合同管理存档规定

文件名称合同存档管理规定编制/修订张国栋文件编号SY-ZD-JT-2012-0010审核李保满发布日期2012年12月14日批准张晓军版本第1版发布行政人事部适用范围集团公司各部门控制执行部门集团财务管理中心合同存档管理规定1.0目的：为优化合同管理，进一步规范日常合同归档与查阅，保证合同财务结算的有序进行，特制定本办法2.0适用范围：适用于集团总部与下设各部、中心、业态合同的归档、查阅与合同款项的结算等相关事宜。3.0具体内容3.1合同范围：3.1.1经营类：经营合同、市场开发协议、投资协议、租赁协议等。3.1.2购销类：采购合同、供货合同及其补充协议等。3.1.3工程类：项目建设合同、工程承包合同、维护保养合同等。3.1.4其他类：具备合同性质的文件。3.2具体职责3.2.1合同管理3.2.1.1各部门签订的所有合同一式三份存档，一份本部门留存，一份财务部留存，一份给客户；3.2.1.2集团总部归档的合同必须为合同原件或正本，特殊情况不能留存原件或正本的，应将复印件或副本归档，部门经理必须于复印件或副本上注明原件或正本所在，并签字确认。3.2.1.3各部门合同由经理或经理指定人员负责日常合同档案的管理工作；相关财务处做好相关合同的财务管理工作。3.2.2合同管理员职责3.2.2.1负责合同归档手续办理，维护《合同保管登记簿》（后附）；3.2.2.2负责合同查阅手续办理，维护《合同查阅审批表》（后附）；3.2.2.3.负责合同档案存档、整理、核对、登记、接交等日常性工作；3.2.2.4合同管理员工作变动时，办妥移交手续，列出合同档案移交清单；3.2.2.5负责定期与不定期与部门保存的合同进行核对，保证合同完整；3.2.2.6.负责将合同条款内容及时通知到财务人员，根据合同签订金额，每月进行扣款或支付货款，及时做好合同资金付款计划，并报财务部经理，实时进行财务监控；3.2.2.7.负责每月统计临期租赁费、统计到期合同等相关事项报各相关部门经理，向业户催缴租赁金额，实时做好合同资金收款计划；3.2.2.8负责其他合同档案管理事宜。3.2.3合同签订人职责3.2.3.1负责各部门所签合同必须保证完整有效，合同双方必须进行签字盖章；3.2.3.2负责合同的重签、修改、续签、添加协议等改变原合同内容的相关事宜，经办部门必须出具《××合同修改通知书》，在合同变动两日内通知三方合同管理负责人，对更改、补充事项进行备案登记并附修改后的合同原件；3.2.4查阅合同3.2.4.1对于需查阅合同档案的人员，应经所在部门经理批准，方可进行查阅，查阅地点限于公司办公场所内；3.2.4.2合同不予外借、扫描，且查阅过程需由合同管理负责人陪同监督，如有复印必要，经所在总经理批准后，方可进行合同文件的复印；3.2.4.3查阅或复印合同档案时，应确保合同档案的完整性，不得擅自涂改、勾划、裁剪、拼接、抽取、拆页或损毁；3.2.4.4.查阅合同交还时，合同管理负责人须当面核对，如发现遗失或损坏，应立即报告主管领导。3.2.5合同期限3.2.5.1在合同到期、解除、重签情况下，原合同留存三个月，经部门经理同意后销毁；3.2.5.2相关财务处合同，应在合同最后履行日期结束时将合同装订归入当期凭证；3.2.5.3集团公司合同，原则上须永久留存，特殊情况需销毁的必须经董事长批准。附件1：合同保管登记簿序号合同名称签订双方合同期限合同金额位置/范围其它1其它2其它3备注备注：各合同负责人根据部门需要添加登记内容附件2：合同查阅审批表序号查阅日期申请查阅合同名称查阅人签名有权批准人审批备注附件3：《××合同修改通知书》今经双方代表达成一致，对《××合同/协议》中的内容做出如下修改：……（后附修改后合同）。特此通知。经办部门经理签字：会审人会审人修改记录修改状态修改标注人修改标注日期备注R1R2R3