会务接待与组织方案

一、会议接待二、会场服务与食宿服务三、会议后勤保障四、送别参会人员代表五、会场善后工作六、会议文件的收集、整理与归档案例分析：请柬发出之后某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知?一气之下，都回家去了。事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗心，在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。这个案例告诉我们什么呢？会议要素会议的要素１、形式要素：名称、时间、地点、与会人员、会议方式。２、内容要素：指导思想、议题、目的、任务、作用。３、程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。４、财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设施。基本任务1、组织的工作(1)协助领导确定会议议题；(2)根据议题安排议程、日程；(3)发会议通知，负责会议报到；(4)对与会人员进行编组；(5)布置会场，安排座次；(6)负责会议签到(7)会中组织和协调；(8)会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织)。(9)会议的结束收尾工作。2、文秘工作(1)会议文书、讲话稿的起草；(2)会议文书编写；(3)会议文书印发及管理。（4）会后的文件收集，整理和归档3、生活管理工作(1)与会人员的食宿管理；(2)会议的财务管理；(3)会议的交通保障；(4)会议的文化活动；(5)与会人员的医疗保健。4、安全保卫工作(1)会议的保密工作；(2)会议的警卫工作；(3)会场内外的安全保卫工作。会务工作流程图（会前）确定会议主题与议题确定会议名称确定会议时间与会期明确会议所需设备和工具选择会议地点安排会议议程和日程制发会议通知确定会议规模与规格布置会场准备会议文件材料安排食住行制定会议经费预算方案制作会议证件会场检查明确会议组织机构确定与会者名单会务工作流程图（会中）做好会议记录组织签到会议期间外围的卫生工作报到及接待工作做好后勤保障工作留存照片资料做好会议保密工作会议信息工作会务工作流程图（会后）撰写会议纪要催办与反馈工作安排与会人员离会会议总结会议文书的立卷归档会议的宣传报道案例分析老黄可算是畅想公司的元老了，自公司成立以来，他就一直从事办公室工作，对于如何做好接待工作，他更是经验丰富。根据多年的实践，他总结出做好接待的一套工作程序：首先搞清领导意图，然后根据领导意图拟订接待方案，最后将方案交给领导。制定方案时至少要考虑以下内容：1、来访客商姓名及其公司名称2、合同项目概况3、客商的目的，要求，人数，性别，身份，生活习惯，到达日期4、工作日程安排及会见，宴会，娱乐活动等的规格，次数，时间，地点。5、由相应哪位身份的高级管理人员负责这次接待6、由谁担任专职陪同人员7、由谁担任对口工程技术的主谈判，其他谈判人员名单，翻译，后勤服务人员名单。案例结果接待方案是秘书完成接待任务的依据，制定接待方案既要考虑现行规定，领导意图，又要考虑来访者的相关情况及各种主客观条件，因此，必须从实际出发尽量使方案内容周详。会前准备“有备无患！！”会前准备工作是会议管理的第一步，无论会议大小，如会前准备充分，就能事半功倍。会务工作的具体内容3.1会前准备工作1、确定会议主题与议题确定主题的主要方法：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化。2、确定会议名称会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议的议题或主题来确定。3、确定会议规模与规格确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。同时本着精简效能的原则。会议的规模有大型、中型、小型。会议的规格有高档次、中档次和低档次。4、确定会议时间、会期会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。5、确定会议所需用品和设备（1）必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。（2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。6、建立会议组织机构会务组、宣传组、秘书组、交通组、接待组、保卫组。7、确定与会人员名单出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。8、确定会议地点要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。9、安排会议议程与日程会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。会议日程是指会议在一定时间内的具体安排。10、制发会议通知会议通知的内容包括名称、时间、地点、与会人员、议题及要求等。会议通知的种类有书信式和柬帖式。会议通知的发送形式有正式通知和非正式通知。会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件。11、准备会议文件资料主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等。12、安排食住行会议饮食管理本着“卫生第一、保证营养、适合口味、方便节约”的原则，做好伙食预算和伙食搭配与烹调工作.会议住宿安排，根据实际情况，按照规定标准，尽可能地满足与会人员住宿上的要求。安排好会议用车，为会议提供完备的交通服务。13、VIP服务会议要求确认设备、物品、音乐喜好确认饮食要求、饮水偏好、是否抽烟、是否午休、航班要求…日程安排车辆接送、晚餐陪同、出行陪同…房间确认是否安静、视野如何、有无异味、设备是否正常、温度是否舒适。14、制定会议预算方案文件资料费、邮电通讯费、会议设备和用品费、会议场所租用费、会议办公费、宣传交际费、食宿费、交通费、其他费用。15、布置会场会场桌上物品摆放会议座次先后顺序会议室物品摆放整洁、清新、统一、舒适15、检查会场（1）方式现场检查（2）检查的内容资料的准备和确认打印文件、PPT等设备的准备和确认投影、相机、音频线、麦克、白板、笔…其他物品的准备和确认横幅、X展架等宣传品、鲜花、茶歇会中服务工作1、报到及接待工作（1）与会人员的接送;（2）会议交通工具的安排;（3）与会人员返回时，车、船和飞机票的预订及购买;（4）会议文娱活动的安排和组织;（5）其他属于招待方面的工作。2、组织签到3、会议期间（（1）时间提醒：发言时间、休息时间、返回时间（2）午餐确认：留位确认、时间确认（3）物品随检：麦克、纸笔、茶水…（4）关于参会者反应对内容、对环境（冷热）4、宣传工作照相、摄像、录音5、值班保卫工作（1）值班工作服务人员要坚守值班岗位，以保证会议顺利结束，并随时应付各种突发事件。（2）保卫工作①重要与会者人身安全保卫②重要文件的保卫③会场和驻地的保卫④会议设备的保卫⑤与会者贵重物品的保卫会后整理工作1、安排与会人员离会2、撰写会议纪要3、会议的宣传报道4、会议文书的立卷归档5、会议总结工作案例分析某企业秘书小胡经常接待来自各方的各类来访者，对迎送来访者，她有自己的一套工作程序，客人提出告辞并起身后，无论接待室的门是否开着，她总是起身相送。当走到电梯门口时，她总是代客人按电梯。临别时不忘说声：“谢谢你的光临，下次再见。”并根据上司的吩咐决定送客路程的远近。问题：上述案例中要注意什么接待中的注意事项1、不要过分热情2、不可冷漠尴尬3、不可小节失礼4、不可人走茶凉突发事件预防与处理你曾经遇到过哪些突发事件？突发事件举例主持人迟到电脑损坏资料缺失突发疾病或意外停电……1、提前提前做好任务分工，规定完成时间节点宁可先预定再取消提前做好预案关键点：资料准备、酒店预定、设备调试、交通…2、复查自己重复确认换人重复确认关键点：物品准备的重复确认关键信息重复确认：时间、地点3、备份备不足、备意外（原定会议时间的临时增加）人如：多几个接待人员、多几个紧急联系人财留出足够的备用金物留余量，以备人员增加，物品丢失及损坏笔记本电脑突发事件处理的注意事项充分做好会前准备，避免突发意外事件如发生意外，首先要做的是：镇定！不要抱怨要立即行动利用现有资源就近寻求支持超权限及时请示谢谢