务的时间要求、采购后货物的验收责任、采购项目收费、违约责任、签约时间。对于采购项目要求、采购预算、资金来源等，采购代理机构也需要在签约前与采购人进行沟通，并在协商一致的基础上签订委托代理协议书。3）编制采购计划时的沟通。在编制采购计划时，采购代理机构应当就以下事项与采购人沟通：采购人资金情况及其项目的最新要求；新的法规或制度对采购工作的影响；采购项目所需的专业或行业资料；采购项目所需的专业或行业技术人员。2、采购实施阶段的沟通事项（1）采购预备阶段。这一阶段，采购代理机构应就以下事项与采购人进行沟通：1）采购计划中确定的需要采购人协助的工作，如某些专业设备的技术参数的确定、相关专业供应商信息、专业人才信息等。2）采购人对有关事项的解释、声明及提供的其他信息。如对某些设备采购中的特殊规定、付款方式的声明以及其他在采购过程中遇到的专业技术上的问题的解释等等。3）征询行业专家或供应商。采购代理机构在采购之前，应提出或提醒采购人对相关规格要求咨询评标专家或供应商。例如依据电脑市场的主流配置和市场行情，针对使用对象、使用范围和资金状况，制定适中合理的技术参数，使主板部件、CPU容量、内存容量、LCD显示屏、显示卡和液晶投影仪等有关配置相吻合，既不能不够用，也不能配置过高，造成浪费。尽管电脑产品更新换代很快，但相对于绝大多数用户来说是有一个过程的，尤其是用于信息化教育的电脑及多媒体设备。需要进行办公、制图、教学等用途的教职工PC配置要高些，中小学生用机，一般都是大众标准配置即可。这样的沟通可以有利于节约采购资源，把有限的资金发挥最大的效益。（2）采购实施阶段。1）采购代理机构应就投标人应具备的资格、应提供的相关技术证明文件等与采购人进行沟通，确保响应文件的有效性、完整性和真实性。明确采购响应人的授权委托书和身份证明、营业执照、税务登记证明，以及与采购项目有关的生产、经营、设计、安装方面的许可证、产品质量体系认证书等材料，投标产品的技术资料包含主要零部件的参数、产地、技术优特点、使用寿命、产品授权经营证书、信誉、业绩等证明资料，必要时还应有对产品新技术、节能、低噪、稳定、安全等方面的阐述。2）采购代理机构与采购人就成交价涵概的具体内容表述达成一致。明确报价应包括完成采购项目所涉及的各项费用，如货物价格、税收、商检、运输、安装、调试、保险、人员培训、技术支持和售后服务、软件升级等所需费用。如果在评标过程中，发现新发生的费用项目还应该就此进行沟通，并让供应商“白纸落黑字”，以防成交后供应商签订合同时或在具体操作时推诿扯皮，导致合作上的不愉快。（3）合同签订阶段。在签订合同时，采购代理机构与采购人及供应商应就合同的各项并依据招标文件的规定取得一致认同，明确各自的责任和义务。采购代理机构对于在采购实施中注意到的重大错误、舞弊或可能违反法规的行为，应对适当的方式告知采购人，如果涉及到领导干部，应注意报告的层次，一般应向对该人员负责的更高层领导报告，以期问题得到较好地解决。同时对采购工作中受到的限制与阻碍，包括与采购人协商解除限制或阻碍采购的途径和方法等，同时也应做好告知工作。3、采购验收时的沟通内容在完成采购验收工作时，采购代理机构与采购人沟通的主要事项包括：（1）验收准备阶段。在这一阶段，采购代理机构应就与采购活动有关的各种资料与采购人进行沟通，包括采购项目名称、采购预算、项目编号、受理时间、采购方式、采购结果、合同签订时间、合同金额、合同执行中存在的问题及处理结果、验收申请的递交时间、采购单位对申请验收所持的意见等事项。同时，在条件成熟时，根据采购资料编制项目验收实施方案。方案的编制要规范、科学、可行，拟定的验收专家应符合项目要求，验收小组组成人员应符合法律、法规规定，并与采购人达成一致的意见。（2）验收实施阶段。在这一阶段，采购代理机构应与采购人共同组织验收小组并召开项目验收预备会，就项目基本情况、验收时间、验收程序、验收小组组成人员及各自在验收活动中的职责分工作明确规定。验收预备会结束后，现场踏堪检查，逐项按照政府采购合同、国家有关规定标准和项目说明书等进行实地验收，对项目验收中存在的问题作好记录，并提出改正意见。（3）验收报告阶段。在这一阶段，采购代理机构应与采购人进行沟通，共同召开项目验收评定会，汇总验收意见，评定验收结论。在验收评定会上，验收小组各成员就自己所负责的验收事项作汇报，分别交换验收意见。验收意见包括项目的成功点、存在的问题、修改意见等。然后根据验收小组各成员就项目验收的总体评价确定验收的格次，即：优良、合格、不合格，并形成书面报告，即验收报告。验收报告应标明项目名称、项目预算、项目编号，采购单位及供应商的名称、经办人、联系方式、合同编号、合同金额、合同追加或减少金额、开工日期、完工日期、验收日期，项目简介、采购实施情况、存在问题、要求与建议、验收结论，验收小组成员签字、采购单位、供应商、采购代理机构确认意见等内容。