科伦上游客户(供应商)办事指南

科伦上游客户（供应商）办事指南各位供应商朋友：感谢您们的多年以来支持和帮助，上海匹特欧公司物流中心已转移到四川科伦，为做好服务工作，专门成立上海匹特欧科伦工作部。为更好为大家服务好，特制订本指南。一、上海匹特欧科伦工作部人员及联系方式1、上海匹特欧科伦工作部组成人员（8人）分工及联系方式（1）物流总负责：潘斌028-83919111-2105（2）物流部经理：宋广和赵强028-83919111-1165（3）质量部经理:廖洪梅028-83919111-2216028-83919019（4）物流助理：黄兰（供应商负责人）028-83919111-1166（5）物流专员：郑建林（会员负责人）028-83919111-1164（6）验收部：王博028-83919111-1195（7）财务会计：冯春梅028-83919111-2349（8）税票传真：[phone]（9）质量部传真：[phone]（10）购销合同传真：[phone]二、科伦收货（件）、税票相关资料：1、科伦收货收货人：上海匹特欧科伦工作部（黄兰）公司名称：四川科伦医药贸易有限公司地址：四川省成都市新都区大丰蓉北路一段一号邮编：610504物流部联系电话：[phone](肖寒)传真号：[phone]、科伦开票资料公司名称：四川科伦医药贸易有限公司税号：510114713015034公司地址：四川省成都市新都区大丰蓉北路一段一号开户行：中国民生银行成都蜀汉支行行号:305651000229银行账号：2013014210000946联系人：冯春梅联系电话：[phone]传真号：[phone]、科伦税票邮寄收件人：上海匹特欧科伦工作部(黄兰)公司名称：四川科伦医药贸易有限公司地址：成都市新都区大丰蓉北路一段一号邮编：610504联系电话：[phone]传真号：[phone]、科伦首营资料收件人：上海匹特欧科伦工作部(廖红梅)公司名称：四川科伦医药贸易有限公司地址：成都市新都区大丰蓉北路一段一号邮编：610504联系电话：[phone]传真号：[phone]三、供应商产品入库、退货、新品首营工作流程1、供应商来货入库①PTO总部新的采购订单②供应商来货后，在系统中录入相应厂家的采购订单，初审后通知验收组（特殊情况处理：A、来货破损的拒收并联系采购协调厂家处理；B、来货与订单不一致的(低于或等于PTO订货量的同意入库，高于PTO订货量的不同意入库)并联系采购处理；C、来货品种检验报告单、购销合同和其他特殊情况的收集和汇总登记。）③跟踪来货入库，并做文本记录2、采购退货①在系统中录入退货订单（由采购部提供采购退货的详细退货内容）②初审后通知仓库管理员出库退货品种，统计件数后发物流③跟踪物流，并做退货记录3、新品的申报①采购部门相应采购员提供新品内部联系函②收集新品资料，待齐全后填写首营品种、首营企业审批表（资料不齐全时通知相应采购员，做好资料具体欠缺情况的书面反馈）③交于质量管理部进行最终审核④跟踪新品申报进展情况，并做好文本记录5、新品审核通过后，并由质量部把商品信息录入到订单系统商品信息表中，再反馈给PTO总部；四、供应商出库单格式供应商出库单格式（注明PTO产品）序号药品名称包装单位生厂产家件规格药品规格批号有效期数量进价进价合计1单硝酸异山梨酯胶囊盒全称20020mg*48粒0905002234为了您的产品更快更好的入库，请供应商朋友在出库单上明注上海PTO的产品。谢谢！！五、药品质量验收操作程序（见附件）科伦严格按国家GSP要求验收药品入库，敬请配合。六、新品首营资料要求▲▲药品生产或经营企业供货所需资料明细：1、药品生产（或经营）许可证2、营业执照3、GMP(或GSP)证书4、组织机构代码证5、税务登记证6、法人授权委托书、被委托人身份证复印件和上岗证复印件7、质量保证协议8、蛋白同化制剂、肽类激素批件9、合格供货方档案和供货单位质量体系调查表10、商品条码证（有商品条码的）11、印章备案（包括公章、法人印章、财务专用章、合同章、质管章、发货专用章、发票专用章、销售专用章）12、企业开户银行及帐号▲▲药品需具备的资料明细：1、药品注册证（药品批准文号）、2、标准（最新）3、省（市）检验报告4、外包装、标签、说明书备案5、外包装、标签、说明书实物6、OTC证书（限OTC品种）7、商标注册证（有注册商标的品种）8、条码证（有条码证书的品种）9、物价批文10、每次送货要同批次的药品检验报告单（厂检）▲▲保健食品企业所需资料1、食品卫生许可证2、工业产品生产许可证3、组织机构代码证4、税务登记证5、营业执照6、法人委托书及被委托人身份证复印件7、质量保证协议8、质量信誉调查表或合格供货方档案表9、企业开户银行和帐号▲▲保健食品产品所需资料：1、保健食品批准证书（批准文号为“卫食健字”或“国食健字”的产品）2、产品质量标准3、检验报告（监管部门的）4、包装、标签、说明书实物5、物价批文6、商标注册证（有注册商标的）7、每次送货要同批次的产品检验报告单（厂检）▲▲医疗器械企业所需资料1.医疗器械生产（或经营）企业许可证2.营业执照3.组织机构代码证4.税务登记证5.法人委托书6.委托人身份证复印件、上岗证复印件7.质量保证协议8.质量信誉调查表或合格供货方档案表9.企业开户银行和帐号▲▲医疗器械产品所需资料1、医疗器械注册证2、医疗器械注册证登记表或制造认可表（如为计量器具应有《制造计量器具许可证》3、医疗器械质量标准4、检验报告（监管部门的）5、包装、标签、说明书实物6、物价批文7、商标注册证（有注册商标的）8、条码证（有商品条码的）9、每次送货要同批次的医疗器械检验报告单（厂检）▲▲经营其它产品（如化妆品、消毒产品、）企业所需资料1、卫生许可证2、营业执照3、工业产品生产许可证4、组织机构代码证5、税务登记证质量信誉调查表或合格供货方档案表6、法人委托书及被委托人身份证复印件7、质量保证协议8、企业开户银行和帐号▲▲产品所需资料1、产品批准生产的批件（如特殊用途化妆品需“特殊用途化妆品卫生许可批件”）2、产品质量标准3、检验报告（监管部门的）4、包装、标签、说明书实物5、物价批文6、商标注册证（有注册商标的）7、条码证（有商品条码的）8、每次送货要同批次的产品检验报告单（厂检）注：以上资料均要求盖企业鲜（红）章，并在资质有效期内。附件：《四川科伦药品质量验收管理程序》管理程序文件名称药品质量验收操作程序编码KLYM/QP-007编制者彭军审核者杨志伟批准者何岳编制日期2007-12-18审核日期2008-01-28批准日期2008-02-01制作备份版本号A/01实施日期2008-02-01颁发部门质量管理部编制依据《药品管理法》、《药品经营质量管理规范》、《药品流通监督管理办法》、《药品召回管理办法》等相关法规分发部门质量管理部[]份营销部[]份仓储部[]份物流部[]份医院业务部[]份办公室[]份后勤部[]份财务部[]份营业大厅[]份网络部[]份目的：保证药品入库数量准确、质量可靠，把好药品入库第一关，特制订本程序。范围：本程序适用于药品质量的验收。职责：质量验收员对本程序实施负责。内容：1.要求：⑴验收在符合药品性能和储存条件、有利于外观性状检查的专门场所进行。⑵验收场所必须卫生干净。2.程序：⑴验收员根据有关质量标准和合同、质量协议书等规定的内容进行验收检查。⑵按规定进行抽样验收：验收取样原则为：按批号从原包装中抽取样品，样品应具有代表性和均匀性。抽取的数量，每50件以下（含50件）验收2件，50件以上每增加50件增加1件，不足50件以50件计。在每件中从上、中、下不同部位抽三个以上小包装进行检查，如外观有异常现象需复验时，应加倍抽样复查；贵重药品应逐件验收。⑶药品质量验收，包括药品外观性状检查和药品内外包装及标识的检查。①药品外观性状检查包括色泽、潮解、发霉、异物、溶化、结晶析出、重量差异、麻面、龟裂、残缺、澄明度等，根据不同剂型确定不同的检查项目。②验收包装及标识主要检查以下内容：A整件包装中产品合格证。B验收时同时对药品包装、标签、说明书及有关要求的证明文件逐一检查。验收药品包装的标签和说明书应有企业的名称、地址、品名、规格、批准文号、产品批号、生产日期、有效期等；标签或说明书上还应有药品的成份、适应症或功能主治、用法、用量、禁忌、不良反应、注意事项以及贮藏条件等。C外用药品其包装的标签或说明书上应有规定的标识和警示说明；处方药和非处方药按分类管理要求，标签、说明书上有相应的警示语或忠告语；非处方药的包装上有国家规定的专有标识。D进口药品，其包装的标签应有中文注明药品的名称、主要成份以及注册证号，并有中文说明书。E中药材和中药饮片应有包装、并附质量合格标志。每件包装上、中药材表明品名、产地、供货单位；中药饮片标明品名、生产企业、生产日期等。实施文号管理的中药材和中药饮片，在包装上应标明批准文号。F药品再分装的标签，必须在包装上注明品名、规格、厂名、产品批号、分装单位、分装批号、有效期等。G药品的包装材料及说明书上不得印有与药品无关的文字和图案。H药品内包装根据该品种质量标准规定进行检查（如：避光、密封、密闭、熔封等），要求清洁、无毒、干燥、封口应严密、无渗透、无破损、遇光易变质应采取避光容器或采取其它避光措施。凡怕冻、怕热的药品应有防寒或防热措施。I药品外包装应坚固耐压、防潮、防震动。包装用衬垫材料、缓冲材料应清洁卫生、干燥、无虫蛀。⑷对首营品种，凭供货单位提供的同批次检验报告书验收。⑸验收进口药品，应有符合规定的《进口药品注册证》（或《医药产品注册证》）和《进口药品检验报告书》复印件。以上批准文件应加盖供货单位质量管理机构原印章。⑹对特殊管理药品实行双人验收制度。⑺验收记录：验收人员对所检查药品做好验收记录，记录应记载供货单位、数量、到货日期、品名、剂型、规格、批准文号、批号、生产企业、有效期、质量状况、验收结论和验收人员、复核人员签名等项内容。验收记录应保存至超过药品有效期一年，但不得少于三年。3.验收期限：调入药品于常温保存的到货后二天内验收完毕，需阴凉保存的药品一天内验收完毕，须冷库保存的药品随到随验并及时入库，如遇大批到货，发现严重残损，须清点整理，核实数量，挽回损失，在规定期内验收完毕确有困难时，及时通知发货方延长验收期限，并提出查询，列明详细情况和处理意见。4.注意事项：⑴验收人员必须认真、严格地对所有购进药品进行验收，符合规定标准的验收员才能签章才能入库、付款。⑵未经药品监督管理部门批准生产的药品；假劣药品及无注册商标、无批准文号、无药品名称；无生产厂家名称的药品；无出厂合格证或检验报告书的药品；标签、说明书的内容不符合药品监督管理部门批准范围以及包装上没有规定标识的药品；经查是购自非法药品市场或从无《药品生产企业许可证》、《药品经营企业许可证》的单位和个人购进的药品。因包装破损已对其质量造成不良影响的药品，验收人员不得验收入库。⑶验收员不得同时进行两个和两个以上品种的验收，必须在验收完一个品种，清理现场后，再进行另一个品种的验收，严防混药事故的发生。⑷验收完成后的药品，必须及时复原，尽量保持原貌。⑸对于出厂检验报告书内容有疑问或发现质量不稳定、原料或工艺改变、包装或包装方式改变、长期停产后恢复生产、停产整顿后恢复生产、移厂生产初期和新产品等品种，应加强检查，必要时可抽样送药检所检查。⑹验收中应按规定的方法开箱抽样检查，发现可疑批号，必要时应全部拆箱普验或按批号抽样送检。⑺对退货药品，验收人员应按进货验收的规定验收，必要时应抽样送验，检验合格后，方可入库。⑻凡质量验收不合格，随即填写《药品拒收报告单》或《不合格药品处理报告单》，转质量管理部门、购销部门处理，该品种暂时封存，移至相应的库（区）。********