Excel实用操作技巧大全(图文详细版)

Excel决定企业存亡决定企业命运的因素很多，人才、管理、资金、产品、市场„„对于这些，很多人都知道。殊不知，玩不玩得好Excel，也能决定企业命运。何以见得，这就得从Excel的本质说起。不少人认为，它只是个“电子笔记本”，无非是取代了以往的纸质笔记本，用来记点数据而已。如果这样想，也这样用，那就大错特错了。只是“电子笔记本”的话，MSOffice怎么可能成为全球企业通用的办公软件？那么——Excel是什么？它是挖掘数据背后意义的工具。数据是什么？是企业经营决策的依据，也是企业的命脉。举个例：阿童木办了家公司卖设备，投入仅有的100万买了A、B各100套设备。一年下来发现，A设备卖了90套，B设备卖了0套。阿童木明年应该怎么办？抛开各种复杂的市场分析，按照小学数学教的简单加减法逻辑。既然A卖的好，自然是进货接着卖；B一台都卖不出去，就要想办法清仓减价大处理，回笼资金后转而考虑加强A，以及引进新的产品C。好啦，下了订单买90套A，消息也放出去了，要对B进行清仓处理。就在此时，销售部说：不好意思，数据做错了，其实是A卖了0套，B卖了90套。OhmyLadyGaga！后果可想而知。这当然是一个极端的例子。可是，我们身边又何尝不是天天在出现类似的问题。数据错误造成的直接损失、纠错成本及其他负面影响不可小视，却在被很多人忽视。有人说：你手工做当然会错，咱们用系统的没这困扰。我不敢苟同。近几年市场上出现了一个新名词：BI。全称：BusinessIntelligence（商业智能）。它是一套系统，可以将企业中现有的数据转化为知识，为企业做出明智的业务经营决策提供依据。之所以会有BI的横空出世，说明传统的企业系统，无论是ERP、WMS还是CRM，更多解决了数据的Input（输入），而不能提供完全满足需求的个性化Output(输出）。从技术层面上讲，商业智能也不是什么新技术，它只是数据仓库、OLAP和数据挖掘等技术的综合运用。而对于Excel来说，只要源数据足够优秀，应付大多数企业的数据挖掘需求，那是小菜一碟。谁让它就是专门干这个的呢，桌面数据处理之王可不是吹的。回想一下，有哪一位老板点点鼠标，根据系统生成的基础报表就能做决策。通常不都是各部门整理数据，出具手工制作的数据分析报告。有系统也好，没系统也罢，投影在会议室幕墙上的数据分析结果，大多是Excel的杰作。说它重要，一点不为过。2011年06月13日Excel到底是不是小玩意儿？！我认为不是。重视Excel很必要，为什么？咱们算一笔账：一家公司有20个人，其中2个人做数据工作。但是他们不会用Vlookup和透视表，于是查找/比对和制作汇总表占用了他们全部的时间。按月薪2000元/人算，公司一年将支出48000元。而这些活儿交给懂Excel的人，能快几百倍完成。这两样我称之为哼哈二将，不会用痛苦万分，用会了幸福百倍。对于实际的工作需求，在所有技能中，他们的重要性我给排第一。知道多卖东西能赚钱，虽然也都知道省成本也能赚钱，但真正关注成本的企业却不多，尤其在对待Excel这件事上。如果半个能人的活要2个人来做，成本就会增加。36000元的成本对于一家产品毛利10%的企业，意味着36万的销量增长。相比增加销量，恐怕还是省钱来的容易些。--------------------------------------------------------------------------------------------------博友们说：@简约力——太有同感了！往往从ERP捞出的资料相对分散，用一下Vlookup--然后透视表一下--照相机再拍---交给画图并红圈标出重点--邮件发出--再用Excel记下本次重点--下个月再一次这样循环。@MrExcel——确实如此，从另一个角度来讲，对Excel各种功能的错误理解和误用可能会给组织造成巨大的财务和社会形象损失。这个网站列举了很多关于这方面的案例，。对于组织的管理者，是不是会突然觉得：Excel管理深度应用培训并不是可有可无的投资？对员工进行Excel等办公软件的培训和对员工进行设备的熟练操作的培训性质是一样的，都可以达到提高工作效率，提高工作(产品)质量的目的。@熊饼饼——还好我会Vlookup和透视表。。。@启明培训——很多人虽然在用Excel，但只是把它当成一个会计算的表格，所以优秀的企业几乎都很重视Excel培训。@Excel技巧网_官方微博——企业迟早要意识到Excel的作用的，这是一场自下而上的革命。--------------------------------------------------------------------------------------------------我甚至还被质疑说提高几百倍是错误的，于是给了这样的回复——回复@卓弈刘俊:不好意思说1万倍，因为没切身体会的人很难相信。但是我确实要说，也许是几百倍，或者上千倍，甚至上万倍。几周的工作可以一分钟完成，多少倍呢？//@卓弈刘俊:效率提高不是几百倍的问题。怀旧的单元格——Alt+↓为什么说单元格怀旧，那是因为单元格能记住以前的事。咱们都知道，通过设置数据有效性可以创建下拉菜单，用选择的方式输入数据。但是你知道吗？就算不设置数据有效性，单元格也有记忆功能，通过Alt+方向键下的快捷键调用，可以智能显示一个下拉列表，仅用选择的方式就能录入数据。那么，可选的内容是如何确定的呢？怀旧的单元格说：可选的内容正是你之前录入过的文本内容。（注意哦，是文本，纯数字的数据就不享受这个待遇了）看看下面这几幅图，展示了列表的变迁过程。学习如果仅止于此，就有点浪费已经启动的齿轮的能量。于是，我开始想花招了：如果去掉一个中间值，列表内容会有怎样的变化？实践证明，由于A3切断了数据的连续性，A6的列表只会引用“冰河和舜”；有趣的是，在A3调用列表却能兼顾上下的内容，引用“冰河、舜、星矢、一辉”，我认为它自动串起了上下数据的关系。那么，如果去掉两个中间值，又会怎么样呢？A2只引用了“星矢”，而A3引用了“冰河和舜”，也就是说，引用的内容并不仅限于上面单元格的内容，相邻的下面单元格的内容也会被引用，这在上面的假设中也是得到了证实的。继续假设，如果在一个已经填写有数据的单元格中用Alt+方向键下调用下拉列表，会不会出现当前单元格的内容呢？事实证明，这个假设是不成立的，列表只引用了相邻单元格的数据内容。似乎我们已经做完了所有的假设。且慢„„最后再来求证一下列表长度是否有限制？我录入了12个不同的文本内容，调用列表后，发现列表发生了变化，增加了一个滚动条。由此大概能断定，列表可以够长，长到滚动条越来短。好了，这就是怀旧的单元格。我想告诉希望学好Excel的朋友们，“假设„„更多”让人进步。白色边框or网格线如果已经看腻了Excel的网格线，而想要让自己的Excel看起来更干净、更有品质，就把它们拿掉吧。我知道有的人是将边框设置为白色实线来达到这一视觉效果，可那是不妥当的。那么，就直接运用菜单中的一个勾选项“网格线”来完成这一操作。高手都不用鼠标的，在键盘上跳舞吧。除了把空白表格变成一标准白板，“网格线”有什么实用例子呢？初次邂逅“网格线”，是我纠结于如何在已经设置了多处带边框的单元格区域中，保留有边框的单元格区域，而把其他没有设置的区域全变成白板。这当然是为了美观，可实现起来却有难度，那时我只知道设置白色边框，如果真这么做，简直就是坑爹？不要失去对小技巧的兴趣，它们不仅能帮助你提高效率和品质，也能带给你玩儿的心态，当你享受在玩儿的乐趣中时，学习就变得不那么困难了。Shift还能做什么？说到Shift你能想到什么，想到把英文小写变成英文大写吗？在Excel中，有一项操作很费劲——插入工作表。这需要晃动那10元的廉价鼠标多次点击才能完成。用Shift+F11（插入工作表），闭着眼睛想要多少就有多少，并且准确无误。这是由懒人的工作心态所导致的工作方式，在键盘上舞蹈吧。当然，也可以在插入一张工作表后，用“帅哥”F4来重复上次的操作。唧唧复唧唧，表格无穷多。（瞎用古典）有人说了，2007版和2010版只要点一个图标就可以插入工作表。可是，那也需要用鼠标做定位的工作，不是吗？至少你要找得到这个图标或者我们叫它按钮好了。如果今天鼠标坏了，当别人都在傻眼的时候，你却可以优雅的工作，不是很帅吗？快捷键的作用，除了让我们练就终极神功——闭着眼睛操作，还能解决工作时反复在鼠标与键盘之间进行姿态切换的问题。不要小看转换姿态带来的时间和精力的浪费，当操作频繁的时候，这种小事直接影响到效率、品质，甚至操作人的心情。还在用鼠标切换工作表吗？说到Ctrl你能想到什么，想到Ctrl+C/Ctrl+V吗？在Excel中，有一项操作很费劲——切换工作表。这需要晃动那10元的廉价鼠标没完没了的定位以及来回点击。用Ctrl+PgDn，闭着眼睛就能切换到下个工作表，准确无误，那么Ctrl+PgUp当然就是切换到上一个。这是懒人的工作方式，在键盘上舞蹈吧。F4——不是帅哥独自身在外地，果然有写东西的欲望，如果把我丢到能上网的深山里，每日100篇博文简直就是“洒洒水啦”。登机牌上的登机时间是18:55，还要留几分钟吃个东西，因为同行的朋友告诉我今天晚上没得吃。这么短的时间，写理念写不清楚，写函数也没时间作图，想来想去，还是说说小招数。虽然在前面分享F2时，我说过F2是小招数大智慧，但真正的意思是：所有的小招数其实都蕴含着大智慧。曾经有一部偶像剧捧红了四个年轻人，按女生的眼光，他们个个都是帅哥，站在男人的角度，我只记得道明寺砸墙的画面，并一直将此与司马缸砸光所混淆。这次要说的这个F4，不是帅哥，是Excel中的一个快捷键。我记得当年在操作Excel时，做过这样的事：在两行数据之间插入十个空白行，我的做法是，在对应的行标处点右键并按I插入的方法。相比其他同事完全依赖鼠标完成，这个方法让我有很大的成就感。直到后来无意间弄着玩，我才发现如果要插入一百个空白行，这样怎么成？于是，我开始鄙视我自己。当然，鄙视不是最终目的，我要找到好的方法解决这个问题。我常说：学习Excel的最好方法就是把数据量无限放大。只有当数据量无限大的时候，才迫使我们必须掌握更先进的处理方法。想来想去，我改进了一下，用Shift法做倍数添加，什么意思呢？首先，插入一行，再插入一行，现在有两行了。好，我选中两行插入，就会一次插入两行新的空白行，然后，再选中这四行进行插入，如此反复，空白行会成倍的增加（F4就是重复上一次的操作）。可是，这样真的方便吗？不方便，用鼠标定位永远都不方便，要想快准狠，就要摆脱对鼠标的依赖。直到有一天，我发现了F4。简单说，F4就是重复上一次的操作，虽然不是所有的操作都能用F4重复，但是它已经包含了很多我们常用的格式设定及添加删除动作。如果用F4来插入一百个空白行，就简单多了，我们再一次把自己变成机器人，执行一个标准动作就能完成任务。首先，插入一个空白行，按F4第一次，自动添加一个新的空白行，按F4第二次，再添加一个空白行。你可以闭着眼睛，听着音乐，跟着节奏，一次次敲击F4，当数到99次的时候，一百个空白行就准确的添加好了。当然，你也可以少年轻狂一把，猛的按将下去，你会发现新的空白行疾风骤雨的冒了出来。字体加粗、删除单元格、填充背景色等等都可以用F4进行重复，再不用来来往往于看似近在咫尺实则遥不可及的单元格和菜单命令之间。F4还能重复什么，你也来挖掘一下吧。（“此文原创，欢迎转载，转载请务必注明原作者”）F2——小招数大智慧今天早上送完儿子上幼儿园，接着开车去了税务局。办完事已经11点，在回家的路上，想着又有一段时间没有更新博客了。于是在脑子里瞬间过了一下，想要设计今天要写的内容。在我还没来得及思考的同时，F2闯了进来。不知道为什么，我总是喜欢介绍F2，因为在我看来，它不仅仅是一个快捷键，而是一种态度，明明是小小的招数，却蕴含着大智慧。开车时，我听到电台里的一句话：短跑冠军和第二名之间，也