计算机文化基础第四章PPT

第4章Word基本操作内容页面格式设置及文档内容录入2文档的建立与保存3133文档的页面设置和打印预览4字符、段落和页面的格式化Word2003是Microsoft公司开发的文字处理软件。可以用来书写信函、报告、论文等；使用它编辑、排版文档，能满足各种文档的编排打印需求和“所见即所得”的排版功能，产生具有如同书籍、杂志、报刊的排版效果；还可以处理各种表格与图片，并具有与Windows类似的图形操作界面，简单易学，是目前个人计算机上使用相当普遍的文字处理软件。一、文档的建立与保存一、文档的建立与保存Word2003的界面包括标题栏、菜单栏、工具栏、格式栏、标尺、编辑区、状态栏等，如图所示。一、文档的建立与保存1、启动Word2003，两种方法：①执行“开始”→“程序”→“MicrosoftOffice”→“MicrosoftOfficeWord2003”命令，进入Word2003界面；②双击一个已经存在的Word文档，在打开文档的同时，启动Word程序。2．根据模板或向导新建文档执行“文件”→“新建”命令，在“新建文档”对话框中单击“本机上的模板…”，打开“模板”对话框，根据需要的文档类型，单击相应的标签，然后双击所需模板或依据向导创建即可。一、文档的建立与保存3．保存文档（1）更名保存执行“文件”→“另存为”命令，弹出“另存为”对话框，可以选择不同的保存位置或更换文件名。（2）保存已有文档如果当前编辑的是已经命名的文档，单击“常用”工具栏上的“保存”按钮，或按“Ctrl+S”键；或执行“文件”→“保存”命令，将修改的内容直接保存到原来的文档中，替换原来的内容，当前编辑状态保持不变，可继续编辑文档。4．Word常用的视图（1）普通视图：Word默认的视图方式，可以显示完整的文字格式，但简化了文档的页面布局，适合于文字的录入阶段。（2）Web版式视图：按照窗口大小进行折行显示的视图方式，方便用户的联机阅读。但该视图下排版效果与打印结果并不一致。（3）页面视图：最常用的视图方式，能按照用户设置的页面大小进行显示，此时的显示效果与打印效果完全一致。（4）大纲视图：按照文档中标题的层次来显示文档，用户可以折叠文档，只查看各级标题，或者扩展文档，查看整个文档的内容，从而使得查看文档结构变得十分容易。（5）阅读版式：该视图方式最适合阅读长篇文章。阅读版式将原来的文章编辑区缩小，而文字大小保持不变。如果字数多，它会自动分成多屏。一、文档的建立与保存二、页面格式及文档内容的录入1、页面格式的设置页面格式的设置包括对纸张大小、页边距、字符数、行数、纸张来源和版面等设置，这些是打印文档之前必须要做的准备工作。其中，页边距是指正文和页面边缘之间的距离。操作：执行“文件”→“页面设置”命令，打开“页面设置”对话框进行设置。二、页面格式及文档内容的录入2、文档内容的录入（1）插入点的设置文档的编辑区有一条闪动的粗竖线，竖线所在的位置叫做“插入点”，即光标的位置。光标移动的方式如下表所示。按键作用Backspace删除光标左边的内容Delete删除光标右边的内容←、→、↑、↓使光标左、右、上、下移动Home光标移动到行首End光标移动到行尾Ctrl+Home光标移动到文件起始处Ctrl+End光标移动到文件结尾处二、页面格式及文档内容的录入3．段落标记输入文字时，只有在一个段落结束时，才按Enter键，系统会插入一个回车符，称为“段落标记符”或“硬回车”。它用于标记段落的结尾，并记录该段落的格式信息。如果用户需要另起一行，但又不需要增加新段落，可按Shift+Enter组合键实现。此时，行尾将显示“↓”标示，称为“软回车”，该行称为无段落标记的新行。三、字符、段落和页面的格式化1．字符格式化字符格式化是设置字符的一种或多种属性。包括对各种字符（汉字、字母、数字及其它特殊符号）的大小、字体、字间距、边框和底纹及各种修饰效果等格式进行定义。如果对已经输入的文字进行字符的格式化设置，必须先选定要设置的文本块。（1）文本块的选择1）任何数量的文本。2）一个单词或中文词组。3）一个段落。4）一大块文本。5）整篇文档。三、字符、段落和页面的格式化（2）使用格式刷复制特定格式1）单次复制字符。首先选取希望复制格式的文本，不包括段落标记，单击常用工具栏上的“格式刷”按钮，把鼠标移到应用此格式的文本，在文本上拖动可以复制字符格式。2）多次复制格式。选择需要的字符或者段落格式，双击“常用”工具栏上的“格式刷”按钮，鼠标指针变为形状，可以多次选取希望应用此格式的文本，完成后，再次单击“常用”工具栏上的“格式刷”按钮，即可取消“格式刷”命令。操作：选中字符对象，执行“格式”→“字体”命令，打开“字体”对话框进行设置。三、字符、段落和页面的格式化2．段落的格式化段落的格式化主要包括段落的对齐方式、段落左右边界的定义、段落的缩进（左右缩进、首行缩进、悬挂缩进）、行距与段距、段落的修饰等。对段落的格式进行设置前，必须先选定该段落对象。如果设定一段，只需要将插入点移至该段落内即可，但如果同时对多个连续段落进行设置，则必须先选定需要进行设置的段落及段落标记符。操作：选中段落对象，执行“格式”→“段落”命令，打开“段落”对话框进行设置。三、字符、段落和页面的格式化注释：1）段落对齐方式：指段落在当前页中水平方向的对齐方式，包括左对齐、两端对齐、居中对齐、右对齐和分散对齐5种。2）段落缩进：指段落在水平方向上的表现形式，设置段落缩进会使文档显得更有条理。Word2003提供了4种缩进方式：左缩进、右缩进、首行缩进和悬挂缩进。3）行距：指段落中行与行之间的距离，默认情况下为单倍行距。包括单倍行距、1.5倍行距、两倍行距、最小值、固定值和多倍行距。3、添加项目符号和编号项目符号和编号是指放在文本前的符号或数字符号，起到强调作用。合理使用项目符号和编号，可以使文档的层次结构更清晰、更有条理。操作步骤：选中需添加符号的文本，右击在弹出的右键菜单中选择“项目符号和编号”或执行“格式”→“项目符号和编号”命令，在弹出“项目符号和编号”的对话框中进行相关设置。三、字符、段落和页面的格式化4、插入特殊字符操作步骤：①将光标置于要插入特殊符号位置。②执行“插入”→“特殊符号”命令。③在弹出的“插入特殊符号”对话框中单击“特殊符号”标签，切换到“特殊符号”选择卡，选择需要的符号后，双击即可。三、字符、段落和页面的格式化5、添加底纹Word2003可以为选中的文字、段落添加底纹，来突出强调文稿内容或者修饰文稿。操作步骤：①选中需添加底纹的对象，执行“格式”→“边框和底纹”命令，弹出“边框和底纹”对话框，单击“底纹”标签。②在“填充”选项区域中，单击选择所需的颜色。还可以单击“其他颜色”按钮，调出“颜色”对话框，设置所需的颜色。③在“预览”栏中，可以查看设置的效果。④在“应用于”下拉列表框中，选择应用范围，单击“确定”按钮，将设置的底纹应用于所选范围。三、字符、段落和页面的格式化6、使用标尺设置段落格式使用水平标尺来设置段落缩进，是最快速、最直观的方法。操作步骤：①若工作界面中未出现标尺，可执行“视图”→“标尺”命令，使标尺显示出来。②在标尺上有四个缩进标记，如下图所示。用鼠标拖动首行缩进滑块可以调整首行缩进；拖动悬挂缩进滑块设置悬挂缩进的字符；拖动左缩进和右缩进滑块设置左右缩进。三、字符、段落和页面的格式化7．查找和替换文本（1）查找文本①执行“编辑”→“查找”命令，打开“查找和替换”对话框。②在“查找内容”框内输入要查找的文本。③单击“查找下一处”按钮开始查找。在查找过程中可按下Esc键取消正在进行的搜索。（2）替换文本①执行“编辑”→“替换”命令，打开“查找和替换”对话框，单击“替换”标签。②在“查找内容”框内输入要查找的文本，在“替换为”框内输入替换文本。③单击“替换”或“全部替换”按钮进行替换。注：若要删除查找到的文本，在“替换为”栏中不输入任何内容，替换时会以空字符代替找到的文本，等同执行了删除操作。三、字符、段落和页面的格式化8、预览文档文档的打印预览是指在文档正式打印之前，预先在屏幕上浏览文件的打印效果。如果符合设计要求，可以直接打印，否则再次修改设计。操作步骤：①执行“文件”→“打印预览”命令，或单击“常用”工具栏上的“打印预览”按钮，打开“打印预览”窗口。②单击“打印预览”工具栏上的“放大镜”按钮，将鼠标指针移至当前预览页，当指针变成一个放大镜状态，且放大镜中的符号为“+”号时，单击鼠标，预览页可在当前位置放大文档的内容。同时放大镜中的符号变为“-”号时，再次单击鼠标，文档又恢复为缩小状态。若要关闭“打印预览”窗口，单击“关闭”按钮，即可回到正常的编辑状态。三、字符、段落和页面的格式化9、打印文档在完成文档编辑后，经过打印预览，当查看文档的版式和内容满意后，可以进行文档的打印工作。在打印前先保存文档，在打印机已经安装并设置成功的情况下，即可开始打印文稿。操作步骤：1．执行“文件”→“打印”命令，打开“打印”对话框。2．在“名称”下拉列表中选择要使用的打印机名称。3．在“页面范围”区域选择打印范围。“全部”指打印整个文档；“当前页”指打印光标所在的页面；“页码范围”指打印指定的页。选择“所选内容”选项，则只打印已选定的文本块。如果没有选定文字，则该项呈浅灰色不可用状态。4．在“副本”区域中的“份数”文本框中输入需打印的份数。5．检查打印纸张是否放好，一切准备就绪后，单击“确定”按钮，开始打印文档。三、字符、段落和页面的格式化10、文档的保护如果编辑的文档不希望被他人修改，则需要对文档进行保护，以增强文档的安全性。（1）设定打开文档权限的密码。操作步骤：打开文档，执行“工具”→“选项”命令，切换到“安全性”选项卡，在“此文档的文件加密选项”区域下的“打开文件时的密码”文本框中输入密码，确认并保存即可。经过密码设置后，在下一次打开文档时，会弹出一个“密码”对话框，要求输入打开文档的权限密码。如果忘记密码，将无法打开该文档，因此要牢记设置的密码。三、字符、段落和页面的格式化（2）设置修改权限。若希望与他人共享此文档，但是不希望他人对该文档所做出的任何修改被保存在原文档中，此时可以为文档设置修改权限。操作步骤：打开文档，执行“工具”→“选项”命令，切换到“安全性”选项卡，在“此文档的文件共享选项”区域下的“修改文件时的密码”文本框中输入修改文件时的密码，确认并保存即可。当设置了修改权限密码后，对文档修改时需要输入密码的。如果没有修改权限密码，只能单击“只读”按钮以只读的方式打开文档，对文档进行编辑修改，但这种修改不能被保存到原文档中，当试图保存修改内容时，将会打开“另存为”对话框，只能对文件另存，而不能替换原文件，如果试图替换原文件，系统将会发出警告。三、字符、段落和页面的格式化（3）限制编辑权限使用“保护文档”对话框，可以保护文档免受意外或未经授权的更改，包括修订（显示文档中被修订地方的可视标记）和批注，用户还可以使用“保护文档”功能来防止窗体被进行除填充域以外的任何更改。为文档设置允许修订的权限，具体步骤如下：①执行“工具”→“保护文档”命令，打开“保护文档”对话框。②在“编辑限制”区域选中“仅允许在文档中进行此类编辑”复选框，然后在下面的列表中选择“修订”选项。③单击“是，启动强制保护”按钮，打开“启动强制保护”对话框，在对话框中设置保护密码，单击“确定”按钮，返回到文档中。三、字符、段落和页面的格式化（4）限制文档的某些特定部分。将文档中的某些段落设置为被所有用户进行自由编辑，除此之外的段落则只能进行添加批注的编辑，具体步骤如下：①在文档中选中可以被其他用户自由编辑的段落。②在“保护文档”对话框中的“编辑限制”区域选中“仅允许在文档中进行此类编辑”复选框，然后在下面的下拉列表中选择“批注”选项。③在“例外项”区域的“组”列表中选择允许对选中文本进行编辑的用户，选中“每个人”复选框则表示任何人都可以对选中的文本进行编辑。④单击“是，启动强制保护”按钮，打开“启动强制保护”对话框，在对