碧桂园采购关键工作流程及材料

采购关键工作流程及材料目录总部架构区域采购部职责组织架构及职责注：采购包括采购助理、采购员和采购主管组织架构及职责•总部架构：4组织架构及职责51、我们承担的工作量大而丏繁杂，大的物品如：建材、设备，小的物品如：盐油酱醋，都是我们的采购范围；2、2012年项目总数121个新开板房600间，新开酒店7家，新开学校3所。采购中心现有人员数量（未计算文员）分工组别采购助理合计备注建筑10313机电819绿化9无9板房6无6物业8无8区域采购部22527小计63972全国采购总人数：72人序号类别数量采购员人数72文员、助理数641区域242项目1213房产公司1624物业公司1015酒店公司566腾安施工项目797腾越承建项目398顺茵省内外负责项目679楼巴公司1公司、项目505个组织架构及职责目录采购专项计划项以及标准•为了明确项目采购与项计划仸务项输入条件标准、输出成果标准及完成时间标准，理清区域/项目不职能中心/部门的责仸，确保项目开发过程中职能中心/部门不区域/项目的高效联动。根据公司实际情况，特制定《项目与项计划管理办法》。•具体流程：可参考公司BIP上发文：碧桂园控股有限公司文件【2012】22号,关于下发《项目与项计划管理办法（试行版）》和《项目与项计划考核办法（试行版）》的通知•采购与项计划仸务项标准（具体内容：可参考公司BIP上发文,碧桂园控股有限公司文-运营字【2013】004号，关于项目与项计划开通BIP线上审批的通知）：专项计划分类采购专项计划项以及标准甲指材料采购专项计划项以及标准指由甲方要求承包方使用指定品牌材料和指定服务的公司。接着下面（第三部分）有详细的PPT与门讲解。•即集团规定由采购中心负责物品种类，具体包括（项目公司）：发电机、厨房设备、板房家私、板房饰品、板房窗帘、户外家私、户外摆设、娱乐设施、板房电器、灯饰、空调、烟机、设备等；•具体流程：以凤凰城发展公司为例甲供类材料采购专项计划项以及标准•在总包丌能承接，必须由市场上相对与业的公司进行承包的相对独立的安装工程。例如：电梯、智能车库、大型鱼缸、喷泉喷灌、恒温泳池、人造草坪足球场等•具体流程：采购中心负责提供厂家和价格给项目部参考。最终由项目部确定厂家；合同签订、供货协调、现场管理和付款审批均由项目部负责。•即采购中心限定材料使用的品牌及单价，指定承建单位购买。例如：内墙涂料，铝合金门窗、钢筋。与项分包类采购专项计划项以及标准限品牌材料目录甲指材料采购1.甲指材料：指由甲方要求承包方使用指定品牌材料和指定服务的公司。2.材料范围建筑类•室外立面：外墙砖、文化石、屋面瓦、外墙涂料、防水卷材；•铺贴类：抛光砖、仿古砖、广场砖、马赛克。机电类•成套配电箱、面板开关、卫生间洁具（洗手盆、浴室柜、浴室镜、座厕、浴缸、按摩浴缸、龙头及五金配件、淋浴屏风）、电线电缆1.目的：为保证交楼标准的统一、标准化，有效降低采购成本。通用物品甲指材料电梯发电机板房物品询价流程甲指材料采购4.三方合同的签订流程：流程要点：（1）材料报价单由采购部提供；（2）合同版本由造价部提供给项目部；（3）盖章顺序为：承包单位——碧桂园项目公司——供应商；（4）甲方：购买方（施工单位）乙方：供货方（材料供应商）丙方：受托方（碧桂园项目公司）注意：有效的三方合同是整个甲指材料购买流程的基础，如果未签订三方合同，则无法供货。建议项目部提前介入签订三方合同流程工作，以确保后续各项工作的顺利开展。甲指材料采购5.结算方式（1）货款结算方式一般都是碧桂园代付货款。即收货后碧桂园方支付相应货款给供应商，然后碧桂园方再从施工单位的工程款中扣除相应材料款。（2）供应商应在收货后的下个月初，将《材料月度供应汇总表》送至施工单位处签收，项目部应协助施工单位与供应商对数确认汇总表。《材料月度汇总表》是代付款的核心证明，必须施工单位确认汇总表后才能代付款。（3）材料发票为供应商开具给施工单位，原件交给施工单位。供应商递交代付款资料给采购部时，发票交复印件。注意：目前个别施工单位故意以各种理由拒签甲指材料商的《月度汇总表》，导致材料商无法正常收到相应货款，严重影响到集团声誉，项目部务必协调处理关于盖章材料商《月度汇总表》事宜，以确保整个采购流程的顺畅。甲指材料采购6.付款流程根据《关于发包人指定品牌材料款支付的请示报告》的指示，材料付款办法如下：（1）付款流程：①供应商提交《材料月度供应汇总表》至总承包人复核确认；②采购部、工程造价管理部对《材料月度供应汇总表》审核确认；③项目财务部核实付款金额与发票；④项目财务部按合同要求先支付给供应商；⑤财务部在总承包人当月进度款中扣除注：详见《关于发包人指定品牌材料款支付的请示报告》甲指材料付款流程2012.6.15.pdf若总承包当月进度款不足以全部扣回材料款的，财务部则在下月进度款中扣回，无进度款的则在结算款中扣回。甲指材料采购7.价格及供应商确认（1）甲指材料价格由集团采购中心签订，若现场实际采用的材料型号规格不在采购中心确认的报价单上，由项目部收集齐材料型号、规格提交给采购中心确认材料价格。（2）甲指材料的供应商由集团采购中心选定，按区域进行分工，无特殊情况不得更改。如需更改，应由项目部提出，报集团采购中心审批。询价流程甲指材料采购8.质量要求（1）供应商供应的产品必须达到相关的国家标准及行业标准且质量等级为优等品。（2）不允许施工单位私自要求供应商降低产品质量要求，提供低于碧桂园要求的产品。（3）若施工单位发现材料质量有问题，应立即通知项目部、采购部及供应商，并在三方见证下将现场材料送有关部门进行检测。若检测结果为不合格产品，所造成的损失由供应商承担。甲指材料采购9.运输及卸货（1）材料单价已包含运费，由供应商负责送货至项目工地。（2）卸货由施工单位负责，必须在到货后24小时内负责将材料卸货并进行数量、质量验收。10.损耗及材料过剩处理（1）材料运输损耗按货到现场后分批次抽查，抽查结果按三方共同签字确认的运输损耗率计算（抽检必须在未卸货前、在车上抽检，因为卸货过程中造成的破损由施工方负责）。（2）材料过剩时，由责任方承担相应费用。因施工单位计划多做的，由施工单位承担；因碧桂园设计变更的，由碧桂园项目公司承担，可与设计院协商用于学校、宿舍等建筑。甲指材料采购11.下单要求（1）甲指材料应提前48天（广东省内30天）下单。由于厂家须收到订单后按集团要求安排生产、加工、运输、安装等工序，需要足够时间筹备。（2）为避免下单规格数量有误而耽误工期，施工单位的计划单应经过项目部审核。（3）施工单位填写材料计划表，应尽量做准计划，一个标段每种材料的补货次数控制在2次以内。（4）计划单要写清楚各类材料要求抛光砖：如有加工工艺要求，则需要标注清楚，如梯面是否需要防滑、梯侧直介，梯挡水基、梯面直介，梯侧是否要磨45度角。外墙砖：纸皮砖需要注明工字贴、竖贴、通缝贴、是否留缝、留缝宽度。外墙文化石：天然文化石要注明是否需要磨边，平板还是蘑菇。人造文化石：平面以方数计算，拐角以米数计算；瓦：主瓦与配件名称必须按照厂家的参考资料进行下单。甲指材料采购12.各对接联系人建筑甲指材料————陈思卓13825589837机电甲指材料————苏永基13702601739合同跟进人————郑乔瑜13923282705造价部付款及合同管理——何秋平13922305525甲指材料采购13.甲指材料管理中项目部的主要职责（1）施工单位进场后，根据图纸要求及采购部材料分工表，与相关部门和单位确认各类甲指材料的供货厂家。（2）跟踪和督促完成三方合同的签订。（3）督促施工单位按要求提前下计划单，并审核计划单的准确性和合理性。（4）货到现场后协调卸货和验收事宜。（5）协助施工单位和供应商签署材料月度供应汇总表。（6）协助采购、造价和财务部，处理代付货款过程中的问题。甲指材料采购（1）已进入三方合同签订流程的，在施工单位盖章后，由区域采购部扫描后传给集团采购中心，可让供应商先送货。（2）因各种原因未开始三方合同签订流程的，如果材料金额不大，可让施工单位先给厂家支付付货款（或部分货款）再供货。（3）如果材料金额较大，施工单位无法预付货款的，可申请由甲指转为甲供。先由承包单位提出书面申请，项目部经过审核，报区域总裁审批，并明确更改为甲供材料的品种、数量以及所在工程标段，由工程造价管理部与承包单位签订相关补充协议。具体流程见《关于部分项目甲供材料购买及付款流程的事宜》。14.没签订三方合同，又必须供货的情况如何处理？目录甲指材料乙供改甲供1、模式：项目部（一般以房地产开发公司的名义）通过在ERP-NC系统里面直接下请购单（生成俗称的QG号），通过项目负责人审批后传到采购中心接单，生成采购订单并发给甲指材料供应商按采购订单要求供货。供应商供货后开具相应碧桂园集团各子公司台头的发票到项目财务进行结算，这个过程中全程由项目部进行监管。2、集团对甲指材料乙供改甲供的要求：集团文件-关于甲指材料乙供改甲供通知.doc甲指材料乙供改甲供3、甲指材料乙供改甲供流程：附件1：乙供材料改为甲供材料的流程指引.pdf4、甲指材料乙供改甲供项目部所要填的表：附件2：施工单位乙供改甲供申请书.doc附件3：项目部工作联系单.doc附件4：乙供材料改为甲供材料统计表.xls附件5：ERP系统如何扣除乙供改甲供材料款指引.doc目录29电梯采购事宜2、各公司、各部门的权责：采购部1.合同版本、供应商分区和价格给项目部2.审核合同的价格、供应商分区和发起材料项目管理部1.合同的发起、审核（电梯参数）、签订；2.完善电梯厂家同总包的配合；3.通知/协调电梯排产；4.发起付款流程；5.五方通话线路铺设（机电公司）6.督促安装、调试和验收7.年审（未移交物业时）设计院和设计院总工室1.参数及技术指标2.建筑(/结构）图、电梯装修图公司/部门权责1、内部通启：《关于修改电梯合同审批流程及电梯付款流程的通知》30电梯采购事宜电梯公司1.电梯安装深化图；2.请款；3.跟进现场（提交土建要求、技术要求、书面报告；进场安装前查勘现场工作面，确定书面的决议和时限）；4.办理提货手续并安排到货；5.签订免保合同6.安装（脚手架、样架、厅门门套、机房曳引机）；7.调试、验收、拿证；8.移交（整理电梯竣工的资料交总包）总包单位1.不项目部会图2.电梯土建配合及提供用电设施3.电梯厅门安全围护、拆脚手架、井道清理4.机房的验收要求设施（消防器材、照明、标语）5.整理竣工资料及盖章物业管理公司1.督促电梯维保单位办理电梯的年审及支付年审费（电梯已移交物业管理公司）；2.签订有偿维保合同；3.保养工作的收款及工作保养单的跟进。公司/部门权责建议：同一批次的电梯工程中，安装、安装工程配套、电梯装饰工程由同一家电梯公司承建。电梯采购事宜3、合同签订流程三步走：签约准备线上审批线下签订3132•第一步：签约准备•根据供应商分区联系相关供应商到现场查看，并不电梯供应商确讣电梯参数。供应商把相应电梯的价格复印件交给项目。电梯采购事宜33第二步：ERP线上合同审批流程电梯采购事宜参数价格、供应商分区、发起材料资金预算发起的资料：1.《合同审批表》2.电子版合同（有详细电梯参数的价格表）买卖合同安装合同3.《电梯价格调整明细表》（调整后）4.《电梯价格明细表》（年度标）34ERP线上合同审批注意事项电梯采购事宜•供方在合同中需提供产品不安装的整合价格的附件清单，价格如有调整，表格包括《电梯价格明细表》、《电梯价格调整明细表》、对比表。第三步：线下合同签订流程35电梯采购事宜注意事项：1.纸质版合同的两个必需项签字：项目工程师、总经理甲方3份合同：项目部-财务部-采购部2.规范合同中电梯列表内容：内容包括型号、层站、载重、速度等3.合同原件留一份在采购部存档备案，作为付款审批依据电梯公司项目部工程师项目总经理36364、进度款付款流程：（1）ERP线上付款审批流程：电梯采购事宜注意：选对流程；发起材料齐全：履约保函、发票、合同复印件、验收合格证目录家居中心和精简装修目前