公司-会议管理制度

第1页/共16页沈阳市**家具有限公司会议管理制度文件类别：总办类文件编号：ZB-2015-11-001文件版次：A/0编写日期：2015年11月02日生效日期：2015年11月02日机密等级：公示机密合计页数：共16页编制：审核：批准：第2页/共16页**公司会议管理制度一、目的：为加强企业管理，更好地完成公司的统一目标，建立、健全有序的工作秩序，提高工作效率和工作灵活性和规范工作行为，结合本公司实际情况，特制定本制度。二、目标：通过会议管理促进工作完成率达到100%。三、适用范围：适用于沈阳市**家具有限公司各部门、各级、各类会议的组织与管理。四、定义：会议管理：是指为了各层级明确工作目的，提高工作激情，提升工作效率，有计划的去做好每项工作，给员工提供了一个学习和交流的平台，并且及时对工作进行落实和总结。一个会议的构成，包括以下要素：会议名称、会议时间（含开始时间和终止时间）、会议地点、会议人员（出席人员、列席人员和工作人员）、会议组织、会议主题等。具体的是有组织、有领导地召集人们商议事情，通过会议过程管控，集思广益、促进沟通、统一思想、协调步调，实现科学决策。我司会议分类：总经办例会、部门例会、专题会议、总结会议详见附件一：会议说明表五、管理职责：总经办：是所有会议管理的归口部门，负责监督该制度的执行。负责公司级例会、各种专题会议、总结会议的组织、指导和统筹协调及相关工作，负责部门例会的监督。总经办主任每月末编制并下发次月的会议计划。行政部：负责各种会议的会场安排、设备准备，负责管理保存所有会议纪要原件。各部门：负责本部门例会及主责专题会的组织及相关工作。六、具体要求：第3页/共16页（一）、会议原则：1、高效原则：会议召开应确有必要，注重实效，主题鲜明，准备充分，严禁召开没有明确目的、缺乏实际内容的研讨会、座谈会、经验交流会等；2、精简原则：大力精简会议，尽量缩短会期和控制会议规模，减少与会人员。尽量控制大型会议召开；能合并召开的会议统筹合并召开；对可开可不开的会议坚决不开；对能会下协调解决或用其他方式解决问题的尽量不开会议；3、节约原则：会议要厉行勤俭节约，严禁铺张浪费。（二）、会议策划：1、公司的重要会议由总经办负责计划、布置和管理，实施前必须考虑周详，确定方案，并制定出每个操作步骤及流程，会议结束后，由行政部负责组织各部门相关人员参加及时清理会议室，使会议室保持整洁；2、会议提拟人或主办部门负责会议的组织工作，并有权对违反本制度的行为提出处罚；3、各项会议依据公司召开会议的性质由主办部门和协办部门共同完成。主办部门会议工作的主要负责部门，统筹完成会议各项工作；协办部门需在主办部门的指导下协助完成会议有关工作；4、会议计划一经公司审批同意，如无特殊情况应如期召开；5、凡已列入计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的临时行政会议时，会议召集部门应提前一天报请办公室调整会议计划。未经总经办同意，任何人不得随意打乱正常会议计划；6、会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为：公司例会、公司临时行政会议、部门会议。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。（三）、会议通知：1、会议召集部门需在会议召开前一个工作日发通知单给各参会部门（人员），并同时抄送总经办。未发通知单，会议召集部门负责人（或会议召集人）罚款50元；2、例会时间固定，不需另行通知。如出现会议时间调整，公司级例会由总经办通知各参会人员，部门例会则由部门报总经办，并说明原因。未通知的，责第4页/共16页任部门负责人罚款50元。3、会议通知单需明确会议时间、地点、内容和参会人员等。未按要求填写，填写人罚款50元。详见附件二：会议通知模板（四）、会前准备：1、参加人员：（1）、对会议目标负有主要或直接责任者；（2）、对会议议题有绝对决定权力者；（3）、会后行动的直接执行者；（4）、对会议议题有专门知识或经验者；（5）、应参加会议人员因特殊原因不能到会，须经会议主持人批准，并由主持人决定是否由相关人员代为参加，严禁无故旷会、代会。严禁无故早退，会议期间如有特殊情况确需早退者，须经主持人批准。管理协调会、产销联系会、总结会不得请假，违者罚款30元。2、议程安排：议程由组织部门拟定，主要包括会议内容、讨论事项、达到目的、其他要求等。（1）、重要议题安排在会议前布置，保证与会者有备而来；（2）、明确或控制会议中各议题的时长，防止时间失控；（3）、控制议题数量，保证议而有决；注意引导、归纳、提升会议议题；（4）、需发放的资料应提早分发，让与会者在会议正式开始前可以明确会议内容、准备自己的看法，减少会中宣读、阅读、演讲的时间耽搁。3、会场布置：会场布置由组织部门协调行政部共同布置，主要包括会场空间、座位、条幅标语、音响、投影、照明、通风等的安排和布置，具体要求如下。（1）、会场空间应便于与会人员进出；（2）、座位应有利于主要与会人员的视野通畅、便于相互交流、便于记录和阅读；（3）、会议必须的设备应有质量保证，并应进行会前检查。第5页/共16页（五）、会中管控：1、人员签到：（1）、会议主办部门提前在会场入口处准备好《会议签到表》；与会人员进入会场，应签到详见附件三：会议签到表（2）、签到完成后，主办部门应尽快统计出应到、实到人数，未到人员，交大会主持人。无故旷会或迟到早退的视同旷工迟到早退。2、会场服务：（1）、引导座位：主办部门按事前安排的座位，引导与会人员尽快就坐，特别要注意主要领导人员和主席台就座人员的座次位置；（2）、分发会议文件、材料：重要文件可发到个人或主要负责人手里，可事先认领签收，也可会场提前认领签收；（3）、内外联系、传递信息：对大会进行中领导对外要办的事项，外来人员电话重要日程安排布置等的办理，外来记者等接待陪同等事项；（4）、维护会场秩序：保证会场内外的肃静，减少会议中的走动；（5）、处理会中临时事项：承办主要领导或重要与会人员交办的急事；（6）、其他服务：对会中一般需用物品应有余量准备，以应付个别需求。5.3会议进程管理。3、会议进程：（1）、主持人应熟悉会议议程、议题、目的和会议精神等；（2）、尤其主持人和主讲人应按时到位，在开会前5分钟由主持人清点人数，按时开会；（3）、要注意各参会人员想法、看法；（4）、主持人应集中与会者的意见后做总结，引导围绕中心畅所欲言，避免争执和人身攻击；（5）、讨论前应明确讨论的议题，要及时纠偏和引导，一般情况下不改变议程安排；（6）、主要研讨的议题一般应放在大会前半部分时间，当议论达到预期目的时，应及时小结并引导转换议题；第6页/共16页（7）、减少中途退席，特别是主要与会人员退席的发生；（8）、科学安排议程，注意中间休息和节奏安排，连续2～3小时以上的会议应安排中间休息，一般为10分钟。4、会议记录：会议主办部门派专人对会议内容予以详细记录，具体包括会议名称、时间、地点、出席人员情况、会议组织情况、主持人等，重点要做好会议议题、讨论发言情况、所形成的决议等内容的记录。所有会议都做会议记录。详见附件四：会议记录表（六）、会后跟进：1、主办部门及时整理会议记录，形成会议纪要、决议等结论性文件，并分发存档；2、按会议纪要和决议内容，总经办督促相关部门和人员逐项落实会议决策，以期达到召开会议的预期目的；3、凡会议议定事项涉及到的部门，部门负责人要认真组织落实，承担相应责任，并注意向主管领导汇报落实情况；4、全员会、产销联系会、采购委员会、月总结会做会议记录。详见附件五：会议纪要模板（七）、会议纪律：1、会议组织部门负责会议纪律的维护，准备签到表，组织参会人员签到。未准备签到表，会议组织人罚款10元；2、参会人员准时到达会场进行签到。会议开始时，组织人收回签到表。会后，组织人在签到表上标注迟到（注明到会时间）、未到人员；3、参会人员如不能按时出席，需提前1个小时向会议组织部门请假，公司例会需向总经办请假。未请假视同缺席或迟到处理；管理协调会、产销会议、巡厂检查、采购委员会、总结会不得请假，特殊原因除外（由常务副总判断是否属于特殊原因，并准假）。4、公司例会及总结会需部门经理及副职参加，如部门经理因故不能出席，需指派本部门主管级人员代替，并提前通知总经办；第7页/共16页5、无故缺席会议，罚款100元；迟到罚站3分钟；6、与会人员进入会场后，按顺序就座，遵守会场纪律，不得喧哗，不得交头接耳，严禁吸烟；7、会议期间，与会人员佩带的手机应关闭或调至静音位置；8、会议发言应言简意赅，紧扣议题；9、遵循会议主持人对议程控制的要求；10、属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言；11、注意保守机密，严禁随意宣扬会议内容、决议内容。特别强调，不得随意打断他人发言，更不能进行人身攻击，只有当事人发言后才能进行辩论阐述，违者罚站10分钟。七、过程监督：（一）、会议组织部门负责上述会议管理制度执行；（二）、总经办负责监督，违者按相关规定处罚。第8页/共16页八、相关流程：会议发起部门人事行政部与会者总经办流程说明1、会议组织部门进行相关会议策划，明确会议主题和程序并上报总经办；2、策划完成后下达会议通知，注明时间、地点、参会人员、会议材料准备等；3、协调行政部进行会场布置；4、通知协调参会者准备会议资料；5、会议发起部门提前入会场进行组织签到；6、会议过程严格执行管控细则，做会议记录和会议纪要；7、总经办进行会议总结及事后跟进。会议策划会议通知组织签到会场准备准备相关会议材料提交报备会后总结及跟进物资布置会场管控第9页/共16页九、相关文件表单：（一）、会议通知单（二）、会议签到表（三）、会议记录（四）、会议纪要十、实施日期：此制度自2015年11月3日正式执行沈阳市**家具有限公司总经办第10页/共16页附件一：会议说明表分类会议名称会议级别主持人召开时间参会人员会议内容总经办例会全员会A常务副总每月第一个周一早7:50公司全员参与人事任免、管理方向、统一思想、制度学习、奖惩通报管理协调会B办公室主任每周一下午16:00总经办、各部门经理、主管工作总结与计划，各部门约定及协助产销联席会A办公室主任每月28日总经办、销售团队、各部门经理、主管销售订单与生产计划衔接部门例会生产例会A生产厂长每周五下午13:00厂长、技术经理、品控主管、调度、计划、物控、班组生产及质量情况通报、计划、改进工艺周例会C技术经理每周四上午10:00总经办主任、技术经理、工艺员工作总结与计划、难点和重点跟进品质周例会C品质主管每周四上午11:00总经办主任、技术经理、品控主管、品控员工作总结与计划、难点和重点跟进销售周例会A销售经理每周五上午10:00总经办、销售经理、内勤、业务员销售总结与计划、难点和重点跟进专题会议质量会议A技术经理每周一下午15:30总经办、技术、厂长、品质、采购、调度、计划、物控、质量情况通报、实施改进巡厂查看A生产厂长每周二上午9:30总经办、厂长、技术、品质、行政、采购、调度、物控厂区安全、生产进度、质量问题检核采购委员会B采购经理每月30日总经办、采购、厂长、技术、销售、计划、物控、恒茂采购情况及资源需求、共享情况介绍总结会议月度工作总结与计划会B办公室主任与产销联席会合并总经办、销售团队、各部门经理、主管月度的工作总结及次月工作计划季度工作总结与计划会B办公室主任与产销联系会合并总经办、销售团队、各部门经理、主管季度的工作总结及下个季度工作计划第11页/共16页附件二：会议通知模板会议通知会议时间会议地点会议承办会议主持会议审批参会人员会议议题会议要求第12页/共16页附件三：会议签到表会议名称会议时间会议地点签到：序号姓名部门职务序号姓名部门职务116217318419520621722823924102511261227132814291530第13页/共16页附件四：会议记录表会议记录会议主题会议主持会议时间会议地点列席人员缺席人员会议讨论内容第14页/共16页各部门主要发言会议决议记录整理记录审核呈报抄送本记录共*页第15页/共16页附件五：会议纪要模板**会议