XXX公司物资采购反舞弊审计案例分享-漂亮!安永？

物资采购中反舞弊案例分享——XXX控股有限公司内审部XXX公司下属A公司在物资采购（主要为钢材）环节存在舞弊嫌疑一、案例分享入围供应商的准入管理存在缺陷参与询价的单位互为关联，实际构成围标采购价格高出合理价格水平报价策略存在舞弊嫌疑，有偏向某一供应商的倾向部分标段邀请的参标单位存在串标嫌疑行为表现1、入围供应商的准入管理存在缺陷表现特征：公司舍近求远，选择规模小、实力弱的经销商进行合作。钢材、木材采购主要向以下几家单位询价：公司名称注册资本B公司3万C公司50万D公司100万E公司500万A公司一年钢材采购量超过千万元，如此大额的物资采购，商务人员不在当地或周边地区寻找有实力的优质供应商，而是长期与上述外地小型中间商合作，令人费解。据了解，当地有不少大型钢材经销商：如G公司，注册资本5000万，年销售钢材50万吨，A公司仅向其询过一次价。查阅上述单位工商信息显示几家公司规模小，注册地址均在小区居民楼内上网查询无相关信息和联系方式。对商务经办人进行多次访谈对如何寻找到供应商的解释上，前后矛盾第一次访谈，说D公司、E公司是自行到现场推销认识的，B公司是网上查找的；第二次访谈，其解释E公司是自行到现场的，B公司和D公司是商务部负责人介绍给他的；最后一次询问，他说以上三家均是商务部负责人介绍的。在访谈商务部负责人时，商务部负责人说这三家均为自行到现场推销的。我们采取的主要程序：查阅工商信息、访谈2、参与询价的单位互为关联，实际已构成围标XXX公司要求采购询价对象一般不能低于3家，A公司每批次采购均向4家供应商询价，程序符合要求，但是实际执行过程中存在漏洞。表现特征：注册地不同的两家供应商，回复的传真件却来自同一地区、同一传真机D公司&K公司参与报价的D公司与K公司(中标电气工具、材料)为注册地不同的两家公司，但两家单位的报价单，均从同一个城市发出，且来自同一传真机。后追查D公司的资质文件时，发现也是从上述传真机发出。D公司报价单上印制的办公地址经网上搜索得知属于一家纺织品公司的代表处，传真号与D公司提供传真号一致。经电话询问确认此电话传真确实为一家纺织品公司的代表处所有，但其并不知道D公司的存在。从上述信息基本可以判断，D公司报价单上提供的地址和传真号属冒用他人公司行为，而其与K公司共用一个传真号码，说明双方应为关联单位。C公司&K公司在工商局查阅C公司的工商档案时发现，C公司登记的业务经理与K公司传真号码的开户人是同一人。实地到K公司登记的地址查看，其门面招牌为“C公司”，由上述信息基本可以判断，C公司和K公司为关联单位由此可以确信：D公司、C公司和K公司为关联单位。B公司&E公司这两家单位的报价资料均来自同一传真号，且传真件均显示有F公司字样。之后我们拨通此号码询问发现：B公司、E公司、F公司均在同一办公地点，电话也一样。由此可以确信：B公司、E公司及F公司为关联单位。B公司、E公司及F公司互为关联C公司、D公司及K公司互为关联公司每次询价均采用从C公司、D公司、K公司中以及B公司、E公司5家中选择3-4家单位的方法，而实际上，由于其相互之间存在关联性，最多仅有两家公司实际报价，报价被操控的可能性很大。与此对应，从6月份至12月初，公司商务部共完成钢材采购12批次，合计采购额1055万元。其中有10批次均从E公司购入，采购金额高达989万元。询价单位及中标单位列示：时间采购量主要询价报价单位中标单位12月11日162.5吨B公司、D公司、E公司、G公司E公司11月04日158吨B公司、D公司、E公司E公司10月17日50吨B公司、D公司、E公司E公司10月11日120.5吨B公司、D公司、E公司E公司10月10日9吨B公司、D公司、E公司E公司10月06日344吨B公司、D公司、E公司E公司08月28日188.35吨C公司、D公司、E公司E公司08月04日421.78吨C公司、D公司、E公司E公司我们采取的主要程序：查阅资质文件及报价资料、现场查看、电话咨询、网络搜索等3、钢材采购价格明显高出可以接受的合理价格水平表现特征：公司采购价格明显高于市场价格，如下表分析采购时间钢材型号品牌E公司当地市场价（元/吨）合同采购价（元/吨）合同与市场相比价差（元/吨）供货方8月4日16#工字钢海城52506420+1170E公司18mm螺纹钢唐钢53406350+10108月28日16#工字钢海城51506030+89016mm圆钢安阳51506300+115010月6日16#工字钢海城47005800+110018mm螺纹钢唐钢44005500+1100E公司当地市场价合理运费（300元/吨）合理采购价合理利润（200-250元/吨）500-600元/吨A公司实际合同采购价1100元/吨同时通过查询E公司当地钢材市场近几个月的价格走势及供求行情发现，从8月下旬开始，市场钢材价格开始急速下跌，终端需求疲软，观望气氛较浓，在这种对买方议价能力极其有利的大环境下，公司采购的钢材价格仍高出合理价格水平500-600元/吨属不正常行为。我们采取的主要程序：比较分析、电话咨询、查阅价格及需求信息等4、报价策略存在舞弊嫌疑，有偏向某一供应商的倾向表现特征：在公司其中一批钢材采购中，E公司第一次报价时，有两个单项报价比G公司（当地大型钢材经销商）高，第二天，采购人员要求E公司进行了第二次报价，在其进行第二次报价时，E公司将此两个单项报价刚好降至了G公司以下，最后E公司以总价（66.3万元）低于G公司0.3万元的微弱优势中标。且我们发现采购人员并未要求G公司等其他5家单位进行二次报价。我们采取的主要程序：查阅询价比价资料5、部分标段邀请的参标单位存在极大的串标或围标嫌疑表现特征：在A公司组织的“二次控制系统”设备招标中，邀请的5家投标单位有4家单位的标书电子版为同一类型光盘刻录，且有3家单位光盘的“最后一次保存者”为同一人，存在串标、围标行为。我们采取的主要程序：查阅投标文件二、物资采购中可能存在的其他舞弊行为探讨限制有竞争力的供应商参加投标，招标过程中带有严重的倾向性表现特征：一方面，在发布招标公告时，提出苛刻、不符合通用标准的条件，或资格预审过程中以一些“莫名其妙”的理由排除一些符合条件的潜在投标单位；另一方面，在制定评标方法上，通过人为设定特殊评定标准，甚至违反规定设定加分内容和分值，对想照顾的投标方“量体裁衣”，以确保其占有明显优势。招投标采购中可能存在的舞弊行为重点审查：招标公告、评标标准的合理性、公平性。招投标采购中可能存在的舞弊行为（续）确定标底的人员或能够接触标底的人员与供应商勾结泄露标底表现特征：项目标底在招投标工作中起着十分重要的作用，它一定程度上直接影响到招投标结果。正由于标底的重要作用，不少投标单位千方百计想办法获取标底，少数标底编审人员或能够接触标底的人员经不住诱惑，与供应商勾结泄露标底，在市场内造成极为恶劣的影响。为防止此舞弊行为，标底仅作为报价合理性的参考，但不作为评分依据比较合适。重点审查：（1）评标标准的合理性；（2）标底是否起到决定作用；（3）建立举报制度。招投标采购中可能存在的舞弊行为（续）将按规定必须招标的项目随意肢解、化整为零规避招标表现特征：有些企业以专业性强、场地小、工期紧等为借口，不通过招投标方式选择供应商；或将项目随意肢解到规定限额以下后直接发包（如：规定50万元以下不需招标），化整为零，将按规定必须招标的项目拆成不需招标的零星项目，以逃避监督管理；或项目主体工程的后期工程、附属配套工程进行直接委托，搞场外交易。重点审查：（1）标段划分的合理性；（2）对直接委托项目进行市场比价。评标人员在评标中不能正确参与决策表现特征：随着企业经营管理、技术水平和投标能力的不断提高，投标书中的价格、工期和质量方面的差距越来越小，由此在招标过程中，评委（专家）的评分将决定招标的结果。但由于评标打分没有一个定量的标准，所谓“仁者见仁、智者见智”，于是一些投标单位与评标委员会相互窜通，贿赂评标专家，通过徇私舞弊的办法谋取中标，一些专家往往抵挡不住“红包”的诱惑，见利忘义，在评标中为特定的投标企业“保驾护航”；或让业主单位有意对评委施加影响，使得评委不能正确决策，丧失立场。招投标采购中可能存在的舞弊行为（续）重点审查：（1）专家构成情况；（2）对比评分表中专家评分是否有明显的倾向性。代理机构未站在公正的立场，成为舞弊者的利益团体表现特征：一是部分从业人员不讲职业道德，在从事代理业务中投机取巧，中饱私囊。二是部分代理公司虽然处在中介的位置，却未站在公正的立场，与投标人相互串通，结成利益小团体，为团体成员大开绿灯，在招标文件中设定排他性条款，或者团体成员相约轮流坐庄，相互陪标，代理公司从中收取好处费，损害业主利益。为避免此风险，中小型项目可以不选择代理机构。招投标采购中可能存在的舞弊行为（续）重点审查：（1）代理机构的资质、行业的业绩、声望；（2）代理合同中是否约定代理机构的作用，评标委员会的主要成员是否由业主单位组成。合同条款不完整•在采购合同条款中只标明所要订购的产品、单价、金额，不标明产品的型号、规格，或标出的型号、规格不详尽；•在采购合同条款中只标明供货商，而不标明产品的生产厂家。•实际市场交易中，同一产品不同的规格、型号价格差异悬殊；同一产品，因不同生产厂商，其价格也有着很大的差距。•由此，一些采购人员往往利用这一漏洞“偷梁换柱”，用高价格购置低等级、低质量、低性能的产品。保管人员验收入库时由于合同条款有缺失不能监督采购人员采购的产品是否是合同规定产品，也给采购人员留下了可乘之机。更改合同条款•合同未按规定条款签订，缩减或增加部分条款。•如谈判时合同价款含出国费用，但在签订合同时删除该条款，出国费用由供应商额外支付给采购人员进行舞弊或支付给公司形成小金库。利用合同条款进行舞弊行为重点审查：合同条款的完整性；入库验收；与招投标文件约定条款及投标人报价表进行比较是否有缺失。实际产品采购中，供应商会随产品销售赠给购买者设备的附件，包括实物资产或服务，也可能是其他赠品或现金回扣。如购买汽车有轮胎、工具等赠品；进口产品往往包含出国学习服务；有些商家设置提前付款给与一定的现金折扣优惠等等。但是，多数单位对采购产品的附件、赠品或回扣不在合同条款中反映，实物验收人员验收后不做登记。由此，一些采购人员或经办人员“乘虚而入”，将赠品、回扣窃为己有；或与供应商勾结将附件作为另一项交易事项进行舞弊。假借产品附件、赠品或回扣进行舞弊的行为重点审查：（1）合同对产品附件、赠品及回扣的约定是否存在；（2）公司对此采取的措施。防范采购人员利用职权营私舞弊、损公肥私，降低物资采购舞弊风险，一方面应加强公司内控建设，完善内控制度；另一方面应加强公司文化理念的宣传与灌输，从根源防范该类行为。结语上述案例分享与探讨并未包含物资采购舞弊的全部行为及全部审计方法，希望各位同仁提出更好建议不断完善。