进出口贸易管理

进出口贸易作业标准化手册□详见组织系统图18.2.1图18.2.1组织系统图□1.新产品开发(样品收集)。2.3.客户询价(电报、信件、电报处理)。4.5.6.7.生产督促及L／C8.9.押汇(出货通知)。10.付款。□1.新产品开发(样品收集(1)业务科取得新样品后，应填写产品卡(附表18.2.2)②品名、规格、包(2)业务科于每周业务汇报时，就前项新产品提出讨论，经逐项评估，按开发价值分为A、B、C三类，A类为极具开发价值，B类为有开发价值，C类为无开发(3)经评估列为A、B类之产品，赋予正式产品编号，列入产品档。样品拍照存档，样品存放样品室，并于产品卡上写明存放位置。经评估列为C类之产品，产品卡(4)业务科每月就现有产品，选择过时产品，于每月第一周业务汇报时，提出检(5)新产品临时编号共六位数字，分别代表填写产品卡时的年、月、日。即1995年6月10日开发的产品，临时编号为950610。若同一日开发数种新产品，则于第七位数，按英文字母顺序编号。旧产品淘汰列入次品档，其淘汰编号原则与新(6)①产品档正式编号共七位数字，第一位数代表……，第二位数代表……，第三、四、五、六位数代表序号，第七位数填A、B分别代表A类产品或B类产品。②第一位数填1代表第一位数填6〃2〃〃7〃3〃〃8〃4〃〃9〃5〃③第二位数填1〃2〃3〃4〃5〃6〃7〃8〃9(1)业务科于每月最后一周业务汇报时，提报下个月的客户开发计划，计划内容①制作公司简介，产品目录(注明交货期限及付款条件)。③介绍新产品(邮寄新产品目录)。(2)客户开发应选择A(3)经研讨定案之客户开发计划，应由业务科列入下个月的营业计划(附表18.2.3)，并按职责列入个人工作计划(附表18.2.4)3.客户询价(电报、信件、电话处理(1)业务收到客户询价的电报及信件，应即加盖收文戳记，填上收文日期，并依来电或来信内容，于文件空栏填具处理意见后，将来文大意及处理情况，登记于收文簿(附件4)，将原文呈经理核阅后，依经理批示内容，回函或回电，并将回函或回电大意填入收文簿。回函或回电副本存客户档(附表18.2.6)。(2)处理中的电报或信件，存于待办卷，随时查阅催办，已经处理的电报或信件，依客户别归入客户档。来文无适当空栏时可另以签办单(附表18.2.7)，粘附处(3)(4)接到客户电话，应将通话内容记入电话记录上(附表18.2.8)，呈经理批阅，并依指示处理。电话记录一式两联，处理程序同电报、信件。处理完成后，第一4.(1)业务科接到客户询价之电报或信件，应立即按客户需求指派人员洽询厂商后，挑选产品ITEM，呈经理核可后，打报价单(附表18.2.9)，必要时修剪样品(2)5.(1)业务科接到客户订单，即依订单内容，填成交卡(附表18.2.10)交专业人员，让厂商确认买价及交货期后，打SALESCONFIRMATION(S／C)(附表18.2.11)，S／C一式五联，第一、二、三联寄客户，第四联存业务科待办卷，第五联存客户档，并将订购品名、数量、6.(1)业务科依据S／C及成交卡开立境内订货单(附表18.2.12)(2)订货单一式四联，第一联交售方存查，第二联存业务科待办卷，第三联交专专业人员，据以协调厂商填写生产及验货进度表，第四联交售方签认后存厂商档，并(3)业务科依据S／C7．生产督促及催开L／C(1)业务科专业人员依据生产及验货进度表进行督促，填写实际生产进度，于每周业务会报时提出报告，必要(2)业务科依每笔S／C所订L／C开立日期，催开L／C(3)收到客户开来之L／C，应立即核对交易内容是否相符，若与原来的S／C内容不符，应即要求客户修改L／C，或协调厂商修改订货单内容，修改订货单处8(1)出货前，业务科联络船公司确定船期，填写装船预计表，同时联络专业人员，(2)装船预计表一式三联，第一联交报关行签SHIPPINGORDER(S／O)，第二联业务科存查，(3)装柜完成后，专业人员立即回报每一种货品实际出货数量、箱号、净重、毛重、材数、及退税方式，由业务科通知报关行修改，并通知报关行该笔出口押汇银行。工厂退税清表最晚须于结关前一日寄达本公司，汇送报关行。退税清表上9．押汇(出货通知)：(1)结关后三日内，业务科自报关行取得提单及押汇文件，经与L／C条款核对相符，呈经理签名后送银行办理押汇，并随时追踪押汇程序，确定银行已经拨款后，通知银行取回结汇证实书。海关签放的输出许可证(CBC)第六联交会计，影本存待办卷(2)每笔货品出口后，业务科依出口内容，套打出货通知单(SHIPPINGADVICELETTER)，一式三联，第一联(正本)及一份完整出口文件副本寄客户，第二联(副本)及一份完整出口文件副本(包括L／C，CBC第六联，装船预计表第二联)存入出货文件档，第三联(副本)存入客户档。(3)1(1)每笔货品出口后，业务科于结关后三日内收集厂商寄来的发货单、销货发票、(2)会计复核业务科转来的付款凭证，确定该笔出口已经押汇入帐后，即开立付款传票，呈经理核示后，开立结关后11天之支票支付货款，并于所有付款凭证上加盖付讫戳记。进出口贸易作业标准化手册准备工作营业助理复查上次该客户当面所交代或离京后来电或来函所应办工作是否已完1.营业助理对客户所寄来拟在台仿制的原样品，如需准备(CｏｕｎｔｅｒSａｍｐｌｅ)或报价、确认样品、印刷盒、纸套、标纸、标头、陈列箱、说明书等资料，应立即准备齐全，如有问题不能解决，应立即向主管经理请示如何处理。2.3.营业助理应客户所需，代订饭店房间，并于到京前一天应再与饭店联络，不可4.营业助理须通知装押助理，最迟于客户来京前一日备妥OOL(Oｕｔｓｔａｎｄｉｎｇｏｒｄｅｒｌｉｓｔ)。5.如需采购部有关科长配合准备工作者，营业助理应即与其联系协调妥善，对大□如需到机场迎接，营业部助理应向总务科协调安排接机事宜，并应于飞机抵达前2小时与航空公司机场办事处联络班机确定到达时间。必须提早5分钟抵达□1.赴机场或饭店接客户前，营业助理应将有关资料、档案、样品等置于业务洽谈2.3.□1.2.经客户挑选的有兴趣产品，营业助理应立即记录详细资料及产品编码、规格、包装明细、材数、最近工厂价格。如有必要，可与有关科长协调报价。如客户系以C＆F或CIF条件采购者，应即计算所拟报单位数量的运费，如该产品客户前3.与客户洽谈中，对报价及客户所特别要求的规格、形态、大小、尺寸、厚度、结构材料、颜色、包装、质量、订购数量等营业助理均应详细列入记录，必要时4.如客户当日未能决定采购，须待数日继续洽谈时，营业助理应将所挑选出来的样品，留条嘱咐样品室有关人员暂保留于业务洽谈室架子内。以免下次洽谈时重复挑选。(保留期限不得超过一星期)。5.如客户不予洽谈或已洽商完毕之样品，营业助理应立即嘱咐样品室有关人员归6.客户如有任何询问应即查核答复，如不能即时答复，也应向客户说明原因并告7.□整理O／C1.应客户需要，将洽谈中有兴趣的产品，营业助理与采购有关科长协调整理报价2.客户订购产品，营业助理应于客户离公司的当日或限期内将O／C单项总价及全部总价底稿整理妥当，呈主管经理核阅后，按O／C所需份数多加二份。如系C＆F或CIF时，O／C3.营业助理，应立即核对O／C是否与底稿相符，如有错误即自行修改确实无误，然后抽出一份O／C请示经理后，开境内订单，连同境内订单装运联一并交装押4.所有寄境外信件，O／C或其他一切文件须由营业助理核对，并在寄出之份上经理签名处旁签名，日期，送交主管经理发出，但报关文件由营业助理于结关前自行核对单价数量，必须在当日内完成。□营业助理应时常查核自存之O／C，并尽快请主管经理会同有关采购科长发出境内订单，并在存档O／C及资料卡或PｒｉｃｅLｉｓｔ上注明承制工厂、厂价、1.(1)(2)(3)2.如境内订单上数量、价格、包装、规格、唛头有变更时，即发出订单更改通知，并与原境内订单所留底联装订一起。3.如系将境内订单改开给另一工厂，则应于境内订单留底联、验货联、装运联上注明本订单系原订单××号重开，原订单作废，并于存档O／C联及资料卡或PｒｉｃｅLｉｓｔ上更改境内订单号码、日期、承制厂商名称价格，但在工厂4.KR－1021(此为改开订单号码K－1021(此为原订单号码5.6.如系纺织品的订单，亦应于订单上注明需办q7.8.订单一个ITEM在US＄5000以上，营业部科长在时一定要让科长签字，才能寄出，如科长不在而急于寄出的订单由营业部自行决定此订单是否要由科长签准才寄出，但如未经科长签字的订单，采购科长应协助出货，而催货则由营业部负责。9.凡向工厂催货(包括配件及印刷品)一切成败的责任由营业助理负责，但装押助理协助催货。第二部分进出口贸易作业标准化手册(第二部分)1.如境内订单上载有样品、印刷盒、纸套、标纸、标头经境外客户确认通过后，立即以公司印妥之表格，寄交工厂及有关外务员，留底一份交装押签收，并在原境内订单装运联上登记后再交回营业助理留存，如有电话通知工厂，应补寄正式2.验货1.如非专案订单因订购数量小或外务员忙碌，或因地区偏远无法前往承制厂商验货或因承制厂商质量差，外务人员不能决定可出货时，外务人员来电或来函通知营业助理应即请示主管经理如何处理。2.营业助理因解决重要问题须前往工厂时，应填出差申请表返回公司后凭出差报3.所有订单的验货联均由管理中心直接寄交外务员，以便协助催货，如助理需到□申请境外(内)佣金赔偿1.营业助理填妥申请书，送呈主管经理、总经理签名核准送交押汇科长，如赔偿须扣工厂者于其表上注明并另填写扣款单一份交会计，一份交稽核，一份交采购科长，一份留底，以便工厂清款时扣除，如系亲交来京的客户，须备妥收据及护照影本送交会计制单(申请书为四联，其中一份留底)。2.(1)(2)3.□对样品处理1.出货样品：营业助理必须取得，并切实负责验货无误后予以自行保管或予补2.收到工厂新样品，呈阅主管经理后，应附厂商住址、电话及负责人姓名及价格3.4.有秘密样品(专利或只能卖给专门客户)不可随便陈列样品室。其订单及样品函的科长栏应改填经理名。5.如需向资料中心借出样品时，应填写样品外借申请单连同彩色照片呈总经理核准后方可借出。6.如有不可陈列的印刷盒，由承办助理于出货SAMPLE上注明不可陈列字样，先交管理中心销案后，再由管理中心送交承办助理保管。□注销境内订单1.营业助理向装押助理签收营业部订单货款支付核准单须详细核对单价、数量及扣款事项并作付款记录后交管理中心核对，无误后签名呈阅经理，并将原境内订单留底上予以注销。2.凡有退关税或退货税的工厂在未结关前清款一律保留50％(包括送仓库货)。如工厂急需货款，也应先开来保证票。□接到O／C装押助理收到由营业助理转来的O／C与境内订单时，应核对O／C与境内订单上包装、数量是否完全相符，如发生错误或有疑问时，应立即与营业助理协调或请□签收L／C1.押汇科长收到L／C后，即影印一份送交营业经理签收，再转交营业助理核阅并在存档之O／C上登记L／C号码，S／D、V／D以及金额后，交装押助理。(Vａｌｉｄｉｔｙｏｆｄｅｌｉｖｅｒｙ)2.L／C(1)收到L／C(2)收到L／C当天时，如距有效日少于30(3)通常L／C(4)如本地无直接船可到达的港口，需看L／C是否可以转船，如不可以(5)(6)核对交易条件系为FOB、CIF、C＆F(7)L／C(8)(9)如同一客户有数张L／C(10)如L／C直接由境外客户寄来，而未经银行登记，须即请示主管经理是否送(11)如远期付款之L／C应查看利息，是否由买方负担，如否应立即请示主管经(12)第三部分进出口贸易作业标准化手册(第三部分)1.依照境内订单的规定交货日期1个月至1个半月前开始作业，由装押助理按外第二、三联：(1)寄有关外务员，在第二联上填妥确定出货日期、净重、毛重、体积、未能如期交货原因后寄回经理，再交装押助理协调安排出货。(2)如每一ITEM超过美金5千元者，第二联交有关科长，第三联仍寄第四联：装押助理存查。货送仓库者：填送仓装船通知单，共二联如重要订单未能如期交货，得填写重要订单逾期追问单交有关科