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深圳市保利物业服务有限公司深圳分公司质量记录管理作业指导书文件现行版号/改次：A/0首版生效日期：2009年06月01日本版生效日期：2009年06月01日发放编号：（盖受控章处）文件编号：WI/PSZ-424-ZN01-01总页数：3（含本页）编制：史艳霞编制日期：2009年06月01日审核：陆长松审核日期：2009年06月01日批准：张朝晖批准日期：2009年06月01日修改状态日期修改章节修改内容修改人审核人批准人受控文件未经批准不得翻印第1页共3页生效日期：2009年06月01日体系文件名称深圳市保利物业服务有限公司深圳分公司编号WI/PSZ-424-ZN01-01文件标题质量记录管理作业指导书版号/改次A/0受控文件未经批准不得翻印第2页共3页生效日期：2009年06月01日1.0目的对质量记录的收集、保存和处理进行控制，以便对质量/环境/安全管理体系运行情况及质量要求的满足程度进行分析和评价，为查证追溯提供依据。2.0范围适用于各服务中心。3.0职责部门/岗位工作内容部门负责人具体指导本部门质量记录管理工作。资料管理员收集保管质量记录。4.0定义质量记录：体系文件规定需要质量记录的所有资料。包含：书面质量记录、电脑软盘、光盘、磁带、录像带、照片、胶片等。5.0方法和过程控制5.1质量记录的管理5.1.1质量记录的填写A.所有的质量记录应字迹清楚、易于辨认，基本内容齐全。做好清晰的标识，确保现场质量记录无污损或破损等。B.质量记录中的数据不允许用涂改液涂改，若书写有误，应用横线划掉，并且应能识别原质量记录。5.1.2质量记录的格式A.质量记录所使用的表格，必须为统一格式，且使用的质量记录表格须为最新有效版本，与《质量记录清单》保持一致。B.质量记录表格在使用过程中如发现与现场操作不符或不适用，服务中心应及时将相关信息反馈至业务管理部进行修订。5.1.3质量记录的收集与保存A.班长及以上管理人员应检查现场质量记录表格的有效性和质量记录的完整性，并视情况于每月/季/年初收集现场已填写完毕的质量记录送交部门资料管理员。B.各部门必须指定专人及时收集质量记录，为便于查阅，质量记录归档后应按时间顺序存放在指定地点。C.各类质量记录应由其责任部门保管，储存在能防火、防潮、防霉、防虫蛀的环境中。工程维保单位生成的质量记录，除通用的培训（会议）签到质量记录、考核表于次月初交存于本部门资料管理员外，其他维保工作质量记录均交服务中心存档。D.质量记录的保存期限及其具体保存责任部门或人员在《质量记录清单》中确定。体系文件名称深圳市保利物业服务有限公司深圳分公司编号WI/PSZ-424-ZN01-01文件标题质量记录管理作业指导书版号/改次A/0受控文件未经批准不得翻印第3页共3页生效日期：2009年06月01日E.质量记录一般按月/季/年度定期归档，并须于首日后进行归档。每年年底各部门将质量记录进行存档，物业服务中心的质量记录交资料管理员归档。F.质量记录归档时按照不同业务类别对已收集的质量记录及文件资料进行排序、编目，在文件盒（袋）的封面标识文档编号、文档名称、产生时间段、保存期限、存档人和存档日期，卷内附文件目录，并在《文件资料存储清单》上登记。G.如资料是传真件应复印后保存复印件。H.资料管理员调（离）职或更换岗位前，须做好文档资料交接工作，完善交接手续。5.1.4质量记录的查阅A.公司任何人需查阅质量记录，资料管理员应要求查阅人员在《文件/资料借阅登记表》上登记，由资料管理员负责跟进、收回。B.外部人员需查阅质量记录时，属物业服务中心管理的质量记录由经理批准查阅。5.1.5质量记录的处理A.各部门要明确规定对超过保存年限的质量记录的处置方法，对重要的质量记录要采取合适的销毁方法以确保公司的技术、经营等资料不泄密。B.对超过保存年限要销毁的质量记录，需填写《文件控制单》，由部门负责人审核后交分公司领导批准后方可销毁。C.资料管理员对作废的文件进行标识后隔离放置；D.销毁方式：用碎纸机粉碎或其他方式（纸张如有再利用价值，根据公司要求需进行再利用的，对作废部分需有明确的标识）。6.0质量记录6.1QR/PSZ-424-ZN01-01-01《文件资料存储清单》6.2QR/PSZ-423-ZN01-07《文件/资料借阅登记表》