第三章公关类文书

邀请函、请柬一、邀请函、请柬概述二、邀请函、请柬的结构和写法三、撰写邀请函、请柬的注意事项一、邀请函、请柬概述1.邀请函、请柬的概念邀请函、请柬，是单位、团体或个人为了举办各种联谊活动、纪念活动、交往活动向受信方表达郑重邀请的礼仪性书信。请柬一般用于较庄重严肃的场合，邀请的事项单一，且格式严谨而固定2.邀请函、请柬的种类按性质划分，可分为私人事务、工作事务的邀请函和请柬；国内事务国际事务邀请函和请柬。按用途划分，可分为宴会、典礼、会议、展览的邀请函和请柬。按受文对象划分，可分为专发式、普发式的邀请函和请柬。按书写方式划分，可分为横排式、竖排式的邀请函和请柬。二、邀请函、请柬的结构和写法1.封面邀请函、请柬的封面居中写“邀请书”或“请柬”，字体要略大，要醒目和美观。邀请函的封面标题还可包括个性化的活动主题标语。2.称谓顶格书写，为表示尊重，个人姓名之后应有职务、职称。3.正文写清邀请的目的、活动内容、时间、地点及应注意的一些问题。4.落款及成文日期要写明礼仪活动主办单位的全称和成文日期，大、小写均可，年、月、日齐全。并加盖公章，以示慎重。三、撰写邀请函、请柬的注意事项第一，文字要美观，用词要谦恭，要充分表现出邀请者的热情与诚意。第二，语言要精炼、准确，凡涉及到时间、地点、人名、头衔等一些关键性词语，一定要核准、查实。第三，语言要得体、庄重。邀请书和请柬的使用，包含表达尊重、联络情感的意味，具有礼仪性。第四，纸质、款式和装帧设计上，要注意艺术性，做到美观、大方。实训练习一、填空题1.邀请函、请柬，是单位、团体或个人为了举办各种、、交往活动向受信方表达郑重邀请的礼仪性书信。2.邀请函和请柬具和两个特点。二、判断题1.请柬常用“恭候光临”“敬请莅临指导”等作结语。（）2.请柬与邀请函都可用于邀请客人出席比较隆重的活动时邀请来宾。（）3.请柬就是内容简单，形式设计较美观讲究的请帖；而邀请函的内容则相对详细，但形式则与一般书信不同。（）4.邀请函的祝颂语可以省略。（）贺信一、贺信概述二、贺信的结构与写法三、撰写贺信的注意事项一、贺信概述1.贺信的概念贺信是指机关、企事业单位、社会团体或个人向取得突出成绩,或举行重要的庆典、纪念性活动的单位或个人表示祝贺的一种专用礼仪文书。2.贺信的种类（1）对上级的贺信。一般是某事项对上级表示祝贺，这类贺信往往带着敬意。（2）对同级的贺信。是对同级或不相隶属单位的祝贺，这类贺信往往更多的是出于礼仪需要。（3）对下级的贺信。往往表达上级对下级的关怀和祝贺，言辞亲切。二、贺信的结构与写法1．标题2．称谓贺信顶格写明被祝贺单位或个人的名称或姓名。3．正文贺信正文的内容一般包括开头、主体、结语。第一，介绍对方取得重大成就的有关背景材料，或者其中某些重要活动成功的前因后果。第二，交待祝贺的原因，概括说明对方所取得成绩的原因，分析其成功的主观、客观原因。第三，表示热烈的祝贺，由衷地表达自己真诚的祝福，或提出希望和期盼。结语一般写上祝愿的话。4．落款写明发文单位名称或个人的姓名。单位的贺信需加盖单位公章。5．成文日期三、撰写贺信的注意事项第一，感情要真诚。第二，内容要真实。第三，语言要精炼。实训练习一、填空题1.贺信是指机关、企事业单位、社会团体或个人向_________或的单位或个人表示祝贺的一种专用礼仪文书。2.按照祝贺对象的不同，贺信可分为_________、_________和_________。二、判断题1.贺信表达的感情要饱满充沛，要体现真诚的祝福。（）2.贺信的成文日期必须大写，且年、月、日要齐全。（）感谢信一、感谢信概述二、感谢信的结构与写法三、撰写感谢信的注意事项一、感谢信概述1.感谢信的概念感谢信是一种礼仪文书，是专门用来向对自己有所帮助、支持的单位、集体或个人表示感谢之意的书信。2.感谢信的种类（1）从感谢对象的特点划分，可分为：1）给集体的感谢信。2）给个人的感谢信。（2）从感谢信的存在形式划分，可分为：1）公开张贴的感谢信。2）寄往单位或个人的感谢信。二、感谢信的结构与写法1.标题一是单独由文种名称组成，即“感谢信”三个字。二是由感谢对象和文种名称共同组成。三是由感谢双方和文种名称组成。2．称谓3．正文正文部分是信的主体，主要写感谢的原因和感谢的内容。应分段写出以下几个方面：一是感谢的事情，二是进行升华。结尾也称祝颂语，写表示尊敬、感激的话。4．落款署明单位名称或个人姓名。有时也可在写信人姓名之前写上与收信人的关系。单位的感谢信需加盖公章。5．成文日期大、小写均可，年、月、日齐全。三、撰写感谢信的注意事项第一，感谢的事项必须真实。第二，感激之情要真挚、朴素。第三，表示谢意要恰如其分。实训练习一、填空题1.感谢信是专门用来向对自己有所帮助、支持的____、____或____表示感谢之意的书信。2.从感谢信的存在形式划分，可分为___________和_____________感谢信。二、判断题1感谢信以感谢为主，兼有表扬，所以表达谢意时要真诚，说到做到。（）2.感谢信因为是表达感激之情，所以所叙述事项可略作夸大，以表现所要感谢事情的重要性，从而能深切表现出感谢之情。开幕词、闭幕词一、开幕词和闭幕词概述二、开幕词和闭幕词的结构和写法三、撰写开幕词和闭幕词的注意要点一、开幕词和闭幕词概述1.开幕词和闭幕词的概念开幕词是党政机关、企事业单位和群众团体的领导宣告会议开始、交代会议任务、阐述会议宗旨和介绍与会议有关事项的致词。2.开幕词和闭幕词的种类按性质划分，可分为用于党政机关、企事业单位、社会团体的大型会议的开幕词和闭幕词；用于商务洽谈、交易会、学术研讨会、展览、运动会等大型活动的开幕词和闭幕词；用于周年庆典、开业庆典等大型庆典的开幕词和闭幕词。按范围划分，可分为国际性活动、国家级活动、区域性活动和基层活动的开幕词和闭幕词。按形式划分，可分为宣讲式、表态式、鼓动式、祝贺式、礼仪式开幕词和闭幕词。二、开幕词和闭幕词的结构和写法1.开幕词的结构和写法（1）首部。包括标题、致辞人、时间、称谓几项内容。（2）正文。包括开头，主体和结尾三部分：1）开头部分，一般开门见山地宣布会议开幕。2）主体部分。通常包括三项内容：一要阐明会议的意义，通过对以往工作情况的概括总结，和对当前形势的分析，说明会议是在什么形势下，为了解决什么问题和达到什么目的召开的；二要阐明会议的指导思想；三为保证会议顺利举行，向与会者提出会议的要求。3）结尾部分。提出会议任务、要求和希望。（3）结束语。2.闭幕词的结构和写法闭幕词由标题、致词人、日期、称谓、正文几组成。三、撰写开幕词和闭幕词的注意要点1.撰写开幕词的注意要点第一，开幕词对会议宗旨、意义、议程只能作画龙点睛的提示，切忌长篇大论。第二，开幕词要具有引导性。第三，开幕词要注重营造庄重热烈的会议气氛，还要求做到生动，且富有感情色彩，具有鼓动性，激励与会者的参与意识，调动其开会的积极性。第四，开幕词的语言要注意简洁明快，热情亲切，坚定有力，鼓舞人心，适当口语化，与会议场景气氛和谐融洽。三、撰写开幕词和闭幕词的注意要点2.撰写闭幕词的注意要点第一，要对会议内容、会议精神和进程进行简要的总结会并作出恰当评价，肯定会议的重要成果，强调会议的主要意义和深远影响。评价要中肯恰当，并与开幕词前后呼应。第二，要有概括性，应对会议进展情况、完成的议题、取得的成果、提出的会议精神及会议意义等进行高度的语言概括。第三，要具有号召性。闭幕词的行文充满热情，语言坚定有力，富有感染力和号召力，真正起到促人奋进的作用，切忌空洞单调的说教，篇幅宜短不宜长。第四，对会议中没有展开但已认识到的重要问题，可在闭幕词中适当予以强调，作出必要的补充。实训练习一、填空题1.开幕词是党政机关、企事业单位和群众团体的领导宣告、交代会议任务、和介绍与会议有关事项的。2.闭幕词具有、、的特点。二、判断题1.开幕词有对上级的关怀、来宾的支持表示尊敬和感谢的意思。（）2.在会议或活动现场宣读开幕词，一般不念标题、署名和日期。（）3.开幕词的宣告性表现在它可以载入历史史册。（）4.致辞人在致开幕词时，语气上有明显的鼓动性和号召性。()欢迎词、欢送词一、欢迎词和欢送词概述二、欢迎词和欢送词的结构和写法三、撰写欢迎词和欢送词的注意事项一、欢迎词和欢送词概述1.欢迎词和欢送词的概念欢迎词，是指对来宾或即将加入团体的新成员表示欢迎的致词。欢送词，是指对将要离开的宾客或团体工作人员表示送别之意的致词。2.欢迎词和欢送词的种类按性质划分，可分为公务活动的欢迎词和欢送词，私人活动的欢迎词和欢送词。按对象划分，可分为对来访的宾客的欢迎词和欢送词，对本单位派出执行某项工作的的团体或个人的欢迎词和欢送词。按范围划分，可分为国际场合的欢迎词和欢送词，国内场合的欢迎词和欢送词以及区域性场合的欢迎词和欢送词。二、欢迎词和欢送词的结构和写法1.欢迎词欢迎词的结构由标题、署名和日期、称谓、正文、几部分构成。2.欢送词同欢迎词一样，欢送词也由标题、署名和日期、称谓、正文、组成。正文。其中欢送词的正文一般由开头、主体和结尾三部分构成：1）开头。常讲明在什么性质的欢送仪式上，致词者是以什么身份代表哪些人向宾客表示热情欢送的。2）主体。要讲述欢送的具体内容，如双方在访问期间在哪些问题和合作项目上达成了共识、取得了哪些突破性的进展和重大的收获，以及双方在合作期间友情的加深。3）结尾。通常再次向来宾表示热烈的欢送之情，并表达希望双方继续合作的愿望。三、撰写欢迎词和欢送词的注意事项第一，情感要真挚。第二，语言要便于交际场合朗读、演说，即上口、好读。第三，要简短精炼。实训练习一、填空题1.欢迎词是在迎接宾客的、、上主人对宾客的光临表示热烈欢迎的一种礼仪文书。2.欢送词具有和的特点。二、判断题1.在送别宾客的仪式上，主人对宾客的离去表示挽留的讲话稿叫欢送词。（）2.欢迎词和欢送词有活跃社交气氛，避免冷场的作用。（）3.欢送词的标题里可以写上致辞人的名字。()4.《再见了，亲爱的同学们》，是欢送词的标题。()5.欢迎词、欢送词的称谓一定要在宾客的名字后面写上职务、头衔。（）祝词一、祝词概述二、祝词的结构和写法三、写作祝词的注意事项一、祝词概述1.祝词的概念祝词也称祝辞，是泛指对人、对事表示祝贺的言辞或文章。祝词多用在喜庆的仪式上。2祝词的种类（1）祝贺词（祝事业）。（2）祝酒词。（3）祝寿词。（4）祝婚词。二、祝词的结构和写法1．标题2．致词人和日期3．称谓4．正文这是祝词的中心内容，可以分三部分表述：第一部分是致词者在什么场合，代表谁，向出席者及其庆贺活动表示祝福贺喜。第二部分是回忆往昔，概括受辞方以往所取得的突出业绩和成就。第三部分是纵观全局，展望美好的前景，再次向受辞方表示由衷的祝愿。三、写作祝词的注意事项第一，称谓应礼貌、妥帖。第二，祝词要情真意切。第三，篇幅不宜过长实训练习一、填空题1.祝词也称，是泛指对人、对事表示的言辞或文章。2.祝词根据祝贺的内容的不同可以划分为、、、祝婚词等类型。二、判断题1.祝词的运用，能够在公关活动中起着加强了解、加深友情、促进合作的作用。（）2.祝酒词的结尾一般都要祝愿所有参加宴会的人员健康、顺利，并祝愿他们的事业蓬勃发展、蒸蒸日上，常用“为……干杯”作结语。答谢词一、答谢词概述二、答谢词的结构和写法三、撰写答谢词的注意事项一、答谢词概述1.答谢词的概念答谢词是宾客所发表的对主人的热情接待和多方关照表示感谢的致词。一般在主人致欢迎词或欢送词后发表，有时也在专门的答谢活动中发表。2.答谢词的种类（1）“谢遇型”答谢词。这是用来感谢主办方热情招待的致词。（2）“谢恩型”答谢词。这是用来感激别人的帮助的致词。它常用于捐赠仪式或某种送别仪式上。二、答谢词的结构和写法1．标题一般只写文种，在第一行居中位置写“答谢词”三个字作标题。2．称谓应该是对主人的尊称，称呼要和蔼可亲、尊重对方，可以加头衔或表示友好、敬重的词语。3．正文开头：应开门见山、简明扼要地对主人的热情款待和关照表示衷心的感谢。主体：先叙述主宾双方的情谊，或表明自己来访的目的，然后表示