超市采购手册

百家福购物有限公司采购手册第2页共31页第一章前言企业若想生存，靠的是市场竞争力，而这种竞争力则往往代表着一家企业独有的特色。采购体系在零售行业的众多经营管理模式里，起到50%以上的企业驱动力，是连锁零售企业的核心，是决定企业命脉的关键环节，是打造企业特色的唯一法宝！目前，我们公司没有任何竞争力可言，已到岌岌可危的地步，提升采购能力、完善采购流程已经刻不容缓！当下零售行业的竞争已趋于白日化，要想冲出重围必须靠企业独有的特色，而“商品的鲜度管理”则是竞争力最重要的组成部分，这就要求我们的采购部，对所有的采购工作必须“抢鲜一步”。“鲜”不仅是生鲜商品的生命，不仅是商品的生产日期，也代表该商品第一时间进入我们的卖场，第一时间销售给我们的顾客。每个新品都是厂家呕心沥血的结晶，我们应该毫不犹豫地第一时间引进。要做到“别人没有的我有，别人可以有的我先有。”只有“新商品”、“差别化”的商品才能体现出我们的特色，才会让我们的卖场充满诱惑力！可以毫不夸张地说采购强则企业强！我们的抢“鲜”第一步：一、二线品牌的新品免收进场费！第二章营采权责的划分1、目的：1)界定营（门店）、采（采购）双方在各自工作岗位中所担当的角色，使营、采双方了解各自的权限和责任；2)了解双方共同的目标与前提；3)以满足客户一次性购足为目标；4)以保证公司整体利益为前提。2、工作要求：1)双方负有相同的销售指标任务，应该精诚合作，密切沟通，共同完成目标，规避“互掐”中伤推卸责任，出现问题应习惯换位思考并积极主动寻找解决问题的办法，严禁任何人因推卸责任任意问题耽搁而影响工作；2)采购确定的商品品项，门店必须全部陈列；3)采购必须及时设法解决门店缺、断货现象；4)采购应及时设法解决门店新商品的引进需求；5)门店根据市调情况及店内促销变价要求，采购应严格审核并及时回复；6)门店对于采购提供的端架、地堆商品，应及时予以配合，及时陈列；7)采购对于门销售不佳的端架、地堆商品，应紧密跟踪并及时予以调整商品品项；8)门店应及时提供采购可供销售的端架、地堆位置及数量；9)双方沟通中存在的问题，与营运总监或副总协调解决。第3页共31页3、工作内容：1）、门店的基本工作：A.商品的续订货、自采商品和新品的建议订单；B.商品的陈列与组合；C.销售业绩的追踪；D.商品库存数的盘点及控制损耗；E.快讯、惊爆商品的促销；F.店内促销的品项选择及计划；G.商圈内的市场调查分析；H.人员的掌控与管理、培训；2）、采购的基本工作：A.负责公司自采商品的统采工作，多渠道提供给门店科学合理的商品组合，监督门店的日常补货；B.收集网络、市场信息，提供给门店具有竞争力、销售潜能的商品，定期更新商品组织结构表；C.合理的商品品质及包装要求；D.正确的供应商基本资料讯息：帐期、最小订货量、退换货条件；E.提供给门店专业的业务培训计划及内容；F.提供给门店促销计划及惊爆的销售价格；G.对商品进行清楚的核价及合理的杀价办法；H.新品的引进、滞销商品的淘汰；I.商品价格的确定；J.端架、地堆费用的收取；K.门店广告位的销售；L.门店损耗较大商品的补损。3）、采购与门店沟通事项：A.商品包装规格；B.供应商供货的状况；C.商品最小的订货量；D.供应商品送货行程表；E.商品缺货的提前通知；F.商品退换货的约定；G.商品促销计划通知；第4页共31页H.商品价格的制定；I.退/换、调货的通知；J.提供门店专业知识的协助训练；K.门店端架、地堆商品陈列的通知；4）、门店与采购的沟通事项：A.提供新商品引进建议；B.商品价格变更请求；C.商品促销的方式建议；D.市场调查的汇总及反馈；E.商品的品质要求；F.新商品的到货通知；G.供应商特殊状况的通知；H.商品缺货的通知；I.损耗较大商品补损请求；J.端架、地堆商品销售情况反馈及建议；K.新商品及滞销商品销售情况反馈及建议；L.快讯商品销售情况反馈及建议。第三章采购部岗位职责1、采购部的职能1)选择、保持丰富的品种，尽可能满足顾客的一次性购物；2)在众多同样的商品中，尽量选择超值的商品，并保证商品的售后服务；3)争取最有利的供货条件，尽量选择“总代理”、“总经销”的合作伙伴；4)监督门店的日常补货，对门店经营提出建议或意见，及时引进新品和淘汰滞销品；5)制定合理的价格政策，以低价形象吸客的同时，保证完成公司的毛利指标；6)创造商品的最大化销售，控制最合理的库存，实现最高的业绩和利润；7)多途径了解流行商品的销售情况，把握实体店、网店、供应链、顾客购物习惯等市场的变化及趋势；8)根据商品的销售单价、库存单价、市调分析、顾客需求等，定期更新各机构的商品组织结构表；9)根据商品部的促销计划及时完成相关商品的准备工作；10)不断完善供应商的购销合同，多途径增加营业外收入的同时，不能偏离公司的“合作双赢”的经营方针，避第5页共31页免过度压榨或乱抬门槛，导致明星促销品的缺失和新品上架的滞后。2、采购人员基本要求1)灵敏的市场嗅觉，做商品的领跑者，不甘做跟随者，把所有商品的“鲜度”管理放在首位；2)所有的采购前提必须站在顾客的需求角度考虑；3)采购前对商品的预估销售会“精打细算”，避免滞销；4)具有良好的沟通技巧，谈判时能准确地掌握对方的心理变化；5)有良好的个人信誉，无不良行为记录；6)有一定的学历，熟练使用计算机，了解财务知识；7)熟悉超市的整体工作，有销售、订货工作的经验；8)有良好的沟通和谈判能力；9)商品知识丰富；10)有较强的敬业精神；11)有良好的身体素质，二十五周岁以上的年龄。3、采购部部门经理岗位职责直属上级：副总/营运总监下级：本部门采购员1)执行公司的各项规章制度，建立与采购部门有关的作业流程与制度，完成公司年度/季度/月份考核指标和工作指标；2)负责本部门购销、联营、租赁等经济合同的审批、监督，制定本部门商品采购及促销的年度计划，报上级批准后组织实施，确保各项采购任务完成；3)负责、指导本部门商品品类、商品组织结构表的更新和完善，每季度每中类新品引进不得少于12个，并执行“进退”原则，每少一个，罚本部门采购员20元，采购主管级以上人员50元。每季度新品数量独立计算，不允许夸季填补，数据由信息部统计；4)负责、指导本部门购销合同、促销堆头、订货政策的谈判及签订。5)依据快讯品项分配表、陈列表负责本部门快讯与促销商品的选项及建议表的提交、讨论、落实、快讯制作、调价、陈列安排等工作。6)指导、监督本部门促销商品、季节性商品、特殊付款条件及货源紧张商品的订货、销售等情况。7)定期分析本部门商品的需求及销售情况，熟悉各种商品的供应渠道和市场变化情况，指导、监督、培训、管理下属开展业务，不断提高业务技能，确保公司的合理采购量；8)审核、指导年度或特殊节日各采购员呈报的采购计划，统筹策划和确定采购内容，减少不必要的开支，以有效的资金，最低的费用，保证最合理的供应；第6页共31页9)要熟悉和掌握本部门所需各类商品的品牌、名称、型号、规格、单价、用途、产地和订货周期，完善系统商品信息档案；10)根据商品属性，灵活、合理地定价，根据采购工作的需要，合理、准确地分类，严禁商品信息错误或窜类；11)定期查询商品库存是否符合要求，对本部门商品的周转和质量标准负有主要责任；12)认真监督、检查、跟进各采购员的采购进程和价格控制；13)遵守和监督采购人员在从事采购业务活动中，要遵纪守法，讲信誉，不索贿，不受贿，与供货单位建立良好的关系，在平等互利的原则下开展业务往来。4、采购员岗位职责1)监督并执行商品政策，根据门店主力消费群体的定位，量身打造合理的商品组织结构，采购方向不得盲目偏离。定期运用思讯系统的20\70原则来诊断中类商品结构是否达标，分析小类商品的平均销售售价和平均库存售价的价格结构是否平衡，分析小品类的价格带是否合理，发现异常应立即调整，以便及时校正各门店的经营方向；2)根据商品属性，灵活、合理地定价，根据采购工作的需要，合理、准确地分类，严禁商品信息错误或窜类；3)分解、跟踪销售任务，把握、调控商品库存，及时与各门店沟通解决，共同达成经营目标；4)维护重点商品的库存与价格形象；5)负责本部门购销、联营、租赁等经济合同的商谈、拟订、申报。6)负责本部门供应商的谈判与管理，取得更好的交易条件、费用与促销支持。7)执行本部门新品、新供应商引进，滞销积压商品及绩效差的供应商的淘汰工作。8)负责本部门商品变价、退货的拟订、申报。9)依据快讯品项分配表、陈列表负责本部门快讯与促销商品的选项及建议表的提交、讨论、落实、快讯制作、调价、陈列安排等工作。10)执行本处促销商品、季节性商品、特殊付款条件及货源紧张商品的订货、销售等情况。11)监督、指导新商品的导入，确保商品信息和归类的准确，并及时淘汰滞销品；12)确定并及时上报供应商业务合作的方式；13)服从管理，遵守制度，按时按量完成销售计划及采购计划。14)定期进行市场调研，做到知己知彼，面对竞争对手情况，制定更具有针对性的竞争方案和采购计划；5、采购部工作流程1)保证与公司合作的各供应商、联营商证件齐全合法，监督、协助品质管理员根据相关执法部门的要求及时进第7页共31页行更新质检报告，其他证件在相关部门要求上交时间前索取合格证件，若因主观原因造成的商品质量或台账问题造成被执法部门问责，罚相关责任人20~100元；2)将销售任务分解至每天并跟踪，分解的任务指标包括：来客数、客单价、部门销售金额、部门销售占比、部门毛利、部门库存及周转天数，上班第一时间统计昨天所有指标的销售达成情况，总结原因，及时补漏；3)每天统计各中类促销品的销售金额、毛利、占比、库存，良好的促销销售占比为25%，能打动顾客的促销差价应降10%以上。若促销效果不佳，或促销达标而毛利额没能增长10%，说明选品或陈列有问题；4)每天查看本部门销量排前100名的商品和A类商品的库存，并能保证它们的安全库存；5)每天查看并协助解决本部门的负库存、负毛利等异常情况；6)每周查看信息部统计的周报表，及时调整异常指标，对销量排后100名的商品作出分析调整；7)每周必须进行市调工作并及时制定打压、赶超对手的策略，对门店提交的市调报告中，调价方案必须当天完成，其他差异在三天内完成并将所有市调报告上报营运总监或副总，否则罚接单采购每次50元；8)每月仔细检查本部门的系统商品档案，发现信息不符或窜类立即通知信息部调整，否则罚该类采购负责人每个单品2元（窜类包括：商品属性不同类、供应商商品范围不符、供应商资料与原件有误等）；9)商品的汰换：每月查询分析总部和门店30天不动销商品的库存并查看其陈列位置，严格控制库存在最小范围内；统计小品类3个月销售、销量、毛利倒排3名的商品，约谈供应商让利、换货或退货；统计6个月不动销、零库存（或停产、过季、下架等）确定不再进货的商品，通知信息部作停购处理，统计18个月不动销、零库存确定不再销售的商品，通知信息部作淘汰处理；各采购针对各机构的系统商品信息，对不再购进和销售的商品必须作“停购”的状态处理，并统计成《商品状态变更申请表》，每月15日前上交营运总监审核交由信息部操作，以达到保证、维护商品状态的正确性，否则罚采购负责人每个单品2元。10)每季度各部门的采购主管级以上人员，必须向总经理提交本部门的工作职责和流程的更新建议，否则罚款50元。11)各店所需的促销陈列最终决定权属于采购部，供应商的一切陈列变动全部由采购部进行洽谈，门店根据季节变换、动线分析等需要的的陈列变动必须上报采购部，由营运总监、副总审核后方可变动；12)公司初步确定陈列道具的签订底价：货架200元/月，端架400元/月，堆头500元/月，采购签订低于底价的陈列合同必须逐级申请，副总审核；所有陈列协议必须一式四份，财务、门店、采购、供应商各一份，只有财务部有盖章权，一经发现挪用盖章行为，罚当事人100元，盖章保管人200元；13)食百部门的所有价格调整由采购部执行，门店店内特价必须向采购部申请，采购部联系供应商进行特供后，交由信息部进行价格调整；14)新品进场必须按照《供应商商谈记录》进行谈判，登