文件编码标准操作规程SOP

文件编码标准操作规程SOP一、目的：为了使公司的管理文件便于查阅、识别、控制和追踪，同时可避免使用或发放过时的文件，需要对公司的管理文件加编码。二、适用范围：适用于公司所有的行政管理、生产管理和质量管理文件，不适用于公司的文秘性文件。三、责任者：综合管理部。四、编码规定：1文件分类：为便于识别，分类用汉语拼音。1.1一级分类：共两类。1.1.1B类——标准类。1.1.2J类——记录（凭证、报告）类。1.2二级分类：共十类。1.2.1WJ——文件1.2.2JR——机构与人员1.2.3CS——厂房与设施1.2.4SB——设备1.2.5WL——物料1.2.6WS——卫生1.2.7SC——生产管理1.2.8ZL——质量管理1.2.9XS——销售1.2.10YZ----验证1.3三级分类：生产管理、质量管理和验证等因文件较多，为便于查找，增设三级分类如：1.3.1SC.GL——生产管理1.3.2SC.CZ——生产操作1.3.3ZL.GL——质量管理1.3.4ZL.JY——质量检验ZL.BZ——质量标准2编码为便于识别制修订的区别和序号，用两组（两级）阿拉伯数字组成。2.1前一组（一级），代表制修订：00代表首发；01代表第一次修订，或称一级编码。以此类推。2.2后一组（二级），代表该类自定的序号，或称二级编码。如：B.WJ.00.001为文件管理制度，标准类，未修订，本公司文件类第1号。以此类推。3公司所有管理文件发布前均由综合管理部按上述编码规定编制编码。4编码一经给定，就必须登记在案，当文件有修改时，只对代表修订次数的代号根据第2.1条规定进行修改，其它的代号不变。5该“编码规定”由综合管理部制定，并由综合管理部负责解释。