文书及档案管理电脑化作业规范

1文書及檔案管理電腦化作業規範（99年修正版）中華民國99年5月2目次壹、總則.........................................................................................................3貳、業務管理規範.........................................................................................6參、系統管理規範........................................................................................11肆、系統技術規範.......................................................................................18附錄1：文書相關流程......................................................................................26附錄2：傳輸檔案格式......................................................................................32附錄3：中文字碼處理說明............................................................................106附錄4：代碼清冊............................................................................................114附錄5：公文電子交換架構............................................................................119附錄6：公文電子交換附件格式....................................................................123附錄7：檔案管理系統功能說明....................................................................129附錄8：電子檔案格式表................................................................................135附錄9：電子媒體規格表................................................................................136附錄10：機關電子檔案統一命名原則..........................................................1373文書及檔案管理電腦化作業規範壹、總則一、為提高文書製作品質、加速文書核擬效率、掌握文書處理流程、提升公文交換效率、增進檔案管理效能、便利民眾申請應用，並建立電腦化標準作業流程及共通準則，特訂定本規範。二、本規範主要依據如下：(一)公文程式條例。(二)檔案法及其相關子法規定。(三)機關公文電子交換作業辦法。(四)「行政院及所屬各機關公務人員電子識別證管理作業要點」。(五)「文書處理手冊」及文書流程管理相關規定。三、本規範適用範圍如下：(一)以電子化設備進行之文書製作作業。(二)以電子化設備輔助之文書核擬作業。(三)以電子化設備輔助之文書處理流程管理作業。(四)以電腦系統及電信網路進行之文書傳遞交換作業。(五)以電子化設備輔助之檔案管理作業。各機關基於實際需要，於不違反本規範之限度內，得自行訂定細部處理作業規範。四、本規範依使用人員及功能，分為以下4部分：(一)業務管理規範：提供文書、檔管、資訊與承辦人員辦理電子化文書及檔案管理之作業規範。(二)系統管理規範：提供資訊人員規劃文書及檔案管理電子化作業系統之作業規範。(三)系統技術規範：提供資訊人員開發設計文書及檔案管理電子化作4業系統之技術規範。(四)附錄：提供業務管理、系統管理及系統技術規範之詳細規定說明，可分為下列3類：１、共同規定：提供文書及檔案管理電腦化作業共同所需之詳細規定說明，包括附錄1之文書相關流程、附錄2之傳輸檔案格式及附錄3之中文字碼處理說明。２、文書電腦化作業：提供文書電腦化作業之詳細規定說明，包括附錄4之代碼清冊、附錄5之公文電子交換架構、附錄6之公文電子交換附件格式。３、檔案管理電腦化作業：提供檔案管理電腦化作業之詳細規定說明，包括附錄7之檔案管理系統功能說明、附錄8之電子檔案格式表、附錄9之電子媒體規格表、附錄10之機關電子檔案統一命名原則。五、為達成節能減紙之目標，各機關文書及檔案管理相關作業，如公文製作、文書核擬、流程管理、傳遞交換及檔案管理等，應建立公文全程電子化作業系統，明訂節能減紙指標，邁向無紙化，紙本作業轉化為電子作業其原有作業程序得予簡化。六、本規範用詞，定義如下：(一)線上簽核：指「文書處理手冊」第8點所定公文線上簽核採用電子認證者。(二)簽核電子檔：指線上簽核之文字化記錄工具，內容以XML（eXtensibleMarkupLanguage）語法所組成，用以記錄各簽核點之簽核結果及過程，為主要作業及憑據檔案，另稱SI（SignInstance）檔。(三)文稿頁面檔：指線上簽核之視覺化記錄工具，以影像方式記錄各簽核點人員作業完成後於清稿前之稿面，輔助重現文稿之原文原5意。(四)公文電子交換：指將文件資料透過電腦系統及電信網路，予以傳遞收受者。(五)文書本文檔：指公文本文之電子化文件，內容以XML（eXtensibleMarkupLanguage）語法所組成，另稱DI（DocumentInstance）檔。(六)本文呈現檔：指文書本文檔用於輔助呈現其完整內容，可供預覽或列印，作為收文機關之參考依據，其格式為開放性之可攜式文件格式（如PDF,PortableDocumentFormat）。(七)交換表單檔：指公文電子交換用之表單檔，其載明收文機關資訊，內容以XML語法所組成，另稱SW（Switch）檔。(八)訊息檔：指公文交換收文端完成收文動作後，回復發文端收文確認之相關訊息。(九)統合交換中心：指於電子交換架構中，實際擔負電子交換及集中管理工作之層級，主要建構於主管部會或直轄市、縣（市）政府內，並統合相關機關群組，形成管理架構集中之電子交換中心。此中心並做為集中交換管理核心，針對所轄之交換機關，提供電子交換之管理服務；對外交換時，則為分散式交換架構；訊息技術遵循ebXML交換標準，相容於現行公文電子交換資訊環境，如XML-Box、XML-BoxII、XML-Gateway/自建交換中心架構。(十)自建交換中心：指部分機關自行委商建置之內部公文電子交換中心；主要提供內部交換用，對外交換則需經由閘道交換。(十一)電子檔案：指電腦可處理之文字或非文字資料，且符合檔案法及相關法令規定等。(十二)詮釋資料(metadata)：指用以描述電子檔案有關資料背景、內容、關聯性及資料控制等相關資訊。(十三)封裝檔：指將電子檔案與其詮釋資料及驗證檔案真實性、完整6性之資訊，以包裹方式儲存之檔案。貳、業務管理規範七、文書電腦化作業應注意事項如下：(一)文書以電子文件行之者，得不蓋用印信、章戳及簽名，但應附加電子簽章。(二)為達成電子公文節能減紙之目的，各機關應多運用電子郵件、電子公布欄、無紙化會議及自動訊息通知等電子化機制，另各機關文書處理相關作業時以不列印為原則；其需列印者，得採雙面列印。(三)機關內部各單位間文書之傳遞，得以電子方式簽收為憑。(四)機關公文電子交換處理原則如下：１、各機關對於適合電子交換之機關公文，於設備、人員能配合時，應以電子交換行之。２、各機關應由文書單位負責辦理機關公文電子交換作業。但依公文性質、行文對象及時效，有適當控管程序者，得指定專人辦理。３、機關公文受文對象為人民、法人、或其他非法人團體，其公文電子交換收、發文程序，依機關公文電子交換作業辦法第13條規定，由各機關依業務需要另定之。４、各機關公文電子交換作業收文、發文、登載電子公布欄之相關紀錄及文稿，得視需要予以儲存。(五)文書單位或單位收發人員應逐日登入系統檢查公文處理紀錄，對屆辦理期限之案件，應提醒承辦人員並陳報單位主管；稽催之實施及展期申請，均依文書流程管理相關規定辦理。(六)各機關文書及檔案管理電子化作業相關系統，其時間之紀錄與顯示格式，應包含年、月、日、時、分。7八、收文處理應注意事項如下：(一)應輸入識別碼、通行碼或其他辨識方法實施身分辨識程序，並於電腦系統確認相符後，即時或定時進行收文作業，且應立即傳送回復訊息，並依一般收文作業程序繼續辦理。(二)收文人員應注意傳遞交換之電子文件、儲存電子檔、確認發文單位，及檢查附件與文件有否疏漏或被竄改。(三)收文人員於檢視來文無誤後，應按收文程序辦理，並將相關電子檔與收文號連結；其發現來文有誤送或疏漏時，應通知原發文機關另為處理。(四)收文後採線上簽核者，其收文確認、檢視處理、編號、登錄、分文及傳遞等處理程序應於線上為之，惟紙本收文者應先將紙本來文掃描成電子檔，其電子檔得採1檔多頁或1檔1頁。(五)收文後採紙本簽核者，依「文書處理手冊」相關規定處理程序辦理。(六)收文人員於電子收文後，得於電腦系統標明電子公文；其須列印收受之公文超過1頁以上時，須加印頁碼及騎縫標識。九、線上簽核應注意事項如下：(一)機關公文線上簽核處理原則如下：１、各機關為提高行政效率及節能減紙，對機關內非密等公文適合線上簽核者，於設備、人員能配合時，應以線上簽核行之。２、公文屬「令」、「呈」、「咨」、「函」、「公告」、「書函」、「開會通知單」、「簽」、「箋函」、「便箋」者，應採用電子認證之安全管控措施並符合電子簽章法之規定；其電子憑證之核發及管理依「行政院及所屬各機關公務人員電子識別證管理作業要點」辦理。其他公文是否採用電子認證，由機關自訂之。３、簽核公文應確保簽章與簽核文件之不可否認性，並應詳實記載8相關事項如下：(１)可判別文件簽章人。(２)可標示公文時效性。(３)應詳實記錄各會簽意見。(４)應詳實記錄各陳核流程人員之修改與批註文字。４、簽核人員因故未能使用電子憑證進行簽章時，得採機關核發之臨時憑證替代，並於歸檔前完成電子憑證之補簽作業；若無法補簽時，得由職務代理人或權責主管補簽，並記錄原因。(二)承辦人員擬辦案件時，應注意前後關聯案件陳核方式之一致性，前後關聯案件引用原則如下：１、前案為紙本簽核，後案為線上簽核者，前案應掃描電子檔為後案引用。２、前後2案皆為線上簽核者，應提供前案檔案聯結資訊。３、前案為線上簽核，後案為紙本簽核者，得列印前案公文內容、簽核流程及簽核意見。(三)承辦人員擬辦案件時，得設定簽會流程，各簽核點人員得依實際需求進行簽會流程調整；設定會辦流程時，得視需要設定回傳承辦人員進行意見彙整。(四)簽核過程中，線上簽核與紙本簽核得互相轉換，惟需退回原承辦人員重新辦理。(五)承辦人員應注意附件檔之命名應與內容具關聯性，各簽核點人員若有內容異動，應附加版本資訊於附件檔名稱。(六)各簽核點人員、繕校人員，對其文稿內容異動與否，均應採電子憑證進行簽章，以明責任，收文及單位收發人員得不使用電子憑證進行簽章。十、發文處理應注意事項如下：9(一)電子發文處理程序：繕校、核對清單、識別通行、電子認證、發文傳送、發文確認、加註電子交換、檢視發送結果、處理失敗訊息。(二)紙本發文處理程序：列印全文、校對、核對清單、檢視無誤後依「文書處理手冊」發文程序辦理。(三)紙本簽核原稿加蓋「已電子交換