广告费使用说明及审批程序草案

广告费使用说明、审批程序及操作流程草案(2006.5.10)为进一步加强费用管理，严格财务制度，根据公司的实际情况，特制定本程序文件。一、广告费使用说明：1、公司广告费由策划部统一归口管理。广告费项目包括：1）媒体投放费用（电视、报纸等）2）店面VI费用3）户外媒体投放费用（大型路牌、车身广告等）4）促销品费用（促销品、赠品等）5）印刷品费用6）终端物料制作费用（喷绘、写真、灯箱、水晶字制作等）7）专项活动费用（经销商年会等）8）团体费用（宾馆部）9）CF广告制作、品牌推广费用10）网站建设费用11）市场部广告费用（店招、户外、小区推广等费用）12）销售返利费用（05年，06年）2、部门负责人制定本部门年度营销计划和广告费用计划，各部门广告费的使用应严格按年度计划执行。3、公司对广告费的使用按月进行管理，各部门广告费的使用应按年度计划制定部门分解计划并报策划部、财务部、营销副总经理备案。市场部广告费应按销售区域分解并制定月使用计划。二、广告费审批程序：1、计划内广告费的使用须由业务经理每月制定月使用计划，报部门负责人审批，策划部审核备案，营销副总经理签字后执行。2、计划外广告费的发生须由业务经理先提出申请说明原因，报部门负责人审批，策划部审核备案，营销副总经理签字后执行。3、广告费凭发票由部门负责人审批，品牌推广部审核登记，营销副总经理签字，财务部长签字后方可报销。三、各项广告费使用的操作流程：1、媒体投放费用操作流程：媒体合同签定——→当月拟定次月播出计划——→营销副总经理审批——→下达播出计划，审批媒体广告排期表——→广告播出（安排公司人员监播）——→核对监播表——→确认付款——→下一轮播出计划拟订2、店面VI费用操作流程：A、直属店VI费用操作流程：审批：业务经理填写“VI申请表”提出装修申请（面积、预计年度销售额、平面图、竞品渠道形象、返点标准）——→部长根据年度VI费用和装修计划审核签字——→品牌推广部部长审核签字——→营销副总经理审核签字执行：店面装修标准、档次确定——→品牌推广部出具装修图纸，与施工方现场勘察，确定施工内容及要求——→施工方出具装修预算——→品牌推广部审核装修合同、预算，确定后营销副总经理审批——→签订装修合同——→装修中期检查施工质量，下终端物料制作计划——→装修完工品牌推广部验收，填写“终端VI验收表”（不合格部分返工）——→照片、合同、决算资料存档——→付款B、经销点VI费用操作流程：品牌推广部对业务经理在“VI用材、施工、验收知识”等方面进行相关培训审批：业务经理填写“VI申请表”提出装修申请（面积、预计年度销售额、平面图、竞品渠道形象、返点标准、装修计划完成时间），经销商签字确认——→部长根据年度VI费用和装修计划审核签字——→品牌推广部部长审核签字——→营销副总经理审核签字执行：店面装修返点标准、档次确定（业务经理和经销商签定装修协议）——→品牌推广部依据装修档次出具装修图纸及店内饰品清单（内容、数量、用材要求），设计师向业务经理进行图纸讲解和饰品讲解——→业务经理与经销商、施工方现场勘察，确定施工内容及要求——→开始装修，装修中期业务经理检查施工质量，通知品牌推广部装修完工时间——→品牌推广部按图纸审核下单制作终端物料——→装修完工品牌推广部验收，拍照、填写“终端VI验收表”（不合格部分品牌推广部下达VI整改意见书，返工，直至验收合格）——→“终端VI验收表”营销副总经理审核签字同意返点，品牌推广部资料存档（照片、VI申请表、验收表等）——→按合同要求分季返点，品牌推广部审核备注：VI实施中，须严格按图纸施工，遇到需要改变施工图纸的地方，需上报品牌推广部同意后实施，否则不予验收。3、户外媒体投放费用操作流程：业务经理计划申请，市场部部长依据年度广告费用计划审核签字——→业务经理签定合同——→制作、悬挂（需公司制作喷绘的业务经理按程序下单）——→业务经理要求广告公司或经销商拍照——→验收——→业务经理凭发票、合同按广告费审批程序报帐——→资料存档备注：家具市场等场所常年户外广告位（公司付款的）须将广告合同复印件于品牌推广部备案；公司不付款的（只提供喷绘支持的）业务经理须将广告位尺寸、地点在品牌推广部备案。4、促销品（促销品、赠品等）费用操作流程：品牌推广部按费用要求选定促销品——→营销副总经理审核同意——→供方提供成品样品，相关部门负责人审核——→签定采购合同，向流转部提供采购合同复印件和促销品验收标准——→供方安排生产、送货——→流转部按促销品验收标准验收，开具入库单——→流转部按促销活动内容发放促销品，做好数量登记——→全部促销品到位后，凭发票、送货单、入库单付款（预留质量保证金，促销品在相关时间内无质量问题，再付尾款）5、印刷品费用操作流程：品牌推广部设计出样稿——→统计印刷数量，计算费用——→品牌推广部部长审核——→印刷品使用部门相关负责人审核图片或小样，签字——→开印——→品牌推广部按时间、数量、质量要求验收——→品牌推广部负责发放到领用部门——→终端印刷品领用部门打包，流转发放，登记——→凭发票、送货单、入库单办理付款6、终端物料制作费用操作流程：业务经理填写“广告物料制作单”（要求填写规范、清楚）——→市场部部长依据月度广告费用计划审核签字（月会通报本月广告费用计划）——→品牌推广部依据月度广告费用计划、网点销售、级别和单点已投入费用情况审核，部长签字——→品牌推广部电脑登记、下单制作——→品牌推广部验收（时间、数量、质量）——→流转发放，登记——→品牌推广部分地区进行月度终端物料制作费用明细统计——→制作方提供当月费用发票、送货清单、月费用帐单（分地区明细详单），品牌推广部审核，连同流转入库单办理付款备注：A、新VI装修店标准物料配置：门头吸塑灯箱2.4×0.5M1个品牌LOGO灯箱0.4×0.6M2个（一个外立面）水晶片证书0.44×0.32M1套（4块）企业宣传、品牌形象、产品形象、科技睡眠灯箱、产品KT板写真，依据卖场装修设计图纸由品牌推广部下单制作（业务经理不报计划）B、未做新VI装修店物料制作：门头灯箱：公司提供LOGO灯片1块或门头水晶字1套；企业宣传、品牌形象、产品形象、科技睡眠原则上不做灯箱有条件的店面公司可以提供灯片；品牌LOGO灯箱（0.4×0.6M1—2个）和产品KT板写真、水晶片证书视卖场具体条件定做。C、其它终端宣传物料制作：柱贴、窗贴、地贴、楼梯贴等其它宣传品制作视卖场需要定做。D、品牌推广部设立网点物料档案，方便备查和制作审核。7、专项活动费用（3.15活动、年会、促销等）、团体费用（宾馆）、CF广告制作、品牌推广费用、网站建设费用：按“第二项：广告费审批程序”办理，包括相关计划、预算、合同评审、执行、决算、评估。8、市场部广告费用（店招、户外、小区推广等费用）业务经理计划申请，市场部部长依据地区年度广告费用和总费用计划审核签字。要求业务经理每月上报本地区广告费计划和累计费用金额（一式三份，市场部部长、品牌推广部、自己各一份）备注：品牌推广部向市场部提供宣传物料制作报价表9、销售返利费用（05年，06年）按2006年经销合同原则和相关内容办理。2005年销售返利依据营销副总经理签字确认和财务备案“2005年销售返利明细表”办理。2006年5月10日