大宇重工代理商年会会务方案

•大宇重工代理商年会会务方案目录•接待部分•会议部分•晚宴部分•离店部分•附录部分接待部分•一、前期筹备工作：•1、邀请函准备与发放:邀请函样式见附件1(大宇落实)•2、与会代表名单落实(大宇落实)•3、来宾定员编号（根据编号提前定房、定车、定座）•A—001..B—076..C—151..D—226•4、接待车辆（接机）•会议期间的接待车辆需提前安排行程，并确定每辆车责任到人，确保会议期间所有司机开通24小时联络方式，随叫随到；•接待车辆需落实内容：型号/数量/座位/有无空调/司机安排等。•5、接站路径确定•机场——福山区——大宇重工业基地（路过）——新时代大酒店接待部分•二、机场接待（烟台飞机场）•1、接机时间：全天•2、接站牌：样式：立式2个•内容：大宇重工代理商年会接站处•位置：出站口最显眼处摆放接站示意牌•3、车辆管理：•接站车辆数：豪华大巴5辆，车辆编号•停放位置：出站必经路段停放接待车辆；•车辆调度：专门人员负责调度车辆并与签到处保持联系；•4、接机流程：•接站——核对名单——接站车———去酒店———签到处•|_____联络_____接站车____联络_____签到处接待部分•5、接机工作人员说明：•接待人员：4人跟车人员：5人（女性）•1〉接机人员识别：服装统一并佩带有大宇重工字样的绶带和工作证；•2〉联络：随身配备联络工具，随时与签到处和车辆司机保持联络•3〉接机与来宾身份核对：负责站台接站、来宾身份查询核对、来宾身份识别标签•4〉车辆处方接机牌，跟车人员迎接引导，车上讲解答疑•5〉上岗：第一架航班到站前半个小时离岗：最后一架航班到站后一小时•6〉就餐：提前预订便当，就近解决，时刻保证至少2个以上人员在岗接待部分•6、机场接待总调度•负责人：（1人）•工作内容：会议期间用车的调度安排•接机调度：1〉随接机人员在机场接机并与酒店签到处保持联系•2〉了解接机人员、签到处人员、车辆司机的动向•3〉机场车辆出发通知签到处，签到处车辆到达信息反馈•4〉接机车辆随时与调度负责人保持联系•5〉了解9日各班机到达时间，现场随时关注航班动态讯息•6〉相关人员全天工作和三餐安排•7〉往返路线时间的控制，及时联系•7、VIP接机事项由大宇重工烟台本部安排接待部分•三、酒店签到（新时代大酒店）•1、签到时间：1月9日全天•2、酒店外迎宾说明•酒店外迎宾：•迎宾人员：礼仪小姐4人（韩服），门口迎宾示礼，引导客人至签到处•说明：迎宾人员要仪态大方，面带微笑，话语亲切•服务人员：2人，协助客人搬运行李，在签到处帮客人领取会议相关物品•说明：服务人员主要为酒店男性服务生，与礼仪小姐一起划归签到处，由负责人统一调用。接待部分•酒店外布置：(见效果图）•1〉充气拱门（2个）：•“热烈欢迎大宇重工代理商年会参会代表！（25米）”•“预祝大宇重工代理商年会圆满召开！（25米）”•2〉高空气球（6个）：直径2.5m•“热烈祝贺大宇重工第五代挖掘机隆重面世”•“热烈欢迎大宇重工各地代理商参会”•“热烈欢迎大宇重工各支社代表参会”•“祝大宇重工代理商年会圆满召开”•“祝贺大宇重工年度销量突破××大关”•“技术大宇，服务中国，十年大宇，再创辉煌”接待部分•3〉灯笼柱（4个）：高3m•4〉注水旗、座（40套）：旗高：2m旗面：50㎝×150㎝•5〉插地旗（200个）:红/黄/绿/蓝，彩绸布竹竿插彩旗。•大宇重工LOGO组合，会徽及会议主题，企业宗旨，•“2004代理商年会”、“技术大宇”、“服务中国”等•6〉入门横幅（1个）：热烈欢迎大宇重工各位贵宾下榻新时代大酒店！•7〉花篮（6个）：第一道门与第二道门之间摆放•8〉盆装花卉（1200盆）：在喷泉前造型摆放，酒店门口摆放•9〉会议会徽标牌+花卉架（1套）：木制花架、标志牌，分四层摆放•标牌直径2m花卉架长8m，高1m,层宽0.3m接待部分•3、签到处说明•设立会务总服务台，负责动态管理，签到处隶属专人负责•签到处位置：新时代大酒店大堂左侧•签到处布置：见效果图•1〉形象板（1个）：“大宇重工代理商年会签到处”•2〉迎宾牌（1个）：会议日程安排表，会场、餐厅平面图•3〉签到桌椅：桌一张，椅子6把：工作人员2把，桌前4把•4〉签到物品：签到表、笔、客房钥匙、资料袋、编号胸牌•5〉工作人员：8人，2人负责签到，6人负责接待（酒店服务人员配合）•6〉花篮：（2个)热烈欢迎年会代理商，•热烈欢迎年会各社代表•7〉X展架：（4个）：位置：大堂前台两侧•内容主题：大宇重工值得信赖，技术大宇服务中国•大宇重工欢迎您，祝贺第五代挖掘机问世接待部分•4、签到处职责说明：•工作人员职责–签到–核对到会代表名单、确认来宾身份–记录参会代表客房号与联系方式–保持与调度负责人联系–发放会议期间物品：•会务资料：会议日程安排表，会场座位平面图、参会人员身份识别说明，会务组咨询服务通讯录，会议提供服务及设施说明；会务期间自助用餐券；•(注:所有文本资料组成资料袋)–工作人员和服务人员轮流就餐（自助），时间控制：15分钟/人–与调度处联系，随航班间隔时段，选定较长时间提前或稍后就餐，就餐时，每个岗位保证1/2人员在岗接待部分•签到处服务人员职责•1〉引领客人到指定客房•2〉签到处领发资料袋、衣服•3〉有必要时协助迎宾人员运搬行李•4〉解答客人疑问•5〉日常接待服务由酒店负责完成•6〉特殊接待事务由大会服务人员负责完成•5、签到流程：•签到———核对名单———电脑录入来宾资料———客房接待部分•6、酒店内通道布置•指示牌（3个）•位置：大堂、自助餐通道处•内容：到客房（到会议厅）、到自助餐厅•电梯间形象板（1个）：2.9m×2.9m,写真画面•位置：通道头，电梯附近墙壁•内容：大宇重工LOGO和企业主旨•欢迎彩绸条幅（1条）：8m×0.9m五米缎热转印•“热烈欢迎大宇重工贵宾下榻”•电梯间导示牌：（2个）接待部分•7、自助餐安排（专人负责带绶带）•1月9日安排：（一个自助餐厅）•时间：11:40——13：40大会服务人员负责引导客人到餐厅•12:00——14:00自助午餐时间•17:00——21:00自助晚餐•说明：1、服务人员在场内及接待处等候（导入、导出）•2、客人凭编号胸牌进出自助餐厅•1月10日安排：（两个自助餐厅）•时间：7：00——7：40自助早餐•12：00——13：00自助午餐•说明：1、自助早餐客人随意选择自助餐厅•2、在上午会议结束后，按客人胸牌编号分两批在两个餐厅自助餐•3、VIP早、午餐，专门在酒店订餐，分别送至VIP客房接待部分•8、羽绒服的发放•服装准备：300件（品牌待定），绣制大宇重工LOGO组合•发放方案：签到处，来宾签到完毕，领取档案袋时同时领取羽绒服。•服装存放：在1月9日上午7：00运至签到处背景板后存放•说明：通知来宾在第二天会议期间统一服装（羽绒服)会议部分•一、前期筹备工作•1、会议准备工作和相关物品与酒店详细沟通确定（主分会议厅，自助餐厅，客房，物品存放，通道，酒店可利用资源等）•2、摄影师联系、摄影地点选择•摄影师：天马广告徐总联系烟台摄影协会最好的摄影师•摄影地点：新时代大酒店喷泉前面•站位排序：VIP前排居中，大宇重工分社、本部管理层前排•代理商按照个头高低排列站位•现场：总共6排，平均每排50人，前排放置椅子，第二排站立（矮），•第三排站立（高），第四、五、六排站立在铁架上会议部分•3、确定各项活动流程•会议签到——会议——合影——自助午餐——会议讨论——参观工厂•4、明确要求酒店提供morningcall服务（两次），时间：7：00，7：20•5、参观车辆安排：车辆调度负责人安排车辆务必在15：30于酒店停车场等候•车辆数：10辆豪华大巴（牌号：大宇重工LOGO组合+1……10）•路线：新时代大酒店——大宇重工业基地会议部分•会议时间安排：•07：45—08：00会议入场•08：00—8：30VIP讲话•08：30—09：00颁发奖章与代理商授权书•09：00—09：30合影•09：30—10：002003年现况及2004年展望•10：00—10：30技术交流会资料说明•10：30—11：00营业政策说明•11：00—11：30整备部政策说明•11：30—12：00经验说明•12：00—13：00自助午餐•13：30—15：30小组讨论•15：30—16：30参观工厂会议部分•二、会务安排•1、活动名称：大宇重工代理商年会•（DAEWOODealersMeeting）•时间：8：00—16：30•地点：新时代大酒店会议大厅•2、入场方案•到场：时间控制15分钟入场：时间控制20分钟•会场通道：电梯三部（会议通道指示牌2个），楼梯一个（会议通道指示牌2个）•相关事项说明：•所有贵宾务必在会议开始准时到达会议大厅，签到并在礼仪小姐的引导下找到各自的座席，早到的贵宾可以在会议厅内参观“辉煌十年大宇图片展”。会议部分•3、会议议程安排：（具体方案由蓝歌提供）•4、合影安排•地点：新时代大酒店外喷水池前•说明：1〉、合影时间内礼仪小姐过程引导•2〉、照相处椅子摆放，贵宾位置安排•3〉、服务人员（6人）协助摄影师安排摄影排位（每人负责一排）•会议部分•三、会议现场布置•1、会议期间酒店外气氛（1月9日酒店外布置保证）•1月10日上午会议期间摆放摄影相关道具，8：30前摆放完毕（摄影师协助）•2、会议大厅气氛营造–会议大厅入口台阶铺设红地毯–会议大厅外形象墙及柱体的包装–会议各个通道处摆放指示牌（4个）：楼梯、电梯口、会场入口处–会议背景墙（1个）：主题、会徽、主办单位会议部分–X展架（6幅）：技术大宇服务中国•大宇重工辉煌十年•信誉保证值得信赖•大宇与您同行•祝贺第五代挖掘机问世–桌牌（个）：VIP桌牌各大区桌牌–请赐名片卡、盒–会议桌椅摆放，铺红维纱桌布（酒店提供）、摆放矿泉水–门头条幅，大门彩色小气球–现场鲜花、绿化植物若干（酒店配备）–其他事项根据会议现场具体情况进行安排会议部分•3、大型图片展：主题“大宇重工十年辉煌图片展”•a\布展内容：•大宇重工的建厂历史背景：文字叙述、企业相关历史图片•大宇主要领导人的介绍：董事长、总裁的人物图片，文字介绍•大宇十年辉煌历程介绍（公司大记事内容及图片）：•大宇重工的市场描述：公司组织与管理、公司理念、公司的销售网络及市场开拓•大宇重工的远景计划：（由大宇提供相应资料）•b\布展形式：文字描述，图片展板，x展架20个•c\布展地点：会议大厅内两侧会议部分•4、会议期间服务–颁奖：奖品存放于主席台一侧，礼仪小姐持礼盘待侯，宣布颁奖时，将奖品托送台上，颁奖完毕，退出大厅。奖品分管1人，礼仪小姐8人–与会人员特殊需要服务与引导•5、会议座席安排（见座席平面摆放图）•6、应急措施保障•会议期间专设应急值班处，主要负责以下工作：•身体应急：常备药准备，夜间值班车，110、112、119等联系备侯•消防措施：安全通道指示，消防器材准备烟会议部分•四、工厂参观•时间：15：30—16：30•参观内容：DWYC工厂及小型工厂等•交通工具：大宇豪华巴士10辆（30人/车固定）•工厂布置：根据要求，厂区不做主要布置。•1〉充气拱门（20米）：厂区主门口。“热烈欢迎各位贵宾参观指导”•2〉插地旗（100个）：厂区门口。大宇重工LOGO，技术大宇服务中国•3〉红绸（20条）：厂区内整齐摆放的挖掘机挂红绸花•说明：1、为了不影响厂内员工的工作，可以不安排员工组成欢迎队伍，中层管理人员在大门口示礼欢迎。•2、16：30—17：30，去往金海湾。21点返回新时代•3、在贵宾们上车时，分发宴会大厅席位布置图+贵宾所在席位安排表晚宴部分•晚宴进场方案•一、晚宴入场时间：17：30—18:00•二、入场前准备–1、金海湾大酒店门口条幅布置：•“热烈欢迎大宇重工代理商年会各位贵宾”–2、礼仪小姐（30名）穿韩国传统服饰，在走廊两侧站立做迎宾准备–3、宴会厅导示牌(3个)，宴会厅门口形象墙–4、签到处（四处）:按编号迁到：A、B、C、D–5、酒店负责从大堂到宴会厅门口铺红地