投标管理制度及流程

执行日期：2016-12-01编号：sdys-HR-20161投标管理制度及流程湖南三道云尚信息股份有限公司2016年12月执行日期：2016-12-01编号：sdys-HR-20162投标管理制度第一条目的为进一步加强公司市场开发工作，规范投标工作的管理，明确投标过程各环节的责、权、利，增加投标工作的有效性和工作效率，充分调动公司及各部门参与市场竞争的积极性，特制定本管理办法。第二条适用范围本管理办法适用于公司对外的所有投标活动和项目。对于投标工作，各个有关部门和参加人员必须认真对待、相互配合，按时保质完成各自的任务，保证投标文件的质量。第三条职责分工3.1总经理1、负责投标工作的组织与决策，负责参加重大开标会议。2、负责最终投标清单的审核、投标单价分析、投标价格最终确定。3、负责投标文件的审批工作。4、负责重大项目参与现场投标和专家咨询及现场突发事件的处理。3.2技术部主要职责：1、应在市场进行充分的信息收集、市场调研的前提下，开展投标竞争工作。2、负责招标文件购买（或通知行政部）与投标文件递交开标现场的工作。3、负责整个标前业务接触、投标书的编制。4、联络相关投标人员（公司）确定行程。3.3系统集成部系统集成部是投标工作的主要执行部门之一，主要职责：1、负责投标文件硬件部分的编制工作；2、负责投标澄清、产品比选、产品询价、产品技术、标后答疑等工作；3、负责有关专业设备的基础清单编制工作；执行日期：2016-12-01编号：sdys-HR-201634、整合标书相关商务、技术部分，根据招标要求，打印并装订成册；5、配合相关部门将已装订成册的标书，严格按照相关招标文件中的相关要求封装（如正副本的数量、需要单独密封的条款、封条等相关的密封要求等）并递交给相关人员6、负责标书的初审工作；7、辅助职责：协助技术部参加标前会、标后投标分析等工作。3.4行政部1、在接到招标公告后，第一时间通知相关部门或相关外围单位（参标单位或制造商单位）准备投标所需的材料，提供相关目录清单，对标书制作者传答投标书编制内容的特殊要求。2、按照公司的标书制作标准及相关标书的要求，编写相关商务标书；3、提醒相关人员及单位（如制造商、技术部分负责人、报价负责人等）相关标书要求的相关要求（如开标时间、需要提交的资料等）；4、财务工作人员负责银行资信证明的开具、投标保证金及履约保函的交纳，相关财务审计报告的提供工作，确保工作进度及时、无误；5、公司人事相关工作人员负责相关资质文件的更新（如年检、变更或新申请等）；6、公司人事相关工作人员负责提供公司营业执照、资质证书、荣誉证书等相关证件、资料的原件和复印件；7、负责公司印章的管理，确保用章环节的安全性及及时性。执行日期：2016-12-01编号：sdys-HR-20164第四条投标管理制度流程表项目前期运作投标报名（资格预审）初审定稿装订报价成本核算投标文件初稿安排文件编制购买招标文件相关资料准备按招标文件条款及相关要求评审复审执行日期：2016-12-01编号：sdys-HR-20165投标总结开标密封标书执行日期：2016-12-01编号：sdys-HR-20166第五条投标流程管理标准序号名称管理标准1项目前期运作1．前期运作的项目需进行登记。2报名与资格审查1．投标报名由行政部准备，技术部或行政部人员进行具体的办理。2．资格预审材料或报名申请表由行政部负责准备收集，并提供签收目录清单。3.报名材料在行政部进行存档，并与招标公告一并存档（电子版）。3购买招标文件1.招标文件购买后，行政部须以邮件方式同时抄送给项目负责人、总经理及投标相关参与人员并提醒其重要条款等（电子版）纸质版招标文件应将重要条款复印、扫描后以邮件方式发出并按要求填写（（招标要求关键点明细表））附件一2.行政部负责招标文件（纸质或电子版）与报名申请表的一并保存、存档。4投标文件编制安排1．行政部在接到招标文件后仔细阅读招标文件，根据相关要求填写（（标书程序时间表））附件二2、行政部根据招标文件的要求，将所需材料清单下发到各部门或相关参标公司（如资信证明、相关资质、合作商等）3、投标文件的商务部分由行政部相关人员负责编制，投标文件的技术部分由相关技术人员负责编制。5报价1、硬件、外部软件部分由系统集成部跟技术部负责询价列出相关相关参数（如：产品规格、报价、成本、利润等），内部软件部分根据公司对外报价表确定，由投标负责人汇总，拟定报价清单及分项报价表初稿，经技术顾问、总经理或董事长共同商讨后确定最终报价方案。2、投标负责人接到报价总额后根据招标文件的要求编写报价清单及分项报价表。3、投标负责人将编写完成的相关报价表发送给相关商务人员执行日期：2016-12-01编号：sdys-HR-201676投标文件的审核（初审、复审）1、行政部（系统集成部或技术部）负责将投标文件的商务、技术、投标报价初稿以邮件的形式抄送给投标负责人、技术顾问及总经理2、技术部负责人、总经理及董事长负责投标文件商务、技术及投标报价的审核及意见、建议。7定稿装订1、系统集成部负责将审核后最终版的商务、技术标书及报价部分整合、装订及并按相关要求封装。2、原则上所有投标文件需在投标出发前三天装订完毕，如无法完成，需及时报告总经理（董事长）说明情况，列出未办事项清单。8投标准备1、按照招标文件的要求，行政部负责准备需要携带的相关证件的原件、复印件等，并提供签收目录清单。2、项目负责人与公司总经理沟通标书的递交方式（递交给项目负责人），远程的要留出充足的行车时间。3、原则上非本地区招标单位，投标相关人员前一天需抵达开标目的地。开标前半小时抵达开标报名地点。4、各部门按要求填写（（投标流程关键点最终检查确认表））附件三9开标开标会议由项目负责人参加。投标参与人员随时配合销售人员进行开标现场的投标澄清工作10投标总结1、推广部负责投标后的项目总结（由推广部自行拟定）2、综合部在投标结束后填写（（标书登记一览表））附件四11投标文件的存档综合部负责将最终版的投标文件（包括商务、技术、报价）配合相关的招标文件（电子版）、投标报名表（电子版）按项目保存、存档执行日期：2016-12-01编号：sdys-HR-20168附件一：招标要求关键点明细表投标项目：时间：无效标（废标）条件序号无效标条件已落实（√）未落实（×）有疑问（？）123456修改要求序号修改要求清单符合（√）不符合（×）有疑问（？）123456关于密封、装订的要求序号密封、装订要求符合（√）不符合（×）有疑问（？）12345应携带证件、业绩等清单序号应携带证件、文件清单已备（√）未备（×）有疑问（？）12345执行日期：2016-12-01编号：sdys-HR-20169执行日期：2016-12-01编号：sdys-HR-201610附件二：标书程序时间表标书名称：接标时间接标人开标时间通知相关单位时间开标地点预计封标时间投标保证金接收时间本公司资信证明接收时间本公司相关单位相关单位年度审计报告本公司制造厂商授权函、资格声明、新年检的资质文件相关单位技术标本公司递交时间报价合作单位递交时间封标时间商务标制作人执行日期：2016-12-01编号：sdys-HR-201611执行日期：2016-12-01编号：sdys-HR-201612附件二：标书程序时间表标书名称：接标时间接标人开标时间通知相关单位时间开标地点预计封标时间投标保证金接收时间本公司资信证明接收时间本公司相关单位相关单位年度审计报告本公司制造厂商授权函、资格声明、新年检的资质文件相关单位技术标本公司递交时间报价合作单位递交时间执行日期：2016-12-01编号：sdys-HR-201613封标时间商务标制作人执行日期：2016-12-01编号：sdys-HR-201614附件三：投标流程关键点最终检查确认表项目名称：填写日期：序号检查确认内容初审终审1标书盖章签字的地方确保无遗漏？确认（）不确认（）确认（）不确认（）2关于废标和无效标条件没有问题？3标书按招标要求密封、装订？4按照招标文件要求密封标书（外封）？5检查电子版投标文件是否与纸质一致？6对整个投标文件有无疑问？7应携带证书、业绩有没有遗漏？8开标具体地点、时间是否告知相关人员？9技术人员是否要到场？10标书递交方式是否通知相关人员？...项目负责人：技术部负责人：总经理：执行日期：2016-12-01编号：sdys-HR-201615附件四：标书登记一览表序号项目名称开标日期项目负责人技术标负责人投标公司标书制作人投标价格成标价投标结果项目概算买标书厂家（竞争对手）备注