文档管理作业指导书

类别作业指导书版次A编号SWH-WI-NFM-01名称胸心外科科室文档管理规定修订状态0共2页第页1.目的为进一步规范科室往来文件资料及本科室文件资料的管理，便于资料的查找及长期保存，特制订本管理规定。2.范围本科室收文、发文、往来信函资料及科室内部各种资料等3.定义无4.职责4.1从医院、学校等下发的医疗、科研、行政类文件由科主任本人或科主任指定专人负责分类管理。4.2从医院、学校等下发的护理文件由护士长负责分类管理。4.3要查阅文件需经科主任或护士长同意，并做好登记，及时归还。4.4各类文档资料筛选、整理、归类、保存、销毁由科主任指定专人负责。5.工作程序5.1科室收文5.1.1科室收到文件由护士长用《收文簿》登记（包括收文日期、来文字号、事由、密级、主办单位等）；5.1.2先送科室主任、主要负责人及相关部门阅读，然后送其他有关需要阅知的对象，收文者进行签收；5.1.3根据来文的有效期限及保存价值进行取舍，具有保存价值的类别作业指导书版次A编号SWH-WI-NFM-01名称胸心外科科室文档管理规定修订状态0共2页第页文件予以保留，并为每份文件编写科室收文号（收文号以年度为限，第二年的收文重新编号），将收文号记入《收文簿》，以便于查找；5.1.4若科室人员需借阅相关文件，在护士长进行借阅登记后借出，用后及时归还；5.1.5文件存放以年度为界限，在第二年初将前一年文件分类归档（如其他院校来文、院办来文、医教部来文、政治部来文等），每个类别编写相应的归档卷号，注意检查卷内文件的联系及卷内文件的保存价值，无保存价值的文件进行销毁。5.2科室发文5.2.1根据工作需要拟出准备发文的草稿，经审核无误后填入科室的《发文审批表》；5.2.2《发文审批表》上详细注明拟稿人、审稿人、主送、抄送部门等；5.2.3送科主任签字通过后，由行政办编排、校对、打印、用印，记录入《发文簿》，分别交送相关部门执行，各负责人签收；5.2.4行政办保留一份文件存档；5.2.5以年度为单位对文件进行整理归档。5.3其他资料：5.3.1工作中涉及到各类资料、往来信函等，为便于管理，根据其重要性及类别建档，建档以利于查找为原则，将资料分别纳入相关文档（如会议记录、各类审批表、各类申报材料、各类行政统计数据、各类类别作业指导书版次A编号SWH-WI-NFM-01名称胸心外科科室文档管理规定修订状态0共2页第页协议合同、人事资料等）；5.3.2根据工作情况随时建立新的文档类别及将原有类别进行细化，以适应需要；5.3.3在第二年初对前一年的资料进行清理，销毁失去保存价值的资料。6.相关/支持性文件无7.记录7.1收文簿7.2发文簿7.3发文审批表编写人张振日期2004-4-1生效日期审核人日期批准人日期