办公自动化之word2007教程

主讲人：张超2012年9月OFFICE2007之WORD教程——现代高级文秘班办公自动化与文字处理讲义一切的技能来自于反复的实践练习，光靠耳朵和眼睛永远成不了能手。2第三章Word字处理软件基本文字编辑表格处理图文混排模板的应用邮件合并长文档编辑主要内容33.1word2007简介Office2007简介Word2007的启动与退出Word2007的窗口组成定制Word2007工作环境43.1.1Office2007简介MicrosoftOfficeSystem包括以下独立产品：–MicrosoftOfficeWord2007–MicrosoftOfficePowerPoint2007–MicrosoftOfficeExcel2007–MicrosoftOfficeAccess2007–MicrosoftOfficeOutlook2007–MicrosoftOfficePublisher2007–MicrosoftOfficeInfoPath2007–MicrosoftOfficeProject2007–MicrosoftOfficeOneNote2007–MicrosoftOfficeVisio200753.1.1Office2007简介Word2007:集文字处理、表格处理、图文排版于一体的字处理软件。PowerPoint2007:设计制作广告宣传、产品演示的电子版幻灯片。Excel2007:电子表格制作软件，制作电子表格、进行数据运算，进行数据的分析和预测并且具有强大的图表制作功能。Access2007:强大的数据管理功能，可以方便地利用各种数据源，生成表单、查询、报表和应用程序等。Outlook2007:管理多个邮件和新闻账号、浏览邮件、发送和接收安全邮件、使用通讯簿存储和检索电子邮件地址等功能。63.1.1Office2007简介Publisher2007:创建和编辑新闻稿，小册子，海报和网站。Project2007:计划、跟踪和管理项目，并通过使用MicrosoftOfficeProject与工作组交流。Visio2007:创建、编辑和共享图表。OneNote2007:一种数字笔记本，它为用户提供了一个收集笔记和信息的位置，并提供了强大的搜索功能和易用的共享笔记本：搜索功能使用户可以迅速找到所需内容，共享笔记本使用户可以更加有效地管理信息超载和协同工作。InfoPath2007:设计和填写动态表单，以便在整个组织中收集和重用信息。73.1.2Word2007的启动与退出启动Word的方法–从“开始”菜单启动–直接启动•双击任何Word文件或快捷方式83.1.2Word2007的启动与退出退出Word的方法–选择“Office按钮”菜单中的“退出Word”选项–单击窗口右上角的“×”关闭按钮–按Alt+F4关闭Word2007应用程序93.1.3Word2007的窗口组成窗口由快速访问工具栏、标题栏、功能区、标尺、工作区、滚动条、状态栏组成状态栏标尺滚动条工作区Office按钮功能区快速访问工具栏标题栏103.1.4定制Word2007工作环境方法:“Office按钮”→“Word选项”1.设置文件的默认存放位置2.设置文档的保存时间间隔3.定义快速访问工具栏上的命令4.“即点即输”的功能(高级)启动“即点即输”功能后，可实现在文档任意位置双击即可输入。注意：该功能只能在页面视图方式和Web视图下使用11案例1.快速修改一段草稿案例1.快速修改一段草稿【任务】用Word编辑完成一篇文章,并且使文字条理清楚,界面美观。最终效果如:自荐信的写法.docx12案例相关知识点文档的新建与保存查找与替换字符排版首字下沉段落排版边框和底纹分栏项目符号和编号本案例中应用到如下知识点：13案例1.快速修改一段草稿【操作步骤】1)启动Word，设置每隔8分钟自动保存。2)新建一Word文档,文档内容与“自荐信写法_原文.doc”的内容相同，保存为“自荐信的写法.docx”。(新建文档)3)将文中第三段到结尾的求职信改为自荐信;将文中的手动换行符替换为段落标记，并删除段后的空行。(查找与替换)4)将标题设为“二号、隶书、加粗、蓝色”，正文字体为“楷体—GB2312、四号字”（字体设置）14案例1.快速修改一段草稿【操作步骤】5)将文中红色字体中“自荐信”三个字字符加宽5磅，位置提升5磅。(字符间距)6)将标题设置为“阴文”效果。7)将第四段首字下沉3行，距正文1厘米。（首字下沉）8)全文采用“两端对齐”方式，行间距为“单倍行距”，每段段后间距为1行。(段间距与行间距)15案例1.快速修改一段草稿【操作步骤】9)将第1段、第2段、第5段首行缩进2字符。(段落缩进)10)为文中红色字体加入1.5磅的蓝色边框、浅黄色的底纹。(边框和底纹)11)将第1、2段内容分为两栏，插入分隔线。(分栏)12)为文中蓝色字体内容加红色项目符号(项目符号和编号)163.2文档的基本操作主要内容新建文档打开文档保存文档关闭文档Word2007的文档视图173.2.1新建文档启动Word后，自动建立一个空白文档单击“Office按钮”，然后选择“新建”命令，从打开的对话框中选择“空白文档”后，单击“创建”按钮。(利用这种方法可使用Word模板)使用Ctrl+N组合键说明:空白文档将按照默认模板生成。所谓模板就是将各种类型的文档预先编排好的一种文档框架，包括一些固定的文字内容和固定的字符、段落格式等。返回案例183.2.2打开文档“Office按钮”→“打开”使用Ctrl+O组合键利用“Office按钮”→“新建”“打开”菜单旁边的“最近使用的文档”文件列表可打开最近使用过的文档在“我的电脑或资源管理器”中双击要打开的文档注：可同时打开多个文档193.2.2打开文档补充:单击【打开】按钮中的下三角按钮，在弹出的菜单中可以选择【以副本方式打开】选项，这样可以再创建另外一个副本。也可以选择【打开并修复】选项，当文件出现问题不能正常被打开时，常会用到此功能。可以直接在【文件名】下拉列表框中输入或粘贴所需打开文档的正确路径(例如“D:\计算机文化基础\”)，然后按Enter键或单击【打开】按钮。如果在文件和文件夹窗口中没有显示所需文件，则可在【文件类型】下拉列表框中调整相应的显示文件的类型。203.2.3保存文档1.保存新建文档“Office按钮”→“保存”→选择存放路径、给出文件名并选择文件类型单击快速访问工具栏上的“保存”按钮2.保存已存在文档若以原文件的形式保存可：单击常用工具栏上的“保存”按钮或：“Office按钮”→“保存”或：CTRL+S若另外以其它文件的形式保存：“Office按钮”→“另存为”3.自动保存213.2.3保存文档提示：因为可以自动设置扩展名，所以在【文件名】下拉列表框中只需输入文档的名称，无须亲自为文件名添加文件扩展名。设置文档的打开权限和修改权限密码–在保存文件时，单击“另存为”对话框中的“工具”按钮，在打开的浮动菜单中选择“常规选项”命令，可以设置打开文件时的密码和修改文件时的密码。22案例1任务1.1启动Word，设置每隔8分钟自动保存。任务1.2新建一word文档,文档内容与“自荐信的内容与格式.docx”的内容相同，保存为“自荐信的写法.docx”。233.2.4关闭文档单击窗口右上角“关闭”按钮，关闭正在编辑的文档。如果当前文档没有保存，Word2007将提示用户保存该文档。关闭和退出文档有什么不同？243.2.5文档视图页面视图：所见即所得，和打印输出的效果一致。支持一些特殊功能如即点即输等。普通视图：只能处理纯文本、不支持所见即所得。如不能显示图形对象、页眉、页脚、页边距。阅读版式视图:默认情况下，阅读版式视图下不允许编辑Web版式视图:便于联机阅读，可以段落自动换行以适应当前窗口的大小。大纲视图：根据段落的大纲级别有层级的显示。可以方便地调整段落的大纲级别，及各个级别的顺序。253.2.5文档视图其他查看文档方式:文档结构视图：一个独立的窗格，能够显示文档的章节标题列表。打印预览视图：“Office按钮”→“打印”→“打印预览”全屏显示：在快速访问工具栏中添加快捷按钮：“Office按钮”→“Word选项”→“自定义”→“从下列位置选择命令”中的“不在功能区中的命令”→选择“切换全屏视图”。或者通过Alt+v+u组合263.3文档编辑文档输入文本的选取文本的移动、复制剪贴板撤消、恢复与重复操作删除文本合并两文档查找与替换返回案例273.3.1文档输入输入文档：包括输入文本、拼写和语法校对、插入特殊字符、插入艺术字和剪贴画。插入点：窗口中不断闪烁的粗竖线，被称为当前光标，它所在的位置被称为插入点。Word中输入文本原则：不可任意加空格、回车键283.3.1文档输入1.插入/改写状态–单击Insert开关键–单击状态栏上的“改写”方式按扭。(改写状态表示覆盖状态)2.段落–WORD具有自动换行的功能，WORD以回车键作为段落结束的标志293.3.1文档输入提示:若段内换行：SHIFT+ENTER段首不要加空格，段内不可加回车。“Office按钮”→“Word选项”→“显示”标签，可以控制段落标记是否显示。段落合并:操作方法是：把插入点移到分段处的段落标记前，然后按Delete键(在标记后按BackSpace键)删除该段落标记，即完成段落合并。(实际上就是删除分段处的段落标记)303.3.1文档输入3.时间和日期输入利用“插入”选项卡→“文本”组→“日期和时间”可选择静态方式或自动更新方式4.符号输入使用“插入”选项卡→“符号”组使用“插入”选项卡→“特殊符号”组使用动态键盘313.3.1文档输入4.符号输入323.3.1文档输入提示(插入特殊符号快捷键的定义)：当用户在输入时需要频繁使用某一符号时，可以定义快捷键，如定义“”符号的快捷键，方法是：在“符号”对话框中，首先选中该符号，然后单击“快捷键”按钮，在打开的“自定义键盘”对话框的“请按新快捷键”文本框中同时按下几个键，例如Ctrl+D组合键，然后单击“指定”按钮和“关闭”按钮。这样，当再次需要使用“”符号时，只需按下Ctr+D快捷键即可33插入特殊符号快捷键的定义在“符号”对话框中，首先选中需要定义快捷键的符号，然后单击“快捷键”按钮，打开“自定义键盘”对话框。34插入特殊符号快捷键的定义在“请按新快捷键”文本框中同时按下几个键，例如Ctrl+D组合键，然后单击“指定”按钮和“关闭”按钮。这样，当再次需要使用“”符号时，只需按下Ctr+D快捷键即可353.3.2文本选取1.用鼠标选取文本⑴拖曳：按住鼠标左键拖曳⑵选取一行或多行将鼠标移动到“文本选取区”单击或拖曳⑶选取一段将鼠标移动至“文本选取区”双击将鼠标指针移至该段内任一位置，三击36⑷矩形块选取Alt+鼠标拖曳⑸选取整个文档–将鼠标指针移至“文本选取区”，三击鼠标左键。–Ctrl+A–执行“编辑/全选”命令。⑹其他选取–选取一句（以句号为结束标志）：Ctrl+单击–选取一个词或词组：双击3.3.2文本选取373.3.2文本选取(7)扩展选取：按F8键进入扩展选定状态，再按一下F8，选中光标所在位置的一个单词，再按一下，选区扩展到整个句子；再按一下，就选中了整个段落；再按一下，就选中了全文。按ESC键，取消扩展选定方式。(8)选择格式相似的文本：选中一段文本，右击选中的区域，在弹出的菜单中单击“样式”→“选择格式相似的文本”命令。383.3.2文本选取2、用键盘选取文本：–Shift+“方向键”：实现对字、行、屏的操作–CTRL+Shift+“方向键”：实现对段、文档、文本块的操作3、撤消选定的文本在文档任意位置单击左键或按“上下左右箭头”39表3.2选取文档的快捷键及其功能快捷键功能Shift+↑向上选定一行Shift+↓向下选定一行S