公司档案管理制度

密级：编号：XXX文件归档制度编制：审核：会签：批准：1、目的加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。2、适用范围适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。3、术语和定义3.1档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。3.2档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。4、职责4.1办公室档案管理员4.1.1负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理和项目档案管理。4.1.2学习和贯彻执行国家关于档案管理的法令、政策、规定；4.1.2建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；4.1.3收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；4.1.4负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。4.2各职能部门负责人4.2.1负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识，及时上交办公室存档。负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知办公室档案管理员；4.2.2生产部、化验室、财务部负责管理运营过程中质量管理体系相关记录及文件保存。4.3常务副总经理负责对公司档案日常管理工作监督检查以及相关制度流程、方案、报告的审批。4.4总经理负责公司档案管理工作的决策和考核。5、内容5.1文件、资料的来源和范围：接收、发放，内部文件和外来文件5.1.1接收到文件时须填写《文件接收登记表》5.1.2发放的文件须填写《文件发放登记表》5.2公司文件、资料归档的范围和归档分类5.2.1行政类：公司对内和对外已行文的规章制度、规定、决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要、公司各类证照。5.2.2经营业务类：公司规划、年度计划、经营情况、委托书、协议书、合同、项目方案等。5.2.3人事类：劳动人事档案、劳动工资档案、社保缴纳明细、奖惩情况等。5.2.4政府类：政府下发至公司的各类文件（分类依据：以政府职能部门划分）。5.2.5财务类：在、各种财务票证、票据，财务审计档案、会计档案、统计资料等。5.2.6音像类：公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音像等。5.3公司文件归档的编制及编号：公司文件、资料的归档编制和编号应遵循和符合：统一归类、轻重有别、一案一号、便利查阅和保管的原则。遇有一案归入多类者，应先确定其主要类别进行编号。5.3.1编号：公司所有应归档的文件、资料，一律为文件的来源、文件的范围和部门头一个字的汉语拼音首字母大写合并来做编号。如：公司办公室文件编号FNB（分部、内部、办公室），燃气公司人事部文件SWR（公司、外部、人事部）5.3.2分类：代码1--行政类、2--经营业务类、3--人事类、4--政府类、5--财务类、6--音像类。5.3.3日期：按照文件入档时间先后，以年月日加十进行归编。5.3.4密级：文档分为C--一般级、B--重要级、A--机密级“C”一般级文档包含：公开发布的公司经营发展大纲、经营战略和方针、各类通知、任命、年度总结和领导讲话、一般会议资料等。“B”重要级文档包含：公司重要会议纪要、重要经营项目及决策、经营合同、公司经营情况、人事薪资档案资料、劳动合同、技术资料、财务资料等。“A”机密级文档包含：内控的公司经营发展大纲计划、战略性合作协议及其合同。5.3.5完整编号：文件来源、文件范围、部门+类别+年月日+归档序号+密级程度。如:2013年5月6日公司办公室公开发布的第一号通知，编号：FNB120130506(C）5.4档案资料的日常管理5.4.1文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便检索利用。5.4.2文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在档案柜中。5.4.3电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。5.5档案借阅5.5.1借阅权限：填写《档案借阅审批单》办理借阅手续。机密级：机密档案需经总经理批准。重要级：重要级档案需经副总经理批准。一般级：一般级档案借阅由部门经理批准，借阅其他部门的档案除本部门经理审核外，还需其他部门经理审核。5.5.2借阅档案要履行借阅手续，填写《档案借阅登记表》。借阅档案原件只限在档案室，不能带出，必须带出档案室查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准；5.5.3档案外借一般只借复印件，需借原件者须经董事长或总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级；5.5.4借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；5.5.5借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏；5.5.6外单位借阅档案，应持单位介绍信，并按档案密级经相关领导批准后方能借阅，但不能将档案带离档案室；5.5.7外单位摘抄档案的（绝密、机密不允许复印或摘抄），应经总经理批准，对摘抄的材料要进行审查、签章。5.6档案资料的归档时间5.6.1即时归档下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档：a)公司规定的密级文件；b)重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；c)合同、协议书等正本及过程资料；d)公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料；e)其他认为需要即时归档的资料。5.6.2定期归档a)部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交办公室。b)部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司办公室。5.6.3电子声像档案的归档a)重要电子声像档案应实时进行、随办随归。b)一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次制成光盘脱机保管。c)每周备份个人电脑文件，每年归档一次。5.7归档保存期限文件保存期限依下列规定办理：a)永久保存：（1）公司章程；（2）股东名册；（3）组织规程及办事细则；（4）董事会及股东会纪录；（5）财务报表；（6）政府机关核准文件；（7）不动产所有权及其他债权凭证；（8）工程设计、竣工资料；（9）其他经核定须永久保存的文书。b)长期保存（15～50年）：（1）预算、决算书类；（2）会计凭证；（3）事业计划资料；（4）其他经核定须保存的文书。c)短期保存（15年以下）：（1）期满或解除之合约；（2）其他经核定保存的文书；（3）结案后无长期保存必要者。d)各种规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。5.8档案交接a)员工工作变动或离职的，要填写“档案移交清单”（附件三），由部门负责人指定的档案接收人核实无误后签字，部门档案管理人员（兼）见证。b)部门档案管理人员（兼）工作变动或离职的，要填写“档案移交清单”，由部门负责人指定的接收人核实无误后签字，公司档案管理员见证。5.8.1档案移交公司的流程a)经办部门档案管理员检查文件或档案，编制移交清单；b)公司档案管理员根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核对；c)档案完整、齐全且符合公司要求，移交双方在移交清单上（一式两份）签字，双方各保存一份；d)档案管理员按公司档案保管要求整理建档。5.8.2档案交接审核要求审查卷次号、目次号是否与清单相符，若没有立卷，应检查文件标题、编号是否与清单相符：a)正本及过程资料是否完整，如有短缺，应立即补齐；b)文件的办理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门补办；c)与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。5.9档案销毁5.9.1对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门主管、副总鉴定，最后报总经理的批准，方可销毁。5.9.2执行销毁任务时，必须由部门主管和档案管理员组成的监销人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和副总、总经理的批准手续文件，一并存档并永久保存。5.10档案保管5.10.1已归档的公司文件，由档案管理人员统一编号，根据文档的重要性和相关性做好归档保存。5.10.2已归档的公司文件、资料，由档案管理人员填写《文档管理登记表》，并按指定的专柜分类进行存放和保管，并注意防霉、防火、防丢失。5.10.3档案管理人员做好文档的归档、发放、借阅、销毁等记录。6奖励与处罚6.1公司定期对档案管理工作进行检查，各级档案管理人员认真落实档案管理制度，工作表现优异的，每月绩效考评予以通报表扬并给予绩效加2-5分；部门档案管理工作成绩突出的，公司年终给予部门负责人表彰及现金奖励。6.2各级档案管理员未认真督促和执行档案管理制度的，总裁办给予责任人通报批评一次，扣绩效2分。6.3经办人员未按本制度规定经办、归档和使用档案的，公司给予责任人通报批评一次，并扣罚经办人和部门负责人绩效2分/次；连续两月检查不达标的，处罚加倍。6.4部门档案未按本制度要求归类建档的，给予部门负责人通报批评一次，并扣罚经办人和部门负责人各绩效3分并要求整改；整改不合格的，经办人和部门负责人当月绩效按照减半。6.5档案遗失或不完整的，视档案密级和紧急、严重程度，给予经办人及其直接领导通报批评一次，并各扣罚绩效1-5分；涉及公司利益损失的，保留追究责任人相关法律责任的权利。7附则7.1本办法由公司办公室制定并负责解释。7.2本制度未提及部分或不够完善的条款将在实践中不断完善，以前凡与本制度不符合的相关制度和办法以本制度为准，本公司涉及文档管理工作人员必须严格遵照执行。7.3本制度自签发人签字日起生效执行。8、附件1、支持性文件无2、相关记录2.1《各部门档案归档范围及名录》2.2《文件档案移交目录》2.3《档案借阅审批单》2.4《档案分类编号表》2.5《文件（合同）管理记录目录》2.6《档案移交清单表》2.7《归档案卷目录》2.8《档案催还单》2.9《归档文件目录》2.10《档案月度报表》附表一：各部门档案归档范围及名录部门名称归档范围及名录人力资源部应聘人员档案、离职人员档案、在职员工档案薪资档案：历月各公司工资表；社保档案：历月员工社保扣款情况考勤档案：历月各分公司考勤情况员工外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料劳动合同档案反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘财务部财务凭证、财务帐薄、税务报表进项发票、收据审计报告（年检报告）往来组回单运营部司机协议书车辆检查记录表回单交接签收表总裁办质量管理体系相关文件资料公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；与其他单位来往的文书及权益文书等公司领导的批示、指示对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等与有关单位签订的合同、协议书等文件正本及过程材料酒水、茶叶等礼品用印申请表重要的会议材料行政部固定资产笔记本电脑领用、归还登记表台帐管理公司执照及实物档案各种实物档案如：奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等信息部总部电脑故障维护登记表档案、保修卡、说明书本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像解决方案部客户合同复印件招投标资料合同外包价采购部与司机签订的运输类合同原件客服部货物、仓库保险合同供应链战略管理中心本公司发布的各类广告、宣传材料公司项目建设全程档案其他其他具有利用和保存价值的文件资料2.10.1单》。借阅档案原件只限在档案室，不能带出，必须带出档案室查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准；2.10.2档案外借一般只借复印件，需借原件者须经董事长或总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级；2.10.3借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；2.10.4借档人必须爱护