办公室管理作业1

办公室管理作业答案2008年06月09日星期一下午11:36办公室管理作业1办公室实务工作一览表序号国内一般性国外一般性国内企业（含外企）1文书撰写#U%d5r'v2g,c/K5`按上司的口头或书面指示完成信函。记录上司指令及会谈、会议内容。;@'M0a:T,x$[+y$V/G#J;b2m$e2文书制作复印资料。打印文稿及表格。0t2C5z!`(@3文书处理在权限内按自己的意思发出信函。a&Q^#N!{(`,J%t3Z.w信函和邮件的处理。4档案管理档案管理。5会议组织安排会议事务，并做会议记录或纲要。%hF%})b)u!d#gT记录上司指令及会谈、会议内容。2^6c!P:l(^/|7\#]/}w6调查研究)`2Y9j.},_协助上司准备书面的财务报告、研究报告。-[.r,FqP+`-Y4`7信息资料(W8E(Y:l1j(r!G准备好公司要公开的资料；%f#g+S$B6j(sU9h1t替上司收集演讲或报告的资料；整理并组织好粗略的资料。收集及整理各种信息。8信访工作替上司接洽外界人士。例如记者、工会职员等。5fb3s4J.^+p(v0p2H接待宾客和员工的来访。9接待工作接待来访宾客；9c4?$Q0S6q;Y8U2~1X替公司宾客订饭店的房间、订机位、发电报、打电话。10协调工作$T#t:b5f,`-F以电话往来维持和外界的良好公共关系。C#m+E:U)j6Uw'}-E8b3h;d11督查工作督导一般职员或速记员6h#|5z1W6}+R#X6X12日程安排.Vi3E+A'J替上司定约会并做好记录；0~/|'v%_-m1]5A为上司安排旅行或考察。6W+],|'knKe.J[13日常事务阅读并分类信件；自动处理例行的事务；替上司保管私人的、财务的或其他的记录。通讯事务、电话；(B+_,h8T/]4^7S6l照料上司身边的琐事。!W'c+t'r5{:q,P14办公室管理/Z;]N#X9S+m7p!U)n办公室环境的布置和整理；保管办公室设备及用品。15其他临时交办的事项,iL8a?3v0W.L5Z以速记记下上司交待的事项；-[Q1I0^.`b;z执行上司留在录音机中的吩咐。执行上司交办事项。$^*[/]-}8C.A9v8[16替上司申报交纳所得税及办理退税。17外出办事，如银行、邮局等。18J2_$]3_-|-y2o#F1HEy)t&x8@9k1q(q2b(r:K8Q+w1t6@7Z二、办公用易耗品主要包括哪些？+|3d-H+PF.EN'd办公用易耗品主要有：'xP6F4E%eW/r1．信封、纸张；2．软盘、光盘等；3．铅笔；4．圆珠笔；5．签字笔或钢笔；6．修正液或修正带；7．印盒；#`]6v;N1\'c8．各种小型机器，如订书机（包括订书针）、打孔机、装订机（包括装订线）、日期号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等；9．小刀；10．日历等；:K5mv4P6k8XF0_9M11．其他，如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大头针、纸夹等。0a4b-{8`)f/E)I!B`%m#c&y三、简要阐述文员工作的三个步骤，相互关系如何？9U$A8i,[$l,I5z/`7Z文员工作分为三个步骤：计划、实施和检查。1．计划的步骤，要充分了解即将开始的工作内容，并思考以什么方法进行效率会最佳。2K;{/n7U%R9d6|2．实施的步骤，要注意：同时检查是否按照当初所拟定的顺序进行；上司所指示的工作无论是哪一种，都要正确地实施；配合上司预期的期限。9d8f.X2}3`(C*e3．检查的步骤，要分析计划和实绩的差异，并把以前进行过的工作或别人做过的工作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析。三者的关系为：0_,^1n5?-o#z#\)i先作计划，付诸实施，然后检查结果，围绕“计划——实施——检查”这样一个滚动的过程开展。三者相互联系形成一个循环。4Tz9}!m:I2_6v_1t文员首先要仔细制定计划，然后根据这个计划去实施，并严格检查其结果，使得这个结果对下一次的计划有所帮助和启示。四、按照“优先顺序”处理工作原则，虚拟一份半天或一天工作（或家务）计划书。本题主要考核本课程的第二章第1点的“按照‘优先顺序’处理工作”这一知识点。在按照“优先顺序”制定计划书时，要按以下三个步骤进行：$M$]i7Y!F1P(p,N6a;i1．将自己要做的事情分为：A.是否应该做的事？B.是否做或不做都无所谓的事？C.是否不可以做的事？对于A要集中精力做，对于B和C可以从计划中删掉。;{5]/y%l0r*_)hn!P2．对于A类事情再进行分类，分为：2s,e4s#p+@Z4D/P重要并且紧急的事（优先做）；紧急但是并不重要的事（第二做）；重要但是并不紧急的事（第三做）；虽有做的价值，但是既不重要也不紧急的事（可以请他人代劳）。3．与上司形成默契，可以直接找上司商量、请示。本题的例子请同学们见教材第28页。同学们可以参照教材上的例子，自己制定一份计划书，不要抄袭。五、从下列文员工作方法中，任意选择一种或两种，谈谈你的工作体会或对此工作方法的认识。1．请示方法和报告方法；2．计划方法和总结方法；3．受意方法；4．传达方法；5．进言方法；6．变通方法和挡驾方法；7．分工方法与合作方法。1．首先简要说明此种方法：q!p&k+d3a受意就是文员接受和领会上司的意图。可以分为直接受意（即领会上司在会议讲话、文件批示、工作部署或与文员谈话时，直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等，易于文员判断和领会）和间接受意（即上司在平时随便交谈的情况下，或与其他人员谈话种就某一问题、某项工作发表的意见和看法等）。s!X2e7R%B受意方法要注意：（1）善于领会上司意图，不要曲解上司意图；#Y1M;n~8A9|.U（2）备好记录本，记录下指示要点；#n-[:L.v2E;f;q$t2FB4b（3）注意倾听，用心判断指示的用意；（4）必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话；+~6O,r+C+Z$Y/e（5）如有不同意见，可以公开提出，但要言之成理，并要注意方式、态度；（6）接受指示后，要不失时机地贯彻实施。9T#y+F8D+U)I!UP6A:?2．结合实际谈体会。*Q6\/`.?5A'`;@5h我曾经经历过一件事情，使我充分认识到，在受意时，充分做好记录的重要性。才开始工作时，我到一家房地产公司当文员。有一天，总经理把我叫到办公室让我写一份公司的简介，内容要包括四个部分——公司的历史、公司的现状、公司的硬件和软件配备、公司取得的成绩。当时，我没有经验，没有带上记录本，记录下指示的要点；事后，又怕显得自己没有能力，而没有去请示总经理。只好凭自己大脑中的记忆写，结果写出来的简介根本就不行。后来，我再次向总经理询问，并备好了记录本做好了记录，根据总经理的授意，才写出了各方满意的公司简介。从这个事情中，我体会到了在受意时，做好记录的重要性。u(`R%R5G0y%z9b《办公室管理》重难点(2)一、从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的异同。'G*S$u'V2f9V2q同：.u9^(Y,p,P#]4K!h0g:s1．都应先问好，再传达自己的信息；2．都应保持耐性、热情的态度；3．通话结束，应让对方感受到自己愉快的心情；'G'V6f:L%[4．都应简明扼要表达自己的意思。异：1．打电话应首先查清楚对方的电话号码；接电话应等电话铃响2—4声就接听。/B)p(B%{6X6}6`.o.]2．打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍；接电话则没有这一步。q$j$^9^二、怎样做好为领导筛选电话的工作，主要做法有哪些？询问对方来电目的，询问对方是什么人，如果是推销的，可直接拒绝。平常做好来电目录，对特殊的人，特殊的号码进行登记。最好有一本各单位的，和其它单位领导人的电话号码本。如果领导不在，需要传话的话，记录下来，以防忘记。三、简要回答邮件分拣的一般标准。/jt9B-U.V;l!\8[W'S%y5r0q(k1j^（1）按照收件人的姓名分拣；（2）按照邮件的重要性分拣；（3）按照收件部门的名称分拣。/X8u:G6s#WSR)c0N*{L9D.b四、怎样处理上司不在时的邮件？本题主要考核本课程的第四章第5点的“上司不在时邮件的处理”这一知识点。本题的答案请同学们见教材第72页。教材上有明确的答案，在此不再详细说明。五、怎样妥善处理上司拒绝接见的来访者的来访？$w/w7]:FU'hu1．上司正在开会时；2．上司繁忙时；3．上司即将外出时；4．远道来访或有重要事情的来访时。本题在教材上第88页有明确的答案，在此不再详细说明，请同学们照以上的要点按教材上的详细说明回答即可。《办公室管理》重难点(3)一、提高会议效率，文秘人员应注意哪些方面，请列出相关要点。第一、充分的会前准备。会议是需要精心准备的，即使对于非常紧急召开的临时会议，也是如此。(1)准备会议备忘录，并提前发放给与会者，好让他们提前准备，如果讨论的内容是报告或是建议书，则应该附在备忘录的后边，一并提交给与会者。备忘录的内容应该至少包括：会议的议题、讨论的要点、要形成的结果、参会人员(如果他们相互之间不熟悉，应该附上简历)、会议时间以及会议预计召开多长时间等。(2)会议硬件工具的准备，包括：白板或大白纸、笔、投影设备(如果需要)、录音设备(如果可以)、扩音设备(如果需要)等。(3)会议室的准备：如果可以选择，会议室的空间应该比参会人数所需空间稍小一点，这样拥挤的空间容易让人产生兴奋感，从而促进踊跃发言。对于5—30人的会议，座位的摆设应以圆形或半圆形为主。(4)参会人员的选择：参会人员应该是此次会议的相关者，此次会议结果可能的落实者，同时视情况邀请会议议题相关的专家。第二、具体且明确的目标，并且时刻记住会议目标。会议要讨论什么以及要达到什么结果已经明确的在备忘录中作了描述，会议组织者只需要让每一位与会者清楚地记着会议的目标，以及在讨论过程中，时刻围绕目标而进行讨论。许多会议失败就是因为没有明确的会议目标，或者在讨论中跑到了别的主题。这就要求会议组织者时刻将跑题的人员拉回到会议讨论的主题上，也要求与会者清醒的记住会议的目标。如果开会跑题的问题比较严重，则在会议一开始，就将会议目标写在白板的醒目位置，并郑重提醒与会者牢记会议目标。此外，会议目标应该是尽可能具体的表述，而非模棱两可的陈述。如果必要，可以在会前向与会者详细的解释会议目标的内容。如果与会人员不明白目标的准确指向，就自然会发生跑题的现象。第三、会议角色的选择。会议通常需要三种角色：主席(会议组织者)、记录员、参与者。会议主席是会议的组织者，通常他应该和会议的召开者分开。因为我国企业会议的召开者通常是该次会议参与者中的最高职位的管理者，如果他充当会议主席，则一方面会导致其本身参与会议的精力的分散，另一方面会压制其它参会人员的发言，因为作为主席的领导总会出现在他们面前。第四、会议时间的选择。会议应该选在与会人员有充分时间和精力的时段，而那些使与会人员没有心思参会或在会上讨论的时间显然就不是理想的会议时间，如快要吃饭前、周末或是周一等(这些时间是目前大多数企业开会的主要时间)。吃饭前，与会人员饥肠辘辘、渴望早点吃饭，或是满脑子想的是吃什么;周末，与会人员会思考如何度过周末、如何参加早已约好的聚会或约会;周一，与会人员还没有从周末活动的兴奋中清新过来，或是周末的事物还没有处理完毕。因此上述三个时间都不是理想的开会时间，其他的时间都可以考虑作为会议时间。尤其是周四，被认为是最佳的讨论问题的时间。心理学家曾经做过试验，发现周四讨论问题更容易达成一致。同时会议应该严格遵守时间限制，比如说一个半小时结束，就应该控制在一个半小时之内，否则会让与会者产生会议没有终点的心理，因此讨论问题也会由于失去了时间的压力而变得不积极，而以后会议中，他们也会对会议时间置若罔闻，很难遵守了。第五、总结与跟踪。会议结束时，由会议主席总结会议成果，尤其要在会上明确，会议达成的结果分别由哪些部门或个人负责落实解决。会议结束后，由记录员整理会议记录，并将会议记录发给与会者。会议的最高管理者，或