合同管理内部控制制度

龙山县公路管理局合同管理内部控制制度第一章总则第一条为加强本单位经济合同管理，保障本单位合法权益，预防合同纠纷，根据《中华人民共和国合同法》、《民法通则》等国家有关法律法规、制定本制度。第二条本制度所称合同是指本单位与自然人、法人及其他组织设立、变更、终止民事权利义务的合同或协议。第二章合同管理部门及职责第三条本单位合同管理实行专门管理和承办部门管理相结合的原则，由本单位办公室对本单位所有合同进行专门管理，本单位内部承办部门设专人负责合同的管理工作。第四条办公室合同管理的职责：（一）负责拟定本单位的合同管理制度并组织实施；（二）组织制定本单位的标准合同文本；（三）参与本单位特殊合同、重大合同的可行性研究、谈判和文本起草工作；（四）对合同的合法性、有效性进行审查；（五）监督、检查、考核合同的履行情况；（六）参与处理合同纠纷、合同争议的协调工作；（七）负责合同的保管、归档工作；（八）负责对合同承办部门进行业务指导，对相关人员进行法律知识培训。第五条承办部门合同管理职责：（一）负责合同相对方资信情况、履约能力的调查；（二）负责所承办合同的谈判；（三）负责按照本单位标准合同文本起草合同；（四）负责合同的履行，解决履行中出现的问题；（五）按时向本单位办公室提交与合同有关的资料。第六条本单位对外签订合同协议应当由法定代表人（或本单位章程等文件规定能够代表本单位行使职权的主要负责人）或其授权的人签章，同时加盖本单位印章或合同专用章。授权签章的，被授权人应在授权委托的范围内签订合同，超越权限范围所签订合同无效。第七条严格履行合同审批制度，所有合同由承办部门起草合同文本，交由本单位办公室审核，办公室审核通过后交由分管领导审批，最后交由本单位法人代表批准。特别重大的合同由局党组大会批准。第三章合同编制与审核第八条本单位根据对市场情况的分析和了解，合理选择合同对方。第九条在正式签订合同前，应先对合同对方进行资格审查，主要审查以下几方面：（一）对方是否具有主体资格；（二）对方是否具有履约能力；（三）对方技术和质量指标保证能力；（四）对方市场信誉、产品质量等对审查未通过的，不得与之签订合同。第十条本单位对外签订合同一般由本单位起草合同文本，重大合同或特殊合同的起草，本单位可聘请法律专业人员参与。由对方起草合同协议的，本单位承办部门和办公室应进行认真审查，确保合同条款内容准确反映本单位诉求。本单位也可选用国家或行业示范合同文本，在选用时，对涉及权利义务关系的条款应当进行认真审查，并根据企业的实际需要进行修改。第十一条实行合同会审制度，由本单位办公室组织召集有合同条款涉及的部门人员参加，对合同进行会审，其审核要点是：（一）经济性。合同协议内容符合企业的经济利益。（二）可行性。签约方资信可靠，有履约能力，具备签约资格；资金来源合法，担保方式可靠，担保资产权属明确。（三）严密性。合同协议条款齐备、完整，文字表述准确，附加条件适当、合法；合同协议约定的权利、义务明确，数量、价款、金额等标示准确；合同协议有关附件齐备，手续完备。（四）合法性。合同协议的主体、内容和形式合法；合同协议订立的程序符合规定，会审意见齐备；资金的来源、使用及结算方式合法，资产动用的审批手续齐备。第十二条本单位对外招标合同，签约人员不得更改合同的条款和内容。第四章合同订立控制第十三条本单位正式订立的合同协议，除即时清结外，应当采用书面形式，包括合同书、补充协议、公文信件等。因情况紧急或条件限制等原因未能及时签订书面形式合同的，应当在事后办理补签手续。第十四条本单位正式订立的合同，除小型物料采购合同外，一般应留存三份以上的合同正本，一份由本单位办公室存档，一份由本单位财务部据以办理结算，一份由承办部门保管和履行。第十五条经本单位审核同意签订的合同，应由本单位办公室盖章和编号，统一登记管理。未经审核或手续不全的合同、协议，办公室应当拒绝盖章。第十六条对于重要合同协议，原则上应当与合同对方当事人当面签订。对于确需企业先行签字并盖章，然后寄送对方签字并盖章的，应当在合同协议各页码之间加盖骑缝章。第十七条根据规定有些合同需要经过批准、登记、公证后才能生效的，应及时办理有关手续。凡涉及本单位商业秘密的合同，有关知情人应注意保守秘密，不得以任何形式泄露。第五章合同履行控制第十八条合同签订后，本单位应积极履行合同规定的义务，并享有合同规定的权利。合同履行过程中，如发现合同对方可能发生违约、不能履约、延迟履约等行为的，或本单位自身可能无法履行或延迟履行合同的，应当及时采取措施，并向本单位总经理报告。第十九条已经订立的合同，如果发现有显失公平、条款有误或对方有欺诈行为等情形，已经或可能导致本单位利益严重受损，合同承办部门应当及时向本单位总经理报告，并采取合法有效措施，制止危害行为的发生或扩大。必要时可以请求仲裁机构或人民法院对原合同予以变更或解除。第二十条本单位财务部门应当根据合同条款审核执行结算业务。凡未按合同条款履约的，财务部门有权拒绝付款。第二十一条在合同执行中如对方发生违约情形，应按合同条款的有关规定收取违约金，给本单位造成损失的，应要求对方赔偿损失，并可申请人民法院采取财产保全措施。如果由于本单位自身原因造成违约情形，合同承办部门应向本单位负责人报告，并与合同对方进行协商处理。第二十二条合同在实际履行过程中如果发生纠纷，合同承办人员应当及时向本单位负责人报告，本单位在规定的诉讼时效内与对方协商谈判。经双方协商达成一致意见的，应当签订书面协议，由双方法定代表人或其授权人签字并加盖单位印章后生效。合同纠纷经协商无法解决的，依合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。第六章合同归档管理第二十三条建立合同管理档案，对已签订的合同要逐份进行分类、编号、登记，并装订成册。第二十四条合同签订完毕，合同承办人要在三个工作日内将合同有关材料（如：合同文本、合同会审记录、审批文件、合同补充协议、合同变更等与合同有关的资料），交给本单位办公室进行统一管理。第二十五条对已执行完毕的合同要注明“存档”标记，并注明日期，按档案管理规定进行归档。第二十六条合同的保管期限为长期保存。第七章附则第二十七条本制度由本单位办公室负责解释。