中国建筑材料集团有限公司

1附件1.中国建筑材料集团有限公司进一步加强档案工作的安排意见为了深入贯彻科学发展观和党的十七大精神，落实国家档案局、国务院国资委《关于进一步加强中央企业档案工作的意见》要求，全面提高集团公司档案工作水平，促进档案工作为集团公司改革发展稳定和企业资产保值增值服务，现对进一步加强集团公司档案工作提出以下意见。一、充分认识集团公司档案工作的重要意义（一）集团公司档案是集团信息资源和企业资产的重要组成部分。集团公司档案是集团公司建设、运营与发展过程的真实记录,是集团公司资本运营、管理的重要凭证与依据，也是集团公司不可或缺的信息资源和重要资产。确保档案的完整、准确、系统、安全和有效提供利用，对于维护集团公司合法权益，提高核心竞争力，促进企业资产保值增值具有不可替代的重要作用。（二）加强集团公司档案工作是义不容辞的责任。做好集团公司档案工作，是集团公司依据《中华人民共和国档案法》应履行的责任，也是集团公司建立现代企业制度的自身需要。要从维护党和国家根本利益的高度、从维护企业及职工权益的高度出发，予以充分认识和高度重视，依法做好档案的收集、管理、利用工作。二、集团公司档案工作的总体要求和基本原则2（三）总体要求：集团公司档案工作必须坚持以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，全面贯彻落实科学发展观，紧紧围绕集团公司改革发展和稳定的工作大局，加强档案工作基础建设，提高档案管理信息化、规范化、国际化水平，探索、创新集团公司档案工作机制，构建覆盖集团公司各所属企业和各项工作的档案信息资源管理体系和档案利用服务体系，为促进集团公司改革发展稳定服务。（四）基本原则：一是集中统一管理原则。在国家档案局、国务院国资委监督指导下，集团公司档案工作实行由总部统筹规划、组织协调并监督指导，集团公司及所属企业日常活动中形成的各种门类和载体的全部档案实行集中统一管理。二是分级负责原则。在坚持集中统一管理的原则下，集团公司及所属企业以资产与产权关系为纽带，分级保管本企业的档案并指导和监督所属企业的档案工作。三是确保安全原则。集团公司档案安全关系重大，要充分评估档案安全的风险因素，加强安全措施，确保档案实体和信息的安全。四是合理利用原则。在维护国家、企业和职工利益及遵守保密规定的前提下，积极开发档案信息资源，充分发挥档案的作用。五是信息共享原则。集团公司档案管理要逐步实现合理、有效的整合，促进交流，实现共享。三、强化集团公司档案工作管理职能（五）加强对集团公司档案工作的组织领导。集团公司档案工作是集团公司管理中不可缺少的环节，集团总部是集团档3案工作的责任主体，要明确一名集团领导和办公室负责人分管档案工作；根据档案的数量和工作任务，在集团总部的组织架构中，设置相应的档案管理机构并配备专职档案人员，以保障工作职能的正常履行；各职能、业务部门设兼职档案人员，形成系统有人抓、层层有人管的档案工作网络。集团公司要将档案工作纳入企业发展规划和工作计划，纳入集团公司管理的有关制度和工作环节，纳入各项工作和有关人员的考核范围，建立与现代企业制度相适应的档案工作组织和管理体系。（六）强化集团公司总部档案机构的管理职能。集团公司总部档案管理机构要贯彻执行《中华人民共和国档案法》、国家有关企业档案工作的法律法规和标准规范；负责建立健全集团公司档案工作制度，制定集团公司档案工作发展和信息化建设规划与计划；做好集团总部各类档案的收集、整理、保管和提供利用等档案业务工作；加强对集团公司内重大建设项目、固定资产投资项目、科研项目档案管理的专项检查与验收工作，使项目档案管理与项目管理同步开展；加强对所属企业、控股企业和境外机构档案工作的指导、监督与管控；定期召开档案工作会议，开展档案工作业务培训、检查和考核；确定所属企业、控股企业和境外机构档案的归属与流向，规范和提高档案管理水平。（七）加强集团公司建设工程、科技研发、对外合资合作项目档案的保存和管理。集团公司要注重对固定资产投资项目、科研开发项目、对外合资合作项目等重要档案资源的保存和管4控。集团公司档案管理机构一方面要按照国家有关规定积极参与各专项工作的验收，主动跟进项目进程，收集各种载体形式的文件、档案，另一方面还要指导所属企业和境外机构做好这方面的工作。（八）加强军工和涉密档案的管理工作。在当前信息化进程不断加快，对外开放日益深入的新形势下，集团公司及有关企业要从维护国家安全、社会稳定，促进经济、社会又好又快发展的目标出发，做好军工和涉密档案资源的安全管理和异地备份工作。要进一步提高认识，落实岗位责任制和责任追究制，树立防范和责任意识，增强对军工和涉密档案管理工作的自觉性，真正做到无隐患、无漏洞、无疏忽，确保军工和涉密档案万无一失。（九）加强境外机构和项目的档案管理。在集团公司业务领域不断扩大，海外合资合作项目增多的同时，要加大对境外机构和项目的档案管控力度，建立并完善境外机构和项目的档案管理与定期交回制度；要调查研究、检查解决境外机构和项目档案工作的经验、问题与困难，指导、监督境外机构和项目档案业务工作的发展，促进境外机构和项目基础管理水平的提高；及时接收境外机构和项目各种载体形式的重要与核心档案，在加强对境外机构和项目资产的规范管理中做好服务。四、加强集团公司档案的管理和利用（十）完善文件材料收集归档工作。集团公司依据国家、上级有关要求，结合自身经营活动和业务工作，制定并不断修5改完善自身的文件材料归档范围，建立归档工作问责制。集团公司在各项工作形成的具有保存价值的文件材料，特别是反映集团公司发展、资产运作和与员工有关的文件材料必须列入归档范围；文件归档要求与责任将纳入集团公司各项工作流程、纳入集团公司人员岗位责任制。集团公司要加强各项业务工作文件材料的收集；加强对派出机构、临时机构、驻外机构与境外项目文件材料收集归档工作的指导和监督；加强对照片、音像、实物、电子等非纸质文件材料的收集，确保集团公司应归档的文件材料完整、准确、系统和有效。（十一）大力开发利用档案信息资源。在维护国家和集团公司利益以及遵守保密规定的前提下，集团所属各级档案部门要大力开发档案信息资源，促进档案信息资源的利用与共享，充分发挥档案在企业资产保值增值中的重要作用。各级档案部门要根据企业中心工作、重点工作和攻关项目的需要，采取多种形式，对档案信息资源进行多角度、深层次的开发和集成，主动为领导决策和企业发展提供档案信息服务；按照要求做好上市公司的档案信息披露和服务工作；采用现代信息技术手段，及时、准确地满足利用者的需求；通过举办档案展览、编写大事记等形式，为企业文化建设提供信息支撑；建立档案利用服务效果反馈机制和评价体系，在企业知识管理、信息管理、数据挖掘等先进管理理念和技术方法的运用中，充分发挥档案的信息资源价值。（十二）确保档案实体和信息的安全。集团公司将合理规6划和确定档案的保管地点和方式，设置适宜安全保存档案的库房和装具，配备相应的档案防护设施设备，档案库房应当与档案阅览室、工作人员办公室分开。档案人员要定期清点核对库藏档案，做到账物相符；定期检查档案保管状况，对破损或变质的档案要及时进行技术处理。集团公司工作人员发生变动时，要及时做好档案移交工作。各级档案部门必须制定档案应急预案，重要档案要实行异地备份，重要的电子档案同时要进行异质备份。特别要加强对涉及国家秘密、企业商业秘密、技术秘密的档案和电子档案的管理，确保档案实体与信息的安全。（十三）做好集团兼并、重组过程中的档案工作。在集团兼并、重组、股份制改革和上市等过程中，依照《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》，一方面要做好档案收集归档的组织工作，专门研究确定档案的处置方案，并有专人负责档案管理，严防档案资产的流失，保障改革和上市的顺利进行；一方面要在企业重组、改制、上市和理顺产权关系后，进一步加强档案工作，全面提升企业的基础工作管理水平，使档案工作更好地服务于企业资产的规范管理和保值增值。（十四）做好改制和破产企业档案的处置工作。集团公司及所属企业和控股企业的重组、联合、兼并、合资、转让国有产权和股份制、股份合作制等改制及破产过程中，要将档案作为企业资产，按照《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》做好档案的处置工作。为防止企业档案散失，维护国家、企业的安全和利益，并保护企业职工的合法权益，要把档案处7置与资产处置、人员安置等放在同等重要的位置上统一加以考虑和安排。根据实际需要采取相应的措施，监督档案处置实施过程，确保改制和破产企业档案的安全。五、开拓创新，不断提高集团公司档案工作水平（十五）着力完善档案资源建设。集团公司将围绕自身发展和档案资源的积累与建设，树立企业资产管理与业务发展到哪里，档案管理就延伸到哪里的理念。适应提高自主创新能力和国际竞争力，增强抗风险能力和可持续发展能力的要求，加强对企业合同、知识产权、法律事务、信用担保及其他业务档案的收集与管理；适应集团公司发展战略的要求，加强对境外机构和项目档案的收集与管理；适应领导决策与管理的需要，加强对有关社会公共信息资源的收集与管理；适应集团公司文化建设和履行社会责任的需要，加强企业人文档案和社会活动档案的收集与管理。（十六）积极探索现代企业档案工作。集团公司各级档案部门要积极探索适应现代企业制度和现代产权制度要求的现代企业档案工作。要学习和借鉴国际、国内先进的档案管理理念与模式，将现代信息技术和现代管理方法与档案工作有效结合，创新档案管理体制与机制。要探索促进档案向现实生产力和直接生产要素转化的途径与方式，促进档案在集团公司品牌增值和授权使用、信息加工处理、信息咨询与服务等业务工作中的利用。要探索创新档案服务集团公司内部管理、人力资源开发、企业形象宣传等工作的途径和方式，不断拓展档案为集团公司8现实工作服务的新形式和新内容。（十七）稳步推进企业档案信息化建设。集团公司要将档案信息化建设纳入企业信息化建设，同步规划、分步实施、合理整合、有效利用。集团公司各级档案部门要参照国家电子文件、电子档案管理的有关标准，积极研究并加强对企业OA、ERP、PDM、MES等信息系统形成的电子文件和数据的管理与归档保存；坚持技术与管理并重的原则，加强电子文件存储系统和档案数据库建设；有步骤、分阶段地实施重要纸质档案的数字化工作，有效整合和管理各类电子文件；构建集团公司档案信息化服务平台，实现和强化档案信息资源网络化的共享服务，使档案在集团公司的生产经营和资产保值增值中发挥最大效益；做好电子文件的备份、安全防护工作，促进档案工作逐步从传统手工操作与管理，向自动化、信息化、网络化转变。高度重视档案信息化中的保密工作，档案信息化过程中要严格执行保密工作的相关规定。六、加强集团公司档案队伍建设，不断提高档案业务水平（十八）充实档案工作人员队伍。集团公司及所属企业，要根据企业规模、企业所承担各类项目的重要程度和数量、档案部门所承担的职责、保管档案的数量、档案的开发利用、档案的信息化建设、分支机构的数量等因素，合理配备档案工作人员。集团公司总部原则上要配有档案专业或相关专业本科以上学历人员。对在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显著的单位和个人，企业要予以奖励。9（十九）加强档案人员业务培训。集团公司将加强非档案专业人员从事档案工作的上岗培训、基层档案人员业务技能培训、现代信息资源管理理论与信息技术知识培训、项目档案管理与验收等培训工作，逐步提高档案人员的业务素质。将鼓励非档案专业人员接受档案专业在职教育和培训。根据国资委逐步开展档案专业职称评定工作的安排，支持档案人员申请评聘档案专业技术职务和职称，培育一支高水平的档案专业人才队伍。（二十）积极开展档案工作业务交流。集团公司将有计划地组织所属企业档案人员开展专业培训和业务交流。通过不同形式的档案业务研讨与学术活动，不断提高集团公司档案工作的整体水平。