工作分析实务及应用

工作分析实务及应用余玲艳博士纲要一、工作分析概述1.工作分析的基本含义2.工作分析的基本内容3.工作分析的基本前提4.工作分析的基本过程5.工作分析的发展简史二、工作分析的方法1.定性方法2.定量方法三、工作分析的实施1.什么情况下需要进行工作分析2.谁来进行工作分析？3.工作分析信息的来源4.工作分析的基本流程5.组织及人员方面的准备6.工作分析的实施阶段7.工作分析的结果形成阶段8.工作分析的应用与修订阶段四、工作分析的结果及应用工作分析的结果工作描述工作规范工作设计工作评估一、工作分析概述为什么做工作分析？每个组织都有它的经营目的，每个企业都有它的经营计划、经营目标。要完成目标，就必须进行目标管理、目标分解。工作分析是什么?很多人事经理认为：工作分析的结果是岗位职责说明，其实是对工作分析的一种误解。又称职务分析，是指全面了解、获取与工作有关的详细信息的过程，具体来说，是对组织中某个特定职务的工作内容和职务规范（任职资格）的描述和研究过程。制定职务说明和职务规范的系统过程。对某特定的工作作出明确规定，并确定完成这一工作所需要的知识技能等资格条件的过程。工作分析工作分析绝对不是：一次对个人的分析!一次对人员任免、调整工资的分析!一次绩效评估!职位说明书的重要地位确定职务分析的目的和结果使用范围选择被分析的工作选择信息来源选择分析者选择使用的方法和系统收集、分析、综合工作情报工作分析工作描述工作规范工作标准报酬因素工作分析结果组织设计工作设计人力规划甄选录用培训开发绩效评估报酬管理其他结果运用案例：工作职责分歧工作分析涉及两方面工作工作本身：即工作岗位的研究该岗位承担的工作职责与工作任务，以及它与其他岗位之间的关系等。人员特征：任职资格的研究如，工作经验，学历，能力等特征。确定工作要求，以建立适当的指导与培训内容。促使工作的名称与含义在整个组织中表示特定而一致的意义，实现工作用语的标准化。确定员工录用与上岗的最低条件。为确定组织的人力资源需求、制定人力资源计划提供依据。确定工作之间的相互关系，以利于合理的晋升、调动与指派工作分析的目的获得有关工作与环境的实际情况，利于发现导致员工不满、工作效率下降的原因。为制定考核程序及方法提供依据，以利于管理人员执行监督职能及员工进行自我控制。辨明影响安全的主要因素，以及时采取有效措施，将危险降至最低。为改进工作方法积累必要的资料，为组织的变革提供依据目的一：建立标准目的二：分析问题工作分析的目的工作设计工作流程设计改进工作方法建议安全与健康方案人力资源规划人力资源数量预测人力资源计划计划执行困难分析招聘人岗匹配职业发展路径验证培训开发培训需求分析职业发展计划职业指导绩效评估绩效标准关键绩效指标绩效评估结果与人员激励关系薪酬激励与其他岗位评价工作分类晋升与调动工作分析需要掌握的几个基本术语概念定义例子员工在某一有限的时间段内为了达到某一特定的目的所进行的一项活动打印一封信件给客户打一个电话起草一张公文由一个人承担的一项或多项任务组成的活动某人进行员工满意度调查，包括设计、发放、回收问卷，分析、反馈结果等任务。一个特定的组织中，一个或多个任务落实到一个特定员工身上时出现的工作岗位。（职责和责任结合在了一起）人力资源经理薪酬主管招聘主管培训主管需要掌握的几个基本术语概念定义例子一个或一组主要职责相似的职位组成的事项。一项工作可以只有一个职位，也可能有多个。测试工作，可以有多名测试工程师。两个或两个以上的工作组成的工作体系。这些工作或者要求工作者具有相似的特点，或者包括多个平行的任务。企业中的销售和生产属于两个不同的工作族。不同的组织中的相似工作构成的工作属性。（工作是就一个组织内而言的，职业是跨组织的）教师、运动员、咨询师、演员……工作分析的基本过程1.明确目的：结果用来做什么用？2.界定工作分析的范围：所有职位还是关键岗位？技术岗位还是管理岗位？3.收集背景资料：运用调查法、面谈法组织结构图、工作流程图、考核表、人事记录表、职务分类标准、岗位等级和培训手册等。4.对材料、信息进行整理、分析、研究编写工作描述、工作规范，形成职务说明书：专业人士5.审核以供实践需要。工作分析发展简史工作分析思想早在古希腊产生。思想家苏格拉底在对理想社会的设想中指出：社会的需求是多样的，每个人只能通过社会分工的方法，从事自己力所能及的工作，才能为社会作出较大的贡献。泰勒通过科学的观察、记录和分析，致力于“时间动作研究”。泰勒的研究被认为是科学工作分析的起始。1979年德国工效学家罗莫特（WalterRohmert）把他几十年的工作设计研究加以总结，提出了工作分析的工效学调查法，被公认为“工作分析”的创始人。案例:安德鲁飓风问题：１、试分析奥普蒂玛空气过滤器公司所急需解决的主要问题？２、你有办法解决菲尔和梅比林与老计时员之间的争议吗？３、你认为有必要为奥普蒂玛空气过滤器公司计时员编写工作说明书吗？具体应如何操作？二、工作分析的方法工作分析方法的分类工作分析的方法很多，但没有一种“最好的方法”。工作分析的内容取决于工作分析的目的与用途。按功用划分：基本方法、非基本方法；按分析内容和确定程度划分：结构性分析和非结构性分析按分析对象划分：任务分析和人员分析按基本方式划分：观察法、写实分析法、调查法按结果的可量化程度分：定性、定量。搜集工作分析信息的方法定性方法定量方法工作实践法直接观察法访谈法关键行为事件法问卷法资料分析分析法能力要求法(销售工作的15种关键行为)职位分析问卷管理岗位问卷功能性工作分析观察法第一步：初步了解工作信息1、检查现有文件，形成工作总体概念：工作使命、主要任务和作用、工作流程2、准备一个初步的任务清单，作为面谈的框架3、为要数据收集过程中涉及到的还不清楚的项目做一个注释第二步：进行面谈1、最好是首先选择一个主管或有经验的员工进行面谈，因为他们了解工作的整体情况以及各项任务是如何配合起来的2、确保所选择的对象具有代表性第三步：合并工作信息工作信息的合并是把各种信息合并为一个综合的工作描述在合并阶段，工作分析人员应该随时补充资料检查最初的任务清单，确保每一项都已经得到回答或确认第四步：核实工作描述1、核实要把所有的面谈对象都召集在一起，目的是确定所作的工作描述具有完整性和精确性2、核实阶段应以小组的形式进行。把工作描述分发给主管和工作承担者3、工作分析人员要仔细检查工作描述，并在遗漏和含糊的地方做出标记访谈法：Tips访谈法和主管密切合作和被访者建立融洽的关系有事先的提纲给被访者适度发挥的余地检查和核对注意发生频率低的重要事件CooperationRapportGuidelineBuy-timeAnalysisCheckCBRAGC关键行为事件法内容优点缺点对实际工作中工作者特别有效或者无效的行为进行简短的描述，通过积累、汇总和分类，得到实际工作对员工的要求。关键事件可以用于以后的工作：例如绩效评估和培训收集归纳关键事件并进行分类需要耗费大量时间忽视日常的行为，不能单独使用这种方法进行工作分析关键行为事件实例职务：打字员维度：工作准确、整洁的能力关键行为事件：1.查出信件、报告中显得不正确的地方，检查出来并改正之2.书写每一侧都是对齐的稿件，看起来如印刷版3.检查并纠正在给顾客邮寄的资料中的错误地址4.当怀疑有不适合的做法时，不使用秘书手册5.按常规将图表、信件错误地归档6.由于粗心颠倒次序打出关键信息7.某个字可能有误时，因为不怀疑它而经常不去查字典8.产生打字错误和弯曲的边，以至于必须重新打字50-100页问卷法内容优点缺点结构化：列举出一系列的任务或行为，请工作者根据实际工作要求对任务是否执行或行为是否发生做出回答。如果是，还要了解出现频率、重要性、难易程度等。能够从许多员工那里迅速得到工作分析所需要的资料，可以节省时间和人力可以在业余时间填写调查表，不影响工作时间样本量可以很大设计问卷要花费很多时间、人力和物力，费用高由工作者单独进行，缺少交流被调查者可能不积极配合，不认真填写常见的工作分析定量方法职位分析问卷(PositionAnalysisQuestionnaire)管理岗位描述问卷(ManagerialPositionDescriptionQuestionnaire)美国劳工部工作分析法(DepartmentofLaborJobAnalysis)功能性工作分析方法(FunctionalJobAnalysis)工作分析专用工具“人员导向型”职位分析问卷法（PAQ）Positionanalysisquestionnaire结构严密的工作分析问卷。包括194个项目，其中187项被用来分析完成工作过程中员工活动的特征（工作元素），另外7项涉及薪酬问题。用5个基本尺度去衡量：具有决策、沟通能力；执行技术性工作的能力；身体灵活性与体力活动；操作设备与器具的能力；处理资料的能力及相关的条件。管理者可以运用PAQ给出的结果对工作进行对比，以确定哪一种工作跟富有挑战性，然后，据此确定每一种工作的奖金或工资登级。PAQ问卷工作元素的分类类别内容例子工作元素数目信息输入员工在工作中从何处得到信息,如何得到如何获得文字和视觉信息35思考过程在工作中如何推理、决策、规划，信息如何处理解决问题的推理难度14工作产出工作需要哪些体能活动，需要哪些工具与仪器设备使用键盘式仪器、装配线49人际关系工作中与哪些有关人员有关系指导他人或与公众、顾客接触36工作环境工作者物理环境与社会环境是什么是否在高温或与内部其他人员冲突的环境下工作19其他特征与工作相关的其他的活动、条件或特征是什么工作时间安排、薪酬方法、职务要求41管理职位描述法（MPDQ）它是一种以工作为中心的分析方法，由托纳（W.W.Tornow）平托（P.R.Pinto）在1976提出的。包括197个用来描述管理人员工作的问题，涉及管理者关心的问题、承担的责任、受到的限制以及管理者工作所需具备的各种特征。包括13类因素产品、市场、财务和战略计划。与组织其他部门和人事管理工作的协调内部业务的控制产品和服务责任公共和客户关系高层次的咨询指导行动的自主性财务的审批权员工服务监督复杂性和压力重要财务责任广泛的人事责任岗位类别工作性质工作分析方法结果导向访谈法专项设计的问卷调查法结果＋能力导向专家访谈集体座谈法结果＋行为导向问卷调查法访谈法行为标准导向观察法集体座谈法对不同工作性质特点的人分析的方法不同工作分析方法三、工作分析实施何时进行工作分析？工作分析新组织建立时组织发展到一定规模时工作发生变化时新工作出现时其他需求（如薪酬、考核）谁来进行工作分析？人员类型优点缺点最客观公正，保持信息的一致性，在工作分析方式的选择上有特长。价格昂贵，而且他们可能会因为对组织的情况缺乏了解而忽略某些方面。对所要分析的工作有全面而深入的了解，收集信息的速度也比较快。需要对主管人员进行培训，而且时间负担沉重。不作为主要的工作信息收集者，而是被用来为已经收集到的工作信息进行检查和证明对工作最熟悉，信息收集的速度也很快。标准化程度和职责的完整性比较差，有可能引起抵触心理。工作分析信息的来源6W1H:①用谁（Who），②做什么（What），③何时做（When），④在哪里做（Where），⑤如何做（How），⑥为什么做（Why），⑦为谁做（ForWhom）可分为四种：书面资料任职者的报告同事的报告直接的观察来自下属、顾客和用户等处工作分析的基本流程确定工作分析的目的搜集相关信息和资料选择典型工作撰写工作说明书任职者和主管核对搜集工作分析的信息*Source:（美）加里•德斯勒著.《人力资源管理》（第六版）.北京：中国人民大学出版社工作分析的四个阶段明确工作分析的意义、目的、方法、步骤；跟作为合作对象的员工建立良好的人际关系，并使他们做好心理准备；按精简、高效的原则组成工作小组；确定调查、分析对象的样