印章管理办法

1/9印章管理办法第一节总则第一条印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印章的管理关系到公司正常的经营管理活动的开展，为维护公司利益，防止不必要损失的产生，特制定本办法。第二条本管理办法包括实物印章及电子印章两部分，实物印章主要为公司公章、专用章、法人章、部门章、党工团委印章以及公司授权管理的其他实物印章；电子版印章指使用的各类电子印章，包括word版电子印章、OA系统以及其他系统电子印章。第三条印章使用范围按以下规定界定。一、公章代表公司的印章，体现公司的权力、凭信和职责，可对内对外使用。在获取公司公章使用审批权人的批准后，方可以公司名义发公文、信函、报表、证明及其他材料。二、专用章是公司为履行某一项专门业务而使用的印章。印文中除刊有单位的法定名称外，还刊有专门的用途，如“财务专用章”、“合同专用章”等。专用印章只代表印章上刊明的使用范围。财务专用章用于办理公司会计核算和银行结算业务等财务事宜。财务专用章、财务用法定代表人手章由财务负责人根据财务管理制度委托不同人保管、使用，并承担相关责任。三、法定代表人手章是公司或公司相关部门在职责或书面授权范围内以公司名义向外报送材料、办理资质、注册变更、资产落户、协议书、证明等相关文件时使用。使用时须经本人审查签字。2/9四、部门印章原则上是在公司内部使用，不得对外使用。由于实际工作需要而对外使用部门章的，必须经公司书面授权，且部门负责人要承担使用的相关责任。第四条各类印章的保管部门及责任人原则上按以下规定执行。一、公章、法人章及公司授权管理的其他印章的保管及使用归属人事行政部管理，人事行政负责人为直接责任人。二、合同专用章、财务专用章的保管及使用归属各级财务部，财务部负责人为直接责任人。三、各部门印章归属各部门保管和使用，部门负责人为直接责任人。四、党委、工会、团委印章的保管及使用归属各级党委、工会、团委，其负责人为直接责任人。五、其他印章根据工作需要，在刻制前确定保管人和责任人。六、电子印章的保管、使用等权利、责任与实物印章一致。第五条是凡以公司或法人名义对外行文，须加盖公司公章或法人章，不得以部门印章代替。第六条专用章以“专章专用”为原则，仅限加盖在指定范围内的文书上。第七条电子印章制作、使用、保管、废止等按实物印章的规定重新申请、审批。3/9第八条人事行政部负责印章的刻制、发放、回收、废止并监督印章的保管和使用。第九条本办法适用于怀来公司各部门。第二节印章刻制、废止第十条公司印章须遵循国家相关法律法规和公司有关规定刻制、领取、启用、更换和废止。第十一条公司印章刻制原则上按以下规定执行。一、新公司注册须刻制的公章、法人章、财务专用章、合同章等，由注册人员根据公司批准性文件或手续刻制，完成备案后交由相关部门保管、使用。二、党委、工会、团委印章刻制获得上一级党委、工会、团委批准后，方可交由人事行政部刻制。三、其他印章由印章使用部门、人员填写《印章制作申请单》提出申请，经部门负责人和主管领导审核，总经理批准后，交由人事行政部刻制。四、印章刻制完毕后，刻制人应在《印章制作申请单》填写刻制完成的时间、刻制机构全称、地点和联系人电话等。五、印章刻制完毕3日内，由人事行政部填写《印章登记表》，上报上一级公司办公室备案。第十二条印章在领取前必须由各级办公室留存印痕存档，领章人填写《印章登记表》，注明印章全称、保管人、领取时间等相关信息。4/9第十三条印章在所在公司及上一级公司办公室完成备案后，即可启用。第十四条印章废止原则上按以下规定执行。一、公章、法人章、财务专用章、合同章废止的，由印章保管单位或部门填写《印章废止申请单》向上一级公司申请。批准后，交由上一级公司办公室加封保存3年，满3年后由办公室联合另一部门人员共同销毁。二、党委、工会、团委印章废止的，各级党委、工会、团委填写《印章废止申请单》向上一级党委、工会、团委申请。批准后，各级党委、工会、团委联合办公室共同销毁。三、其他部门、项目部印章废止的，由印章保管部门填写《印章废止申请单》，总经理批准后，该公司人事行政部联合印章保管部门或其他部门共同销毁。四、印章废止3日内应将结果向上一级办公室备案，并在《印章登记表》更新信息、注明销毁日期。第十五条印章更换视同废止原印章、刻制新印章，须按上述规定废止原印章、刻制新印章执行。第三节印章使用、保管第十六条印章审批权按以下规定执行。一、公章、法人章、合同章：控股公司该类印章的审批权归总裁，但按管理权限及事件性质，总裁可书面授权相关人员行使专有事项公章审批权。各公司该类印章的审批权原则上归书面被授权的董事长或总经理。5/9二、党委、工会及团委的印章使用审批权原则上归各级党委书记、工会主席及团委书记。三、部门等其他印章审批权原则上归主管领导，但无主管领导的归部门负责人。四、电子印章审批权与实物印章审批权一致。第十七条被授权人须按公司规定或国家有关法律以及公司章程、授权范围等慎重审批，须对造成的损失和影响负责。第十八条若使用公章的最终签署人以行授权之事为名，私自做出违反或有损于公司利益的事情，公章保管人有责任阻止、上报；知情不报者，将承担相应责任。若超出公章保管人可以监控范围的，由此所造成的损失由公章的最终签署人负责。第十九条用章部门或个人使用公司公章、法人章、合同章的，必须按要求填写《印章使用审批单》，经部门负责人、主管领导审核后，上报具有审批权限领导审批。批准后，印章保管人经核实方可用印。一、申请人须将用章事项、缘由、用章文件份数等列明，便于印章保管人操作。二、需加盖两种或多种印章的同一文件（如竣工备案表、房屋质量保修书等），须将用章的种类在同一用章审批单中全部列明，并由相关审批权人签字确认后方可使用。6/9三、各级审核人员要对用章事项认真审核，对事项真实性、风险性等发表意见。在逐级审核过程中被否决的文件，须将文件退回，不予盖章。四、印章保管人必须根据审批通过的《印章使用审批单》对用印的文书内容、手续和格式进行仔细检查，发现问题及时请示主管领导，以妥善解决。对不符合规定的文件、资料不得用章，印章保管人有权拒绝。对于知情不报、授权他人代为用章或在超出用章授权使用范围的文件或材料上用章，将由印章保管人承担相应责任。五、印章保管人根据使用时间对《印章使用审批单》进行编号，采取年度、顺序号的方式进行编号，使用连接号隔开。如控股公司总裁办印章编号为2012-001。代表2012年第001号用章。如使用的制式表单含有“编号”一项可直接在该位置进行编号；如使用的制式表单不含“编号”一项，可在表格右上角书写编号。第二十条部门印章用于公司内部事宜，部门印章的使用在《印章使用清单》登记即可，部门负责人须对每次用章进行监管。第二十一条所有印章使用均必须填写《印章使用清单》。由使用人员填写用章缘由、签字确认，其他由印章保管人填写。第二十二条若相关权限审批领导外出时，印章保管人可根据用章的紧急情况，与相关领导电话或短信请示，得到其同意后方可用章；并待领导返回后2个工作日内完成补签字。第二十三条正常情况下，印章使用单位或人员在获准使用并经核实后，印章保管人应立即给予用章。特殊情况的，在最短时间内加盖印章。7/9第二十四条未经公司总裁或被授权的总经理特别批准，任何单位、个人不得将公司公章、法人章、专用章带离公司。若有特殊情况需将印章带离公司，必须填写《印章出借申请单》，上报总裁或被授权的总经理签批。获得批准后，公章、法人章、专用章出借期间保管部门必须指派专人护章，借用印章归还时须注明归还日期，相关人员，包括保管人、护章人、借用人须确认签字。第二十五条印章要存放在指定地点（如保险柜）专人专管，并且采取安全措施，严加保管。印章保管人出差或请假应及时请示领导将印章交办他人，严禁私自委托他人保管、使用印章。印章代保管人即为印章责任人，按本办法对印章保管人的规定执行。第二十六条印章保管人调离岗位或离职需办理移交手续，须在《印章登记表》办理变动手续。变动手续办理完毕后原印章保管人责任自动取消。第二十七条若公司公章、专用章不慎丢失，办公室应于丢失后7日内在市级以上报刊刊登“丢失公告”，并到“公司注册登记机关”办理补章手续。若部门印章不慎丢失，各部门必须在印章丢失当日通知各级办公室，并办理相关补章手续。第四节盖章、归档要求第二十八条印章加盖须按以下规定执行。一、严禁在空白信纸或空白合同上用章，所有用章文件、材料均须填写有效日期。特殊情况的，必须经董事长或被授权人员特别批准（申请理由中必须有“加盖空白印章的字样”）。8/9二、所有用章文件，必须打印清晰、格式规范；手写证件（证明、介绍信等）一律用钢笔和碳素笔书写，否则不予用章。三、印章须盖得端正、清晰，位置上不压文，下骑年、盖月。四、法定代表人手章盖在职务名称的右下方，如竖式书写应盖于下方。五、所有对外资料（包括合同、承诺等）以及认为重要的内部资料需要加盖印章的，均须加盖骑缝章（资料在两页以上）。其他根据实际需要确定。六、除特殊规定之外，印章用油一律使用朱红印泥、印油。第二十九条印章的相关手续和资料按以下规定归档。一、各部门于每年1月底前将上一年度《印章使用清单》交于人事行政部。二、人事行政部于每年2月底前按印章类别将上一年度《印章使用清单》、《印章使用审批单》和《印章出借审批单》装订存档。三、人事行政部负责《印章制作申请单》、《印章登记表》和《印章废止申请单》的保管工作，该类资料作为永久保管资料。第五节罚则第三十条人事行政部负责印章的培训、管理工作，没有履行职责的可由各公司或上一级公司办公室给予警告、通报或处罚。第三十一条相关部门、公司经培训后，仍未严格执行本办法的，由人事行政部情节提请公司给予印章保管人、责任人和主管领导警告、通报或处罚。第三十二条对于以下情节的，公司将给予严惩，必要时诉诸法律解决。9/9一、未经批准，私自将印章带离公司。二、借用期间发生印章丢失或申请范围外乱盖印章的情况。三、无特别批准，在空白文件、空白纸张上用章，造成的损失和负面影响将由印章保管人负全权责任。四、印章保管人对印章保管不当、控制不严等给公司带来损失，由印章保管人负全部责任。第六节附则第三十三条分公司在不违背本办法的前提下，可根据本办法和有关规定，结合实际情况，制定实施细则。该细则必须向上一级公司备案。第三十四条本办法自发布之日起生效，最终解释权归人事行政部所有。