秘书学小抄(已排)

名词解释秘书活动就是秘书人员为领导着进行有效决策与管理所采取的辅助行为。秘书人员泛指从事秘书工作或秘书性工作的各类人员，如领导着的个人秘书、秘书机构中的集体秘书，以及为领导工作和机关工作服务的非专职秘书人员。秘书方法是秘书活动得以运行的媒介，亦指秘书人员在认识、表达和处理各种事务时所采取的途径、方式、手段和程序等的总称。秘书业务是指秘书人员或秘书机构的专业工作。秘书技术秘书人员用于处理事务的方法、手段和技能。它同秘书业务能力相比，具有更强的实践性、灵活性和可操作性。狭义领导意图是指领导者对完成某项任务的意见、倾向和企图。秘书环境是一个相当宽泛的概念，它包括秘书活动的地域环境、人文环境、组织环境和办公环境等内外部环境。其中以组织环境与秘书活动的关系最密切、办公室次之，其他再次之。公务秘书就是在国家机关、国有或集体企事业单位，以及官办社团中担任秘书工作的公职人员。广义的秘书我们统称为秘书人员，一般由四部分人组成：一是秘书，即由组织或人事部门正式任命的，具有某种职务的秘书人员，如秘书局局长、处长、科长和科员等。二是秘书工作者，即虽无秘书职务，但实际上从事秘书工作，或秘书性工作的秘书人员。三是机要人员，即由保密工作部门和用人主管部门审批的，经管国家和集体秘密事项的人员。四是秘书首长，即拥有决策权、指挥权，又主管办公厅（室）工作的负责人。广义的秘书工作是指秘书人员为完成辅助领导工作和机关工作的任务而在一定业务范围内的劳动。秘书制度主要是狭义的制度，即秘书工作制定和秘书管理制度，其中有成文的，也有不成文的（即惯例）秘书制度。秘书机构（广义）是指凡具有参谋助手、沟通协调、督促检查等功能，并为领导工作和机关工作服务的办事部门，如办公厅（室）中的秘书、文书、机要、信息、调研、督查、信访、接待和值班等业务部门。机构是组织的组成部分一般为组织中的内设单位。管理职能是管理人员在完成管理任务的过程中所具有的职责与功能。中枢机关是在决策管理系统中起总的主导作用的机关，在一级组织中能够统揽一切。秘书职能是秘书活动的作画、职责、作用和交通的统称。会议是指有组织、有领导的召集人们商议事情的行为过程。会议预案是会议的筹备方案。在会议如开之前，必须周密、细致地制定会议预案，以保证会议的顺利进行。商务谈判买卖双方为了促成买卖成交或解决双方争议，与争端，以取得各自经济利益而进行的磋商活动。直接调查法即由谈判人员通过直接接触来搜集有关情况。谈判议程就是谈判的程序，这是影响谈判效率高低的重要一环。信访工作是各级领导机关的一项重要的经常性的工作，它是领导机关同人民群众瓮中捉鳖信息沟通的有效途径，也是维护人民群众的民主权利，为人民群众排忧解难的重要手段。礼仪是人们在长期的生活实践中约定俗成的种种行为规范，它是社会文明的标志，也是人际交往的准则。接待规格就是对来宾的礼遇规格。事务（广义）是指行政管理中除政务以外的，具体的，一般的日常公务活动。如办会、值班、接待、印信管理等。广义的事务还包括机关后勤服务的内容，如车辆、财务、房产、食堂、物品、环境等管理。值班指在固定的时间、岗位和场所所从事的日常事务工作。会谈是指双方或多方就某些共同关心的问题交换意见。.庆典仪式是庆祝典礼和各种组织仪式的合称，是社会组织开展公共关系活动的一种重要形式。企业是从事生产、流通等经济活动，为满足社会需要并获得盈利，进行自主经营，自负盈亏，实行独立经济核算，具有法人资格的基本经济单位。私人秘书指为私营企业、民办机构、个人或家庭所雇佣，提供秘书性服务的社会职业人员。.秘书职业是指具有秘书知识和技能的人，受聘于单位或个人，协助领导者或主事者处理日常事务，提供综合性服务，并收取报酬的一种社会职业。选择题1.秘书活动：（D）D.辅助行为2.秘书人员：（C）C.秘书工作的专门人员3.秘书方法：（A）A.秘书活动运行的媒介4.领导意图：（B）A.领导为实现组织目标的意见5.秘书环境：（B）B.秘书活动的内外部环境6.秘书活动的基本要素：（CD）C.秘书人员和方法D.秘书环境和领导意图7.秘书人员：（CD）C.秘书活动的主体要素D.秘书活动的主导要素8.秘书工作：（BC）B.秘书活动的客体要素C.秘书活动的载体要素9.秘书方法：（AB）A.秘书活动的中介要素B.秘书活动效率的保证10.领导意图：（AD）A.秘书活动的潜在因素D.秘书活动的准绳和尺度1.秘书环境：（BC）B.秘书活动的组织保证C.秘书活动的外在因素2.秘书活动的本质属性：（A）A.辅助性3.秘书活动辅助性的特点：（AD）A.辅助的全面性D.辅助的非独立性4.秘书活动的重要特征：（AD）A.随机性D.潜隐性5.秘书活动的重要特征：（AB）A.文牍性B.受动性6.秘书活动的重要特征：（BC）B.事务性C.秘密性7.秘书活动的重要特征：（AD）A.补偿性D.受动性8.秘书活动的受动性：（B）B.以领导活动为中心9.秘书活动的补偿性：（AC）A.知识与能力的补偿C.经验与精力的补偿10.秘书业务包括的内容有：（AB）A.文字工作B.文书工作1.会议的功能（AC）A.决策功能C.协调功能2.按会议的内容划分，会议可划分为（AD）A.综合性会议D.专题性会议3.商务谈判按谈判的正规程度划分，谈判可分为（BC）B.非正式谈判C.正式谈判4.商务谈判准备阶段中的主要秘书工作（AD）A.广泛收集资料D.拟定谈判方案5.谈判方案的主要内容有（BC）B.谈判主题和目标C.谈判议程6.信访工作的原则（AB）A.调查研究、实事求是的原则B.按政策、法规办事的原则7.信访工作的要素（BD）B.信访人D.信访方式8.信访工作应遵循的基本方针是（BC）B.联系群众C.广开言路1.接待工作的一般程序有（BC）B.收集来宾情况C.拟定接待方案2.接待工作的作用（AB）A.代表作用B.联络作用3.交谈的礼仪要求是（CD）C.态度要真诚D.倾听要认真4.秘书处理事务的特点是（CD）C.重复性D.智能性5.秘书值班的主要功能有（AB）A.过滤B.应急6.领导者事务活动的特点有（AD）A.繁杂性D.临时性7领导者事务活动安排的原则有（AB）A.力戒排场，求真务实B.围绕中心，突出重点8.党政秘书工作的特点（AB）A.政务性B.从属性9.党政秘书工作的基本原则有（AC）A.服从原则C.参谋原则10企业秘书工作的特点有（AC）A.经营性C.时效性简答题秘书学的学科对象是什么？秘书学的对象，即秘书学的学科对象，应为秘书活动。秘书活动的本质属性是什么？辅助性是秘书活动的性质，即秘书活动区别于其他职业活动的本质属性。秘书活动的辅助性有什么特点？1、辅助的直接性，即秘书活动直接受命并服从于领导活动，又直接对领导活动负责。2、辅助的全面性。3、辅助的非独立性。秘书活动的重要特征有哪些？1、文牍性2、秘密性3、事务性4、受动性5、随机性6、补偿性7、潜隐性秘书工作机构设置有哪几项原则？答：设置秘书工作机构有三大原则：精简原则纵向层次尽量少横向幅度可适当加大简述我国秘书活动产生的条件。社会管理组织的出现是秘书活动产生的前提条件文字和公文的出现是秘书活动产生的必要条件简述我国古代秘书活动的基本特征。1、秘书活动历史悠久2、秘书机构变动频繁3、秘书人员选拔较严4、秘书制度比较完备。秘书的层次是怎样划分的？1、从组织级别上区分2、从辅助功能上区分3、从职位分类上区分秘书有哪些方面的工作？1、文字工作。文字的撰拟，文稿的校核。2、文书工作。发文、处文处理。3、信息工作。信息的搜集、加工提供。4、协调工作。部门关系协调、工作协调。5、督查工作。6、信访工作、办信、接访。7、议案和提案工作。8、机要工作。9、会议工作。10、接待工作。11、随从工作。12、值班工作。13、印信工作。14、通讯工作。15、其他工作。秘书工作的原则有哪些？1、准确原则，是对秘书工作的质量要求。2、及时原则，是对秘书工作的效率要求。3、严谨原则，是对秘书工作的作风要求。4、同步原则，是对秘书工作的态势要求。秘书机构的作用有哪些？1、组合作用2、枢纽作用3、过滤作用如何进行秘书队伍的建设？1、保持相对稳定2、提高综合素质3、优化队伍结构简述辅助决策的过程。1、决策准备阶段。发现问题，确定目标，拟定方案。2、决策制定阶段。分析评估，方案选优。3、决策审定阶段。决策审批，立法认定。4、优化队伍结构。试验证实，普遍实施。协助管理的原则有哪些？服从原则。服从领导工作的需要。2、沟通原则。管理过程的各项职能，特别是计划职能和控制职能，都高不开信息沟通。3、合作原则。管理活动从本质上说，就是众人通力合作以实现共同目标的群体活动。秘书协调工作的方法有哪些？基本的协调方法有以下四种：1、行政方法。依靠行政组织，通过行政渠道，运用行政手段进行协调的一类方法。2、经济方法。依靠经济规律，运用经济手段和经济形式进行协调。3、法律方法。依靠现行的法律、法令和法规运用经济法和行政法进行协调。4、疏导方法。依靠思想教育运用各种疏导性措施进行协调。简述保密工作的纪律。不该入的机密，绝对不说。2、不该问的机密，绝对不问。3、不该看的机密，绝对不看。4、不该记录的机密，绝对不记录。5、不在非记录本上记录机密。6、不在私人通信中涉及机密。7、不在公共场所和家庭、子女、亲友面前谈论机密。8、不在不利于保密的地方存放机密文件、资料。9、不在普通电话、明码电报、普通邮局传达机密事项。10、不携带机密材料浏览、参观探亲、访友和出入公共场所。良好的会议组织工作可以实现哪些功能?1、决策功能。会议是广开言路、集思广益的重要形式，通过会议进行决策，是实现决策科学化、民主化的重要手段。2、执行功能。通过会议，可以传达上级的政策和指令，可以部署本组织的中心工作和重大行动，可以责成所必单位统一行动步调，可以解决工作进行中的某些问题。3、沟通功能。任何会议都是某种信息的输入、传递、输出的过程。4、协调功能。对于工作中的矛盾和冲突，运用座谈，对话，协调等会议形式，往往会收到事半功倍的良好协调效果。5、监督功能。决策的实施离不开检查、督促，而监督等功能的实现往往离不开会议。秘书人员应如何拟定接待方案？凡事预则立，重要的接待都应拟定接待方案，作为接待工作的依据和指南，合理的接待方案来源于对于来不开会议诸情况的收集和处理，来源于对来访者用意的正确分析和判断。接待方案的主要内容有：接待方针、接待规格、接待日程、接待形式、接待经费、生活安排等。接待方案拟出后，要呈报主管领导者审批，必需时，还要征询来宾的意见。交谈的礼仪要求有哪些?态度要真诚，表情要自然，语调要适中，体态要得当，倾听要认真。值班工作制度有哪些?岗位责任制度，请示报告制度，交接班制度，保密制度。.打电话的原则有哪些?清楚，简短，礼貌，保密秘书人员怎样进行自我管理？答：秘书人员的自我管理包括工作管理、行为管理、时间管理、办公环境管理四个方面。1、工作管理首先要有明确的工作计划，包括工作目标、内容、分工或合作情况、工作步骤、方式方法、完成时间、标准要求等;其次是区分轻重缓急，决定工作次序。有条理有理地去进行。2、行为管理秘书人员应根据不同的工作任务、不同的工作对象、不同的工作环境来采取适当的行为方式。做事要干净利落，动作准确到位，穿着得体，谈吐文雅，举止落落大方。3、时间管理秘书应科学地支配时间和充分地利用时间。还应定期记录自己在一定时间内的工作时间使用情况，总结经验，结合工作成果做必要的调整，以提高工作效率。4、办公室环境管理秘书应注意对办公室、办公桌及用品、办公室内外环境的管理。这些不仅关系到秘书和其他工作人员的工作情绪和工作效率，更涉及秘书所在机关、企事业单位的形象。秘书应具有怎样的知识结构？答：秘书应有四方面知识的纵横结合。1、基础知识：包括社会科学基础知识和自然科学知识。2、专业知识：公文和应用文写作知识，文书制作和文书处理知识，档案保管知识等。3、行业知识：具有所在行业、系统的专业知识。4、相关知识：这一部分是秘书人员为适应时代需要，做好工作，应加以进修提高的知识是秘书人员知识结构中的较高层次，有经济学、法学、社会学、心理学、传播学