费用报销细则

1XXXXXXXXXXXX有限公司费用报销制度及实施细则为规范公司各种开支费用报销及付款程序，加强公司财务管理，控制成本，切实保障公司利益，特制定公司费用报销制度及实施细则。第一部分：关于报销的审批流程及原则一、报销流程1、一般的报销流程(预算范围之内或有经审批的费用)经办人――本部门经理(或上级主管)——财务负责人审核――总经理审批——出纳支付2、特殊的报销流程(预算之外或没有经审批的费用)原则上预算之外或没有经审批的费用是不予以报销支付的，如确属公司正常经营和发展需要而发生的开支，可按以下流程报批：经办人填制单据并补申请报告――本部门经理(或上级主管)复核――公司总经理审批――集团审批二、审批原则21.费用报销需经办人的主管领导批准，不得自行批准自己的报销费用。2.不得逾越流程，不得未经直接领导审批，直接提交公司总经理审批，不得未经财务人员审批直接提交公司总经理审批。3.出纳必须凭由经总经理、财务负责人均签名后的报销单支付相关费用，一旦发现违规操作，对出纳通报批评，如造成经济损失，由出纳及相关人员承担连带责任。三、报销、审批及审批的责任经办人：因公办理业务时应向对方索取相应的原始单据，经济业务发生后应及时准确的填写报销单据，对经办的经济业务及提供的原始单据的真实性负有直接责任，并有责任及时向财务人员提供其审核所需的相应文件或资料。部门负责人：对本部门发生的经济业务进行确认及对经办人提供的原始单据进行审核，对报销业务负有直接审核责任，并有责任协助财务人员的审核工作。财务人员：审核报销的经济业务是否符合相应的规定，审核报销所提供的原始单据是否符合相应的要求审核报单据中是否按要求填写相应的项目和内容。对不符合要求的报销单据、原始单据及填写不规范的行为提出相应的处理意见。公司总经理：对所费用进行全面管理，在集团授权范围内审3批公司的费用报销。第二部分：报销原则1.预算内的费用方可直接报销。2.所有的报销均遵循“谁支出、谁报销”的原则，严禁假借他人的名义报销自己费用的行为。3.严禁报销虚假费用的行为。4.无预算或预算外的费用报销须经部门领导签署意见、总经理批准后方可列支。5.每办一次业务，应该填写一张报销申请单。业务招待费用、物资采购、餐费不论金额大小，一律每发生一次填写一张。笼统地在报销单上写上“×月”的费用，或多次业务单据分不清的，财务部不予受理。6.所有费用开支，应“先申请、后开支、再报销”的流程，财务人员应根据预算来审核和支付。相关预算外费用在发生费用前，应该先书面请求总经理，得到批准后才可以发生相关费用，坚决杜绝“先斩后奏”的现象，事先申请以总经理签名的日期为准。总经理外出时，或本人出差在外遇紧急情况时，应电话或邮件通知公司总经理，得到许可后方可进行。事后应及时补充申请表，作为报销的依据。7.关于报帐时限，上月28日后至当月28日的期间费用必4须在当月报销，差旅费用必须在结束后三天内报销。逾期单据，财务部不再受理，由此造成的损失，由报销人自己承担。因单据不合要求，被退回按规定可以重新报销的，应在5个工作日内处理;被退回不得重新报销的，下次拿回再报销的，一经发现，将严肃处理。特殊延期(如外地出差时间较长)，需提出书面报告，由总经理签署意见后才可以报销。8.跨年度的费用必须在次年1月15号之前填单报销，年终结算后不管何种原因均不得报销上年度费用。9.大额支付款项必须使用支票或其他银行结算方式，超过壹万元而用现金支付的，报销时必须详细说明原因，经财务部审核，无正当的理由，一律退回。10.从出纳处领取报销款时，需报销人签名确认。对于领款不方便的，需由他人代领的，本人应出具书面代理书，指定代理领款人。由代理人在领款表上签字，无书面代理书，其他人不得代领，出纳有权拒绝。出纳把代理书附于领款表后。财务负责人不定期抽查款项是否如实发放。第三部分：提供原始凭证和报销单填写的要求1.因公发生经济业务时，经办人员必须向对方索取原始单据。未取得原始单据或虚假的原始单据一律不予报销。2.报销时提供的原始单据，除诉讼费、电话费、邮寄费等5专用收款收据外，必须是由税务部门监制的发票或由财政部门监制的收据，以及预算报告、专项申请等附件。原始单据必须真实、合法，与开支的内容一致（若两个及两个以上物品合开在一张发票上需附明细及明细价格）。对于标有“顾客(单位)名称”的发票务必由开票人填写公司名称，自己补充填写为无效发票，不予受理。另报告、申请等附件必须是经权限人员签字同意的纸质件。3.各种类型的发票应该分开粘贴，并在粘贴单上标出共××张，金额××元。票据粘贴混乱，不注明张数、金额的单据一律退回。4.原始单据遗失的应尽量取得了出票单位的原单据复印件并盖上出票单位财务专用章，经财务部签署意见后方可报销。5.报销单上所有内容均需完整填写，金额处及未填满的地方用斜杠填满；严禁用圆珠笔填写报销单、严禁涂改（应填项目包括：“报销部门”、“报销日期”、“单据及附件页数”、每一项“用途”及“金额”、“合计数”、“金额大写”、“报销人”。），报销单的“经办人”务必由本人亲笔签名，单据填写不齐全和涂改的，一律不予受理。第四部分：主要费用管理规定费用管理的把关人为财务人员，财务人员应遵循财务管理制度中的规定对每笔发生费用进行核查，并及时对一些费用进行归6集汇总，提供准确的财务数据。一、公关费1.凡因公司发展需要而发生的公关费(包括餐费及赠送礼品费用)，必须事前提出专项申请，根据资金权限一览表的规定由相关人员审批。2.报销时必须提供已经审批的申请报告(500元以内除外，报部门负责人备案即可)，财务人员核对报销内容是否与申请报告内容一致，如果是赠送礼品，需提供礼品清单。二、市内交通费1.提倡节俭，外出办事，应尽量乘坐公交车或地铁，严格控制出租车费，如有特殊情况需乘坐的士，应事先获得总经理批准。2.发生费用后，应立即填写报销单，频繁外出的可以一周报账一次。3.对于出租车票，必须取得税控出租车票，手撕发票一律不予以报销，报销人在车票的背面写上起止地点并签名。4.连号的出租车票，不论何种原因都不得报销。5.对于长距离(如跨城市)的出租车票，比照长途车的票价予以报销，多出不报。三、差旅费71.列支范围：因业务、工作需要经批准出差人员的住宿费、往来交通费、出差地交通费、伙食费等费用。2.公司员工报销公交票、地铁票在票据无连号情况下（如若连号需注明内容），可按实报销。一般员工原则上不予报销出租车票，特殊情况须在出租车票上注明原因，并由部门经理批示。3.员工因公出差，乘坐交通工具不得超过下列标准：一般员工出差以火车、汽车为主要交通工具，乘坐时间超过8小时（含8小时）以上者，可购买硬卧车票；一般员工原则上不得乘坐飞机、动车，如因特殊情况需要，须经总经理批准后方可乘坐；当飞机、动车、高铁票价小于或等于普通火车、汽车票价时，可优先选择耗时较少的交通工具。总经理出差以高铁、动车为主，乘坐时间超过8小时（含8小时）以上，可乘坐飞机；机场建设费、人身保险（每人限报一份）、行李托运费、火车定票费（限报5元）、机场大巴费用等附加费用可据实报销，以上费用一律不得单独报销。4.异地差旅费应在返回公司后一周内报销。四、住宿费用公司员工出差住宿费用参照集团财务制度规定执行，住宿标准如下：1.京、沪、深圳及省会城市200元/日82.一般地区150元/日公司员工日均住宿费用开支超出限额部分一律自负，特殊情况需征得总经理签字同意后，方可报销。五、活动费及招待费用公司员工根据业务需要，本着“勤俭节约”的原则，在招待前需向总经理请示，总经理同意后方可开展招待。业务招待费用需在发票背面用铅笔注明招待内容;若非餐饮娱乐业均需附明细原件加盖出售方公章或财务章，由总经理签字后，方可报销。1.经办人报销活动经费时应遵循真实完整的原则，在附件费用明细单中需注明以下信息：活动内容，参与人员(附参与条件)，活动日期，活动地点，活动费用应按场租、餐费、物品费用、交通费、住宿费等分类汇总，直接写活动费用××元的不予报销。2.经办人在报销招待费用时应注明以下信息：招待时间，招待目的，招待人员，陪同人员，招待地点。3.费用发生一周内，经办人应及时办理报销手续并办理相应的还款手续。六、文具、办公用品、低值易耗品、网络配件等办公费文具、办公用品、低值易耗品、网络配件等物料用品一律由办公室统一采购，其他员工不得私自采购。报销时应附填写完整9的采购清单、电脑小票、供应商送货单，详细列明所购商品的明细。如不能按规定提供附件的一律不予报销。七、业务宣传费1.发票内容应注明礼品、宣传品。2.业务宣传费在计划额度内，本着必要、合理、节约的原则从严掌握。3.自行购买礼品的，必须有两个经办人在发票背面签字证明。八、借款制度1.一般借款条件事前没有借备用金或已有借备用金，但即将发生的费用金额较大的员工，可以申请一般借款。2.一借一清原则一般借款应做到一借一清。一借一清是指每一笔借款都必须在下一次借款之前结清，对报销金额小于借款金额的要返还余款，当月借款必须在项目完成后10个工作日内报账，过期不清偿报账的，从经办人税后工资中逐月扣回；确因客观原因超过规定期限的，须经总经理预先批示到财务部门说明情况，可给予适当延期，但不得超过一个月。3.一般借款的程序10（一）各项借款需根据预算开支范围和审批权限办理。（二）借支资金需持经过审批的《借款单》办理，具体审批程序如下：申请人→部门负责人→财务负责人→总经理。第五部分：附则1.本制度自颁布之日起生效。2.本制度与《财务管理制度》、《费用预算制度》等有关文件一同实施，解释权归公司财务部。3.以上条款未规定事项，由总裁决定后出台临时规定以做说明。