超市采购手册(精华版)

采购手册二零一三年内部资料严禁外传目录第一章前言第二章采购部职能及人员1、采购部的职能2、采购人员素质要求3、采购部经理岗位职责4、采购员岗位职责5、采购部门的管理要求6、制定采购预算7、坚持市场调研8、制定竞争方案9、采购部门运作实施10、采购部运作流程第三章商品组织原则1、种类2、结构3、质量第2页共34页4、档次5、退货第四章商品的分类1、大分类2、中分类3、小分类4、单品第五章供应商与谈判1、谈判的定义2、采购谈判的目标3、公平而合理的价格4、交货期5、供应商的表现6、与供应商维持关系7、谈判的有利与不利的因素8、谈判技巧9、谈判的十二戒10、供应商的规模11、供货意愿12、签订采购合同13、谈判的项目14、谈判的策略15、异议处理第3页共34页16、真正的异议17、错误的异议18、假的异议19、较常见的异议第六章销售价格制定1、商品的价值与价格2、决定价格的方法3、不同市场占有率的商品的价格策略4、不同生命周期的商品5、价格的灵活确定6、促销定价第七章商品陈列第八章商品促销第九章库存控制1、理想库存2、采购如何分析控制库存过高第十章毛利控制1、理想状况2、如果毛利率太低可能的原因3、采购因应对策4、采购必须控制毛利率在规定的标准第十一章滞销商品处理第十二章销售分析第4页共34页第十三章自有品牌开发1、商品2、商品档次第十四章采购部门的考核指标1、主要考核指标2、销售额指标3、毛利额、毛利率指标4、营业外收入指标5、辅助考核指标6、促销商品达成率指标7、库存商品周转率指标8、商品订货到位率指标9、新品引进指标10、商品淘汰指标第十五章消费者分析1、购物者剖析2、影响购物者的因素第十六章条码知识第5页共34页第一章前言这是一本专门为超市编写的采购手册。采购工作是零售业中最具有挑战的工作，采购者们往往也是企业中最具有冲劲、活力及创新精神的团队。目前，中国经济成长快速，大众生活水平日渐提高，而流通业的管理还缺乏现代化的手段，我们希望通过本手册的学习能使新入行的采购人员迅速的掌握零售采购知识，为减少商品的流通环节为提供物有所值的商品、为提升零售业的现代化水平而有所创新、有所贡献。第二章采购部职能及人员采购部门相对与营运部门而言，是负责商品的采购工作。1、采购部的职能选择、保持丰富的品种提供超值的商品及服务争取最有利的供货条件制定合理的价格政策创造最高的业绩和利润把握市场变化及趋势2、采购人员素质要求采购人员需要具备以下素质：有良好的个人信誉，无不良行为记录有一定的学历，熟练使用计算机，了解财务知识熟悉超市的整体工作，有采购工作的经验有良好的沟通和谈判能力商品知识丰富有较强的敬业精神有良好的身体素质，成熟的年龄3、采购部经理岗位职责主持采购部全面工作，提出公司商品采购年度计划，报总经理批准后组织实施，确保各项采购任务完成；调查研究公司各部门商品需求及销售情况，熟悉各种商品的供应渠道和市场变化情况，供需心中有数。指导并监督下属开展业务，不断提高业务技能，确保公司的正常采购量；审核年度各采购呈报的采购计划，统筹策划和确定采购内容。减少不必要的开支，以有效的资金，保证最大的供应；要熟悉和掌握公司所需各类商品的名称、型号、规格、单价、用途和产地。检查购进商品是否符合质量要求，对公司的商品采购和质量要求负有领导责任；监督参与大批量商品订货的业务洽谈，检查合同的执行和落实情况；按计划完成公司各类商品的采购任务，并在预算内尽量减少开支；认真监督检查各采购主管的采购进程和价格控制；督导采购人员在从事采购业务活动中，要遵纪守法，讲信誉，不索贿，不受贿，与供货单位建立良好的关系，在平等互利的原则下开展业务往来。争取公司利益最大化。4、采购员岗位职责监督并执行商品政策；设计本部门商品结构；决定商品售价（价格线的决定、依市场原则）；达成经营目标；第6页共34页设定与监督商品品质鲜度基准；维持重点商品价格形象；指导经营方向；督导新商品导入；监督滞销品淘汰（一进一出之原则）；开发特色商品和自有商品；决定厂商业务合作之方式；采购人员的培训及管理。本部门之日常工作顺利开展。把握预算目标对于每月店内的营业额，有责任促其达成预算目标；有责任达成预算的毛利额；销售计划及采购计划1）采购业务商品的议价（包括旧品、促销等）；交易条件协商（含折扣，付款方式，帐期，退货条件等）；新商品的引进及议价，商品的配送方式；数量决定（一次采购数量的决定）。商品管理业务畅销品及滞销品的发现；滞销品的清理；库存的掌握；商品的店间调货；商品配置表的制作与管理；坏品退货监督；商品鲜度的监督；卖场陈列指导。2）促销业务年度促销计划；月度促销计划；特卖商品的售价；特卖商品的谈判。3）情报收集店内销售情报收集；顾客情报收集；竞争店的情报收集。各卖场理货员的商品知识培训；5、采购部门的管理要求6、制定采购预算采购金额预算采购成本预算促销费用预算7、坚持市场调研只有坚持从实际出发，只有不间断的进行市场调研，才能保证采购工作的正确方向。市场调研有如下要点：调查商圈消费人数、消费水平调查竞争对手基本情况及经营情况第7页共34页调查自己在市场上的占有率研究卖场定位研究商品政策8、制定竞争方案通过市场调研，做到了知己知彼，面对竞争对手情况，制定更具有针对性的竞争方案。通常的竞争方案有如下类型：正面价格竞争，强化市场占有率商品错位竞争，打造个性卖场促销方法竞争，突出经营形象品项、价格带竞争，广泛满足消费需求。9、采购部门运作实施第一次交易达成前，采购部在了解供应商情况的基础上，还应加强对供应商综合供应能力和资金实力的了解，必要时可进行供应商探访等事项。为提高经营效率，缩短流通环节，在条件允许的情况下应把直接生产厂商作为优先考虑的合作伙伴。10、采购部工作流程1）供应商进场流程第8页共34页供应商进场流程说明首先由采购根据与供应商谈判结果，填报《供应商进场（合同）审批单》。并将市调情况、供应商“三证”等相关资料，一并提交商品委员会讨论。商品委员会根据采购提议及时召开会议，并对供应商的资质等进行认真的审议、讨论并签字通过。最后由总供应商提供商品资料并填供应商基本资料表商品选择探访或约谈供应商与合作供应商签订商业合同和反贿赂协议书转上级审批供应商及商品资料建档，信息部录入电脑下初次订单收货停止联系否否采购员采购员、商品委员会采购员、采购经理与合作供应商签订商品和价格合同与合作供应商签订年度促销合同采购员、采购经理采购员、采购经理采购员、采购经理总经理审批、行政盖章信息部采购员门店收货部负责人供应商进场流程商品市调采购员、门店制作配置图采购员陈列、标价门店理货员第9页共34页经理签字批准。采购持《供应商进场（合同）审批单》、及合同文本，到行政办盖章。行政办认真核对《供应商进场（合同）审批单》与合同文本的一致性，然后请总经理在合同文本上签字后予以加盖公章。行政办将《供应商进场（合同）审批单》转给财务部签收。财务部按《审批单》上的收费标准收取费用后，在《供应商进场（合同）审批单》上签字确认，然后转给信息部方可录入供应商资料。信息部将《审批单》存档备案。2）新品进店流程：新品进店流程说明采购部首先将拟进店的新品提交营运进行市调。然后逐品填写《新品进店建议单》，并按部门汇总填报《新品进店审批单》，连同新品的质检报告单、市调反馈单、其他店的进货凭证，一并提交商品委员会讨论。商品委员会经过研究审议，在《新品进店审批单》上履行签字手续。采购按收费标准填写费用收缴单，并将《新品进店审批单》、《新品进店建议单》同时交给财务部。财务部核对三单的一致性后，收取费用并在缴费单上加盖收讫章，在《新品进店建议单》上签字确认费用已收。《新品建议单》返到信息部，信息部依据《新品建议单》上总经理的同意进店签字、财务部的收费确认签字，方可录入新品。并将《新品进店建议单》登记，存档备案。缴费单返给采购部，采购部方可訂货。注：供应商合同签定一式三份，供应商、采购部、财务部各执一份。3）订货流程提出进店申请供应商供应商谈判采购员审批意见采购经理新品进场审批单开始市调发现需求门店、采购审核商品委员会执行录入信息部商品部打价签陈列理货员下定单采购部审核费用财务部商品部审核库管库管电子订货业务店长编辑订单采购助理审核采购经理发订单采购助理订货单记录表跟踪到货采购助理到货记录表开始商品部了解销售和库存理货员商品部草制理货员商品订货申请第10页共34页商品订货业务流程说明理货员根据门店商品缺货情况，要求填写清楚商品的货号、名称、数量后交给库管。库管根据掌握的卖场内该商品陈列货位的缺货情况及日常销售情况进行审核，并将提货数量输入电脑要货申请单中。店长对要货申请单进行审核后，通知电脑部进行通讯传给采购部。采购助理接到门店采购建议书后，对其编辑生成订单。（采购订货数量须小于等于门店提请数量，如须增加或减少数量，采购须与门店协商确定）采购经理对编辑后的订单进行审核。采购助理以电话或传真的形式，向供应商发出采购订单（如有赠品，采购助理须在采购订单上注明：赠品名称，数量及赠送标准（异地门店应以公告板通知）。采购助理将订单转给门店收货部，并做订单登记。采购助理跟踪反馈到货情况，按要求把订货单号、到货情况登记备档，作为对供应商考核的依据。4）特价商品订货流程：采购助理核实库存量及日均销量，由采购确定特价商品补货数量。采购助理根据特价内容及特价商品补货数量填写促销单，并由电子公告版传至各门店。由各店店长，依据日均销售量以及库存量，对促销单上特价商品的补货数量进行确认。采购助理根据门店反馈订货数量，进行特价商品首单订货。采购经理审核首张特价商品订货单并进行确认。采购助理通过电话或传真方式向供应商发出特价商品首张订单。*对于促销档期有库存的商品需要采取“假进假退”方式处理。5）赠品的订货（同一般商品订货流程）6）加急商品订货理货员根据加急商品缺货情况填写请货单，要求填写清楚商品的名称、货号、数量、缺货原因后交给门店当班店长。当班店长根据卖场内该商品的陈列货位的缺货情况和该商品的库存进行审核，并对缺货原因进行核实，同时在请货单上签字确认并标明加急字样。理货员将店长审批后的请货单交到采购部，由采购经理签字确认。采购助理对请货单进行编辑后生成订单，并对其审核，通知微机室进行通讯。采购助理向供应商发出采购订单。采购助理将订单转给门店收货部，并做订单登记。7）收货流程开始供应商送货订货单收货部按订单验收商品验收员、理货员验收结果是否一致商品部签字理货员、验收员签字后订货单收货部录入微机制单验收单供应商拒收，货物返回收货部确认、签字财务部第11页共34页商品收货业务流程说明收货员先审核供应商原始出库单与采购订单的商品单价与箱容是否一致，如果单价与箱容不一致，由验货员手工在在订单上修改，如送货量未达到订货量的50%，由采购确认是否收货。收货员、理货员、供应商三方按验收标准逐一验收，收货员在采购订单上手工标注实收数量，确认无误后，收货员、理货员，供应商三方在采购订单上签字，收货员将采购订单交至录入员处。录入员依据厂商原始出库单、采购订单，进行验收作业，如发现有收货员手工标注的价格或箱容有误时，在验收作业中直接进行修改，然后在将此价格或箱容的差额填至商品价格、箱容差异表中，然后打印出进货凭证，再用进货凭证核对采购订单、厂家出库单的数量、规格、单价、箱容、进货总额是否一致，最后签字并审核进货凭证录入员将采购订单、原始出库单、进货凭证交由验货员审核签字后，由验货员交至库管员审核并查验进货总件数，签字确认并加盖“货以验收”印章，方可将进货凭证第二联交至供应商，进货凭证第一联连同进货汇总表每日交至财务科对帐。注：如供应商因特殊情况不能当时取走单据，收货部正常履行手续，将签字齐全的单据登记留存，待供应商取走。不准让供应商直接接触订单。如此供应商有返货，则先进行返货，再进行收货。验收标准