系列之五：ORACLE EBS 系统主数据管理(E)

系列之五：ORACLEEBS系统主数据管理（E）热度12已有860次阅读2010/1/1714:00|关键词:EBSORACLE数据管理系统ORACLEEBS系统主数据管理三、供应商（Supplier）（一）供应商的分类概述（二）供应商“名称与编号”（SupplierName/Number）（三）供应商的“地点”（Site）（四）供应商的“分类”属性（Classification）（五）供应商的“接收”属性（Receiving）（六）供应商Site层的“一般”属性（七）供应商Site层的“联系人”属性（八）供应商的多组织支持（MOAC）（九）供应商（Site）的“采购”属性（十）供应商（Site）的“控制”属性（Control）（十一）供应商（Site）的“付款”属性（Payment）（十二）供应商（Site）的“会计”属性（十三）供应商（Site）的“银行账户”属性（十四）供应商（Site）的“发票税”属性（十五）供应商（Site）的“预扣税”属性（十六）供应商（Site）的“纳税申报”及“EDI”属性（十七）R12的供应商定义与维护（十八）供应商的合并四、客户（Customer）（一）客户数据管理概述（二）EBS交易社区架构（TCA）（三）客户的配置文件分类（ProfileClass）（四）客户的创建规则（五）客户的多组织控制（MOAC）（六）客户的交易方层属性及交易方关系（七）客户的账户层与地点层属性（八）客户账户层的“分类”分组属性（九）客户账户层的“市场营销”分组属性（十）客户账户层的“关系”分组属性（十一）客户账户地点层的“特性”分组属性（十二）客户账户与地点层的“通信”分组属性（十三）客户账户与地点层的“联系人”分组属性（十四）客户账户与地点层的“联系人：职责”分组属性（十五）客户账户与地点层的“银行账户”分组属性（十六）客户账户与地点层的“付款方法”分组属性（十七）客户账户与地点层的“配置文件：事务处理”分组属性（十八）客户账户与地点层的“配置文件：单据打印”分组属性（十九）客户账户与地点层的“配置文件：金额”分组属性（二十）客户账户的“地址地点与业务目的”属性（二十一）R12客户的账户层与地点层属性（二十二）客户数据的合并（二十三）客户数据的其它管理功能五、结语三、供应商（Supplier）在二十一世纪的今天，人们已经逐步认识到，企业之间的竞争已不完全是单个企业之间的竞争，而是企业所拥有的供应链之间的整体竞争。企业供应链的效率与质量如何，关系到企业在日益残酷的市场游戏中能否取得竞争优势。企业与供应商之间的关系，也不再是过去简单的买卖关系，而是越来越深入、紧密的合作伙伴关系。企业与自己的供应商之间既有不同利益的矛盾，也有共同利益的合作。在企业的管理实践过程中，涉及“供应商”的管理信息系统的设计主要有两方面内容，一是与供应商在日常业务过程中的商务协同，包括供应商门户、订单协同、计划协同、询报价、招投标等等内容，通常归入SCM产品的范畴；二是供应商的生命周期与关系管理，包括供应商准入管理、资格认证、协议与合同管理、绩效考评等等内容，通常归入SRM产品的范畴。这两方面的内容的连接点就是“供应商主数据”，前者涉及供应商主数据的使用，后者涉及供应商主数据的创建与维护。在ORACLEEBS系统中，涉及供应商主数据“使用”的SCM产品目前已经比较完善，而涉及供应商主数据“创建”的SRM产品目前还在发展过程中。R12将供应商主数据的定义与维护从GUI界面变为WEB界面，也是考虑了SRM产品的未来拓展需要。由于R12与R11的供应商主数据相比，除了多组织控制，在内容方面并无本质上的太大变化，考虑到WEB界面不太方便于系统学习演示，故以下关于供应商主数据的讨论将以R11的GUI界面为主，然后再辅之以R12的WEB界面以做补充、比较。（一）供应商的分类概述企业的供应商按所提供产品与服务的用途划分，可分为“生产供应商”与“非生产供应商”两大类。所谓“生产供应商”是指其提供的产品或服务，企业并非终端使用者，而是进入企业销售的产品或服务之中，最终提供给企业的客户使用，例如原辅材料供应商，为企业的产品提供运输、维修等服务的供应商等等；所谓“非生产供应商”，是指企业自身就是终端使用或消费者，例如企业所使用的办公用品、仪器设备供应商，以及为企业的日常运作提供服务的广告公司、软件提供商、咨询顾问公司等等。按供应商提供的产品与服务的形态划分，则可以划分为“有形”实物类的供应商，与“无形”服务类的供应商；按供应商与所提供产品的关系，可以分为“制造商、代理商”；按供应商的组织形态划分，则可以划分为“公司供应商”与“个人供应商”（在EBS中，公司员工有时需要当作供应商来处理）；按地域范围划分，则可以划分为“国内供应商与国外供应商”；按供应商所处生命周期或合作关系划分，则可以分为“潜在供应商、一次性供应商、试用供应商、长期合作供应商”等等。在EBS系统中，供应商分类/类型LOV是在LookupCode进行定义的，如下图47所示：要注意的是，尽管供应商类型VendorType的访问级别是“用户”，即用户可以完全自定义，其LOV值不参与系统流程构建。但ORACLE初始安装所预置的值中代码“EMPLOYEE员工”并不能被删除或修改，因为在供应商定义引用时，如果找不到“员工”类型，则就无法将员工设置为供应商（而一旦无法将员工设为供应商，则AP在处理员工费用报表时将无法进行）。故推测VendorType的“访问级别”实际上应当是“可扩展”，这可能是系统设计疏忽。尽管上面依据各种属性对供应商做了种种分类的讨论，但实际上在EBS系统中，除“员工”类型之外，其余只是主要起到统计分析的作用，于系统流程角度看并无本质区别。在EBS系统中，供应商的定义与维护是在AP模块而非PO模块中进行的（之所以如此，与ORACLE的产品发展历程有一定关系）。在AP模块中定义维护供应商，意味着即使没有或不使用PO模块，也可以在AP模块中对于需要向各种供应商进行付款的业务行为进行有效管理。EBS的AP模块定义的供应商主数据，将同时为PO模块、Asset资产模块、Property财产模块等所共享。（二）供应商“名称与编号”（SupplierName/Number）在EBS系统中，由于实际使用以及早期系统设计考虑欠周详等方面的原因，在PO模块的订单界面中是将“供应商名称”（SupplierName）作为主要检索字段来使用的（PO界面甚至没有直接显示“供应商编号”字段），在AP模块的发票界面虽然有供应商编号字段，但人们在使用习惯上还是以“供应商名称”为主。故如果将“供应商名称”理解成供应商的“组织全称”，则实际使用将很不方便，因为一般来说供应商法律意义上的公司注册“全称”会比较长。EBS的供应商定义界面有“供应商名称”与“别名”两个字段，考虑到上述因素，实际使用情况可能恰好相反：以“别名”字段记录供应商“全称”，而在“供应商名称”字段输入符合企业命名惯例且便于识别记忆的“短名、别名或简称”。如下图48所示：系统要求“供应商名称”具有唯一性，但已经存在的供应商名称可以更改，且并不影响系统已经存在的相关业务数据。供应商一旦定义就无法轻易删除，可以通过“无效日期”设置使其不能输入发票或采购订单（并不影响已有业务的处理）。上图中“一般”Tab页中的“父供应商名称”及“编号”，表示当前供应商与系统中已经定义的其它供应商具有从属关系，而客户编码字段，则是本企业在该供应商处的标识编号。“供应商编号”具有唯一性且不可更新（系统的跟踪标识），可以手工输入，也可以由系统自动生成，具体是那种方式由AP系统相关设置控制。这一点，R12与R11相比设置界面虽有所不同，但在多组织（OU）功能支持下，供应商的编号设定都是实现跨OU定义的，故其编号设置与OU无关。如图49所示R12的供应商编号设置：不过，在实际的企业管理实践中，使用“无涵义”的供应商自动编号并不可取，企业通常需要基于前面所讲的供应商分类，统筹考虑制定“有涵义”的手工编号规则，这是因为EBS系统所提供的供应商“分类”控制方式有点简单，缺少层次性，很多时候并不能很方便地满足实际统计分析工作的需要（这或许是EBS系统设计方面的不足）。（三）供应商的“地点”（Site）在“ORACLEEBS基础设置要点简介”一文中，关于“Address、Location、Site”的三者关系已经有详细介绍。Site的涵义更多的是表示一种比较虚无的“属性”，ORACLE借用Site（地点）的这一特性，来表示与同一供应商的合作过程中，供应商可能有多种合作状况，例如一个集团公司性质的的供应商，以一个整体对外与企业签署合作协议并承担有关法律责任，但实际业务的发生，希望按不同子公司分别使用不同的银行账户与付款条件等等。在EBS中，有关供应商的信息或属性被分为两个层次“供应商层”与“供应商地点层”，这两个层次的信息字段绝大部分有重复，少部分可能只在“供应商层”或“地点层”中才有。仅在“供应商层”有的信息如：“一般、分类、接收”Tab页中的相关内容，自动适用于“地点层”，为该供应商的不同Site所共有；在信息字段有重复的部分，“供应商层”的输入信息会被自动默认到Site层，但在Site层可更新维护而允许与供应商层内容不同。而Site层的某些特有信息如“一般、联系人”Tab页中的相关内容，就只属于该Site，由于这个原因，故系统中每个供应商必须至少有一个Site。某些在供应商层与Site层均有的Tab页如“采购”，其实际字段内容Site层也比供应商层为多。如下图50所示：上图中，R11的供应商层有12个Tab页，而Site层则只有11个Tab页，两相比较，“分类与接收”Tab页只在供应商层有，而“联系人”Tab页只在Site层有，并且“一般与采购”Tab页在供应商层与Site层的实际内容有较大区别，仅一部分有重叠。Site添加则是在进入Site界面后按“新建”。同一供应商的Site必须具有唯一性（仅指同一OU内，不同OU下可以相同），但不同供应商的Site名称可以相同。已经存在的Site名称可以更改，并不影响其他相关应用。R11中无法同时直接显示创建的多个供应商Site，只能在进入Site界面后，通过“PageDown”键来顺序切换，或利用快捷“查找”功能显示结果后选择切换（这是R11系统设计使用不够方便的地方）。（四）供应商的“分类”属性（Classification）在供应商层的“分类”Tab页，除了前面供应商分类概述中讲到的“类型”（Type）字段的LOV可选值之外，系统还提供了一些其它的补充字段设置。如上图50中所示包括：“少数民族经营的企业、女性经营的企业”（不明白ORACLE预置这两种类型有什么实际意义？）；“一次性交易与小型企业”，只是一个标识，实际系统并不限制与其的交易次数与交易规模；SIC是StandardIndustryCode的缩写，只能手工输入，并无LOV值。不过，企业可以利用此SIC字段，输入自定义的符合企业某些特殊分类需要的代码，例如以不同代码区别“更可靠的供应商”和“不太可靠的供应商”，或者如“原始设备制造商”和“办公用品供应商”等等。上述字段均只有统计分析的功能，并不参与系统业务流程构建。唯一比较特殊的是“类型”中取值为“员工Employee”时，才可以选择输入“员工姓名”及“员工编号”字段。在AP系统中，只有已经被创建为供应商的“员工”所建立的“费用报表”，才能成功导入到“发票”中去。不过，AP系统“将员工创建为供应商”参数可以设定“发票导入”功能将费用报表中的员工自动创建为供应商，故通常无需做员工供应商的手工维护。（五）供应商的“接收”属性（Receiving）该属性仅在“供应商层”可设置，为所有的Site层所共用，如下图51所示：不过，这里的大多数属性设置，只是给采购订单PO提供默认值，允许手工修改。相关属性在其它地方如Item、系统选项等处也有类似设置，系统设计按照某种层次结构向PO默认（具体以后在讨论系统模块的应用功能时再作介绍）。或许正是这个原