时间管理与工作效能

Page1of56Preparedby:WinsLiu不可思议的银行时间管理Page3of56Preparedby:WinsLiu时间管理与工作效能课程目录1、什么是时间管理2、时间管理的陷阱3、时间管理的方法4、如何提高工作效能活动：属于你的时间到底还剩多少？人的一生到底有多长？在开始之前请你闭目一分钟思考这些问题1、你的快乐是…2、你的成功是…3、关心你的人及你所关心的人是…按左边的问题将答案写在笔记本纸上。然后铭记于心中。找出你心的中优先顺序当你知道你只剩下三天的时间,第一个浮现在你脑海的人是谁?他是你最关心的人.第一件浮现在你脑海的事情是什么?那是你认为最重要的事情。可是平时当你掉到忙碌的陷阱时做的事情有多少是跟这些人或事情相关的?时间管理从那里开始■概念——时间管理所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。■结论——通过计划统筹而相对合理利用和节约时间。什么是时间管理时间管理是什么?时间管理就是自我管理自我管理即是改变习惯,以令自己更富绩效,更富效能时间管理就是事前的规划或长期的计划时间管理的关键在于：如何选择、支配、调整、驾驭在单位时间里所做的事情。人,为何安于现狀?为何你我都不满意现状,但是却安于现状时间是怎样产生的■日常的时间概念——年、月、日、时、分、秒——地球自转、公转与月球公转太阳地球地球公转轨道月亮Page12of56Preparedby:WinsLiu周明生是一名大专生，在某公司担任办公室行政助理，杂务事特别多，有天上午刚上班办公室主任就给他安排了六件事：A、去交通监控中心处理公司小车闯红灯罚款事宜；B、到市工商局办理营业执照地址变更的相关手续；C、拟写一份国庆节放假以及安全注意事项的通知；D、协助业务部经理找情绪不稳定的业务员王笑天谈话；E、复印机故障需联系售后服务单位前来维修；F、后天主管市场的张副总去北京，安排订机票。主任交待完任务就外出办事去了，这时公关部文员王丽来到他办公桌前坐下，随意地同他聊了起来。其实这几天他自己正面临本科进修班的考试阶段，又要抽时间复习，面对这样的情况：周明生应该如何对待和安排好一天的时间？请你帮助小周做一个时间安排的设计方案。案例分析时间管理陷阱1.猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里2.不好意思拒绝别人3.“反正时间还早”——拖延4.不速之客5.杂事一堆时间管理理论帕金森原则时间象一根弹筋：设立期限帕雷托原则80%的结果来源20%的努力注意力之谜注意力需要及时恢复内在能量水平有效地利用你的生物钟效能与效率做正确之事，做好它时间管理方法阶梯图明确目标分清轻重缓急制定计划立即行动1234正确目标的价值目标刺激我们奋勇向前有目标才会有结果目标引导我们发挥潜能拟订目标的原则原则一：符合自己的价值观原则二：了解自己目前的状况原则三：制定目标的SMART原则目标设立的步骤(1)（1）先拟出你期望达到的目标；（2）列出好处：达到这目标有什么好处?譬如你想要当王者，列出当上王者对你有哪些好处；（3）列出可能的障碍点：要达到此目标之障碍，可能是钱不够、能力不够等，一一列举；目标设立的步骤(2)4）列出所需信息：思索需要哪些知识、协助、训练等；（5）列出寻求支持的对象：一般而言，很难靠自己一个人即能达到目标，所以应将寻求支持的对象亦一并列出；（6）订定行动计划：一定要有一个行动计划；（7）制定达成目标的期限。Page20of56Preparedby:WinsLiu瓶子满了吗？正確的行事优先顺序——分清工作的轻重缓急重要度紧迫性A重要而且紧迫Ｃ紧迫但不重要D不重要不紧迫Ｂ重要但不紧迫重要紧急紧急并且重要重要但并不紧急紧急不重要且不紧急危机，急迫的问题，有期限的任务、会议、准备事项客户资料、预防工作，建立关系，准备工作干扰、一些电话、电子邮件，一些紧急的事件、凑热闹的活动废话无聊电话时间管理象限1.舍得放2.勇于拒绝3.交待1.怡情养性2.轻松一下1.兵贵速战速决2.快刀斩乱麻1.决胜于厅堂之上2.灌能均衡紧迫的事不紧迫的事重要的事不重要的事时间管理架构之处理方式重要紧急全力以赴计划并有条不紊地进行做到未雨先缪花一点时间做，请人代办，集中处理有空再做或不做20%65%15%1%应努力避免紧急事情计划是最节省时间的作法PADC不好好耗用时间耗用时间4D原则4D原则重要紧迫DoitnowDelegateitDoitlaterDon’tdoit4D原则Doitnow（亲自做）：不能丢掉不管、不能拖一拖再办、不能授权的事，按照优先顺序自己亲自去完成。Delegateit（授权）：学会授权，将能派出去的事尽量派给他人干，这样可以节约时间干最重要的工作。Doitlater（稍后再办）：把一些偏离目标的精神情绪活动，次要的工作、信息资料不全的工作，暂时挂在一边，待有空时再去处理。Don’tdoit（丢掉不管）：把一些与目标无关的事，无效益的事，应差的事丢掉不管执行是从那里展开睡觉吃饭打豆豆你每天在做的事情执行■树立时间价值观理念变革■结构流程优化组织前提■工作环境“５Ｓ”准备工作■工作的计划性目标管理■分清工作轻重缓急优先级■并行串行的兼顾性统筹学■工作任务转移授权与借力■学会说“不”拒绝的学问时间管理的八大法宝时间管理金科玉律N1.设立有挑战但可实现的目标2.设定所有工作的完成期限3.建立固定的日常工作模式4.在精力最充沛时做最用脑力的工作5.不要推迟你不喜欢但重要的事情6.不重要的事迟一点做7.分析你在时间管理方面的障碍8.确立你不希望被打扰的时间9.一次只做一件事10.如果你开始做一件事，尽可能做完它慌/忙/充实如果你每天都很忙，你是否真正清楚你在忙什么？我真的需要这么忙吗？我所投入的时间与回收是否成正比？慌v.s.忙v.s.充实情境测验题(限时三分钟)1.请先阅读完本文2.在这张纸的右上角写下你的名字3.将第二句中的大名两个字圈起来4.在这张指的左上角画五个正方形5.在刚才画的正方形中个画画一个十字6.在正方形的四周画一个圆圈7.在这张纸的右下角签上你的名字8.在签名下写三个好字9.在右上角的签名下画一道线10.在这张纸的左下角画一个十字11.把刚才所画的十字周围加画一个三角形12.现在你已全部讲完,请只做第一及第二题及可13.在第八句的好字画一个圆圈14.当你做到这里,请大喊一声“我最快”15.如果你完全遵守规定,请大声“我最好”!16.在这张纸的背面计算二十三加三十二加二十三的和17.将刚刚的答案减去二十三,再减去十三等於多少?18.在以上所有“双数“题的题上画圈19.假如你做到这里,请拍一下桌子,并大声“遵从指示,我第一!”20.在这张纸的背面计算一下二十五乘十三的答案提高工作效率的三方法三法则三个方法1.了解自己每天不同时段体力的分布状况来决定要做什么样的事情2.让自己充满活力,最简单的方法,就是养成每个礼拜固定运动的好习惯3.均衡的生活作息,培养一个良好的嗜好三个法则1.批次处理法则.集中时段处理所有性质相同的事情2.80/20法则,这法则是在有限的时间挑选出重要的事情来做3.高效率法则:大块时间法则80/20原理意示图80%时间20%时间80%成效20%成效重要的少数事物琐碎的多数事物规划有效的做法大块时间法则:30/90法则大块时间法则是培养工作情绪的法则,前30分钟做容易做的事情让事情看起来有进度;后90分钟做最重要的事情.尽量让这120分钟不受干扰,你可以告知周边的人或者主动拒绝干扰养成习惯一天至少一块大块时间,每天保有基本的绩效,有心情时再做第二块,则有高绩效大块时间示范列举今天要做的事-快速回Email-打电话-规划专案-开会-批电子文件-归还文件-与同事沟通…以难易度排列易易难1固定时间易易难2…前30分先做简单的事情後90分再做难的事情(1)(2)(3)大块时间三步曲1.把今天要做的事情一一列举出来,分成容易做的,重要的及其它的事情,由80/20法则排出事情处理的优先顺序2.前30分钟完成最容易完成的事情,时间一到不管有没有做完就切到重要事情上3.后90分钟完成最重要的事情.若做得起劲时一直做下去也无所谓有空的时间再来做其它未完成容易的事工作时段分配法则早上中午13:00~15:00下午晚上活力充沛,冲劲与勇气兼俱(Do)思考迟顿,适合散心,放松(Check)冷静,沟通(Action,Plan)Relax,人文,Thinking看看企业界的答案早上中午13:00~15:00下午晚上活力充沛,冲劲与勇气兼俱(Do)思考迟顿,适合散心,放松(Check)冷静,沟通(Action,Plan)Relax,人文,Thinking1.发球EMail2.电话敲定事情/做事情3.给Leader方向/画架构4.执行进行中专案1.面对面FollowUp2.GoAround3.沟通与协调1.思考问题2.写计划/UpdateFollowup进度(1hr)3.Update/Modify进行中专案1.花1小时写作每周工作性质分配法则礼拜一二礼拜三四五礼拜六日备注活力充沛,冲劲与勇气兼俱(Do)思考迟顿,放松,沟通(Check)冷静,思考(Action,Plan)再看看企业界的答案礼拜一二礼拜三四五礼拜六日备注活力充沛,冲劲与勇气兼俱(Do)思考迟顿,放松,沟通(Check)冷静,思考(Action,Plan)1.大型专案丢球2.组内专业丢球3.给予组员做事方向/做事重点4.创造议题1.FollowUp一二所丢的球2.调整,Update计划3.议题收尾4.倾听沟通1.想想目的是什么?意义何在?2.有没有办法提升自己的价值?3.计划/规划节省时间的十个妙方1.事先规划好你的时间与步骤，以收事半功倍之效。2.分析工作的优先顺序，按照轻重缓急作处置。3.找出自己最有效率的时段以安排工作内容。4.组织你的办公桌及办公室，提升工作效率。5.进行充分的授权，将工作分配给部属、助理或秘书。节省时间的十个妙方6.活用记事本管理时间。7.运用有效的方法取得资讯。8.改变拖延的习惯，即时行动。9.技巧性对待访客,让时间控制在自己手上。10.练就健康的身体，保持身心最佳状况。千万不要做的四种人视时间为主宰的人：重形式而不重实质视时间为神秘的人：忽视时间所加以的限制视时间为奴隶的人：长时间沉溺于工作视时间为敌人的人：重效率不重效能马上行动！学以致用Trainingisover……Letmethink……TheEnd