TIPTOP实施方法及如何降低ERP系统转换风险-许嘉易

TIPTOPImplementationMethodology千锤百炼的系统导入方法鼎捷软件集团许嘉易[e-mail]自我介绍•毕业於中国台湾辅仁大学讯息管理本科•1996年加入鼎新电脑顾问公司•2001年加入神州数码管理系统有限公司经历（易拓ERP):1996年:系统工程师1996年:服务工程师1997年:顾问1998年:资深顾问2000年:项目经理2001年:咨询经理2002年～:咨询总监参与项目:华硕科技（电子）技嘉科技（电子）富士康（电子）吉事多卫浴（五金+陶瓷）乐华卫浴（五金+陶瓷）联邦家具（家具）..百年企业活法：制度及文化建立制度（红绿灯）:让想犯错的人犯不了错.文化(自动自发自律）:让有机会犯错的人不愿意犯错..工具在哪？如何用好工具？顾问辅导实施步骤效益评估&结案阶段正式上线阶段作业流程拟定阶段基本资料收集系统操作训练项目计划阶段教育训练阶段应用软件部分硬件安装部分客户现状了解工作进度及内容协调誓师大会各系统教育训练技术移转训练标准作业流程拟定基本数据移植和输入差异分析及客制修改上机模拟系统上线&结帐数据余额验收及导入阶段性上线检讨会议结案软件安装与测试硬件配线工程追踪企业愿景规划易拓ERP实施标准程序01.成立项目委员会02.宣示大会03.企业现况评估与分析【细部调研】04.软件标准功能教育训练05.标准作业流程拟定06.差异分析与客制化07.数据移转与输入08.作业流程上机仿真09.数据余额验收与导入10.TIPTOP系统上线驻厂12.阶段性上线状况检讨会议【建议2星期一次】05.软件标准流程操作练习11.帐务结算【库存账+成本账+财务账】1.ProjectCommitteeandExecutiveTeam目的：确立ERP项目导入人员分工及决策机制项目负责人：重大事项裁定及人员进度控管执行小组：-KeyMan：部门主管拟定流程、差异确认-KeyUser：种子人员种子教官-Users：作业人员实际操作MIS小组-协助项目负责人整理信息-计算机信息相关问题处理-公司内部对神码统一窗口成立项目委员会项目经理财务/成本顾问制造顾问程序人员服务人员负责项目进度之拟定与掌控并促进系统之整合规划负责财会系统辅导上线事宜负责生管制造和进销存系统辅导上线事宜协助项目经理和顾问解决特定的重大问题；属机动性较高的人力负责程序修改和上线期间问题解决；会依实际需求增减人力编制神州数码顾问辅导团队项目总监目的：-倡导ERP项目导入目标与决心-介绍项目组织成员与分工-引介未来导入时程表只许成功不许失败的认知藉由工作的改变，让自己专注于价值的提升ERP导入宣示大会2.Kick-offMeeting目的：让客户重新Review目前流程,同时神州数码藉由Review的过程了解客户未来流程模式与数据架构，藉以编排后续上课内容。参加人员：各单位KM、KU。输入文件：-现行作业流程图(客户)-现行使用各式流程单据(客户)-常用之统计分析、管理表报(客户)-问卷调查表(神州数码)产生文件：-初步的问题诊断-初步差异分析报告3.SurveyandDiagnosis现况评估目的：-顾问师介绍TIPTOP标准作业流程与功能-针对差异流程提出建议输入文件：-标准作业流程图-各模块使用手册产出文件：-差异分析报告4.ApplicationTraining各模块功能培训目的：-针对主要作业一一检讨其流程，并应详加考虑产业之销售型态、采购和生产模式，结合企业之现行及未来经营策略和管理制度，所衍生之相关需求，作为双方认同之共识基准，同时也是TIPTOP做必要性修正之基础。参与人员：-各模块负责人负责召集讨论会议输入文件：-标准SOP-公司内部ISO/稽核要点产出文件：-各模块之『标准作业流程图』由各部门主管共同签核完成5.S.O.P.Modeling标准作业流程拟定目的：-让流程规划者可确实了解系统作法-细部提出系统差异参与人员：-KeyMen、KeyUsers输入文件：-标准作业流程图-各模块使用手册-TIPTOP基本功能键操作简表产出文件：-差异分析报告5.OperationTraining软件标准流程操作练习(选择性使用此步骤)目的：透过信息系统的技术运用，将双方拟定之合理化作业流程转化为贵公司未来实际可行之规范机制。参与人员：-各模块KeyMen、KeyUsers-顾问师前置准备：-公司需先针对流程差异进行内部讨论-顾问提具差异分析报告及程序调整方向产出文件：-需求规格确认书-差异分析报告6.DifferentialAnalysis&Customization差异分析与客制调整目的：将旧系统现存之企业内部各种基本数据，透过转文件程序移植到TIPTOP之数据库中，若有不足者，则经由人工输入之方式加强。输入文件：-基本数据建文件时程建议表执行方式：-教育训练完成后，由MIS依建议表设定负责人员及完成时间-定时Review执行进度7.DataMigration&Entry数据转文件与输入目的：KMorKU开始扮演种子教练的角色，训练上线后实际作业人员(Users)之操作熟练度，以确定Users能完全独立面对新系统之操作。参与人员：-KeyUsers、EndUsers输入文件：-以拟定之S.O.P.作为训练Users之教材-验收考题产出文件：-验收评分报告8.BusinessFlowSimulation作业流程上机仿真目的：-结算各模块期末结存数-输入正确开帐数据(或转文件)输入文件：-期初余额导入建议表-期末盘点计划-各模块开帐计划产出：-资料余额验收状况报告-期初开帐余额转入9.BalanceCheck&Implementation开帐余额验收与导入目的：-新系统正式运作建议事项：新系统完全取代旧系统，不可平行处理前置准备：数据余额验收与导入工程完成至少90%以上；分别准备拟定之『人/机配合作业流程图』作为Users随时备查手册。执行方式：-上线初期顾问师与服务人员驻厂服务产出文件-实际上线问题反应表10.SystemGo-liveMeeting系统正式上线目的：-结算企业营运流程所需营业报表完成时间：-第一个月建议次月10完成最后结算动作参与人员-结算帐务人员产出文件：-营业所需报表11.AccountsChecked结算帐务目的：-项目成本、进度控管-检核各阶段执行目标-重大待议事项议决会议时间：-Kick-off进行后，每月至少一次参与人员-所有项目相关人员产出文件：-检讨问题与决议一览表-下一阶段目标和计划表12.ProjectReviewMeeting项目检讨会实施过程全程监控,确保进度质量1.项目时程组织规划2.召开宣誓大会3.现行作业评估4.系统基本教育训练(MIS技术移转)5.作业程序拟定(S.O.P)(作业程序操作练习)6.差异确认(客制化程序调整)7.基本数据输入与转档8.作业流程上机仿真(验收)9.各项余额说明及验收(开帐)10.正式上线(驻厂辅导)11.帐务结算(财务成本)12.月检讨会组织动员最少移转开发技术保留差异化弹性给企业竞争优势功能EndUser进行验收考试TIM的特色确保完成三个月帐务结算循环共同落实项目控管动员最少，对企业冲击最小的导入方法以制度确保上线质量永续的改善工程TIPTOPImplementationMethodology1.凡TIPTOP客户，不因客户购买顾问时数多寡，而让其无法顺利导入管理系统。2.所谓责任，并不单纯指完成顾问师应做的动作而已，应为客户信息化的成败负责。3.负责的对象，应该是客户决定信息化的最高决策者，而非承办人员。TIPTOP顾问辅导的责任如何降低ERP系统转换风险•1）项目人力资源的风险……….(人）•2）对ERP认识不正确的风险….(事）•3）项目进度的风险……………(时）•4）项目范围的风险……….……(地）•5）新旧系统功能的风险……….(物）风险一定存在,不可能完全避免.规避、减轻、转移、接受ERP实施成功关键点•A.资料（基础资料+开账资料）•B.流程•C.熟练度•D.权限控制•E.查询报表规划•F.维护能力联邦家私集团易拓ERP上线经验分享•背景•A.内外销形态兼有•B.自产托外生产及外购代理兼有•C.生产系统3个,财务系统:新大中及金蝶•D.多据点生产+多据点销售01.确定料件编码原则•A.进行原有库存品盘点,确定所有旧编号内容及未编号料件【编制新旧料号对照表】•B.收集替代料内容•C.进行BOM编制(断阶及制程投料）•D.编出给各款产品10个BOM资料,导入TIPTOP系统试运行-调整再导入（共达3次）•效果：基础资料提前上线,确保资料转换系统衔接问题02.资讯人员技术移转•导入初期进行TIPTOP技术移转•-（开发及数据库操作和硬件维护）•导入基本资料及期初开帐-提早了解后台表结构•资讯人员执行内训工作•资讯人员上岗考试•效果：资讯同仁加速讯息化投入及系统熟练03.蓝图汇报•KEYUSER面对高层进行蓝图绘报.A.让全公司了解未来规划是否有偏差？B.KEYUSER是否深入了解重点?C.最后商定未来系统发展目标及内容效果:全公司取得一致想法（进行2次）04.客制提出及验收•易拓服务工程师验收-》•易拓服务主管验收-》•项目顾问验收-》•项目经理验收-》•资讯人员验收-》•相关负责人验收签字•效果:确保系统稳定性及减少返工次数05.相关文件建立•A.顾问制作第一版本•B.资讯人员制作第二版本•C.KEYUSER制作第三版本•D.KEYUSER&ENDUSER完成操作手册•E.文件均经由审计部门签字发行•效果:让各部门负责同仁深入了解系统及文件传承工作06.ENDUSER上岗考试•A.ENDUSER进行笔试及上机考试（笔试进行2次,上机考试3次）•B.依据SOP及操作手册为内容•效果:进行模拟3次,所有操作人员均需取得上岗资格07.财务+审计+人事全程参与•A.所有课程会议及课程上述部门均参与•B.必须讨论上述部门同意签字才生效•效果:经由内部第3方部门认可及把关08.定期会议•A.实施每个阶段均进行会议,确定进行及问题排除与否,才能进入下阶段内容•B.各模组不定期会议,问题管制表讨论•C.IT技术问题会议•效果:确保各阶段内容正确无误落实09.进行联合办公•A.立项后即成立联合办公室•B.整合各方资源•效果:问题讨论快速排除10.多次上线前模拟及上线预结帐•A.新旧系统并行月结模拟.•上线第3个礼拜就进行系统预结帐,包含新旧系统库存账及财务账比对.•效果:提早发现问题及预演月底结帐动作11.流程检讨•正式上线后第2-3个月中,重新检讨旧流程,进行调整讨论.•重新审核流程的效率及合理性•效果:进行系统再次的优化,让系统更适合公司运作12.规划非核心模组上线•A.上线第一期以主要模组作为上线重点.•B.陆续进行:人力资源及固定资产其他模组…•效果:第一阶段全力巩固重要公司运作,第二阶段完善公司其他营运内容.重要实施举措•01.奠定基础工作内容,分担上线压力风险•02.强化企业内部同仁参与及运作能力•03.内部第3方力量的考核及监督•04.蓝图汇报确定具体的目标•05.客制内容风险降低•06.聚和力量增进问题处理速度•07.保障操作人员录单速度及正确•08.有机流程贴近企业营运共勉之…•有标准才有运作•有经验才有方法•有组织才有力量•有要求才有进步•有步骤才有聚焦