第八章会展现场管理与活动策划

案例导入分析2010年中国第九届国际摩托车博览会管理规定2010年10月21～24日本规定是展位订购合同的附件，所有展商均有义务遵守。规定1：展会时间，地点规定2：允许的展品规定3：价格所包含的各种服务规定4：报名与预付款规定5：付款条件及取消规定6：展品和撤展证明规定7：义务和禁止规定8：技术规定规定9：保险规定10：展位分配规定11：参展商证件和专业观众门票规定12：会刊规定14：其他（1）“第九届中国国际摩托车博览会”的现场管理包括哪些内容？（2）优秀的展会现场管理人员应该注意展会的哪些环节？【分析】展会的管理者是展会现场的协调者，在主办单位和政府各部门之间进行沟通，从而提供服务、对现场进行管理。现场发生的问题往往刻不容缓，身为现场管理者，首先必须要尽快解决最亟待解决的事情，同时也能使他更加重视外部世界--展会现场，而不是内部--现场管理处。只有外部世界才是产生成果的地方。展会现场管理工作安排展会现场管理与服务内容展览期间相关活动策划会展危机管理与关系恢复盲行•一个被蒙眼，走过障碍区。告诉他可以在游戏中提出一个要求。学员一般会要求给他一个向导。•讨论：•单靠自己的力量，你能顺利走出障碍区吗？•当你发现自己不能独立完成任务时，你第一个想到的是什么？这说明什么？•有没有学员第一个想到的不是要一个向导，而是工具等要求？如果评价和看待这种学员的心态及行动？在接下来的培训中导师应如何引导这类学员？•总结：•当每个人经历一次黑暗中的摸索，在他人的引导下走出黑暗时，那份感慨，是人生刻骨铭心的记忆。•“人”字的结构就是互相支撑，人在工作中总会有孤立的时候，迷茫的时候，你会有，别人也会有。体会到了你需要什么，就会知道别人需要什么，就会知道你应该付出什么。•对于上述一类特殊的学员，我们应正确地认识他们的心态。一般来说，这类人的独立性比较强，能力也比较强，碰到问题首先想到的不是要帮助，而是自己想办法来解决，在工作中多担任领导或主要角色。对这类人，导师要注意使其加强对团队精神的理解。一、展会现场管理工作安排会展现场工作撤展管理展中现场管理展前布置管理展前布置阶段1．设立场地前台接待（1）负责参展企业报到登记。（2）根据参展报名情况落实参展证的派发和展品进入场地确认。（3）派发参展企业在参会期间的参会指南。（4）进行一些相关企业的咨询活动，介绍展场的大体安排情况。2．酒店接待处（1）设立前台接待处。（2）进行参展商住宿登记。（3）住宿表要求：企业名称、房间号码、酒店联系电话、房主姓名。一、展会现场管理工作安排展前布置阶段3．场馆现场协调工作（1）负责监督现场施工，即根据参展企业要求进行装修的展位施工。（2）对现场工作中注意防火、防电、防盗等工作。（3）为企业协调现场租赁业务。（4）根据企业报名表，布置安排会场外的广告宣传（一般为参展企业根据要求而设立的）。4．交通运输安排及搬运工作（1）企业运输展品的接待及装卸。（2）搬运工作协调。一、展会现场管理工作安排展中现场阶段工作1．展览会的开幕式组织工作（1）确定邀请参加展览会开幕式贵宾名单。（2）确定邀请参展企业的记者名录。（3）开幕式的场地搭建要求。（4）开幕式主持人讲话内容的审定及参加嘉宾讲话内容的审定。（5）开幕式结束后，带领嘉宾参观及讲解的人员到位，以及会后的安排工作。一、展会现场管理工作安排展中现场阶段工作2．展会召开期间（1）做好大会的参观人数的统计、分类。（2）发放大会的展览会刊（每天定时发放，要根据参观对象的身份发放）。（3）协调展会期间研讨会会议组织安排工作，做到研讨会与展览会有机结合。（4）做好最后的中间人形象，积极为企业牵线搭桥，为企业服务。（5）统计大会的成交额，做好记录。（6）积极听取参会代表对大会的意见和建议。（7）根据参会信息，再次邀请参会企业参加下一届的展会。一、展会现场管理工作安排撤展阶段管理当展会按计划的天数进行展览完毕以后，展会就要准备闭幕，展会闭幕标志着本届展会正式结束。然而，展会闭幕并不意味着展会现场工作就此结束。展会的撤展工作还需要办理机构的大力介入和进行必要的管理。展会的撤展工作主要包括展位的拆除、参展商租赁展具的退还、参展商展品的处理和回运、展场的清洁和撤展安全保卫等工作。一、展会现场管理工作安排展会现场管理内容与措施1．展会观众管理2．展会现场广告管理3．参展商行为管理4．安全管理5．交通、物流管理6．餐饮管理7．证件管理8．参展商和观众投诉处理9．新闻管理10．知识产权保护工作11．现场保洁12．展览会布展和撤展管理二、展会现场管理与服务内容展会现场管理内容与措施二、展会现场管理与服务内容展会现场管理内容与措施二、展会现场管理与服务内容展览现场配套服务1．展会观众管理2．展会现场广告管理3．参展商行为管理4．安全管理5．交通、物流管理6．餐饮管理7．证件管理8．参展商和观众投诉处理9．新闻管理10．知识产权保护工作11．现场保洁12．展览会布展和撤展管理二、展会现场管理与服务内容（一）展前布展管理阶段所谓布展，从参展商的角度看，是指参展商为准备展览而在展会开幕前对展位进行搭装、布置和将展品陈列在展位上的系列工作；从办展机构的角度看，是指对展会现场环境进行布置和对参展商有关工作进行的协调和管理1.展台搭建管理2.展会开幕式和其他相关现场布置展会开幕式场所的选择和搭建展会展馆序幕大厅布置嘉宾休息室的布置设置“联络咨询服务中心”设置“新闻中心”。设置“专业观众登记柜台”一、展会现场管理会展现场活动流程闭幕/撤展展示/交流开幕仪式布展/预展三、展览期间相关活动策划1．展会开幕式策划（1）开幕的时间和地点开幕式时间和地点要提前决定并尽早通知有关各方。在开幕时间的选择上要考虑当地的交通、气候及工作习惯等因素。（2）开幕式流程1.确定礼仪人员、接待人员分工及任务2.落实安全保卫人员的布局与分工3.确定领导和嘉宾的排序并务必核准姓名、性别、职务。4.确定致词人、剪彩人的次序、站位5.音响、乐队、礼炮等的检查、配合与协调6.检查嘉宾签到薄、胸花和剪彩用品、礼品7.妥善安排新闻媒体采访报道2．展会专题会议策划（1）专业研讨会1.会前简明扼要地向主要发言人与主持人介绍相关情况。2.事先设计好会议议程。3.邀请知名人士主持讨论会。4.使主要发言人明白主办方希望他们做什么。5.明确讨论会的性质。6.合理安排讨论会的时间。7.与主持人讨论议程要求。8.请演讲者向主办方提交演讲大纲。9.预先与主持人讨论参加专题讨论的最合适人数。10.计划最多的互动人数，准备分会场。11.预计要用到的演示设备。（2）技术交流会（1）合理安排会议时间。（2）不要强挤时间来安排活动。（3）事前当众宣传会议，这有利于会议登记。（4）考虑设立“交流会”布告牌。（5）如果合适，与会议主席或主持人一起为会议构建框架，推进会议的进行。（6）考虑提供茶点。（7）不要强迫人们参加讨论交流会。（8）要考虑到那些也许不属于交流范围内的人。三、展览期间相关活动策划2．展会专题会议策划（3）行业会议行业会议一般是由行业协会或者政府主管部门组织举办、行业协会会员或者该行业有关企业参加的会议。行业会议在策划上有三个方面的中心任务，即会议的主题、会议的议题和会议的筹备方案。（4）产品发布会1.明确目的。2.确定口径和发布方式。3.选择时机。4.确定对象。5.发出邀请和接受报名。6.确定主持人和发言人。7.准备有关材料。8.布置会场。9.安排翻译。10.收集媒体的报道。3．表演、比赛和评奖活动策划（1）表演1.提前策划。主办单位一定要明确所策划的表演是什么性质的表演。2.选择场地。除了开幕、闭幕式上的活动之外，各类与展会主题有关的表演安排在展出现场比较合适，具体选择什么地点，要根据实际情况而定。3.现场协调。为确保表演活动的顺利进行，展会主办者对表演现场的调度与服务十分重要。参展商与参展商之间有时会因为对方的表演影响自己而发生纠纷，这时主办方要及时出面协调。4.安全防卫。由于是现场表演，往往会吸引大量的观众驻足观看，可能会带来一些安全隐患，这就要求展会的主办方做好预案，确保表演活动顺利进行。（2）比赛和评奖活动1.要成立评审委员会，指导评选工作，审定评选结果。2.评审团成员要有代表性，并且要向所有参赛者公开。3.要先制定比赛、评奖范围和一个公平合理的规则，并且要向所有参赛者公开发布活动方案。4.发动参展商与专业观众参加。5.邀请有关媒体参加报道会更有影响力。6.比赛评比的揭晓时间一般安排在展会结束的前一天。7.比赛评奖揭晓时一般需要组织一个公开的颁奖仪式。8.比赛资金来源于展会利润或企业赞助。9.比赛是公众参与性较高的项目，策划时要做好所能预测到的危机管理方案，以便使展会比赛顺利进行。会展作为一种特殊的重大经贸活动，人流、物流、信息流高度集中，是一个对危机较为敏感的行业。会展危机是指影响参展商、专业观众、相关媒体等利益相关主体对会展的信心或扰乱会展组织者继续正常经营的非预期性事件。1．社会因素2．运作因素3．自然因素4．安全因素会展危机管理四、会展危机管理与关系恢复危机处理能力测验●测验目标：危机处理能力●测验说明：意外事件不是无缘无故就发生的，它是由于情势与环境所决定的。在紧急状态下，你的危机处理能力如何？测验题：●1你的爱人已经上了公共汽车，可是你却挤不上去；这时公共汽车已经开了，你怎么办？A追B等他下一站回来2你从外面回来，发现厨房里有非常浓厚的瓦斯气味，显然是煤气漏气，这时你会怎么办？A关闭电源开关，通知煤气公司派人来修B自行修理●3夜晚驱车在一条乡间小路上行驶，发现一辆车停在铁路的交叉道上，车上载着人，司机在设法发动车。你看到一辆快要驶到的火车灯光，该怎么办？A通知那辆车的人离开B不予理会●4你洗衣服时，有一小孩竟喝了洗衣水，你应该采取什么措施？A打电话叫救护车或送往医院B自行处理5你在人行道上散步，一个小孩儿为了拾皮球，突然从你的面前跑过，冲向街心，没有留意一辆汽车正飞快驶来，你怎么办？A叫住小孩或抓住他B拦住汽车●6你两只手拿着东西下公共汽车，车门一关把你的衣服夹住，这时车子开动了，你怎么办？A向司机或售票员大声叫喊并解开衣服脱掉它B用力挣扎7你傍晚在海滨游泳，向一个木筏游去，游到中途的时候，天下雨了，而且雷电交加，你怎么办？A立即游回岸，找个安全的地方躲避B继续游向木筏●测验答案：每题选A是正确，选B是错误。●测验分析：七个全对的：富有机智，危机应变能力强。冷静而沉着，不但可以保身，而且能够救人。四个至六个对的：危机应变能力还可以，基本上可以自己保身。但是，对于别人，就管不了那么多了。三个或三个以下对的：危机应变能力不佳，最好无事少外出，以免发生意外。第一阶段：危机的预防第二阶段：行动准备第三阶段：危机的识别第五阶段：危机的解决第四阶段：危机的控制•危机预防也可称为“危机预警”，即展会组织者对可能发生的危机事件进行预测并根据各种危机发生的概率采取相应的预防措施。•建立一支组织者须拥有危机管理团队，团队人员需熟悉业务流程，并能够制定具体、有针对性、可操作性强的危机管理行动计划、建立内外部沟通机制、开展模拟训练及建立重要关系等•这个阶段的关键是找出危机的本质和真正的根源。这样才能帮助展会组织者科学、合理、迅速采取危机的处理和援救方案。•危机管理的最后一个阶段其实就是总结经验教训，这也是危机管理的最高境界•解决危机，速度是关键，一旦时间蔓延到更广的范围便难以处理。因此，一旦危机发生，展览会组织者就应该迅速启动危机管理机制，并尽快采取正确的处理措施。第六阶段：危机的提升/评估•安排专项人员从事危机的处理和控制工作，将危机损失降至最小的基础。•及时、准确地与自己的组织成员及客户通报相关信息•指定一个人作为展览会主办方的发言人会展危机管理的基本程序四、会展危机管理与关系恢复展会宣传与推广的内容1．建立会展危机管理预警机制3．会展保险的适当投入2．构建危机预控系统（1）成立会展危机管理委员会，对会展危机进行预测分析；（2）制定会展危机应急计划/方案；（3）事先和媒体建立联系；（4）确定会展危机组织对外发言人；（