原材料管理制度

原材料管理制度为确保关系到公司产品成本、利润率与产品安全等各项关键性指标在可控范围之内，以保证公司原材料采购、供应、使用乃至生产、销售环节的稳定运作，特制定如下原材料管理制度。一、原材料的管理部门原材料的供应管理部门为公司原料部，保管部门为仓库，原材料的使用安全性由配方管理员负责监督。二、原材料的采购管理规定（一）新原材料的采购1、新原材料的信息收集1)新原材料信息收集的主要负责部门：原材料信息组；2)新原材料信息收集的辅助部门：研发部门。3)新原材料的样品收集统一由原料部信息组负责。2、新原材料的采购申请原材料的采购申请分为研发需要申请和原材料新增申请两类：1)研发需要申请由调香师填写《新原材料使用申请表》，经部门总监审核，经部门总监审核通过后，进入新原材料的评定与审批流程：2)原材料新增申请由原料部总监填写《新原材料使用申请表》，经与研发部门总监讨论通过后，进入新原材料的评定与审批流程。3、新原材料的评定与审批1)原材料的评定：A.研发申请的原材料评定：由研发部门总监会同原料部总监进行质量评定；B.原材料新增的评定：由技术副总经理组织研发部门人员和原料部总监进行评定。C.新原材料评定的内容：原料的质量、产地、安全性、规格以及价格等D.评定要求：评定小组至少应对二至三家供应商的原材料进行对比，以确保原材料的质量与价格的合理性；E.评定需填写的表格：评定小组成员应在《新原材料质量评定表》上写明评定意见，并签名确认后，方可将《新原材料使用申请表》和《新原材料质量评定表》一同呈交上级审批。2)新原材料料使用申请的审批新原材料使用申请和新原材料的质量评定由技术副总经理审批，经技术副总经理审批通过后的新原材料方可进入公司技术或研发部门使用。3)新原料采购申请的审批：A.新原材料经评定小组确认可以使用，并由技术副总经理审批通过可引进的新原材料，品种在五种以内或总采购价值在五千元以内的新原材料采购，由原料部总监直接向财务请款购买；B.新原材料品种在五种以上或总采购价值在五千元以上的采购，由原料部总监呈报总经理批准。4、新原材料的档案管理1)研发部门存档：研发部门在进行原材料的评定时，应建立详细的原材料评定档案，以便于日后使用；2)原料部将原材料样品分成两份送质量管理部门存档：A.原料部总监交一份新原材料的样品及技术指标转交给质检部门作为检测的标准依据；B.原料部总监交一份新原料样品给色质谱分析室建立原材料谱库。5、原材料新增的后续处理：原料部将新增的原材料名称、质量参数、规格、产地、使用要求等相关内容发给研发部门总监，由研发部门总监通知研发部使用。（二）现有原材料的采购1、现有原材料的采购申请现有原材料在库存不足常态库存的情况下，仓库主管应根据该原材料的历史使用情况填写《原材料采购申请表》向生产品控部总监提出采购申请，由生产品控部总监向原料部总监提出采购意向。2、现有原材料的采购审批1.原料部总监由到生产品控部送来的采购申请后，应及时核对原材料库存量，经确认需采购后，应及时组织本部门人员落料采购；2.如原材料的价格及产地发生变化，原料部总监应按“原材料产地及价格变动”的相关规定处理。（三）原材料产地及价格发生变动时的处理1.配方所确定的原材料的价格与产地，研发人员、配方管理员及生产技术人员应严格遵照执行，因市场变化而导致的价格或产地的变更，需要修改配方中的原料产地时，由原料部总监填写《原材料价格/产地变动申请表》并按新原材采购管理规定的相关流程处理。2.原材料价格及产地变动的后续工作：原料部总监将总经理审批的《原材料价格变动申请表》交给财务中心调整原材料价格，财务中心将该原材料价格调整登帐后，应及时通知配方管理员，由配方管理员重新核定产品的成本价格，并及时转交财务中心重新核算产品出厂价。三、原材料的库存管理规定（一）原材料的常态库管理1、常态库存定额的形成和制定方法（1）物资常态库存的形成：企业生产经营活动所需的物资，是分批进货陆续消耗使用的。因此，企业仓库中应经常保持一定合理的物资储备，称为库存物资。确定合理的库存量标准，应该以先进合理为原则。因为，过多的储备会造成物资积压，影响资金周转，而储备量过少，则会造成停工待料。2、常态库存储备定额的制定：企业的库存物资总是经常在最大和最小之间变动，从而形成了库存的经常储备，其制订方法如下：1)日期定量法：即先确定物资的供应间隔天数(即物资的储备天数)，然后，据以确定物资的经常储备。2)日期定量法计算公式：库存经常储备定额＝平均每天需要量×经常储备合理天数（二）原材料的库存管理1.原材料入库后，仓库管理员应按相关的原材料产品的保管要求进行分类存放；2.任何出入库原材料均应列入仓库台帐，不得虚报冒领；3.严格执行原材料、产品出入库管理制度，当天出入库的原材料仓库管理员要认真校对产地、型号、数量；验收入库后的原料的名称、型号标识字迹应清晰明显，发出的货物要与《货物出库单》相一致，并及时登帐，做到帐物相符；4.仓库应保持干净整洁，确保原材料保存的环境干燥、阴凉、通风；5.仓库管理员对于库存货物应做到“六清”、“六防”、“四无”即“数量清、生产与保质期清、保存要求清、生产批次清、产地清、质量清”,“防渗透、防变味、防变质、防破损、防盗窃、防空帐”及“无鼠咬虫蛀、无霉烂变质、无包装破损、无超限或不符要求保存”；6.库存物品应遵循“发旧存新”、“发零存整”的原则进行管理，不得新货新发，整货拆发，应按到货先后，做到先到先用，防止久放变质；7.仓库管理员要严格执行收发管理制度，杜绝无单据交接货物（因特殊情况未能及时提供凭证者，仓库管理员随后要负责跟踪并将手续补办完整），不得无手续出入库；8.仓库管理员要经常检查仓库货物，发现有盛装物破损，要及时给予更换，防止因泄漏造成公司财产损失；9.除财务中心因业务需要外，未经总经理批准同意，其它任何部门和个人均不得查看仓库帐薄及相关数据；10.仓库主管应于次月10日前将上一月的有关报表、单据交给财务中心，不得拖延而影响财务核算工作。四、原材料的出入库管理规定（一）原材料入库1.原材料进厂后，应放置在材料待检区，由仓库管理员及原料采购员共同依据订单对原材料进行核对，查看品名（中英文），数量是否一致，确定无误后，由仓库管理员通知质控部门取样检验，符合质量标准的由质控部门开具《合格证》，仓库方可凭质控部门开具的《合格证》将货物验收入库；2.经质控部门检验不合格的原材料，由质控部门开具《不合格证》，仓库管理员接到不合格通知后,应及时通知原料部门落实处理，原料部门接到通知后应及时通知供货商,办理退货或补货手续,如有特殊原因无法采购到与标样一致的原料，而生产确需使用时，原料部门可按照按新原材料采购的相关规定执行；3.仓库管理人员应严格按照技术中心规定的原料储存条件、要求，做到分类合理、摆放规范有序；4.未经检验和检验不合格原材料，仓库不能入库，车间不能使用，否则造成的质量事故和经济损失，由仓库主管、车间主任及相关批准使用的人员负责。（二）原材料出库1、研发部门申请领用由研发部写《领料单》，向部门总监提出申请，少量原材料由部门总监批准后，仓库可凭研发部门总监签批的《领料单》中所列明的原材料名称、领用数量、规格等发放给调香师。批量原材料领用申请由技术副总经理批准。）2、生产部门申请领用由生产车间主任凭销售服务部的下达的《生产计划单》向仓库领用原材料。3、特殊原材料的申请领用特殊原材料的申请按“特殊原材料使用管理规定”执行。4、任何人无上述所要求的签批手续，仓库管理员一律不得发放原材料；5、原材料出库后，仓库管理员必须及时销帐，确保库存物资的帐物相符。成品仓库管理制度一、目的本制度对于仓库的收、发、贮、管作了规定，以确保不合格的成品不入库、不发出，贮存时不变质、不损坏、不丢失。二、适用范围成品库及待处理品库的管理。三、内容1、职责成品库管员负责成品的收、发、管工作以及退回货物的前期验收。待处理品库管员负责待处理品的收、发、管工作。成品入库①检验结论为“合格”的产品生产部打印《入库单》到成品库办理成品入库手续，在办理入库时，库管员应检查、核对产品的品名、型号、数量等标识是否正确、规范以及外包装是否干净等，符合要求的方可入库。②成品入库后应放置于仓库合格区内。待处理品入库成品库库管员负责退货和超过保质期滞销产品入库工作；生产部负责半成品和准成品待处理入库工作；库管员应检查核对产品的品名、型号、数量、批号等是否属实，对入库单进行审核。产品入库后，库管员应及时审核，在帐上记录产品的名称、型号、规格、批号、生产日期、数量、保质期和入库日期以及注意事项。并《产品标识和可追溯性控制程序》的规定做出标识。未经检验和试验或经检验和试验认为不合格的产品不得入库。库管员应妥善保存入库产品的有关质量记录（验证记录、原始质量证明、检验报告单等），每月将这些质量记录按时间顺序和产品的类别整理装订成册、编号存档并妥善保管。3、贮存贮存产品的场地或库房应地面平整，便于通风换气，有防鼠、防虫设施，以防止库存产品损坏或变质。合理有效地利用库房空间，划分码放区域。库存产品应分类、分区存放，每批产品在明显的位置做出产品标识，防止错用、错发。具体要求如下：①库存产品标识包括产品名称或代号、型号、规格、批号、入库日期、保质期，由库管员用挂标牌的方法做出。若产品外包装已有上述标识的，仅挂产品型号的标识牌即可；②按型号、批号放，高度不得超过6层；③放置于货架上的产品，要按上轻下重的原则放置，以保持货架稳固。有冷藏、冷冻贮藏要求的原料、半成品均按要求贮藏于冰箱、冰柜、冷库或有空调的库房。4、出库提取成品时必须有营业部打印的《出库单》和《调拨单》。成品库的库管员凭经审批的《出库单》、《调拨单》成品，发放时应做到：①认真核对《出库单》、《调拨单》的各项内容，凡填写不齐全、字迹不清晰、审批手续不完备的不得发放；②发放时，应认真核对实物的品名、型号和数量，符合出库凭证要求的才能发放；③发放完毕，库管员应对《出库单》、《调拨单》进行审核，单据应妥善保管；④发放时，若产品标识破损、字迹不清，应重新作出标识后发放；⑤同一规格的成品应按“先进后出”的原则进行发放。⑥成品出库后，仓库管理员必须及时销帐，确保库存物资的帐物相符。5、仓库内部管理●成品库的主管部门应对仓库进行不定期的抽查，检查账、物、卡相符状况，存放情况、标识情况。原料库主管应抽查物料的仓储情况、环境条件、有无错放、混料及超期贮存、变质、损坏等现象。发现问题，及时解决。●库管员应经常对库存产品进行检查和维护，发现变质、发霉或标识脱落等现象应及时向直接上级报告，及时处理。对有保质期的产品要防止失效。发放距保质期不到一个月（含）的原料前应报验，检验合格后才能发放。距保质期不到三个月（含）的成品一般不发放（顾客同意的除外），但应及时报验，根据检验结果进行处理。若超过保质期，应及时报验，并按《不合格品控制程序》的规定处理。●仓库人员应进行经常性动态盘点，做到日清日结，保持账、物相符，年中和年末应配合财务部搞好盘点工作。●仓库做到通风、防潮、清洁，无苍蝇、老鼠。冷藏、冷冻库温度应控制在规定范围。仓库内严禁烟火，不允许存放易燃易爆物品和其它危险品（危险品库除外），并设置足够的消防器材。消防器材不允许占压。●对有毒有害及带有腐蚀性的物品应分别贮存，并采取有效的安全防护措施。●退库的成品应按品种、型号分别码放并予以标识，经质管部检验为合格的办理入库，并尽快发出。经检验为不合格的，按不合格评审处置意见办理，并作出待处理标识。●成品库另划待处理品区，存放退货并予以标识，同时配合有关部门按程序做好退货处理工作。●原料库根据生产计划，做好查料、备料工作，严格按领料制度发放原料。根据生产计划和库存填报采购申请计划，保证生产需要。●对于喷粉产品要严格按照产品的贮存条件贮存，经常检查并通风，发现问题及时通知直接上级并与技术部联系，做到及时处理。●凡打开包装的原料、半成品和成品，都应重新包装，保证密封，不允许敞开存放。没有标识的应做出标识。●成品库负责样品的包装、发放。样品包装上应有标识，标识内容包括：品名、