资料管理与归档作业指导书

-1-资料管理与归档作业指导书1．总则1．1为规范和加强本公司项目监理部建设工程监理文件的归档工作，完整、系统保存监理档案，结合本公司管理的特点，制定本作业指导书。1．2归档的监理文件是指项目监理部在工程监理过程中形成的具有保存价值的各种形式的记录。1.3本作业指导书建立了监理文件归档制度，明确监理文件的归档范围、时间、要求，保证归档监理文件齐全、完整、有效、准确、系统。1．4项同总监理工程师负责所形成的监理文件的收集、整理，并按要求向相关部门归档。1．5各分支机构、总监办、办公室负责对项目监理部监理文件材料归档工作的指导、监督和检查。1．6建立文件材料归档责任追究制度。不按要求归档的项目监理部追究当事人或分支机构的责任。2．编制依据2．1《房屋建筑工程和市政基础施工和竣工验收备案管理暂行办法》2．2《昆明市建设工程竣工验收备案管理实施细则》2．3现行《建设工程文件归档整理规范》2．4《施工阶段验收工作和保修阶段工作作业指导书》(YNPK／C一26—2008)3．监理文件档案的审查、审核、归档程序3．1监理文件归档作业流程，详见《云南帕克国际工程咨询有限公司建设工程监理文件归档流程图》(附表一)。3．2外部归档资料：监理合同范围内的文件资料归档工作由项口总监组织监理工程师审查合格后交分支机构审核，南分支机构审核合格后报公司总监办审定和质量总监批准。经审定认可的竣工资料由项目监理部报送业主作为整体项目竣工资料的组成部分。3．3内部资料归档：3.3．1各分支机构应检查项目监理部归档的监理文件是否齐全、完整、准确、有效。由项目监理部填报《________________________项目建设工程监理文件移交验收表》YNPK／C一14—01—-2-2008。分支机构负责人审查、签字后报总监办审核，再交公司质量总监批准。3．3．2经批准的竣工资料交办公室存档。3．3．3重要项目的文件材料移交时应编写归档说明。3．4相关审核部门应全面检查归档文件材料的质量。3．5交接双方．|窭认真核对移变清册，并履行签字手续，移交验收表各部门留一份以备查证。3．6项目总监在工程验收后应向总监办提交有业主意见的《监理业务手册》、总监\总代业绩绩证明》YNPK／C一26—06—2008和《施工阶段工程质量、安全、经济责任终止证明》YNPK／C一26—07—2008，总监办登记并存档。3．7存档资料的借阅、归还应进行登记记录，重要资料的借阅、复印必须经总监办审核、公司总经理批准。4．监理文件的归档时间4．1项同监理部应在T程竣T验收完成后一个月内将监理文件向公司及时归档。4．2若建设单位委托进行项目资料汇总、整理的，在整理完成移交业主(或市政档案部门)后一个月内将监理文件向公司及时归档。5．监理文件的归档范围和保管期限5．1项目监理部整理的监理文件向公司的归档内容和范围，详见《项目建设工程监理文件移交验收表》(YNPK／C—29—01—2008)。凡表中注明需要电子文档的文件由项目监理部刻录光盘进行归档，如特殊情况下不能形成电子文档应进行说明。5．2一般工程项目建设工程监理文件在公司保管期限为5—10年；重要工程项目建设工程监理文件在公司保管期限为10—20年；特别重要项目建设工程监理文件在公司保管期限为20年以以上。6．归档监理文件的质量要求6．1归档的监理文件应完整、有效。6．2整理归档的监理文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求。6．3建设工程监理文件的内容必须真实、准确、有效，与工程实际相符合。归档的文件材料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料，并指明原件存放单位和地点。文件材料归档后不得更改。-3-6．4建设工程监理文件应采用耐久性强的书写材料，如：碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色和擦没的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。6．5建设工程监理文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。6．6建设工程监理文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面(297mm×210mm)。6．7建设工程监理文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。6．8摄像、照片等文件应保证载体的有效性。6．9具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。6．10归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。7．建设工程监理文件的组卷7．1绸，卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备。符合档案管理要求。7．2监理文件按文种组卷：安全功能性试验、检测文件按单项工程、单位工程组卷。7．3案卷及卷内文件不重份；同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。7．4案卷与卷内文件的排列按归档文件内容从大到小、从粗到细7．5案卷编口7．5．1案卷封面和脊背的编制《案卷封面》YNPK／C—14—02—2008的编制、案卷封面(附表三)包括的内容如下：——档案号，公司归档分类编号[代号](由公司办公室填写)；——项目名称，工程项目名称(由项目监理部填写)；——案卷题名，应简明、准确揭示卷内文件的内容(由项目监理部填写)；——立卷单位，应填写文件组卷部门并加盖公章(由项目监理部填写)；——立卷人，应填写文件组卷项目总监签字并加盖公章(由项目监理部填写)；——立卷日期，应填写卷内文件形成的日期(由项目监理部填写)；——保管期限，应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限(由公司办公室填写)。——如采用资料盒在案卷脊背，应填写保管期限、档号和案卷题名或关键词。7．5．2《卷内目录》(YNPK／C一14一03—2008)包括的内容如下：——序号，应用阿拉伯数字从l起依次标注卷内文件的顺序，一个文件一个号；——文件编号，应填写文件文号或图样的图号；-4-——责任人，应填写文件形成部门或主要责任者(如项目总监)；——归档文件名称，应填写文件标题全称；——归档日期，应填写文件形成日期；——备注(需要时填写)。7．6案卷装袋、装盒要求①卷皮、卷内表格规格及制成材料应符合相关规定和要求。②卷皮必须采用卷盒。⑧案卷内封而，卷内目录的尺寸为A4(297mm×210mm)。④卷盒和卷内表格印制应清晰端正。8．罚则8.l总监办是公司监理文件归档工作的监督管理部门，对项目监理文件归档8.2凡未按本办法进行整理、归档的项目监理部和责任人将给予200—500元罚款及行政警告、严重警告、记过、记大过直至开除处分。8．3凡未按本办法进行审核的部门和责任人将给予200—500元罚款及行政警告、严重警告、记过、记大过直至开除处分。8．4所有处罚记录将进入人力资源数据库，作为年终考评依据。9．其他9．1项目咨询、项目管理、项目代建等其他工程管理活动适用本作业指导书。10．附录10．1《建设工程监理文件归档流程图》(附表一)10．2《项目建设工程监理文件移交验收表》YNPK／C一14一01—200810．3《案卷封面》YNPK／C一14—02—200810．4《卷内目录》YNPK／C一14一03—200810.5《文件更改一览表》-5-附表一云南帕克国际工程咨询有限公司建设工程监理文件归档流程图是否否否否还借监理文件档案资料项目监理部信息员审核是否符合要求？项目总监\总代审查是否完整、有效？分支机构公司总监办审核是否符合要求？公司质量总监审核是否符合要求？公司办公室文档管理员归档借用单位或个人整理监理工专业程师、信息员是是是-6-项目建设工程监理文件移交验收表记录号：YNPK／C—14—01—2008编号：序号监理文件名称份数部门验收总监办验收文档管理员备注1收文登记本2发文登记本3用章登记表4巡视检查记录5建/构筑物复核成果表6总监/总代任命书7监理合同经营部存档8监理大纲经营部存档9监理规划含电子文档10监理细则含电子文档11监理月（周）报含电子文档12工程质量事故报告13工程质量评估报告含电子文档14监理总监含电子文档15工程地质勘察报告16设计交底、图纸会审纪要、图纸自审记录17工程变更单（含设计、业主变更）18施工组织设计、专项施工方案及报审、专家技术论证19工程开工/复工报审表20开工暂停令21隐蔽工程验收记录22分部（子分部）工程质量验收记录23单位（子单位）工程质量验收文件（G表）-7-24竣工移交证书25安全、功能性试验、检测资料26沉降观测记录、报告27监理工程师通知单含电子文档28备忘录、专题报告含电子文档29监理工作联系单（工程联系单）30首次工地例会、工地例会、专题会议验收会议等会议纪要含电子文档31工程量签证32工程桩监理记录33监理日记、安全监理日记34监理业务手册经营部存档35施工阶段工程质量、安全、经济责任终止证明36总监/总代及主要监理人员业绩证明经营部存档37工程照片、摄像、光盘等资料38其他文件编制：项目总监理工程师（签字）：日期：审查：分支机构负责人（签字）：日期：审校：公司总监办（签字）：日期：批准：公司质量总监（签字）：日期：文档管理员（签字）：日期：注：此表一式三份，分支机构一份，总监办一份，办公室存档一份备注中要求有电子文档的文件和归档资料同时提交。-8-案卷封面记录号：YNPK／C—14—02—2008编号：档案号：项目名称：案卷题名：立卷单位：(盖章)立卷人：立卷日期：保管期限：共卷第卷注：①项目名称、、案卷题名、编制单位、编制日期、共卷、第卷由项目监理部填写。②档号、保管期限由公司办公室填写。③此表粘贴于档案袋盒封面，如此表内容与卷盒封面内容一致，则将填写内容直接在卷盒封面填写。