“再看OA”系列讲座之四：OA为何走弯路？

“再看OA”系列讲座之四：OA为何走弯路？中共中央对外联络部信息化工作办公室主任任锦华2002-8-25书店有很多成功学的书，指导人们采取成功人士的思维和生活方式；生活中有很多失败的经验，通过借鉴，避免陷入失败的误区。无论成功还是失败，总是有一些关键点，如同路遥所说“是一些岔路”，成功和失败都因为在岔路口上选择不同。OA建设也有不少岔路口。配备软件与硬件软件、硬件两轮并行多年来，党政军机关OA工作都是先建硬件系统，再做软件系统（多数单位还忽视了安全保密问题），这一现象普遍存在。由于软件的开发涉及许多因素，即使能开发出一套说得过去的应用软件，投入实际应用也需要一定的时间，周期相对较长。事实上，无论多先进的硬件设备，也就是四到五年的使用周期。一个硬件系统的建设相对较为简单，而应用软件开发的周期远远超过硬件系统建设的周期，开发好的应用程序真正投入全面运行大约又得需要1～3年的时间。这使许多单位的硬件系统还没有真正发挥作用，就已到了淘汰更新的期限。目前，国际上通常的做法是软硬件投入比例各占50％左右，而我国政府机关OA软件费投入一般都在5～20%左右，属于明显偏低的比例。从软、硬件经费投入顺序方面，应注意最好能同步进行，如能先做软件的设计与开发就更理想。可以说，什么时候在计算机系统建设工作中软件费用能占总经费的40％，我国政府机关OA工作的春天就真正到来了。硬设别等需求来由于OA工作是个新生事物，没有系统的理论和成功的经验可供借鉴。因此，在制定建网方案、确定配备设备标准和采购设备时，最突出的问题是片面追求技术最先进、容量最大。设计设备的配置时，将一二十年以后可能的需求都考虑到，将根本不可能出现的需求也考虑到。唯恐买了落后的设备受领导的批评、同行的嘲笑。盲目追求设备的先进性的结果是导致系统建设的经费开支过大，浪费过大。另外，一个系统就算软、硬件同步建好，应用、管理工作也做得很好，数据入库也是有一个较长周期的。所以，系统的设备配备没有必要追求很先进，容量很大，能满足二至三年的需要即可。因为硬件升级、降价的周期要比应用后升级、更新的周期快得多。开发应用软件硬件的价值最终也依靠软件的应用来体现。应用软件的开发和使用方面应注意下列问题：补丁不是丑一般说来，凡是系统负责人、搞软件开发的人员都希望自己经手开发出来的应用软件是最先进的，功能是最齐全的。但在实际工作中，最先进的软件根本就做不出来，任何软件系统都存在着各种问题，世界上著名的软件公司开发出来的软件，其补丁版也是接二连三地推出。判断一个软件系统是否先进只能是相对而言，我们更应强调软件的适用性，只要某一应用软件能解决本单位的业务需求，业务人员能很轻松地学会，系统能稳定地运行，就可以认为它是先进的。因此，建设OA系统，要把软件的先进性与适用性的问题考虑清楚。何必一个也不少软件开发部门都希望自己开发出来的软件有很强的通用性，这固然有一定的商业因素在内，但是我认为，机关OA应用软件的通用性只能是相对而言。从软件的总体设计与开发而言，应该遵守国家的有关规范，但由于各单位主管的业务不同，其需求也就不完全相同，对应用程序的需求必然有一定的差异。因此，一套软件只要能解决本单位的各项需求也就可以了，不需要强调通用性“一个也不少”。否则，片面追求通用性，只能减少软件的功能，降低其生命力。注意软件通用性与相对专用性问题，可以少走弯路。完美是改出来的开发一套OA应用程序，要经过需求分析、系统设计、开发程序、测试程序、试运行、修改完善、投入应用、增加功能、升级、再修改再完善等环节。在软件开发过程中，由于种种原因，人们不可能将软件做得尽善尽美，不可能将各种可能出现的问题考虑周全。尤其随着系统投入使用的范围扩大，上机人员增多，数据量增大，会暴露出各种各样的问题。同时，当人们熟悉系统功能之后，就会提出新的需求,这就要不断地对应用程序进行修改与完善，一套应用软件除非报废不用，否则修改完善永无止境。明确软件的建设需要不断修改完善和升级，就不会因为出现问题而盲目悲观。处理各方关系单纯开发一套系统不是难题，但任何系统只有处理好各种矛盾，才会是一套“高可用”的系统。安全“温度”要适中党政军机关的信息关系到国家利益，因而系统的安全性很重要，要加强系统的安全管理。但是如果一味重视安全，而不注重信息资源的共享就会违反当初建立OA系统的初衷。这里就有一个统筹兼顾的问题，控制在一个适当“度”的范围内。需要引起注意的是，系统安全管理包括很多因素，但其中有相当大的一部分是由技术工作来实现的，在实际工作中要协调好网络硬件设计方案、软件开发方案、安全保密实现方案等多方面的关系。这里需强调的一点就是，软、硬件产品的安全性都是相对的，任何一家公司的产品，无论是软件还是硬件，都会给自己留有后门。就是我们自己开发的中联部OA应用程序也给自己留有足够的后门。说的清楚才能做的清楚业务需求与计算机实现，是个看似最简单、实际最难做的环节。最终投入使用的应用软件是用于实际工作的，而一个单位约一、二十个局，几十或一百多个处，各种数据之间的相互关系错综复杂，有各种处理的可能性和需求。而编制计算机程序就必须将“所有”的需求和关系都搞清楚，给程序员一个“肯定”的要求或说明。如果需求没有做透、没做清楚，就会传递给程序员错误的信息，那程序编出来就会似是而非，让最终用户无法使用，造成计算机系统整体失败。因此，一个系统建设的主要负责人、应用的主要管理者可以不懂计算机的基础技术，但必须精通业务工作的“数据关系与数据控制”，做不到这一点，系统建成后就很难投入正常运行，不失败就不正常了。需要注意的是，一个单位建设OA，不要贪大求洋，只要能满足本单位的实际需求，就是最好的。如果单纯追求高、新、尖，到头来准是鸡飞蛋打。因此，系统建设之前与建设过程中，一定要紧密联系本单位的主体业务，多向业务人员和文秘人员请教，才能做好需求分析工作。保质保量监管不可少OA系统的开发过程中，一定会遇到程序的高效率与可读性及易扩展之间的矛盾，这主要是指软件的编制和管理监督的问题。当系统的需求确定后，就要实施编程工作，只有采取适度的监督措施，才能保证程序的质量。这就要求管理人员不仅统筹管理，保持一定的工作进度，即“量”的要求，还要考虑如何编程以保证应用程序的效率、程序的可读性及扩展性等问题，即“质”的要求。文档一体化OA系统需要协调好文书工作与档案工作之间的关系。简单地说，现行工作的最终表现形式大多是文件信息和行业信息，而文件、行业信息的延伸是档案，档案又是现行工作的信息源。现行工作信息与档案信息两者既是相对分离的，又是相互统一的。因此，一个OA系统，必须考虑文档一体化问题。别把自己变成IT赞助商任何一个单位建设系统都应精打细算，尽量少花钱多办事，不要将本单位变成IT商家的赞助商。应本着实事求是地分析单位软、硬件的需求，确定一个系统建设最佳的“性价比”。一般来说，机关信息化建设经费开支原则是：第一，注重实际效果的原则。信息化就是要投入、要花钱的，但钱换来的应该是实际效果。第二，业务需求优先，其它需求次之的原则。其实，一个单位的各个部门工作都有实现OA工作的需求，但根据我国机关单位目前的实际情况，可能难以一下子将所有方面工作同时做好，只能分清主次，逐步实施。因此要业务需求优先，其它需求次之。第三，相关经费集中调配，相关工作同步展开原则。OA工作是一项系统工程，其最核心要求是所有相关工作同步完成，不能零敲碎打分散开支，顾前不顾后，顾左不顾右。经费统一调配，相关工作同步展开，避免建设周期的低效延长。第四，改变权、责分离的状况，实行权力和责任相统一原则。一个单位如果对OA的开支拥有计划、审批、建议和购买权的部门较多，难以明确分担经费使用后出现的不同效果的责任。因此权力和责任相统一是OA成功的关键。第五，软件开支优先，硬件开支其次的原则。总结一些单位OA不成功的经验教训主要有二条：一是统筹兼顾，综合协调不到位，二是软件功能不完善，没法用。因此，经费开支应首先保障软件开支。真正推广应用从OA工作整体来看，可分为建设与应用两个阶段，一套OA系统最终要通过实际应用才能体验出其价值，如应用不起来，再好的软、硬件系统也不过是个摆设。做好推广应用工作应反复宣传OA工作的性质与作用，还应注意以下几点：摆正系统建设、管理部门与应用部门之间的关系。一个好的计算机系统既有服务功能，又有管理功能，但是有效的管理应存在于优质的服务之中，所以这项工作在表现形式上就是服务。如果不承认这一点，处处以技术专家自居，再好的计算机系统也别想运转起来。因为任何事情从静止状态到稳定运行状态这一过程是难度最大的，在这一过程时期，用户就是上帝，无论其是领导还是刚进入单位的大学生。最重要的是能否做到“优质服务”。真正建立“用户是上帝”的思想，要认识到建设者的一切工作成绩，并不能靠领导认可，而只能在用户的实际应用中才能体现出来。机关OA处理“政务信息”与处理“公共信息”、“行业管理”和“行政管理”信息等项工作最大的不同在于：后几项是少数人、专业人来操作，而处理“政务信息”需多数人、非专人员来操作，多数人共同参与是其最大的特性。机关人员掌握计算机技术的水平有高有低，这就要求在推广应用中，要制定较科学的培训、应用工作计划，不能急于求成，也不可放任不管。要将有效的管理寓于优质的服务之中，使各级领导及业务人员确实感觉到网络系统能给自己的工作带来很大的便利，能从中享受到优质的服务，将网络系统的使用变成其自觉的、从内心身处愿意的、没有任何抵触情绪的行为，只有这样，一个办公自动化系统才能顺利地投入使用。确立分阶段实现的应用目标与工作计划。利用计算机系统处理机关日常工作，是一项巨大的变革，并不是所有人立刻就能理解、就能接受。所以再好的计算机系统也应制定出分价段实现的目标，走一步见一步效果，防止欲速不达。制定计划时要根据本单位的实际情况，找出最佳切入点，以点带面，最终实现全系统投入正常运行。注意协调好各部门的关系，做好公关工作。一个部委办公自动化系统投入正常运行，需要许多部门共同配合。作为系统的建设者、管理者要注间协调各有关部门的关系，多听取其它部门的意见，尊重其它部门的需求，协调好各单位之间的工作关系，一个计算机系统才能投入运行。