九牧王人事管理作业程序

共12页第1页九牧王服饰发展有限公司人事管理程序文件编号文件页数共12页文件版本第一版生效日期2001年月日批准审核编制郑经融2001年8月6日共12页第2页九牧王服饰发展有限公司人事管理程序一.前言第一条:依据本公司组织机构设置及管理职责规定办理之。第二条:为使本公司人事作业正轨化、制度化，而能在有序可循之下，达成本公司人事统一、脉络一贯，并加强人事部门与各部门之了解，藉以能更密切配合，提高工作效率。二.主办第三条:人事作业掌理单位隶属于行政部，设部长一人，承上级之命，综理下列全盘人事业务：一.依据公司业务需要，研究组织职掌及权责划分之改进方案。二.配合公司经营目标，依据人力分析，人力预测之结果，拟订人力资源发展计划及人员编制数额，并根据人力发展计划，筹划各项教育及培训。三.设计、推行及改进人事管理制度及其作业流程，并确保其有效实施。四.经与各单位主管会商，拟定每一职位之工作标准及其所需资格、条件，以适才适所。五.依生活水准、薪资市场情况及公司政策，研订及建议合理的员工待遇。六.举办各项员工福利与工作安全之措施，并维持员工与公司间之和谐关系。第四条:人事课另设专员及办事员各若干名，分别掌理下列工作：一.专员：1.行政公文处理。2.员工徵信调查及对保工作。3.招募行政工作。4.考绩行政工作。二.办事员：1.资料档案管理。2.劳保行政工作。3.考勤行政工作。第五条:人事课之组织关系：一.受行政部长指挥及监督，并向其直接报告。二.以诚恳友善之态度与其他单位协调，并就其所提有关本单位工作之询问、质疑予以解答。三.在权限内督导各部门有关人事事宜。四.为达成本单位之任务，与其他有关方面建立并保持必要之联络。共12页第3页三.组织第六条:为了完成本公司之任务与目标，而将应处理工作做适当之分配安排，对所有员工做有效之运用，商订本公司组织系统及人事作业流程图表（附表一），并视情况每年定访检讨修订之。四.体制第七条:组织中纵的性质与横的程度之区分，及其交错的结构体制，据此而设定本公司职位（等）及职称配置表作为人事管理之基础。五.工作分析第八条:公司确立组织体制及人事措施实行前，便须将各项工作或职掌之任务，以及工作人员条件等予以分析研究，作成“职务说明书”（附表二）以作为人事行政之依据。六.分层负责第九条:为明确划分各层人员之人事权责，以加强管理，订定“人事权限划分表”（附表三），表中所列之权责，各层人员均应确实负责办理，不得藉词托诿，实施时如遇困难或特别情事发生，得向上一级人员请示后处理之。七.编制第十条:本公司为推行业务及基于人事预算之控制，对各部门可设职称及可用员额予以规定，各单位制订“名额编制表”（附表四）并视情况每年定期检讨修订之。八.人力控制第十一条:根据编制，本公司得定期召开人力检讨会，就现有人员适职与否，现有人员流动率、缺勤情况及应储备人力及需求人力作正确、客观之检讨建议，作为人事课研订人力计划，办理开拓人力来源之参考依据。第十二条:人员拨补申请作业程序如下一.各单位如须增补人员，先至人事课领取“人员拨补申请单”（附表五）填妥后，会人事课办理。二.人事课接到申请单后，应调查所申请之人员是否为编制内所需求，其职位薪资预算是否在控制内，其需要时机是否恰当等问题。三.人事课调查后，即就申请之人员来源做正确之拟办建议，呈总经理核准后，根据指示办理招募预备工作。四.人员拨补申请单经批示完毕后，均应转回申请单位，人事课凭副本办理。九.招募甄试第十三条:人员招募作业程序如下：一.人事课收集人员拨补申请单后至一定时期，即行拟订招募计划，内容包括下列项目：1.招募职位名称及名额。共12页第4页2.资格条件限制。3.职位预算薪。4.预定进用日期。5.通报稿或登报稿（诉求方式）之撰拟。6.资料审核方式及办理日期（截止日期）。7.甄试方式及时程安排（含面谈主管安排）。8.场地安排。9.工作能力安排。10.准备事项（通知单、海报、公司宣传资料等）。二.诉求：即将招募消息告诉大众及求职人，如下：1.登报徵求——先拟广告稿，估计刊登费，决定刊登何报、何时，然后联络报社。2.同仁推荐——以海报或公告式行之。3.人才交流市场招募——先拟POP稿，决定何处、何时联系办理招聘手续。三.应徵信处理：1.诉求消息发出后，会收到应徵资料，经审核后，对合格之应徵者发出“初试通知单”（附表六）及“甄选报名单”（附表七），通知前来本公司接受甄试。2.不合格之应徵资料，给予归档一个月后销毁，但有要求退件者，应给予退件。为了给社会大众一个好的印象，对所有未录取者发出“谢函”（附表八）也是应有的礼貌。四.甄试：新进人员甄选考试分笔试及面谈。1.笔试包括下列：(a).专业测验（由申请单位拟订试题）。(b).性向测验。(c).领导能力测验（适合干部级）。(d).智力测验。2.面谈：由人事主管审核其资格后，再由申请单位主管及核定权限主管分别或共同面谈，面谈时应注意：(a).要尽量使应徵人员感到亲切、自然、轻松。(b).要了解自己所要获知的答案及问题点。(c).要了解自己要告诉对方的问题。(d).要尊重对方的人格。(e).将口试结果随时录于“面谈记录表”（附表九）。3.如初次面谈不够周详，无法做有效之参考，可再发出“复谈通知单”共12页第5页（附表十），安排再约谈。五.背景调查：经甄试合格，初步决定之人选，视情况应做有效之背景调查。六.结果评定：经评定未录取人员，先发出谢函通知，将其资料归入储备人才档案中，以备不时之需，经评定录取人员，由人事主管及用人主管会商进用日期后发给“报到通知单”（附表十一），并安排职前训练有关准备工作。七.注意事项：应徵资料之处理及背影调查时应尊重应徵人之个人隐私权，注意守密工作。十.任用第十四条:经核定录用人员，由人事课依据甄选报名单发给报到通知单，请其于报到时携带下列资料：一.保证书（附表十二）二.服务自愿书（附表十三）三.员工资料卡（附表十四）四.相片七张五.身份证复印件（备正本复核）六.体检表七.学历证件复印件（以上应缴资料视情况可增减）第十五条:干部人员之任用，视情况得签请发给“聘任书”（附表十五）。第十六条:新进人员于报到日，人事课即发给“报到程序单”（附表十六），并检收其应缴资料，若资料不全，应限期补办，否则首月薪资得暂扣管。第十七条:人事课随后应亲切有礼的引导新进人员依报到程序单上之顺序，逐项协助办理下列：一.领取员工手册及识别证。二.制考勤卡并解释使用。三.领制服及服装卡（总务课主办）。四.领储物柜锁匙（总务课主办）。五.若有需要，填（住宿申请单）（附表十七）。六.登记参加劳保及参加工会。七.视情况引导参观各单位及安排职前训练。第十八条:前条逐项办理完毕后，人事课即填制“新进人员简介及到职通知”（附表十八月），引导新进人员向单位主管报到，由单位主管收存到职通知后依“职前介绍表”（附表十九）逐项给予说明，并于报到程序单上签章交回人共12页第6页事课，表示人员报到完毕。第十九条:人事课依据报到程序单随后应办理下列事项：一.填入“人员异动记录簿”（附表二十）。二.登记人事课管制用的“人员状况表”。三.干部人员发布“干部到职通报”。（附表二十一）四.登记对保名册，安排对保。五.填制“薪资通知单”（附表二十二）办理核薪。六.收齐报到应缴资料后，连同甄选报名单建立个人资料档案，编号列管。十一.对保第二十条:新进人员报到上班后，应实施第一次对保，以后每年度视必要复对一次，并予记录。第二十一条:对保采用亲自对保及通信对保（附表二十三）。第二十二条:被保人如无故离职，移交不清，本公司得发出“保证责任催告函”（附表二十四）。第二十三条:有关对保作业，应另参照人事管理规章中有关规定办理。十二.试用第二十四条:新进人员试用期为三个月（作业员为40天），届满前一周由人事单位提供“考核表”，分甲（干部人员）、乙（一般人员）两种（附表二十五、二十六），并登记被考核人试用期限间之出勤资料，依人事权限划分表之顺序，逐级考核之。第二十五条:人事单位根据考核表发给“试用期满通知”（附表二十七）。第二十六条:人事单位发出试用期满通行后，并依不同的批示，分别办理下列事项：一.试用不合者，另发给通知单。二.调（升）职者，由人事单位办理异动作业。三.薪资变更者，由人事单位填制“薪资通知单”办理调薪。第二十七条:前条办理完毕后，考核表应归入个人资料袋中。第二十八条:新进人员在试用期中，表现不合要求，单位主管认为有必要停止试用时，可立即提前办理考核，并签人事异动申请单，报请权限主管核定停止试用。十三.异动第二十九条:晋升（升职、升等、升级）及降级。由申请人填定“人事异动申请单”（附表二十八）及办理临时考核，转人事单位签注意见后，呈权限主管批示。第三十条:调职由申请人填写“人事异动申请单”送调职单位会签，转人事单位签注意见后，呈权限主管核定之。共12页第7页第三十一条:未批准之升、降、调申请单退回申请单位。经批准之申请单则由人事课依据发布“人事异动通知”（附表二十九），副本抄送申请单位及本人知照，并限期办理业务移交手续，履任新职。若职称异动或单位异动，副本应抄发会计单位，通知变更薪资名册。第三十二条:经批准大异动案件，涉及调整薪资者，人事课应根据人事异动申请单之批示，填制“薪资通知单”办理调薪，呈核后转会计单位作业。第三十三条:资遣一.凡合于资遣规定者，由人事主管与单位主管会商后填写人事异动申请单签注原因转呈总经理核准，然后发给“资遣通知单”（附表三十）（副本抄送会计单位核发资遣费）及“离职通知单”通知办理离职手续，办妥后始可给资遣费。二.资遣作业应另参照人事管理规章中有关规定办理。第三十四条:留职停薪一.人员有留职停薪之需要时，得由申请人填写人事异动申请单并经人事主管调查符合留职停薪申请规定后，转呈总经理核准发给“留职停薪通知单”（附表三十一）及离职通行单，通知办理离职手续。二.留职停薪期满时，当事人应至公司填写人事异动申请单申请复职或延长期限，凡未办理者，视同免职论。三.留职停薪人员，概不保留底缺，申请复职时，如原服务单位无缺额或业务上已无需要时，则不准复职，视同免职。四.留职停薪作业应另参照人事管理规章中有关规定办理。第三十五条:免职一.凡合于免职规定者，得由单位主管或人事课填写人事异动申请单会签意见后，呈总经理核准，发给离职通知单通知办理离职手续并核发薪资。二.免职申请应参照人事管理规章中有关规定办理。第三十六条:要批准之离职案件，人事课应填制薪资通知单办理停薪，转会计课作业。第三十七条:人事单应依据人事异动申请表逐日整理办理下列工作：一.填入人员异动记录簿内。二.登记于个人资料卡内（离职人员，其资料应予归档另行保管）。三.修正人事单位管制之人员状况表。十四.请假第三十八条:员工因故请假，应至人事课领取个人专用请假卡（附表三十二），依人事权限划分表逐级呈核，再转回人事单位登记于考勤表上。第三十九条:请假作业应另参照休假办法有关规定办理。十五.考勤共12页第8页第四十条:本公司除特定人员外，均须于警卫室设置打卡单。第四十一条:各单位主管应于月终前将下月份本单位工作时间表（如附表三十三）送人事课备查；人事课收集各单位一级主管干部人员出勤时间表呈总经理核阅。（如非轮班人员，每月工作时间固定者不必再排时间）第四十二条:如需变更出勤与轮休时间，或补充新进人员出勤时间，应填“出勤时间调整单”（附表三十四）经权限主管核准后，转人事单位登记备查。第四十三条:员工因故延长上班时间或于假日出勤，先至人事单位领取“加班报告单”（附表三十五），经权限主管核准后转人事单位查核并登记于考勤表上。第四十四条:员工因公于上班中外出，应填写“公出单“（附表三十六）送单位一级主管核准后，交警卫室登记。第四十五条:一级主管因公外出免填公出单，但应向上级主管报备，或于办公室交代去处，连络方法，并于警卫室登记，未及时回公司打卡下班，则由人事单位依据警卫室出入登记簿之记录给予签证。第四十六条:因公而未打卡，应报备及至人事单位领取“未打卡证明单”（附表三十七）填写并经一级主管签证后转人事单位登记于考勤表上盖因公章。第四十