招标业务资料档案管理规定

招标业务资料档案管理规定第一章、总则第1条为了规范本单位的业务档案管理，有效地保护和利用档案，明确业务档案的归档内容、归档形式（或方法）、管理责任以及其他档案管理工作中的重要事项，根据《中华人民共和国档案法》、《河北省档案管理条例》，结合本单位实际情况制定本规定。第2条本单位开展的所有具有独立项目编号的招标业务适用于本规定。第3条业务档案是指按国家和地方有关部门及公司要求，需在项目结束后统一保存或移交的项目资料，包括：招标（采购）类业务所涉及的业务文件、往来信函、传真、会议记录等文字、图纸、电子文档、影音资料等各种载体的文件资料。第4条项目经理应当根据其承办招投标（采购）业务活动的程序，从项目接受委托开始，做好业务所有原始资料的收集、保存、整理，并按公司规定的时间、方式移交给档案管理员。项目经理应当对所承办业务项目的归档过程和质量全面负责，是该项目档案质量的直接责任人。第5条档案管理员负责档案资料的接收、查验、入库、保管及查（借）阅服务。严格遵守国家有关档案管理的相关规定及本单位的规定，恪尽职守、认真负责,严格保密，不得外传，不得丢失。第6条档案管理员因工作需要发生变动时，应办理档案交接手续，由分管档案业务的领导监交。交接手续办理完毕后，移交人、接收人、监交人应当在《业务档案移交表》上签字。移交人必须办完移交手续后方可调离该岗位。第二章、档案的整理及要求第7条项目经理在招标（采购）工作结束，中标（或成交）通知书发出后30日内，及时将业务资料整理归档，填写《归档资料登记表》并向档案管理员办理移交手续。任何人不得将应归档资料拒绝归档或据为己有。第8条所有正常立项的具有独立项目编号的招标（采购）业务项目须按《归档资料登记表》中所列需归档文件的要求进行统一归档。国家或地方监管部门有特殊要求的还应按其要求及时将业务档案完整移交相应监管部门。第9条业务档案应当包括以下内容：（一）委托合同及项目摘要（二）项目甲供资料及相关附件材料（三）项目实施全过程资料（四）招标全过程涉及的电子版资料第10条业务档案归档形式分为纸质归档和电子归档。纸质归档，是指将具有独立项目编号的招标（采购）类业务从项目立项至项目完结涉及的所有资料统一整理装入专用档案盒存档的归档形式。电子归档，是指将具有独立项目编号的招标（采购）类业务所涉及所有资料以电子文件备份的归档形式，电子档案需包含但不仅限于纸质档案中的所有内容。第11条业务档案应当按照业务流程的顺序归档，有序存放专用档案盒，要求见《档案盒标签制作要求》，并附《归档资料登记表》与之一一对应作为归档项目清单。第12条电子档案应当分项目以“项目编号+项目名称”为一级目录，下设“资料汇编”、“招标（采购）文件”、“投标文件”、“影音资料”、“其他”等五个二级目录，全部电子归档资料最终版本应当拷贝或扫描至相应目录并以U盘形式存档，档案管理员应当对电子档案进行统一备份。第13条业务档案原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，应当保存复印件。第14条项目经理应当严格履行归档移交手续，经自查合格后将项目业务档案移交本单位档案管理人员，档案管理员审核验收合格后在《归档资料登记表》上签字确认。第15条部分资料不能按时归档的应当签报说明理由，由各业务单位经理及综合管理部经理签字确认，提交档案管理员备案并按缺项归档。否则视为未按要求归档，按第16条处理。第16条未在规定时间内完成归档，又没有正当理由的，集团公司按照项目经理有关考核规定执行，并与项目经理等级评定考核挂钩。第三章、档案的保管第17条综合管理部设存放档案的专门库房与货架，档案管理员应当根据保存档案数量，设置存放档案的货架及位置，并且做好档案的保密工作，防止失密、失盗、和火灾事故。加强对档案的管理，杜绝腐蚀、潮湿、霉变和虫蛀。第18条经确定需销毁的档案，由档案管理员编制销毁清单，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由综合管理部永久保存。第四章、档案的查阅与借阅第19条密级档案不得查阅和借阅，因工作需要必须查阅密级档案的须经本单位领导批准后方可查阅，必须借阅密级档案的须经集团领导批准后方可借阅。密级档案指法律法规规定的应当保密或委托方签订过保密协议的项目业务档案。第20条一般档案查阅，须向档案管理员提交本业务单位经理审批后的《招标档案查（借）阅审批单》，并做好《招标档案查（借）阅台账》的登记。需查阅内容应当由档案管理员负责查找，其他任何人员未经许可不得在室内自行查找。第21条一般档案借阅，须向档案管理员提交本单位领导审批后的《招标档案查（借）阅审批单》，并做好《招标档案查（借）阅台账》的登记。第22条借阅档案的时间不得超过7天，必要时可以续借，续借应当提交经业务单位经理签字的《招标档案续借申请单》，续借时间不得超过7天，若续借后仍不能满足时间要求，应当重新办理借阅手续。第23条档案查（借）阅人应当保持档案的整洁，不得勾画、涂改、伪造、拆页、损毁和丢失，不得随意抄录、复制和外借，查（借）阅人应当承担保密责任，不得泄露项目的商业机密及其他应当保密的信息。第24条归还的档案资料若出现损坏、涂改、拆页等现象，档案管理人员应当要求借阅人恢复原样，必要时填写《业务档案毁损、丢失报告单》说明原因并由责任人、本业务单位经理和本单位领导签字后存档，并追究借阅人的责任。第25条档案借阅人若将档案丢失，应填写《业务档案毁损、丢失报告单》，写清丢失原因，由责任人、本业务单位经理和本单位领导签字后存档，并保留追究相关责任人责任的权利。第26条业务人员办理离职手续时，应由档案管理员核查有关业务档案，并在其流程表上签署意见。若存在有借阅业务档案未归还的情况，档案管理员将不予签字，业务人员不得办理离职手续。如借阅的业务档案已丢失的，按档案丢失办法处理。第五章、其他第27条公司将对业务档案资料每年至少抽查一次或根据项目执行情况需要随时抽查，抽查办法参照《招标项目内部抽查实施细则》执行。第28条本规定自发布之日起执行。附件：附件5-01：《业务档案移交表》附件5-02：《归档资料登记表》附件5-03：《档案盒标签制作要求》附件5-04：《业务档案查（借）阅审批单》附件5-05：《业务档案查（借）阅台账》附件5-06：《业务档案续借申请单》附件5-07：《业务档案毁损、丢失报告单》