《办公自动化教程》第1章办公自动化概述21

办公自动化技术主讲：张洁第一章办公自动化和WindowsXP操作系统教学目标：通过本章教学，应使学生做到：1、学习办公自动化的概念、特点与发展；2、了解我们为什么要学习办公自动化；3.熟悉WINDOWSxp操作。教学重点：办公自动化的概念、WindowsXP系统操作教学难点：如何争取理解办公自动化的重要性2019/8/11、办公自动化概述办公自动化（OA，OfficeAutomation），是70年代中期发达国家为解决办公业务量急剧的背景下，发展起来的一门综合性学科。目前办公自动化还没有一个严格统一的定义，其内涵通常是以电子计算机技术为核心，结合现代通讯技术，使部分或全部办公业务活动借助于各种现代设备并由这些设备和办公人员构成一个对文件处理、信息管理和日常事务等进行自动化管理的系统。它的基本任务是利用先进的科学技术，使人们借助各种设备解决对一部分办公业务的处理，达到提高生产率、工作效率和质量，方便管理和决策的目的。2019/8/11.1办公自动化概述1.1.1办公活动与办公自动化人们在进行生产活动、科学实践和行政管理中，为实现一个具体的工作目标，所从事的处理人群集体事物或信息的活动就叫办公。办公的性质决定了办公活动是有组织、有目的的活动。2019/8/11.1办公自动化概述1、办公活动（1）农业时代的办公活动在农业时代，科学技术和应用技术水平都很低，那时主要的办公工具是纸、笔和算盘，主要的办公活动是信息的生成、输出和存贮，信息记录在纸上，通过抄写或印刷来复制，办公活动完全依靠手工来完成，而办公公文信函的传递，主要借助于马作为交通工具。2019/8/11.1办公自动化概述（2）工业时代的办公活动在工业时代，蒸汽机的出现、电的发明，对办公活动方式产生了巨大的影响，办公设备也步入了一个新的阶段。2019/8/11.1办公自动化概述（3）信息时代的办公活动计算机的出现，标志着信息时代的来临，与此同时，通信技术及其他软科学的进步，使得人类社会对信息的处理、传递以及组织能力达到了前所未有的高度，办公活动的方式也发生了真正意义上的巨大变化。2019/8/12、办公自动化定义、特点早在20世纪40年代，美国的部分企业就开始使用机器来处理办公业务，当时将这种手段称为办公自动化。随着经济技术，特别是信息技术的飞速发展，办公自动化早就超出了狭窄的办公室范围，迅速渗透到管理范畴。人们将其统称为办公自动化（OfficeAutomation,简称OA).1.1办公自动化概述2019/8/11.1办公自动化概述办公自动化的概念源于20世纪60年代初的美国等西方发达国家。20世纪70年代，美国麻省理工学院教授M.C.Zisman为处于萌芽状态的办公自动化做出了如下定义：办公自动化就是将计算机技术、通信技术、系统及行为科学应用于传统的数据处理当中，以处理较复杂、数量庞大且结构不明确的包括非数值型信息的办公事务的一项综合技术。2019/8/11.1办公自动化概述在20世纪80年代，国务院电子振兴办办公自动化专家会议对办公自动化做出了如下定义：办公自动化就是利用先进的科学技术，不断使人的办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公室人员构成服务于某种目标的人－机信息处理系统。2019/8/11.1办公自动化概述办公自动化的目的是尽可能充分地利用信息资源，提高生产率、工作效率和质量，辅助决策，获取更好的效果以达到既定目标。一个完整的办公自动化系统包括信息采集、信息加工、信息传输、信息保存4个基本环节，其核心任务是为各领域不同层次的办公人员提供所需信息。2019/8/11.1办公自动化概述同时，日本的人工智能专家渡部和先生对办公自动化的概念做出了具有哲理性的解释，他对办公自动化的定义如下：凡能够清楚地设置其指标的业务属于工厂型的事务，将来应由办公室机器人来处理。办公自动化的目标应是提高工人们在办公室中的工作效率，使办公活动更加人性化。这就意味着在办公系统中，人的活动集中于办公业务的核心部分，而这些活动无论科学多发达都不能完全由机器来取代。2019/8/11.1办公自动化概述定义要点：利用先进的科学技术和现代办公设备；办公人员和办公设备构成的人机信息处理系统；提高效率和改进质量是OA的目的。2019/8/11.1办公自动化概述办公自动化特点:办公自动化是当前国际上飞速发展的一门综合多种技术的新型学科；办公自动化是一个人机信息系统；办公自动化将办公信息实现了一体化处理；办公自动化的目标十分明确，是为了提高办公效率和质量。2019/8/11.1办公自动化概述1.1.2办公自动化的发展状况我国的OA产业从七十年代末发展至今，已从最初的提供面向单机的辅助办公产品，发展到面向企业级应用的大型协同工作软件，其发展过程分为以下三个阶段：1．以数据处理为中心的传统办公系统---起步阶段。2．以工作流为中心的办公自动化系统---应用阶段。3．以知识管理为核心的办公自动化系统---发展阶段。2019/8/1办公自动化在我国发展的第一个阶段的主要标志是办公过程中普遍使用现代办公设备，如传真机、打字机、复印机等；第二个阶段的主要标志是办公过程中普遍使用电脑和打印机，通过电脑和打印机进行文字处理、表格处理、文字排版输出和进行人事财务等信息的管理等；第三个阶段的主要标志是办公过程中网络技术的普遍使用，这一阶段在办公过程中通过使用网络，实现了文件共享，网络打印共享，网络数据库管理等工作。1.1.3办公自动化的发展方向----数字化办公所谓数字化办公是指几乎所有的办公业务都在网络环境下实现。主要趋势：人性化、无线化、智能化、协同化、通用化、门户化、网络化。1.1.4办公自动化系统的组成要素办公人员技术工具办公机构办公制度办公信息办公环境2019/8/11.1办公自动化概述1.1.5办公自动化系统的功能1.文字处理2.表格处理3.文件管理4.行政管理5.信息交流6.图像处理7.语言处理1.1.4办公自动化的作用及意义办公自动化是当今企业发展战略的重要组成部分，它与人事、财务、市场、产品（服务）等战略具有同等地位。在企业中积极引进先进的电子技术成果能彻底实现办公业务自动化，能由机器做的事情全由机器承担，而人可做更有创造性的工作，如市场发掘、新产品开发等。现代企业处于信息爆炸的社会，对企业经营管理而言，信息产生效益并非耸人听闻。迄今为止，工业社会中，人、财、物一直都被认为是企业的三大资源，而在信息社会中，信息已成为第四种经营资源。在信息时代，经济结构亦将由以人、财、物为主变为以信息为主。事实上，现代社会的个别化、多元化特征决定了企业必须首先掌握大量信息，尤其重要的是从中提取有用信息。例如，做市场分析时，主要应了解顾客潜在的要求对本身拥有的技术和产品的了解则在其次。为获得正确的市场分析结果，信息的收集和处理过程是极其重要的。接下来，企业应使这些潜在的需求表现出来，也就是创造市场。2、WindowsXP操作系统WindowsXP是微软公司继Windows9x、WindowsMe、Windows2000之后推出的又一新操作系统。WindowsXP基于Windows2000/NT的核心技术，继承Windows98/Me的易用性，同时还具有更友好简洁的界面、更好的安全性和稳定性以及强大的因特网、多媒体和家庭网络等功能。本章将对使用WindowsXP的基础知识、操作界面的使用、文件和文件夹的管理以及系统的简单设置等内容进行详细地介绍。2.1WindowsXP概述2.1.1WindowsXP的启动成功安装了WindowsXP后，每次打开计算机电源，计算机经过自检后，首先显示启动界面，见图3.1，然后就会看到用户登录界面，如图3.2所示。对于没有设置密码的用户，只需单击相应的用户图标，即可进行登录；而对于设置了密码的用户，单击相应的用户图标时会弹出一个文本框，输入正确的密码按回车键后才能登录。图2.1启动界面图2.2用户登录界面2.1.2WindowsXP的退出1.注销(1)单击“开始”菜单，选择“注销”命令，弹出“注销Windows”对话框，如图3.3所示。(2)单击“注销”按钮，计算机将关闭当前用户的所有程序，回到WindowsXP的用户登录界面，此时其他用户可单击自己的用户名来进行登录。–注意：若选择“切换用户”按钮，当前用户的程序并不被关闭，只是更换另外一用户继续使用计算机。2.1.2WindowsXP的退出2.关闭(1)单击“开始”菜单，选择“关闭计算机”命令，弹出“关闭计算机”对话框，如图3.4所示。(2)单击“关闭”按钮，退出WindowsXP操作系统。–注意:若选择“注销”按钮，只是当前用户退出WindowsXP，而选择“关闭”按钮或“重新启动”按钮则是计算机退出WindowsXP。图3.3【注销Windows】对话框图3.4【关闭计算机】对话框2.1.3鼠标器的使用1.鼠标的工作原理通过鼠标内部的传感器，把鼠标的横向或纵向运动变成数字信号，再通过鼠标前端的连线送到相应的接口，然后由控制程序解释而形成屏幕上指针的移动、选项被选中或其它操作效果。2.1.3鼠标器的使用2.鼠标的基本操作操作名称操作说明移动将鼠标指针移动到屏幕指定的位置指向不按鼠标任何键，将鼠标移动到目标对象上单击（左击）点击鼠标左键一下右击点击鼠标右键一下双击连续快速点击鼠标左键两下三击连续快速点击鼠标左键三下拖动按住鼠标左键不放并移动鼠标拖放从一个位置开始拖动鼠标，到另外一个位置放开鼠标滚动转动鼠标上的滚轮，或单击滚轮后移动鼠标2.1.3鼠标器的使用3.鼠标指针的基本形状当使用鼠标时，屏幕上会有一个小小的图标出现，这就是鼠标指针。随着操作的不同，鼠标指针的形状也会变化。–注意：在WindowsXP系统中提供了十几种鼠标指针方案，用户可以根据自己的喜好通过“控制面板”的“鼠标”命令来设置。2.2WindowsXP的图形界面2.2.1桌面和图标1.桌面–首次启动WindowsXP后，整个屏幕显示的画面就是桌面。桌面由桌面图标、任务栏和桌面背景组成。如图3.6所示。桌面背景图标任务栏开始菜单快速启动按钮图3.6WindowsXP桌面2.2.1桌面和图标2.图标桌面图标实际上是一些快捷方式，用来快速地打开相应的项目。桌面上的图标一部分是安装WindowsXP系统自带的,另一部分是安装其它软件后出现的，用户也可以自己添加图标。图3.6中出现的图标就是WindowsXP自带的图标，不同形状的图标代表不同的功能。(1)我的文档：用于管理用户的个人文件夹。它含有“图片收藏”和“我的音乐”两个特殊的个人文件夹。(2)我的电脑：显示软磁盘、硬盘、CD-ROM驱动器和网络驱动器中的内容。也可以搜索和打开文件及文件夹，并且访问控制面板中的选项以修改计算机设置。(3)网上邻居：显示指向共享计算机、打印机和网络上其他资源的快捷方式。(4)回收站：用于存放被删除的文件或文件夹，并可以恢复误删除的文件或文件夹。(5)InternetExplorer：简称IE，是微软公司开发的网页浏览器。2.2.2菜单的基本操作1.菜单的种类(1)下拉菜单：在WindowsXP中所有的应用程序窗口都有一个菜单栏。菜单栏列出的是一级菜单，单击任意一个菜单，都会有一个对应的下拉菜单，成为二级菜单，依此类推。如图3.7所示。(2)系统菜单：用于对窗口进行一些外观的操作，如图3.8所示。(3)快捷菜单：显示所选项目的大多数命令，如图3.9所示。图3.7【编辑】菜单的下拉菜单图3.8系统菜单图3.9桌面快捷菜单2.2.2菜单的基本操作2.菜单的键盘操作(1)若要选择主菜单，同时按Alt键和主菜单名称后的带下划线的字母对应的按键即可。例如，同时按Alt和F两个按键就可以打开“文件”菜单。(2)打开主菜单后，直接按命令后的带下划线的字母所对应的按键就可以选择菜单中的命令。例如，在“我的电脑”窗口中，打开“文件”菜单后，直接按C键就可以关闭此窗口。(3)有的菜单命令后有组合键，这就是所对应的菜单命令的快捷键。如图3.8的Al