如何做好年鉴和地方志资料的收集、分类和利用

授课人：韩春娥授课时间：2016年8月一、资料收集应当把握的两个个问题二、志书和年鉴资料搜集的方法三、志书和年鉴资料搜集的步骤四、资料搜集的要点五、资料整理六、资料选用与深加工七、怎样围绕主线选择记述材料八、资料收集过程中应注意的几个问题资料是志书的生命，是年鉴和史志编纂的基础，是一切精神产品不可缺少的原材料。俗话说：巧妇难为无米之炊，这句话非常有道理。修志也是这样。没有资料素材，修志、纂史、编鉴，一切都无从谈起。所以，作为我们史志工作者，占有大量、全面、详实的资料是编纂年鉴和志书的先决条件，因此，编纂年鉴和志书，必须舍得花费大气力和足够的时间、精力进行资料收集工作。资料准备是编纂年鉴和地方志工作重要的环节，贯穿于修志工作的全过程，它包括收集、整理、鉴别、管理、利用等多方面。特别是年鉴的条、志书的提纲、条目基本拟定以后，资料工作就成为一段时间内的中心工作。马克思曾经指出：“研究必须搜集丰富的材料。”马克思为了写作《资本论》，阅读了1500多种书籍，摘录的笔记达到100多本。他的做法对于我们编志人来说，无疑是十分重要的启示和和效仿的典范。古人云：“无证而不信”。证，是指证据。没有证据的话或事不可信。那么我们搜集材料也是如此。如果不首先做好资料的收集、鉴别和整理工作，搜集到的材料不是真实可信的，编纂年鉴和志书就成为一句空话。如果没有大量的新资料，就很难写出一部高水准的志书。正因为年鉴、志书保存的资料多，通过资料我们才能窥探一个地方的发展史迹。所以，资料维系着年鉴的生命，一部年鉴和志书，成也在资料，败也在资料。有一些志书中，因资料收集残缺不全，或者是误用了一些失实资料，不仅影响了年鉴志书的质量，同时也造成了很大的负面影响。所以，做好资料工作对于编纂年鉴和志书的意义是非常重大的。我们在实际工作中一定要高度重视。年鉴是以一定体例，反映一定行政单位，一定时期的政治、经济、文化、军事、自然现象和自然资源的综合著述，相当于地方百科全书，是精炼资料的大汇集。资料收集工作是很关键，也是一种基础性的工作。必须扎扎实实，有计划、有步骤地进行。任何投机取巧，企图省时省力省事的做法都是不可取的。那么，我们在实际工作中，究竟应该怎么搜集资料呢？我觉得应当从两个方面来把握一下1、收集资料时间：按照入书的时间，明确上限和下限。年鉴如《八五二分公司年鉴（2012）》年鉴的资料，收集资料的时间范围就是2011年1月1日至2011年12月31日。时间跨度是一年，写的是上一年度即2011年的内容。我们编纂的年鉴合订本《八五二农场年鉴（2010-2011）》，收集资料的时间范围应该是2009年1月1日至2010年12月31日，时间跨度是两年，写的是上两年度的内容。例如：《八五二农场志（2001-2015）》收集资料的时间范围是2001年1月1日至2015年12月31日，时间跨度是15年，时间段不是像年鉴那样往前追溯一年，写2000-2014的内容。这一点大家一定不要混淆了。志书的时间不需要往前追溯，以实际标有的年份为准。而且相关数据，尤其是时间线索和年度一定要弄清楚，一些单位、部门的成立时间和领导干部任职的时间也一定要弄准。这也是对农场、对历史高度负责的具体体现。要明确资料的收集范围，如地域范围、时间范围。编写专业志还要限定专业范围。地域范围是根据行政区域所确定的范围，但应注意收集有关部门经济、文化辐射与被辐射等超越地域范围的资料。比如，我们的农场在场外有办事处，那么，办事处的发展也要记入志书，它的地域范围可能并不在农场行政区域范围内，但是，也必须写进农场的历史中。时间范围是每部志书凡例所规定的上下限时间。专业范围，凡专业所涉及的内容均在范围之内，应注意打破部门界限，不要收集专业以外的非专业资料。编纂年鉴所要收集的资料，在范围上有地域性、时间性的特点。地域性是指以收集本地区即所要编写的年鉴、志书的地区范围为限。比如，我们编写农场年鉴、志书，就要把农场地域范围内的所有单位、企业、团体的内容都收录进来，而分公司年鉴则只收录分公司所属的单位、部门和基层单位。存续农场的内容是不允许收录的。所以，在收集资料的时候一定要明确地区范围，根据地区范围确定收集资料的范围和内容。要掌握一点，农场年鉴可以涵盖公司的内容，但公司年鉴不能涵盖农场内容。这是北大荒农业股份有限公司做出的决定。时间性，是指以收集年鉴、志书体例所规定时限以内的材料为主。并本着“详近远略”原则进行取舍，但有关探本溯源、记述兴革演变方面的材料，可以向上延伸至地区建制开始的时候。但是，也是只需扼要地述及即可，不必占过多的分量。全面性或叫广泛性，则指所要收集的资料必须包括本地区自然、社会、人文各个方面，上知天文，下知地理，人文、风尚无所不含，举凡政治，经济、军事、教育、科学、文化、民族、宗教、人物、方言、名胜、古迹……只要对自然和社会发展有考察价值的资料，均在征集范围之内。由此可见，年鉴、志书所需资料范围之广泛，内容之丰富。至于具体的收集范围，则可以拟定征集纲目或者收集提纲的方式加以提示。比如农场或者分公司年鉴包括的内容，我们每年都下发大纲，大家就可以按照大纲要求去收集整理资料。在提纲的统领下，明确收集目标、分工、进度、方法、以及轻重缓急次序，达到事半功倍之效果，避免重复、遗漏、混乱和无效劳动。年鉴体例是条目体，一事一条。条目又有综合性条目和单一性条目之分。以条目来明确收集资料的范围和内容，这是编写年鉴之重大突破。资料类型按照来源分为三个方面：一是文字记载资料；二是口述资料；如，去年和今年我们大家共同参与的《屯垦史》中就有口述史；三是实物资料。资料的第二种分类包括入书资料和背景资料、考证资料、参考资料等四种类型。入书资料是指全部写进年鉴、志书的著述资料，是经过精心筛选加工而成。这种资料也叫主体资料和要素资料，要求是全面的、系统的、完整的，必须包括五个要素。即：时间（指事情或事件发生在何年何月何日何时），地点（准确无误的地点，有时还要著明原名或今名），事主（事情发生的经过有始有末）、人物（当事人的姓名、性别、身份和职务，不能笼统称同志、先生和女士）、原因和结果。背景资料是指对事态发生、发展、变化起着重要作用的历史条件和现实环境的资料，这种资料用的不多，但是却起到重要的作用；考证资料主要用于对某些有争议的重大事件或人物进行考证，一般不入书。参考资料就是指作为参考的资料。入书资料和辅助资料都是相辅相成的。在收集资料时，要认真细致，科学地分析资料，发现问题，推敲质疑，考证鉴别，使资料既可靠又可信，准确无误。1、可靠性和可信性关系：可靠不等于可信，而可信必须可靠。可靠性与可信性是两个不同的概念，可靠性是指资料来源有根据，记载摘录无误；可信性是对资料分析、考证、求真的结果,是资料准确性的更高层次。因此，可靠性资料不一定可信，而可信的资料必须有事实科学依据，不能主观推测妄加臆断。资料既要全面完整，又力求精炼、典型，具有代表性。全面性概括而言，“纵不断线，横不缺项”。但并非将包罗万象的资料兼收并蓄，才能算是全面完整。因为年鉴志书篇幅有限，从题目到标题加释文也就500-1000字，必须惜墨如金，将时间和空间进行高度浓缩和精炼，遴选典型的，能说明问题的、具有代表性的事物，来显示一方的概貌和历史发展的轨迹，达到“滴水见太阳”的结果。如:写农作物栽培技术，往往从整地播种到收获加工，逐项记述，以示全面完整，结果形同教科书和科普丛书。还有的篇章将历次会议及发布的文件、按年序列入，以求资料齐全，也无必要。应选择对事物发展起伏有密切关系的资料入书。如：“植物保护”，各种农作物均涉及到病虫害。这些病虫害是这个地方发生多而重的的典型，很有代表性的，记述；对一些小作物的病虫害，覆盖面很小，则可略述一笔。全面性与典型性资料，难免不出现交叉或者重复资料，要分辨主次，进行删补，从不同角度，进行科学处理，使资料归属得当，符合题目的完整和典型性。在搜集、整理资料时，既要从宏观上反映资料的完整特征，又应在微观上有具体资料的著述。年鉴要从宏观方面抓住地方的总体特征，把握事物兴衰起伏的主线，显示事情变化的因果关系和历史发展脉络，但同时，也需要有微观的具体资料和统计数据，才能言而有物。否则，在浩瀚的资料面前，如果忽视宏观的整体性，只重微观事物的记述，便会出现类似史料汇编和统计表册，使读者只见树木不见森林。所以，在编纂时，一定要把握总体格局，突出地方特色。寓观点于事实当中。编鉴修志必然要有一定的立场和观点，但要实事求是，述而不作。因此，不能以观点去代替和渲染事实，而要用事实去彰明观点，用事实说话，要寓观点于记事之中。那么，记述事物时，需要考虑事物是否反映了正确的、科学的观点。1、文字资料收集方法文字资料需要借助各种目录索引，有的放矢地收集。一是图书目录，二是报刊目录，三是档案目录，四是传记资料索引。2、实物资料收集方法对本地区的山川、景物、道路、古迹、文物等要进行实地考察，用现代科学方法加以观测记录，可以采用文字描述、测绘、拓印、摄影、录像等手段。如，我们八五二农场的蛤蟆通、寡妇林、猛虎桥等等，这样的地方可以通过查资料与现场查看相结合的方法来确定。3、口传资料收集方法口传一般通过采访获得，采访形式可多种多样，如登门拜访，开座谈会、发函征询、提供相关文字资料和文章等等。但是，对于民歌、方言、曲艺等必须做录音。4、音像资料收集方法一是收集音像资料的原件，二是通过复制的办法取得所需要的资料。5、图片资料收集方法除了收集原件外，应广泛收集影印件，如图片集、地方志、年鉴、期刊及其他图书中的有关部门图片资料。此外，还应向社会关心支持地方志工作的人士征集或收纳其捐献的社会资料。这是我们工作中经常用到的方法。着手收集资料之前，应编制收集资料提纲。提纲是根据志书篇目编制的，逐一注出资料的详细来源。此外，还需要合理地安排好工作步骤，提高工作效率。工作步骤通常有如下“七先七后”：三、资料搜集的步骤1、先普查后细查先根据所收集资料的存在形式和来源，做好普查工作，编出一个资料目录，然后再依照目录作深入细致的查阅、收集。2、先内后外先查阅本单位、本系统收藏的档案资料，后去外单位、外系统、档案馆、图书馆查阅，避免盲目地去外单位收集本单位已有资料的情况发生。先本地区、后外地区。本地区确实查无的资料，再去外地查阅。3、先口碑后文献应缓收文献资料，迅速抢救活资料。这一点必须牢记和运用。《屯垦史》中的《口述史》我觉得就是采用这一种方法4、先文字后实物文字记载不全，或有疑问，再进行实地考察。5、先古后今，由远及近。早期的资料往往难得，所以，应先搜集较早期的资料，当代历史资料极其丰富，知情者多，可以放后收集。6、先易后难先全方位搜集某级、某行业的整体资料；后搜集某一方面典型资料，对于个别收集难度较大的资料，可以放后一步进行，先收集那些省时省力、易查易找的资料，然后再集中力量解决难度较大的资料收集问题。7、先直接后间接不论文献资料，还是口碑资料，都要先收集原始的第一手的，没有经过加工的资料。在确实查无直接资料的情况下，再进行收集间接资料。当然，在条件允许的情况下，有些步骤可以同时并举，或交叉进行。有时为了弄清一个问题，往往需要反复查访，因此，要坚持实事求是的原则，不要先入为主，执一而是。值得注意的是：原始资料的搜集量（字数）与入志资料的录入量（字数）之比大约为15-30:1。编纂一部100万字的志书，至少应搜集1500万字以上的原始资料。一部志书搜集资料的工作约占志书编纂时间的15%。但资料的搜集与补充，将伴随志书编纂全过程。这一点，我们在实际工作中都有体验，有的时候书都排完版进行几次校对了，却突然发现有新的资料必须录入，那么不妨充实进来，不留遗憾，一旦书出版了再加就加不进去了。1、按照志书编纂方案的要求完成资料搜集工作。2、以志书篇目为搜集资料的向导和框架。修志专业人员要按分工承担相应部类的资料搜集和前期分类、建档等工作。3、资料搜集必须建立严格的责任制。主编要与编辑人员签订《资料搜集责任书》，内容应包括资料搜集的范围、整理、分类、建档、保管、总工作量、完成时间等要求。资料搜集人每个工作日可搜集并处理有效资