超市管理信息系统分析与点评

这是一个超市的管理信息系统，作为该信息系统开发公司的调查人员，我谈谈应该如何调查此系统，采用何种方法调查，调查哪些内容。首先，我从以下几方面进行调查：1．开发背景2．系统需求分析3．新系统的逻辑方案设计4．系统总体结构设计5．系统分类编码设计6．数据结构和数据库设计7．输入输出设计8．模块功能与处理过程设计9．系统界面图详细调查内容关于超市管理信息系统分析与点评1.1概述1.1.1开发背景某某连锁超市地处北京，成立于二十世纪九十年代初期。连锁店采用统一采购，统一核算，统一配送的低成本的经营方式。超市发展至今已经拥有十几家连锁店，一家配送中心。我们研究的对象是该连锁超市的分店，其规模属于中型超市。它占地面积约六百多平方米，拥有管理人员及职员一百人左右。主要提供日用百货、烟酒食品、各种肉类、蔬菜、水果等商品，品种超过上千种。因规模的扩大，业务的扩张，必须引进先进的管理思想、方法和技术，以提高企业的管理水平，使该店实现在五年内发展成为一个大型综合超市的远期目标。为此，该连锁店提出，近期内要运用信息技术，建立起包括人事管理系统、库存管理系统的管理信息系统，以简化人事管理，提高商品库存效率，增加公司年度利润。1.1.2系统目标和开发的可行性1、系统目标本系统开发混合运用结构化系统开发方法与面向对象开发方法，结合两种开发方法各自的优势进行系统开发。系统计划实现后，计算机系统代替原来繁琐的人工档案管理，能完成以下功能：（1）档案查询；（2）档案更新；（3）档案输出。对原来的库存管理系统进行改进，使之能为公司提供强大的管理支持和查询服务。具体完成以下功能:（1）库存输入，（2）库存修改；（3）库存查询。2、系统开发可行性技术可行性：开发本系统要求开发人员能够熟练运用VB、VF等编程语言。目前技术人员已经掌握这些编程语言。因此，本次系统开发在技术上是可行的。时间可行性：开发时间需要两个月左右。前一个半月，主要用于系统分析、设计、实现，后面的时间用于调试。资金可行性：由于现在已有一部分电脑等所需设备，可以尽可能的发挥作用，资金可节约不少，因此开发资金是可行的。人员可行性：所需人员十人左右，其中由系统分析员、系统设计员、程序员等构成，同时应有超市业务人员参与。开发小组进行培训学习后可达到人员要求。1.1.3组织结构分析某某超市的组织结构如图1-1组织结构图描述：超市的主要决策和管理机构是董事会，董事会分管各连锁店经理和配送中心，配送中心在超市的经营中所扮演的角色是给货品不足的各连锁店补充货品，相对来说，此部门是比较独立的。连锁店由专职经理负责，每家连锁店分为销售部，库存管理部，财务部，人事部四个主要部门。库存管理部主要任务是根据销售部提供的情况和配送中心及时联系，使库房货源充足。负责货物的接收，并安排好货物的存放事宜。对每天进出的货物详细记录，使基础数据完备。销售部主要负责日常销售工作，包括物品摆放，货架整理，收银台等销售区的日常事务。也需要及时准确地将信息反馈给其他部门，以保证商品的及时供应更新。同时处理消费者提出的各种疑问和信息，为公司的整体运作提供有力支持。财务部门负责一切与财务有关的各项事宜，全面记录公司的资金流动，包括各种收入董事会连锁店经理连锁店经理配送中心库存管理部销售部财务部人事部图1-1原系统组织结构图．．．．．．．．．支出，税务，结算整理。对进出货款项实行控制，定期分析资金走向，为公司的发展计划做好准备。人事部工作重心在店内员工的工作安排，分配，调动。也包括对档案的整理，定期分批对员工进行培训，以增加专业知识。为把公司凝聚成统一、奋进的团队而努力。1.2系统需求分析本次系统开发只需开发组织内部的库存管理信息系统和人事档案管理信息系统，采取的是全面铺开与重点调查相结合的方法，即将工作重点放在库存管理部与人事部的具体业务上，略去其他无关部门的具体业务调查。1.2.1现行系统的业务描述现行系统的人事管理业务流程图如图1-2。各部门根据本部门的自身发展要求递交职员需求文件至人事部。人事部调用各部门人事档案，进行检查修改并根据档案制定招聘或解雇计划，将计划交至连锁店经理进行审批。经理批准后，人事部正式下达招聘或解雇职员的计划，以使得新职员在各部门投入工作。现行系统的库存管理业务流程图如图1-3所示，销售部在销售货物时发现货架上某种商品不足，根据这种商品的销售量及时制定货品需求计划，送至库存管理部。库存管理部检查这种商品的存货量，如果储货不足则制定进货计划，交给连锁店经理审批。经理批准后，告知财务部提款。库存管理部与配送中心联系，然后接收存储货物，并送至销售部进行销售。1.2.2现行系统的数据与数据流程分析1、现行系统数据分析通过U/C矩阵（图1-4）分析现行系统的汇总数据数据类功能计划销售量实际销售量财务计划成本商品供应库存订货职工销售计划CUU销售管理C财务规划UCUU财务会计UUUU成本会计UCU商品需求UUCU库存控制UUUCU订货服务UC用人计划UC业绩考评U图1-4U/C矩阵2、现行系统数据流程分析因本次开发着重于建立更为科学的库存管理信息系统，所以对库存处理过程进行数据流程分析。销售部人员将每日的销售量信息数据传至库存管理部进行库存处理。库存管理部综合商品需求信息初步确定所需补充的商品。在对现有库存量进行检查后再确定是否进货。库存充足，则无须进货，直接发货至销售部；库存不足，批准补充货物，将订单传至配送中心。库存管理部接受配送中心送来的货物，进行库存处理。库存处理后，生成库存数据并存储。现行库存商品信息反馈至销售部。具体数据处理过程如图1-5所示。原系统分析表格名称:库存处理数据流程（第二层）2.1补充商品2.2检查销售部2.3商品处理2.4提供现有商品信息第2图/共2图配送中心2.0商品数据库存信息补货计划批准的补货数据商品条码发货通知库存充足，发货通知销售数据送货单商品信息库存信息新库存数据销售清单商品的编号、品名、数量订单订货细则原系统分析1．0表格名称：库存处理数据流程顶层结构图第1图/共2张图销售清单订单库存信息送货单1.1库存处理销售部配送中心商品数据数据名称：库存处理单位名称：运输01-01第2组审核：钱大琳制图时间：2003年8月1日制图：xxx核对：yyy库存数据图1-5现行系统库存数据流程顶层结构图1.3新系统的逻辑方案设计1.3.1新系统拟定的管理方法及管理制度原系统中销售部人员根据对货架上商品数量的检查，人工的向库存管理部提供需求计划。库存管理也是通过对货存量人工的检查发现缺货后，发传真至配送中心。在原系统中采用的管理方法都是比较落后的，只适用于小型超市。原系统的人事管理是纯手工管理。这种管理只适用于职员较少的小型超市。随着经济的发展，该超市已经发展成为一家中型超市。原系统已经不能适用于该超市。我们在新系统设计中将做以下修改：1、为了适应市场的需要，使企业效益更好，我们设计的新超市管理系统，利用电脑管理，处理货品需求信息，设立库存量底限，货存不足时由系统自动提出。2、现在的社会已成为信息社会，信息扮演着非常重要的角色。为了使企业能够在激烈的竞争中取得更好的业绩，得到及时有用的信息，我们给系统添加了信息部。信息部将就供货商提供的新商品进行市场预测以及需求分析，以便及时引进。3、人事档案由计算机管理，为人事部设计人事档案管理信息系统。新系统将使各级主管从繁重的传统式经营管理中解脱出来，并且有更多的时间从事于管理工作，工作重心逐渐转到管理上来，进一步提高了工作效率。新系统的组织结构如图1-7所示，在超市连锁分店中添加信息部，主要负责分析商品的销售情况，并且通过调查及时获得新商品的信息，通过分析来确定超市是否需要进货。其他管理都与原系统一样。1.3.2新系统拟定的业务流程新系统的业务流程主要是多了信息部的业务环节。在当今信息社会，商品信息对超市非常重要。信息部专门负责收集商品信息，经处理后，作出市场预测以及新商品的需求分析。这样可以弥补原系统信息滞后的缺点。同时，有利于高层决策者据此作出正确决策，及时调整计划。如图1-8所示，销售部将销售数据通过新系统传给库存管理部，库存管理部对库存进行检查并处理，提交进货计划。同时，信息部收集信息，对新产品进行需求分析，制定出新产品的进货计划并提交。经连锁店批准后，财务部记账，提款。库存管理部发送进货信息，接货并存储，把产品送至销售部销售。（见图1-8，虚框内为改进处）董事会连锁店经理连锁店经理配送中心库存管理部销售部信息部人事部财务部图1-7新系统组织结构图1.3.3新系统拟定的数据与数据流程分析1、新系统拟定的数据流程分析新系统中增设了信息部。信息部向库存管理部提供商品需求以及市场预测信息。库存管理部据此列出新定的商品，再对此进行检查处理。若确认某商品没有经济效益，则将拒绝引进通知发至信息部，反之，则批准订货，将送货通知传至配送中心。库存管理部接受配送中心送来的货物，进行库存处理。库存处理后，生成库存数据并存储。现行库存商品信息反馈至销售部。对于超市原来已经引进的商品，由计算机控制库存。当库存量达到系统所设定的底线时，系统将自动提示库存管理人员订货。具体处理过程如图1-10所示。新系统分析1．0表格名称：库存处理数据流程顶层结构图第1图/共2张图1.1库存处理销售部配送中心商品数据数据名称：库存处理单位名称：运输01-01第2组审核：钱大琳制图时间：2003年8月1日制图：xxx核对：yyy库存数据信息部市场信息销售清单订单送货单库存信息图1-9新系统的数据流程新系统分析表格名称业务流程第1图/共1张图存档销售部销售数据检查并存储库存管理部进货计划新产品需求分析信息部审批连锁店经理提款财务部接货存储库存管理部销售销售部数据名称：库存管理制图：xxx审核：单位名称：运输01-01第2组核对：yyy制图时间:2003年8月4日图1-8新系统业务流程图1.3.4新系统拟定的管理模型由于做的是超市管理系统，库存管理显得十分重要，因此在这里采用库存管理模型就更合理。结构化的库存管理模型如下：库存物质的分类法：椐统计分析，一般库存物质都遵循ABC分类规律。即A类物质品种数占库存物质总数的不到10%，但金额却占总数的75%；B类物质这两项比例数为20%和20%左右；C类物质为70%和5%。根据此理论和实际调研结果，分类如下：A类为一些销量较少但成本较贵的物质，主要有高档酒类、高档香烟、高档营养品、蒸锅、高压锅、饮水机、风扇、遥控玩具、工艺品、较高档体育器材（如羽毛球拍）等等；B类为一些销量一般成本也一般的物质，主要有中档酒类、中档香烟、中档营养品、刀新系统分析表格名称:库存处理数据流程（第二层）2.1补充商品2.2销售部2.3商品处理2.4提供现有商品信息第2图/共2图单位名称：运输01-01班2组制图：xxx核对：yyy审核：钱大琳制图时间:2003年8月1日配送中心2.0数据名称：库存处理商品数据库存数据库存信息补货计划批准的补货数据商品条码图1-10图1-9的展开图发货通知库存充足，发货通知销售数据送货单商品信息库存信息新库存数据商品条码数据销售清单商品的编号、品名、数量订单订货细则信息部市场信息检查并处理没有经济效益的商品拒绝进货信息部具、洗发水、沐浴露、一般体育用品（如乒乓球拍）、瓶装食用油、熟食类食品（如烤鸭、烧鸡）等等；C类为销量大但成本便宜的物品，主要有小食品（如薯条、日本豆）、小生活用品（如镜子、小刀、牙刷牙膏、毛巾、香皂）、娱乐用品（如扑克牌、象棋、跳绳）、水果类、饮料类等等。1.4系统总体结构设计1.4.1子系统的划分按照系统的业务处理功能进行子系统划分，可将本系统划分成三个子系统：人事管理子系统、库存管理子系统和密码管理子系统。系统总体结构以及各子系统功能结构如图1-11、1-12、1-13所示。超市连锁店，从系统总体结构上包含三部分：人事管理子系统、库存管理子系统和密码管理子系统。密码管理子系统是为系统管理员设置的，具有密码修改等功能。人事管理子系统,包括四部分:档案查询，档案更新，档案输出以及其他操作；库存管理子系统,包括三部分:输入模块，