电力设计企业工程总承包档案管理之我见

电力设计企业工程总承包档案管理之我见在工程总承包项目管理中，档案管理是一项重要内容，要做好工程总承包项目，就必须做好工程总承包档案的管理。本文拟从项目管理的角度，介绍电力设计企业工程总承包档案的管理。一、电力设计企业工程总承包档案管理的意义1、是电力设计企业总承包业务发展的需要建立以勘测设计和工程总承包为核心业务的现代化的国际工程公司是许多电力设计企业的发展战略目标。我院就将“做大做强总承包产业，推动我院向以勘测设计为主导、以工程总承包业务为主体的工程公司转型”作为今年和今后的工作重点。工程总承包档案是电力设计企业的重要资源，是电力设计企业档案的重要组成部分。它对于工程项目的顺利进行，对于总承包企业权益的保障，对于总承包业务的发展都具有重要意义。随着社会信息化的发展，工程总承包档案作为工程总承包项目管理的重要信息资源,在工程总承包项目建设和市场竞争中将会发挥越来越重要的作用。要促进电力设计企业工程总承包业务的发展，就要做好工程总承包档案的管理，实现工程总承包档案管理的现代化和信息化，为总承包业务提供档案信息服务。2、是做好工程总承包项目的需要工程建设项目档案是工程建设项目在立项、审批、招投标、设计、采购、施工、监理以及竣工验收全过程活动的真实记录，项目文件材料收集得是否完整、准确，不仅关系到工程建设的正常开展，同时也对日后生产管理、工程维护和改建、扩建起着举足轻重的作用。国家一直重视重大建设项目档案的管理，不仅要求建设单位保管好自己的工程档案，还要求建设单位根据规定向国家档案保管机构移交工程档案。2006年6月14日，国家档案局、国家发展和改革委员会发文实施《重大建设项目档案验收办法》，要求做好重大建设项目档案验收工作。对于电力建设工程来说，当工程竣工后，通常要通过两次工程档案的验收，一次是国家组织的项目档案验收。项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。一次是电力行业组织的达标投产验收。工程档案管理是达标投产验收六个考核内容之一，工程档案管理验收不合格，工程就不能达标。因此，建设单位越来越重视工程建设项目档案管理。实行工程总承包的建设项目，工程总承包档案管理是工程总承包项目管理的重要内容。加强工程总承包档案管理工作，不仅有利于工程总承包企业提高工程质量、加快工程建设,也能满足建设单位对工程档案管理的需要。电力设计企业要做好工程总承包项目，让业主满意，就必须重视工程总承包档案的管理。二、电力设计企业工程总承包档案管理现状近年来，各电力设计企业围绕着建立国际工程公司的战略目标，不断开拓工程总承包市场，在工程总承包项目管理上积累了不少经验。但是，工程总承包档案管理却普遍严重滞后，影响了总承包业务的健康、快速发展。1、工程总承包项目管理中档案管理缺位建设单位和总承包方对国家建设项目档案管理的政策和要求不甚了解，对建设项目档案管理的认识基本上是空白，工程合同中对档案管理的规定很少，甚至没有；总承包方没有将档案管理纳入到工程总承包项目管理中，一些建设单位也没有对工程档案的移交提出要求。建设单位和总承包方往往只抓工程质量和工程进度，忽视工程档案管理，一些工程快到竣工验收时，才知道还有工程档案要验收。甚至，有些工程的竣工验收根本就没有把工程档案验收列入其中。2、对工程总承包档案管理认识不足，管理工作无序电力设计企业虽然对勘测设计档案的管理经验丰富，但对工程总承包项目文件和档案的形成规律、归档范围、案卷整理要求等问题心中无底。档案部门虽然想把工程总承包档案管理起来，却不知道如何开展工作，心有余而力不足。不少企业没有将工程总承包档案的管理纳入到本企业的档案管理中，档案部门也没有主动介入工程总承包档案的管理。工程项目部的组成中没有包括专职资料管理员（或档案管理员），对文件材料和档案的管理难以到位，往往等到工程项目快完工时，才手忙脚乱抓档案的管理，从而造成文件材料的收集、整理工作滞后,导致文件材料流失严重，文件材料的系统性、完整性、规范性、准确性难以保证，文件材料积压未归档、未整理现象严重，一些建设单位对移交的工程档案也不满意。3、工程总承包档案管理标准、制度缺失、滞后工程总承包档案管理是电力设计行业面临的一个新课题，长期以来没有系统的标准可遵循，也没有成熟的经验可参考。各电力设计企业从工程总承包的实际需要积极探索工程总承包档案的管理模式和方法。一些企业进行了工程总承包档案管理的实践，积累了不少经验。但就整个电力设计行业来说，缺少工程总承包档案管理的标准和制度一直困扰着工程总承包档案管理工作的开展，阻碍工程总承包档案信息的交流和共享。2007年4月1日，中国电力规划设计协会制定的《电力工程建设总承包项目文件材料立卷归档办法》正式施行，该《办法》将电力企业档案的分类方法与电力勘测设计档案的管理方法结合起来，明确了总承包档案的归档范围，填补了电力设计行业工程总承包档案管理标准的空白，为我们开展工程总承包档案管理提供了依据和思路。各电力设计企业应根据该《办法》，并结合本企业档案管理和总承包业务的特点，尽快制定本企业的工程总承包文件材料的立卷归档制度和档案管理办法。4、工程总承包档案管理人才短缺工程总承包项目建设周期长，涉及单位、环节多，产生的文件材料种类繁多、内容繁杂、数量浩大，如果没有专业的档案管理人员，很难将档案收集、管理好。目前，这种既懂档案专业知识，又熟悉工程项目管理和工程建设情况的档案管理人才极为短缺，可以说“一将难求”。在电力设计企业，档案管理人员熟悉勘测设计档案的管理，但不了解工程总承包项目管理和工程总承包档案的形成和特点，项目部兼职资料员熟悉项目管理和工程建设情况，但档案专业知识相对贫乏，档案意识薄弱。项目部临时聘用的资料员，对两方面的知识都不懂，更难以胜任文件材料的收集、整理和档案移交工作。工程总承包档案管理人才的短缺，已经影响到工程总承包档案管理工作的开展，影响到总承包工程的顺利完成。随着电力设计企业工程总承包业务的快速发展，特别是向非电力工程领域的拓展，工程总承包档案管理严重滞后的问题日益突出，在执行现有行业标准的情况下，有必要对工程总承包档案管理工作进行进一步的研究和探讨，从理论和实践的结合上提高工程总承包档案管理水平。三、工程总承包档案管理的内容在总承包工程项目建设中，总承包方项目部承担着向不同主体移交工程档案的任务。由于不同主体所接收的档案的范围不完全一样，对所接收档案采用的分类标准和整理要求也可能不同，因此，总承包方应区分不同接收主体对总承包档案进行管理。根据接收主体的不同，工程总承包档案管理内容包括三个方面。1、向建设单位移交的档案的管理总承包方项目部向建设单位移交完成的工程项目，就包括移交建设单位需要的总承包范围内的工程档案。因此，向建设单位移交工程档案是工程总承包档案管理的一项重要内容。总承包方要根据建设单位档案管理的标准和要求，做好文件材料的收集、整理工作和审核、验收工作，保证移交的档案齐全、完整。对电力建设总承包工程来说，移交给建设单位的工程档案，通常都采用《火电企业分类表（6－9大类）》（修订本）进行分类编号，按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范DA/T28-2002》进行组卷、整理。达标投产的工程，移交的工程档案还应满足《电力工程达标投产管理办法（2006版）》的要求。2、向本企业档案部门归档的档案的管理项目部除了向建设单位移交工程档案外，还应向本企业的档案部门归档工程总承包档案。因此，向本企业档案部门归档工程总承包档案也是工程总承包档案管理的重要内容。总承包企业应当根据本企业档案管理要求，并结合工程总承包档案的特点，制定工程总承包档案的立卷归档办法，保证工程总承包档案及时归档。电力设计企业可以采用行业标准《电力工程建设总承包项目文件材料立卷归档办法》来管理向本企业档案部门归档的档案。我院根据《电力工程建设总承包项目文件材料立卷归档办法》和我院的《项目管理文件编码规则》，制定了我院的《工程总承包项目文件材料立卷归档办法》，基本上可以满足我院的总承包工程档案的管理。3、向有关国家档案保管机关移交的档案的管理根据《建设工程质量管理条例》、《城市建设档案归属与流向暂行办法》等国家法规、规章的规定，建设工程竣工验收后，建设单位应当严格按照国家有关档案管理的规定，及时向建设行政主管部门或者其他有关部门移交建设项目档案。实践中，许多建设单位对国家的档案法律法规不了解，对需要移交的档案的范围和要求不熟悉，通常委托承包商来完成移交档案的任务。在建设单位的委托下，向有关国家档案保管机关移交建设项目档案，便成为工程总承包档案管理的一项内容。在向有关国家档案保管机关移交项目档案的行为中，建设单位是档案移交主体，具有移交档案的职责，承包商并不是档案移交主体，它只能根据与建设单位之间的协议，协助建设单位完成承包范围内档案的移交。对这部分档案的管理，要根据《建设工程文件归档整理规范GB/T50328－2001》等国家标准和档案接收机关的要求进行收集、整理，并在建设工程竣工验收后，及时协助和配合建设单位进行移交。四、工程总承包档案管理中应注意的问题1、档案资料管理与总承包项目进程同步实行总承包的工程项目，总承包方要严格坚持档案资料管理工作与总承包项目进程同步，项目启动时即应开始进行文件材料的积累、整理、审查工作，工程竣工验收时，完成文件材料的归档和验收工作，做到文件材料的收集、整理、归档和档案的验收与项目的勘测设计、建设施工和竣工验收同步进行。2、档案移交最好采取单项工程分步移交的方式为了做到档案资料管理工作与总承包项目进程同步，保证文件材料能够及时归档，工程档案移交最好采取单项工程分步移交的方式，也就是某一个单项工程完成后，及时对该单项工程的文件材料整理归档，否则由于时间紧、档案数量大，集中归档很难保证整理、审核的质量，造成工程档案的完整率和合格率下降，保证不了工程档案的齐全、完整、准确、系统。3、建立规范统一的立卷归档制度和档案管理制度并严格执行为了使各立卷归档单位和部门都能按照建设单位的要求及时、完整、准确地归档文件材料，总承包企业应建立一套规范统一的立卷归档制度和档案管理制度，规范项目部和各分包商的立卷归档行为。要特别注重建立立卷归档程序和归档审核验收制度，建立多级审核验收制，做到层层审核，层层把关。对审核验收不合格的文件要退回重做，对不按时归档、归档不齐全、整理不规范的，应辅助相应的惩罚制度，比如不签字，不予结算等。此外，应考虑将向不同主体移交的档案的分类和管理尽量统一起来，避免重复劳动。4、明确档案管理的职责分工根据项目管理特点，明确项目部、分包商等的职责。项目部职责：1)收集、整理自己形成的文件资料；2)对各分包商文件资料的管理进行监督指导，接受各分包商移交的档案。3）向建设单位移交档案，对档案的完整性、准确性全面负责。4）将总承包范围内形成的文件材料进行收集、整理、立卷，并向本企业档案部门归档，对归档的文件材料的完整性、准确性全面负责。5）根据合同要求，协助建设单位向有关国家档案保管机构移交档案。各分包商职责：1）负责收集、整理分包范围内的文件材料，并向总承包方项目部移交，对所承包范围内的档案的完整性、准确性全面负责。2）按总承包商要求，协助建设单位向有关国家档案保管机构移交分包范围内档案。总承包企业档案部门职责：1）接收项目部移交的档案。2）对项目部文件材料的管理进行监督、指导。3）对移交的档案进行整编和提供利用。5、在合同中规定工程档案移交的职责、范围和要求总承包企业应在与建设单位、分包商签订的工程合同中明确订立有关工程档案管理条款，明确有关方对文件材料整理、归档的责任，归档的份数，归档的时间等，要特别注意原件归档的份数，建设单位和国家档案管理部门都对原件归档有要求。6、加强与建设单位和有关国家档案管理部门的沟通和联系工程总承包档案管理人员应主动与建设单位和有关国家档案管理部门沟通和联系，了解它们对工程档案管理的要求，争取得到它们的支持。在可能的情况下，应争取有关国家档案管理部门对工程档案管理的指导，避免在收集、整理过程中走弯