《办公用品管理制度》实施细则(试行)

1唐山建龙实业有限公司制度编号：110A200603制度页数：共11页《办公用品管理制度》实施细则（试行）编制人：杨桂敏审核人：吴疆批准人：王印忠主办单位：行政管理处发布日期：2008年6月20日生效日期：2008年6月20日第一章总则第一条为加强唐山建龙实业有限公司（以下简称公司）办公用品的管理，节约办公开支，合理控制办公费用，特制定本细则。第二条本细则之办公用品管理指对所有非信息化类办公用品的统一管理。第三条办公用品管理原则统一管控原则：即对办公用品的计划、采购、领用、保管、维修、调配、报废的统一管理。统一标准原则：即按不同职务层级，规范办公用品的统一配置标准。第四条本细则适用于公司唐山生产区所属各单位及控股公司派驻单位的非信息化类办公用品的管理。第二章办公用品管理职责划分第五条行政管理处职责1、根据控股公司统一要求，制定公司《办公用品管理制度》实施细则并组织实施。2、负责对公司各单位办公费用的管控。3、负责制定或修订公司《办公用品配备标准》。4、负责对各单位办公用品计划审核。5、负责对各单位办公用品管理情况的检查。6、负责定期组织对各单位办公用品进行盘点。第六条各单位办公用品管理员职责21、负责本单位办公费的定额管控。2、负责本单位办公用品计划的申报。3、负责本单位办公用品帐、卡建立和办公用品的日常领用管理。4、负责本单位异动、离职人员的办公用品管理。5、负责本单位办公用品使用的监管及报废管理。6、负责本单位办公用品（办公文具类除外）采购计划的盯办。7、负责向行政管理处反馈本单位办公用品的实际使用情况。第七条供应处职责1、负责办公用品的统一采购、入库。2、负责办公用品采购质量把关。3、负责按计划发放各类办公用品。4、负责向行政管理处及时反馈办公用品库存情况。5、负责办公用品的维修及报废鉴定。6、负责报废类退库办公用品的管理。第八条财务处职责1、负责各单位办公费用的年度预算。2、负责固定资产类办公用品的账目管理。第三章办公用品分类第九条办公用品按物品价值划分三类：办公资产、低值易耗品和办公文具。1、办公资产：单项价值超过2000元（含2000元）、使用年限在一年以上的办公用固定资产。如空调、复印机、传真机、数码相机、真皮沙发、老板桌、冰箱等。2、低值易耗品：单项价值低于2000元、能够多次使用不改变其实物状态的各种物品，包括办公家具和低值管理品。3（1）办公家具类：为满足员工日常办公和接待需要而配备的家具用品，如办公桌椅、茶几、文件橱柜、会议桌等。（2）低值管理品：耐用类办公用品，如电话机、饮水机、碎纸机、电扇、石英钟、保险柜、计算器、订书器、笔筒、书报架等。3、办公文具：易耗类办公用品，如纸张、笔（芯）、笔记本、文件夹、文件架、曲别针、订书钉、大头针等办公耗材。第十条办公用品按使用性质划分为个人领用和私管共用两类。1、个人领用：即员工按办公用品配备标准领用的各种办公用品。2、私管共用：即各单位或本单位内部员工共用的办公用品。3、《办公用品配置标准》见附件二第十一条办公用品的管理方式1、办公资产：列入公司财务固定资产台帐统一管理。2、低值易耗品：员工入职时按标准发放，原则上不再增补；若有破损、残旧需更换的，必须经报废鉴定或以旧换新。3、办公文具：须按月度计划领用，其费用各单位按月度办公费定额合理控制比例。第十二条办公费用管理1、办公费列入公司财务年度费用预算，实行统一的年度预算管理。2、每年的12月份，公司将下年度办公费预算额核定下发至各单位。第四章办公用品计划管理第十三条办公用品计划分月度计划和临时计划两类。1、月度计划：文具类办公用品原则上按月度上报，统一列入月度采购计划。2、临时计划：资产类及低值易耗类办公用品统一临时计划申请。第十四条办公用品计划审批权责1、办公用品单项价值低于2000元的，使用单位提出申请，行政管4理处负责审批。2、办公用品单项价值或一次性购置高于2000元（含2000元）低于10000元的，使用单位提出申请，行政管理处审核，报请行政管理处主管副总审批。3、办公用品单项价值或一次性购置总额超过10000元（含10000元）的，使用单位提出申请，行政管理处审核，行政管理处主管副总复审，报请总经理审批。第十五条办公用品计划申报1、办公用品计划申报以“节省、实用、必需”为原则。2、每月20日－24日，各单位办公用品管理员汇总本单位下月办公用品需求计划，由计划员直接通过物流系统进行申请。第五章办公用品采购及领用管理第十六条公司对办公用品实行统一集中采购，严禁各单位私自购置行为。第十七条对各单位发生的票据类报销费用，凡列支为办公用品费的，必须经行政管理处审核，否则财务处不予报销。第十八条供应处按时间节点完成当月办公用品采购、入库工作。第十九条办公用品实行计划内领用，对不在本单位计划内的办公用品领料单，供应处不予办理出库手续。第二十条办公用品实行当月计划当月支领；每月20－24日为各单位办公用品领用时间。第六章办公用品的日常管理第二十一条各单位须指定一名专（兼）职办公用品管理员，负责本单位办公用品的管理工作。第二十二条办公用品日常管理实行“谁使用、谁保管、谁负责”。1、办公资产类及低值易耗类办公用品实行实名、定置管理，即领用5人实名填写（《办公用品登记卡》见附件三）、锁定办公用品放置地点。2、办公文具类用品由各单位办公用品管理员负责保管、发放，并建立相应的领用记录。3、严禁办公用品挪用或私人占（借）用行为；办公用品发生丢失追究使用人赔偿责任。第二十三条异动人员办公用品管理1、新进入企员工：根据岗位性质，办公用品管理员凭人力资源处的《员工异动通知单》，到行政管理处领取办公用品登卡登记，并按办公用品配备标准进行计划申请。2、员工厂处内岗位异动：办公用品管理员可按岗位需要进行合理调配，及时变更办公用品登记卡，并报行政管理处备案。3、员工厂处间岗位异动：必须办理办公用品交接手续，即由调出单位办公用品管理员核查、收回办公用品，登记卡经双方签字确认，报行政管理处备案；同时接收单位根据岗位性质，办公用品管理员凭人力资源处的《员工异动通知单》到行政管理处领取办公用品登记卡，按办公用品配备标准进行计划申请。4、员工公司间异动：必须办理办公用品交接手续，即由调出单位办公用品管理员核查、收回办公用品，登记卡经双方签字确认，报行政管理处备案。第二十四条离职人员办公用品管理离职员工必须办理办公用品交接手续，即由所在单位办公用品管理员对其使用办公用品进行核查、收回，登记卡经双方签字确认，报行政管理处备案；对非正常离职人员，办公用品管理员负责清查其办公用品，登记卡交回行政管理处备案；若办公用品发生丢失，追究所在单位赔偿责任。第二十五条办公用品的维修及报废61、办公用品（指固定资产类及低值易耗品类）发生损坏需进行修理，使用单位需向行政管理处提出修理申请，行政管理处汇总后由供应处或设备处统一安排。2、办公用品（指固定资产类及低值易耗品类）破损或老化严重，没有修复价值或已不能修复的，由维修部门出具书面鉴定意见；固定资产类办公用品执行公司固定资产报废管理规定。3、对报废类办公用品须办理退库手续。（《办公用品退库单》见附件四）。第七章办公用品的考核第二十六条考核1、对办公费使用当月超标的，考核该单位1000元。2、对办公用品计划申报严重失实的，考核该单位500元/次。3、对办公用品帐、卡、物管理混乱的，考核该单位200元，并予以网上通报。4、对故意损坏办公用品的行为，参照《员工奖惩条例》相关条款执行。5、对办公用品未能按时采购、入库，考核相关单位500元/次。6、对办公用品采购质量问题，视情节考核供应处200-1000元。7、办公用品未按计划发放，经查属实，考核供应处200元/次。8、以上考核结果由行政管理处报企划处执行。第八章附则第二十七条本细则的附件有：附件一：办公用品计划申报流程附件二：办公用品配备标准附件三：办公用品登记卡7附件四：办公用品退库单第二十八条本细则需贯彻到公司唐山生产区全体员工。第二十九条本细则自下发之日起执行，原行政管理处发布的《办公用品管理制度》实施细则（2005年6月3日发布）同时废止。8附件一：办公用品计划申报流程办公用品计划申报流程主管处长职能处室计划员主管副总总经理物料计划员需求部门采购计划申请主管正职审核审核审核审核审批采购是是是是是是是否否否否行政管理处是非信息化办公用品的归口管理部门单项价值低于2000元（单价取历史或市场最新价格）单项价值高于2000元低于10000元及所有临时计划单项价值高于10000元否9附件二：唐山建龙实业有限公司办公用品（非信息化类）配备标准使用性质职务层级定置配备的办公品定期领用的办公品个人领用高层主管老板桌、椅一套；待客皮沙发一套；更衣橱一个；书橱一个；立式饮水机一台；空调一台；电话机两部（内线、外线各一部）；订书器、计算器、笔筒、报架、记事白板各一个一级主管（主任师）处长桌、椅一套；待客椅一套；文件柜一个；立式饮水机一台；电话一部；壁式空调一台；订书器、计算器、笔筒、记事白板各一个二级及以上工程师办公桌、椅一套；文件柜一个；饮水机一台；计算器、笔筒各一个职能处室员工办公桌、椅一套；主体厂科室员工办公桌、椅一套；职能处室（私管共用）文件柜一个/2-3人笔筒1个/室、订书器1个/室主体厂各科室（私管共用）文件柜一个/2-3人笔筒1个/室、订书器1个/室10附件三：办公用品登记卡单位_________姓名________岗位________工号______序号用品名称品牌或规格型号单位数量领用人签字使用性质收回人签字收回日期说明：1、此表由各单位办公用品管理员统一领取、保管，必须按项目分栏依次填写。2、使用性质指“个人领用”、“私管共用”；“私管部共用”领用人签字栏由物品所在单位或办公室的负责人填写。3、领用人签字、收回人签字、收回日期栏须如实附件四：唐山建龙实业有限公司办公用品退库单责任单位：签章11办公用品管理员一级主管签字退库日期序号物品名称品牌（规格型号）单位数量使用人备注报废鉴定经办人：库房接收签字行政管理处注销登记经办人：