精品公文写作培训PPT

公文写作石河子大学.卿涛1公文的行文规则23目录公文写作培训的意义公文的行文关系公文的基本结构4常用文种写作方法及注意事项5一、公文写作培训的意义保证公文质量；方便阅读；提高办公效率。什么是公文（公文的定义）公文公司在依法经营管理过程中形成的具有约定效力和规范体式的文书进行公务活动的重要工具约定效力一旦颁布，必须执行规范体式版面、字体、内容都有规范格式公务活动上情下达、下情上达、平级协商1公文的行文规则23目录公文写作培训的意义公文的特点公文的基本结构4常用文种写作方法及注意事项52.公文的特点公文版面俗称“红头文件”，必须套红又称“正式文件”，标题：加粗、宋体、二号正文：不加粗、仿宋、三号字体内容情况确实、观点明确条理清楚、文字精练段落工整、避免冗长1公文的行文规则23目录公文写作培训的意义公文的特点公文的基本结构4常用文种写作方法及注意事项5三、公文的行文规则1、不能越级行文2、内设机构不能对外行文3、不能逆向抄送4、只能一文一事1公文的行文规则23目录公文写作培训的意义公文的特点公文的基本结构4常用文种写作方法及注意事项5公文的基本结构公文的结构构成一份完整公文的几个要素公文文头秘密等级、紧急程度、发文单位、发文字号、签发人正文标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注文尾主题词（外）、抄送单位、会签部门、拟稿部门、拟稿人、印发部门、印发日期、附件公文的结构——行政机关发文版式（参考）公文的结构——行政机关发文版式（参考）4、公文的基本结构---正文1）标题结构2）主送单位3）正文结构4）附件说明5）成文日期6）印章概括主要内容，标明文种使用全称或规范简称符合公文写作的要求注明附件顺序及名称文件有效期的开端加盖发文机关的印章公文分类标题主送单位正文附件说明成文日期印章标题主送单位正文附件说明印章成文日期4、公文的基本结构-----正文4、公文的基本结构-----正文1）标题结构直述式：事由+公文文种如：《中国共产党第十七届中央委员会第三次全体会议公报》引述式：关于+事由+公文文种如：《关于举办通讯员培训的邀请函》转述式：关于+转述事由+公文文种如：《关于转发国务院（关于做好年终安全生产大检查的通知）的通知》发文单位（可省略）转发类通知标题一般写法：关于（可省略）转发原文标题文种（原文为通知时可省略）原文发文单位＋＋＋＋＋4.公文的基本结构——标题的注意事项（文种）公文分类常用公文决定安排重要事项或重大行动奖惩有关单位及人员变更或者撤销下级单位不适当的决定通知发布内部规章制度转发上级单位和不相隶属单位的公文传达要求下级单位办理、需要有关单位周知或者执行的事项通报表彰先进批评错误传达重要精神或者情况报告向上级单位汇报工作、反映情况、提出意见和建议答复上级单位的询问4.公文的基本结构——标题的注意事项（文种）常用公文请示向上级单位请求指示、批准函不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项批复答复下级单位的请示事项意见对重要问题提出见解和处理办法不常用4.公文的基本结构——标题的注意事项（文种）专用公文会议纪要记载、传达会议主要精神和议定的事项需相关单位知晓或执行的议定事项需以会议纪要形式加以明确或落实的事项电子函件向下属单位就日常性、临时性、一般性的工作进行询问、商洽、告知等授权委托书公司法定代表人向其他人员授权的证明文件4、公文的基本结构3）正文结构正文是公文的主体，一般由3个部分组成：即发出此项公文的原因、理由或背景形势。通常是公文正文的第一自然段或第一句话是公文的核心内容。如请求批复、给予告知、咨询了解、进行答复、要求执行的具体事项即公文的结束语，通常是正文的最后一段或最后一行。如“以上意见当否，请批示”或“请严格执行”等行文缘由–即正文的开头正文内容结尾4.1正文的结构——开头公文开头的常用写法依据开头政策依据惯用模式：根据……，据……。（通知）事实依据惯用模式：……以来，……。（通报、通知）目的开头惯用模式：“为了……”、“为……”等。可将目的与依据结合使用4.1正文的结构——开头公文开头的常用写法背景开头说明或交代基本情况，常用于会议纪要、总结报告、情况报告、调查报告等引文开头援引文件，用于批复、复函、决定、转发类通知等4.2正文的结构——主体公文主体的注意事项层次与段落层次分明，段落严整。过渡自然，前后呼应。正确使用结构层次序数，使公文的层次更加分明根据需要使用过渡性语句，如：“现……如下：”，“特……如下：”等4.2如何拟制公文——主体公文主体的注意事项语言准确、朴实、精炼、严谨、规范认真辨析词语的准确含义，使词语的意义符合客观实际注意分辨词语的感情色彩，正确表达立场观点注意词语间的正确搭配，遵循语言法则注意词语的规范性，以提高公文沟通的效果如何区分规章制度中的章、条、款、项、目章用“第X章”标识条用“第X条”标识款条下两个及以上自然段的，每个自然段为一“款”项“条”下，以“（一）”标识的，称为“项”目“项”下，以“1.”标识的，称为“目”4、公文的基本结构3）正文结构4.3如何拟制公文——结尾公文结尾的常用写法概括、总结概括或总结公文主体的主要内容（多见于报告）要求、希望提出文件执行要求或希望收文单位做到的事项4.3如何拟制公文——结尾公文结尾的常用写法惯用语句用固定格式语句结尾。如“特此××”、“当否，请批示”等自然结尾顺着文意，自然而然结束4、公文的基本结构4）附件附件，是公文的补充，或是公文的内容的具体化。附件独立成篇，或是独立的表格，附在正文之后。附件不止一件时，要标附件序号。back附件说明公文如有不仅一个附件，应当注明附件顺序和名称“附件”左空2字，顺序号用“1.”、“2.”……标明，整齐排列附件名称不需加书名号4、公文的基本结构4）附件成文日期即封发日期，如无特殊说明也为正式生效日期成文日期使用汉字，并标全年、月、日，零写为“○”4、公文的基本结构5）成文日期4、公文的基本结构6）印章通用公文均应加盖印章（专用公文不限）复习印章下方添加附注公文如有附注（需要说明的其他事项），应在成文日期下１行居左空２字加“（）”标识。“请示”应当在附注处注明联系人的部门、姓名和电话公文分类标题主送单位正文附件说明成文日期印章标题主送单位正文附件说明印章成文日期4、公文的基本结构1公文的行文规则23目录公文写作培训的意义公文的特点公文的基本结构4常用文种写作方法及注意事项55、5种常用公文的写作和注意事项1、通知2、请示3、报告4、函5、会议纪要通知的适用范围通知，是使用率最高的公文。5.1常用文种写作方法及注意事项——通知发布内部规章制度转发上级单位和不相隶属单位的公文传达要求下级单位办理、需要有关单位周知或者执行的事项5.1常用文种写作方法及注意事项——通知通知的类型用于发布规章制度发布性通知通知批示性通知指示性通知知照性通知用于批转、转发公文用于指挥、布置工作，提出要求用于告知事项5.1常用文种写作方法及注意事项——通知发布性通知模板指出发文目的提出执行要求引用被发文的标题所发布具体规章制度附后5.1常用文种写作方法及注意事项——通知批示性通知模板引用被转公文标题及字号提出执行要求所转发公文附后或作为附件5.1常用文种写作方法及注意事项——通知指示性通知模板开头：发布通知的背景、依据、目的等主体：具体事项。明确具体，有针对性，切实可行。可分条列项，或加小标题结束语：可提要求、使用惯用语句或自然结束5.2常用文种写作方法及注意事项——请示请示的特点请示请求性事项必须请求上级单位批准或作出指示后才可办理。因此理由必须充分、有说服力，才能引起上级单位的重视、关切，促进问题尽快解决单一性“一文一事”。避免主次缓急不分，上级无法审批一个主送单位。避免责任不明、意见不一致隶属性只能按隶属关系直接向主管单位呈送请示，不得向无隶属关系的单位请示紧迫性请示事项对时间的要求紧迫。下级单位要得到上级单位的答复后才能开展工作。因此上级单位无论是否批准，都应尽快批复5.2常用文种写作方法及注意事项——请示请示模板开头：交代请示缘由（依据、目的、背景等）。要求高度概括、理由充分主体：交代请示事项，即请求指示或批准的项目。提出请求既要考虑必要性，又要考虑可能性。语气谦敬，注意分寸结束语：常用“妥否，请批示”等，注意没有问号标题：必须能清晰、概括地说明请示事项请示的适用范围适用于向上级机关请求指示、批准、帮助、解答，属上行文。请求的作用在于请示工作并要求上级批复。报告的适用范围适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。属于上行文，一般产生于事后和事情过程中。5.3常用文种写作方法及注意事项——报告5.3常用文种写作方法及注意事项——报告报告的类型总结工作，反映问题，提出改进意见和措施的报告。要求意见或建议有可行性总结报告报告情况报告答复报告反映企业某方面的动态、倾向的报告。要求讲清来龙去脉，防止交待不清对上级单位所提问题或询问事项的回复。要求有针对性，文字简练5.3常用文种写作方法及注意事项——报告报告模板开头：交代报告缘由，要求开门见山、高度概括主体：陈述有关工作或情况，提出解决办法或今后目标。要求突出重点。小标题力求对称结束语：一般自然结尾，也可以用惯用语句：“特此报告”、“专此报告”5.4常用文种写作方法及注意事项——批复批复的特点批复针对性“有请示必定有批复”。必须态度明确，批复内容必须是针对请示事项的肯定或否定答复指示性回复的同时，往往要对下级单位提出政策指导及执行要求，有的还要求将落实和执行情况及时上报及时性收到下级单位报送的请示后，无论同意与否都应及时批复，不能耽搁、延误被动性没有请示便不会有批复。不会有主动向下级单位发送批复的情况5.4常用文种写作方法及注意事项——批复批复模板开头：引述来文标题和字号，使用惯用过渡句“现批复如下”主体：表明态度，提出要求结束语：自然结束或用“特此批复”、“此复”标题：一般与请示标题对应。请示标题不规范时，不要求一致涉及来文单位一般称“你单位”，如“你分公司”5.5常用文种写作方法及注意事项——函函的类型发文单位就某一事项与收文单位进行协商、接洽而使用的函，收文单位见函后应该回复商洽函函发文单位就某一事项向收文单位进行询问而使用的函，收文单位见函后应该回复询问函类似请示，发文单位就某一事项请求收文单位批准而使用的函，收文单位见函后应该回复请批函类似通知，发文单位向收文单位告知事项或情况而使用的函，收文单位无需回复告知函类似批复，收到来函后进行答复而使用的函复函函的适用范围函，适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。函的使用范围极广，使用频率极高。具体来说，函的用途主要包括四个方面:1、平级机关或不相隶属机关单位之间的公务联系，往来。2、向无隶属关系的业务主管部门请求批准有关事项。3、业务主管部门答复审批无上下级隶属关系的机关请求批准的事项。4、机关单位对个人的事务联系，如复群众来信等。5.5常用文种写作方法及注意事项——函5.5常用文种写作方法及注意事项——函函的正文的写法首先交代发函的原因或目的，然后说明商洽的事项，最后提出要求或希望商洽函函首先简要交代询问问题的原因或目的，然后提出问题，最后提出要求或希望询问函结构类似请示，首先交代原因或目的，说明理由，然后说明请批事项，最后提出要求请批函结构类似知照类通知，先交代发文缘由（目的、依据等），然后说明告知事项及要求告知函由依据和答复意见组成。依据往往引述来文，然后根据来文给予答复复函5.5常用文种写作方法及注意事项——函函的结束语的写法“特此商洽，盼复”、“特此函达，请复”、“请予接洽为盼”、“请予协助”、“请予审批”、“请予批准”、“特此函告”等去函：包括商洽函、询问函、请批函和告知函复函“特此函复”、“此复”等5.5常用文种写作方法及注意事项——函函的模板开头：发函原因或目的结束语：使用惯用语句，表示对对方的尊重为表示尊重，涉及对方一律称“贵单位”，如“贵公司”。并要注