《番茄工作法图解》读书笔记

《番茄工作法图解：简单易行的时间管理方法》（原版：PomodoroTechniqueIllustrated:TheEasyWaytoDoMoreinLessTime）这书挺薄的，可以一天内看完，可是它介绍的知识与技术却十分有用，之前我在豆瓣与微博推荐过这本书。可是不知道是不是因为作者写这书时也贯彻了番茄工作法，书中的知识点比较分散，因此我做了一些整理和总结。（PS：考虑到只有英文版的电子书所以下面的配图只采用英文版的插图）1.概述番茄工作法用简要概括就是：“列出你当天要做的事，从中挑选一项并专心做25分钟，然后短暂休息3-5分钟。在进入下一个25分钟之前，快速地将列表中其他的事项与你正在做的对比一下，看是否需要换成别的任务，挑你认为比较重要的事来做。如此反复循环。”这样做的目的是保证一次只专心做一件事，作者举了一个自身的例子来说明这样做的重要性：他上班大概需要坐25分钟左右的公交车，鉴于那里地广人稀（我没有黑天朝的地铁与公交），每天他都可以坐在习惯的座位上，然后利用这段时间看书或者是与工作有关的实用书籍。这段时间相对固定、活动单一、目标单一，成果却十分好，比起在家里看书时免不了刷刷微博或上上微信要有效率得多。但是我们总不能为了达到这样的学习效率而整天泡公车，幸好番茄工作法正是为了制造这样的工作节奏。上面的25分钟就是所谓的一个番茄钟。适用人群：拖延症的各种早期、中期、晚期患者，正常人，有志青年等。不适用人群：AlbertEinstein，ElonMusk，StevenJobs1.1.番茄工作法用到的工具首先介绍一下用到的工具：三张白纸，一支笔和一个计时器（不一定是番茄计时器）。三张纸的用途分别是：1)“活动清单”（ActivityInventory）：列出最近需要完成的任务，言简意赅即可。2)“今日待办”（ToDoToday）：从活动清单中挑选出今天需要完成的任务，并计划好完成任务需要的番茄钟个数。3)“记录表格”（Records）：记录每天完成了多少个番茄钟，多少个任务等信息。1.2.番茄工作流程的简单介绍按书中的介绍，一个番茄工作者一天的流程大致分5个阶段：1)计划（Plan）：从活动清单中合理挑选任务到今日待办中。2)跟踪（Track）：确定当天活动后从第一项开始工作，开始25分钟的番茄钟，并记录中断的次数（后面介绍）和过程指标。“番茄钟+短暂休息”如此循环工作下去。3)记录（Record）：一天结束后把当天的记录都统一归档到记录表格，方便以后回顾、反思个人工作流程。4)处理（Process）：每隔一段时间都要从记录的数据中分析自身工作的特点，如每天能够完成多少个番茄钟，有多少次工作时遇到了中断等等。5)可视化（Visualize）：最终将你得到的信息以某种方式组织起来（书中用的是思维导图），从中找出改进工作流程的方法。其实这里再浓缩一下就是以下三点：1)合理计划每天的任务；2)有节奏和条理地完成任务；3)及时回顾和反思工作流程。2.原理这么简单的番茄工作法之所奏效，是因为它让你顺应自己的天性去工作，符合大脑工作的工作方式，因势利导。体现在以下几点：1)有规律有节奏的生活方式最适合大脑，节奏的变更会导致头脑混乱。不规律的作息时间往往更容易使人迷茫和焦虑。2)番茄工作法通过执行相同的动作和程序，可以使大脑迅速进入处理事务的最佳状态，不再需要考虑繁琐的流程和选择任务的烦恼。同时还利用了人的反射条件的力量，经过长期的锻炼，启动计时器便立刻提醒自己集中注意力，时间一到就放松一下。习惯成自然。3)人脑不适合同时操作多个任务。有研究表明：正在做一件事，然后转而忙另外一件，那么回头做第一件事时所需要的时间成本要增加20%左右。因此可以用番茄工作法强迫自己每次只专心做一件事。4)对未来的任务或困难的任务进行预估、计划就像盲人摸象，正是这种不可预测性导致了焦虑、生产力下降，甚至是拖延。番茄工作法体现的是“现在就做”原则，通过把工作视为一连串的事件各个击破，勇敢地踏出第一步。5)大脑在没有工作时（如睡眠、休息），会收集记忆并找出它们之间的新联系，这些都是大脑无意识操作的。短暂的定期休息能够促进融会贯通能力，给大脑时间吸收知识，有利于激发新思路。6)有一种精神状态叫“心流”，具体表现为：明确的目标、集中、专注、自我意识消失、时间感扭曲等。心流是一种创造性的状态，但是在这种状态下缺乏全局观，创造力与统筹力难以并存。因此一个番茄钟之后我们需要打断，观察全局，然后才再次回到心流状态。7)通常面对一项重大的任务，我们的情绪会经历下图中的变化：a)开始时需要收集、分析大量的信息，跟客户与团队交流，面对需要整理的千头万绪，此时我们会感到十分混乱（Chaos）；b)随着时间推移，慢慢的看出了事情的脉络，学的越多，任务逐渐变得越来越有趣（Interesting）。在某些环节，我们甚至会完全地进入状态，满脑子都是它，欲罢不能，十分亢奋（Exciting）。c)渐渐地当看透了整个事情后，我们的对它的感情就会从一般（Common）跌到无聊（Boring）。有些时候甚至收尾工作做不好，虎头蛇尾。其实这是不利于工作的，我们并不需要巅峰，更不想低谷，更合理的是保持一个可持续的步伐。以上几点就是番茄工作法的科学之处，洗脑传销的话就说到这里，下面介绍详细的操作。3.详细操作介绍3.1.填写活动清单最简单的活动清单就是把要做的事情一项一项地列出来，此时不必考虑重要程度和优先级，也不要长篇大论，自己看懂就行。如果某件事需要在某个时间前完成，可以在后面标上最后的限期。接着试着对每一项任务进行事前预估，预估一下需要多少个番茄钟来完成，在后面用铅笔标记上，因为可能需要修改。通过这样训练和监控，积累做预估的经验和技巧。如果预估与实际所花的功夫不一致，原因有两个：①预估的能力有待提升；②工作开始后出现新问题或新情况。更加复杂的活动清单可以写成进度表的形式。下图中最上面的一行就是月份和日期，然后每个活动占一行。每一天从这里挑选几个任务到今日待办中，并在该任务的当天日期那里画一个“○”。当天工作结束后，如果该任务完成了，就在“○”里画一个“☆”，否则留空。一段时间过后，如果看到很多留空的圆圈，说明总是高估自己所能实现任务的能力。如果某项活动有很多空圈，则可能需要分解它为更小的任务。3.2.填写今日待办每天早上从活动清单选择一部分到今日待办中，并且在任务后面画上几个“□”，数量是计划花在这项任务的番茄钟个数。完成后就可开始工作了，选择一项任务，开启计时器，专注工作25分钟，时间一到，在“□”里打上一个“×”，表示在这项任务已经专心工作25分钟了！在开始另外一个番茄钟之前，先短暂休息3~5分钟。休息有一定的要求：1)站起来，离开办公椅至少两步远，做一些肩部运动。总之要尽量放下工作，休息期间决不能思考上一个或下一个番茄钟的工作。2)不要打重要的电话或写重要的邮件，让大脑充分吸收过去25分钟的脑力激荡。3)休息后需要决定继续同一项任务，还是切换到另一项。4)除了每隔25分钟的短暂休息外，还需要一个阶段性休息（15~30分钟）。可以将4个番茄钟作为一组，每4个番茄钟后进行阶段性休息。这时可以做一些喜欢的事情或看看邮箱，但是千万不要写重要的邮件（这种东西还是把它放到计划那里做比较好）。工作时的要求是：1)在闹铃响了之后，顶多写个速记纸条来标志当时任务的思路，千万不要多花5分钟继续工作，否则会影响下一个番茄钟。2)如果番茄钟进行了一半，但任务已经完成了，这时不要切换的另外一项活动，而是用剩下的时间进行“过度学习”。如回顾一下刚刚所做的工作或复习一下新学到的知识，看看能否改进工作思路等。因为番茄钟具有原子性，用剩下的时间来进行另一项任务也得不偿失，它跟踪的数据也无法跟其他番茄钟匹配比较。3)一个番茄钟因为某些原因而终止或没有完成，也千万不要在任务那里打“×”。1个番茄钟等于25分钟的努力，是不可分割的单位，是一段“一视同仁”的时间。基本的承诺是，花上25分钟，尽可能努力地做好，这里的关键是这一刻你尽了全力。不要为了多打几个“×”而自欺欺人，要学会作废一个番茄钟。4)如果“□”已经用完了但任务还没完成，即实际操作超出了本来预估的数量，这时我们需要做二次预估。猜测完成这项任务还需要多少个番茄钟，在方框后面画上相应数量的“○”。如果圆圈也用光了，需要做三次预估，在后面画上相应数量的“△”。如果三次预估也做不完，你就得分析一下原因了，如也许要将活动拆开来降低复杂度。3.3.中断实践表明，在番茄钟里难免会遇到各种各样需要中断的情况。如：突然想起一些急事要去做（这种自发性的称为内部中断），接到一个电话或同事有问题找你（这种别人造成的称为外部中断）。不同的中断有不同的处理方法，但处理的基本原则是：接受它，然后记录它，接着立即继续手头的工作，免得真的被打断。对于内部中断而言：如果想到的事情不是很重要，可以把它写在活动清单那里，并在任务前面标志上“U”表示没有计划过的（Unplanned）事情（如下面第二幅图所示），然后继续工作。如果想到的事情要在当天完成，可以把它写在今日待办中的下方，当做正常的任务来处理（如下图的③所示）。对于外部中断而言：在对方接受范围内建议他尽量往后再找自己，不需要直接处理的就尽量往后，同时要做好记录（跟上面一样），免得自己会忘掉。确实比较紧急的就只能作废当前的番茄钟。为了记录中断的数量，可以在遇到中断的任务后面做相应的标记。一个“撇号‘”标记一次内部中断，“减号-”标记外部中断，如下图的①和②所示。3.4.填写记录表格前面的今日待办那里记录了不少东西，一天工作结束后需要把这些数据都转移到记录表格那里。简单的可以只记录每天番茄钟的数量，一天占一行：但是由于我们还有二次预估等数据，所以可以在后面再加两列。下图中第一列记录完成的任务中有多少个“□”没填满，“+”表示高估（即没填），“-”表示低估（即需要二次预估）。第二列记录重新预估的数量，有多少个任务需要二次预估的，多少个任务需要三次预估的。我们的目标是让这两列尽量为0，以此来锻炼自己的预估任务能力。另外也可以再增加一列来记录中断的次数，总之把你想记录下来的数据都写清楚就好。3.5.定期总结做了那么多的记录，无非就是为了让自己了解以往的工作流程，从中分析优缺点，并找出需要改进的地方。作者建议我们每天工作结束后都花10分钟左右来用思维导图把当天的主题总结一下，并且每月也要做一次大的总结。3.6.小结一图胜千言，最后用书本第一章开头的插图来总结一下整个过程：4.实践篇去年10月份读完这书后，我还真的在淘宝上买了两个番茄计时器（一个给我弟）。但是后来发现用手机的倒计时软件反而来得方便，不过实体计时器的感觉还是挺好的，就当买了个小玩具：对于记录表格，我用Excel代替了，因为可以非常方便地生成图表，看起来也十分直观（以日期为横轴）：如果思维导图也想电子化，推荐一下我朋友所在公司的产品：XMind番茄工作法具有可塑性，很多地方都可以调整为适合自己的方式，如自定义一个番茄钟的长度等。但是请坚持常规的番茄工作法至少2周，否则只用到一些皮毛的技巧顶多算是PomodoroButt（番茄皮）。这篇文章是读书笔记，所以有些地方写得比较简略，请见谅。我的很多同学开始了他们人生中的第一份工作，希望这篇文章能对你们有所帮助。最后，番茄工作法不要用于假期和休息期间的活动，好好享受生活！5.相关资源1)番茄工作法创始人所设立的官网，可以下载官方书籍和各种表格的样板。2)该书作者的博客3)“番茄工作法”中文分享站