IPMS-0201-2016知识产权文件控制程序

知识产权管理程序文件知识产权文件控制程序文件编号：编制：审核：批准：受控状态：文件发放号：2016年02月20日发布2016年03月01日实施**************发布知识产权文件控制程序**/IPMS-0201-2016版号：A版第2页共5页1、目的本程序规定了知识产权管理体系文件（除记录文件外）的编制、修改、审批、发放等流程及要求，以保证体系文件的规范性、适用性和一致性，以确保对管理体系的各个场所得到并使用文件的有效版本。2、范围本程序适用于**公司知识产权管理体系文件（除记录文件外）的控制。3、职责3.1集团办公室是集团公司知识产权管理体系文件的主控部门。——负责组织知识产权手册、程序文件和三级文件的打印装订、发布、发放、更改、标识、撤回和归档；——负责对上述文件的符合性和有效性进行评审和处置；——负责管理体系文件各版本的归档和保管；——负责监督检查各相关部门按要求制定的用于识别文件现行修订状态的控制清单。3.2知识产权办公室负责组织集团公司知识产权管理体系文件的编制、修订和换版。3.3总经理负责集团公司知识产权手册的批准发布。3.4管理者代表负责程序文件和三级文件的批准发布。3.5各部门负责人负责相关程序文件和三级文件的审核。3.6集团公司体系覆盖的有关职能部门和下属单位，配备文件管理员负责本部门文件的申领、发放和管理。3.6.1下属单位文件管理员对集团办发放的文件按照分发范围填写《文件发放/回收记录》，并保存，同时将签收记录交集团办归档。3.6.2由本部门的负责人或主管人员负责对本部门执行的管理体系文件实施控制，将失效或作废的管理体系文件撤回或标识，确保本部门和各岗位人员使用所需文件的有效版本；3.6.3制定符合集团公司要求并经本部门负责人审批，用于识别本部门使用的文件和资料的现行修订状态的控制清单。4、工作程序4.1文件的编制、评审、批准和发布4.1.1知识产权手册的编制、评审、批准和发布知识产权手册由知识产权办公室负责组织有关部门人员按照相关标准进行编制,经过管理者代表组织评审,由总经理批准后发布。4.1.2程序文件和三级文件的编制、评审、批准和发布知识产权文件控制程序**/IPMS-0201-2016版号：A版第3页共5页程序文件和三级文件由知识产权办公室负责组织有关部门人员按照相关标准进行编制,经各主管部门负责人审核,由管理者代表批准签字后发布。4.2文件的发放4.2.1知识产权手册的发放a)受控的知识产权手册由管理者代表确定发放范围，集团办填写《发文审批单》，报管理者代表审核，总裁批准。集团办加盖“受控”文件印章，组织发放，并负责在《文件发放/回收记录》上进行登记。b)向顾客提供的管理手册不加盖“受控”印章，经部门负责人签批后，报管理者代表批准，由领用人员在集团办办理相关手续，在《非受控文件发放记录》上进行登记。c)当知识产权手册中部分章节内容更改后，经审批重新发放被修改的章节时，由集团办按照原发放范围组织更换，并填写《文件发放/回收记录》，对向顾客提供的管理手册不追踪更换。4.2.2程序文件和三级文件的发放a)程序文件和三级文件由知识产权办确定发放范围，报管理者代表批准后，集团办组织发放，并在《文件发放/回收记录》上进行登记。b)当程序文件或三级文件中部分内容更改后，经审批重新发放被修订的部分时，由集团办按照原发放范围组织更换，并填写《文件发放/回收记录》。4.2.5文件发放要求a)所有文件发放前，文件发放管理部门应进行确认：文件是否进行了有效的批准；标题、文件号、版本号、页数是否完整，如有不完整应退回编写人修正；是否是受控文件。b)各类文件发放前，应将文件连同《发文审批单》提交文件发放主管部门，主管部门将收到的文件原稿作好编目登记，填写《文件归档编目清单》。c)文件发放主管部门根据《发文审批单》复制相应的份数，由集团办加盖“受控”印章后发放，分发时文件领用人在《文件发放/回收记录表》上签收。d)受控文件原稿由知识产权办指定存放部门和位置。e)当需要使用文件的人员未领到文件时，不得随意借用其他人的文件复印，应填写《文件领用申请表》，经部门负责人及管理者代表批准后，到文件发放主管部门办理领用手续。公司内不得使用未加盖“受控”文件印章的受控文件复印件，一经发现由文件发放主管部门收回，并追究其责任。f)文件持有人将文件丢失后，应填写《文件领用申请表》申请补发。文件发放主管部门知识产权文件控制程序**/IPMS-0201-2016版号：A版第4页共5页审核后予以补发时应给予新的分发号，并在《文件发放/回收记录》上注明丢失文件的分发号作废，必要时通知各部门防止误用。4.3文件的管理4.3.1所有发布的管理体系文件均应清晰、整洁、完好，不得在受控文件上乱涂乱画，不得私自外借。公司编制的原版文件一律不予外借。4.3.2接收管理体系文件时均应签收。4.3.3接收的管理体系文件均应由各部门/单位文管员编制文件目录清单，妥善保管。4.3.4管理体系文件应有序存放以便于存取和查阅，保管环境应能够防止文件的受潮、损坏、变质或丢失。资料室、档案室的管理应符合公司《档案管理制度》的有关要求。4.3.5查阅、借阅部门保管的管理体系文件时，应经文件所在部门负责人批准，填写《文件借阅登记表》，办理相应的手续。所有借阅的文件均应及时归还。4.3.6管理体系文件中有保密要求的文件,应按照公司《保密管理制度》和有关资料档案的保密规定要求进行管理。4.3.7为确保文件的有效性，文件主管部门要在每次内审前，全面检查更改后的管理体系文件。在发放的同时，各职能部门及使用人员应撤出与新版的管理体系文件相对应的失效或作废版本，以防误用。各职能部门的负责人或主管人员负责组织对作废版本文件加盖“作废”专用章。作废文件原版3年内不作销毁。4.3.8对于使用过程中损坏的文件，文件使用部门可用损坏的文件到文件主管部门换取新文件。以旧换新的文件，新文件的分发编号和旧文件的分发编号相同，在发放新文件的同时，应将旧文件销毁，填写《文件销毁清单》领导审批后予以销毁。4.3.9为法律或积累知识的目的而保留的任何已作废的文件,由保管部门的负责人或主管人员负责组织加盖“已作废供参考”专用章。4.3.10任何部门和人员,未经主管部门和主管领导的批准同意,不得擅自将公司的各种形式的管理体系文件提供给外单位人员。4.3.11当公司与外部签订含有知识产权保护的合同或协议时，对外部提供的文件和资料等,应按该合同或协议规定执行。4.3.12各类文件分别由文件主管部门按照集团公司《档案管理制度》进行归档。4.4文件的更改4.4.1当公司的组织机构进行调整时；引用的国家、地方和行业颁布的法规、标准、规范及知识产权文件控制程序**/IPMS-0201-2016版号：A版第5页共5页规定发生变化时；公司的经营、生产和管理工作需要时；经内（外）部管理体系审核和管理评审，发现管理体系文件已不适宜时，需要对管理体系文件进行更改。4.4.2管理体系文件的更改工作由各类文件主管部门归口管理,并填写《文件更改通知单》,说明更改原因，由原负责编制的部门组织更改,且需经原审批部门及批准人审批。若指定其它部门对管理体系文件进行更改、审批时，该部门应获得原审批所依据的有关背景资料。4.4.3更改后的文件连同《文件更改通知单》交文件主管部门。文件主管部门按《发文审批单》范围，发放修改后的文件及《文件更改通知单》，同时收回作废的文件。4.4.4文件经多次更改或文件需要进行大幅度修改时应进行换版，原版次文件作废。4.4.5更改后的管理体系文件均应按照本程序的规定重新审批后发布和发放。4.4.6各执行部门未经主管部门的批准，严禁擅自对管理体系文件进行任何更改。4.4.7各相关部门应制定符合公司要求并经本部门负责人审批的《有效文件清单》，以防止使用失效或作废的文件。5、相关文件《文件编写及编号规则》**/IPMS-0301-2013《档案管理制度》**/IPMS-0302-2013《保密管理制度》**/IPMS-0303-20136、记录及附录发文审批单IPMS/0201-01文件阅办单IPMS/0201-02文件归档编目清单IPMS/0201-03非受控文件发放记录IPMS/0201-04文件发放/回收记录IPMS/0201-05文件领用申请表IPMS/0201-06文件借阅登记表IPMS/0201-07文件更改通知单IPMS/0201-08有效文件清单IPMS/0201-09文件销毁清单IPMS/0201-10