办公自动化最全教程20

培训讲师：姚成新办公自动化教程20一、Word2003基础知识二、巧输个人资料三、分栏设置四、邮件合并功能设置五、插入批注六、表格转换七、Word2003文档的排版八、如何自动生成目录？九、Word2003表格的制作十、在文档打印预览时，如何编辑文本？十一、Word中如何输入分数？十二、如何去除Word文档中页眉下的横线？Word初级教程目录一、Word2003的基础知识a、Word2003工作界面介绍b、5种常用的视图模式C、文档的基本操作1、启动word2003文档2、创建空白文档和关闭文档3、保存和保护文档a﹑Word2003工作界面介绍常用工具栏工作区标题栏帮助窗口状态栏视图切换区标尺格式工具栏菜单栏任务窗格滚动条帮助窗口表格工具编辑视图文件格式插入[菜单栏]“成员”介绍Web版式视图b﹑5种常用的视图模式普通视图页面视图阅读版式大纲视图普通视图：在Word2003中，普通视图是默认的视图方式，不显示页边距、页眉和页脚、页面背景以及非嵌入版式的对象，只适用于编辑一般性的文档。。Web版式视图：Web版式视图主要用于HTML文档的编辑，HTML是Web网页格式文件，在Web版式视图方式下编辑文档，可以更准确地看到其在Web浏览器中显示的效果。页面视图：在页面视图显示模式下可以看到文本、图片和其他对象的实际位置，与打印出来的效果一样。在该视图模式中可以编辑页眉和页脚、调整页边距、设置分栏以及处理图形对象等。大纲视图：大纲视图显示文档的层次结构，如章、节、标题等，适用于组织文稿，可以让使用者清晰地看到它的概况简要，并能在该视图模式中可以方便地调整和组织文档的大纲结构。阅读版式：用于显示打印效果的打印预览，它在页面视图方式显示文档完整打印效果的基础上，增加了同时显示文档多个页面内容的功能。以书籍的形式显示文档内容，从而增加文档的可读性。1、启动Word2003⑴程序启动方法：单击[开始]→程序→MicrosoftOffice2003→MicrosoftOfficeWord2003。⑵快捷启动方式：双击桌面上的图标启动→⑶单击[开始]→[运行]命令，在打开对话框中输入Winword，单击[确定]。C、Word2003文档的基本操作2.1创建空白文档新建一个空白文档常用以下几种方法：1.点击【常用工具栏】上新建按钮创建新文档；2.使用组合键：Ctrl＋N；3.选择【文件】|【新建】命令，弹出【新建文档】任务窗格。2.2退出Word2003：⑴选择【文件】→【退出】命令⑵单击窗口右上角的关闭按钮⑶双击标题栏左边的控制菜单按钮⑷使用组合键：Alt+F43.1保存新建文档①单击【常用】工具栏上的【保存】按钮。②单击“文件”菜单下的“保存”按键。③使用组合键：Ctrl+S保存已有的文档①单击常用工具栏上的【保存】按钮，②【文件】菜单中的【保存】命令，则当前编辑的内容将以原文件名保存在原来的位置。用另一文档名保存文档①选择【文件】→【另存为】命令；②按快捷键：F123.2文档的保护①单击【另存为】对话框中的【工具】按钮，从弹出的下拉菜单中选择【安全措施选项】命令，弹出【安全性】对话框。②在【打开文件时的密码】和【修改文件时的密码】文本框中输入密码。设置定时自动保存选择【工具】→【选项】命令，打开【选项】对话框，在【保存】选项卡中，进行相应的设置，如图所示。Word文稿投稿时，总要输入自己的个人资料，如姓名、单位、邮编、地址等等，很是麻烦，不知道有没有更好的办法？二、巧输个人资料第一步，在“工具→选项”窗口中选“用户信息”项，并把光标移到“邮件地址”框内，在“邮件地址”中一次录入你的个人资料信息。点击“确定”保存你的个人资料信息，并退出“选项”窗口。第二步，用域插入用户信息：当你用word作完一篇文章后，将光标移到文章的最后，并回车另起一行。点击“插入/域”。在“域”的窗口中选“用户信息/UserAddress”。点击“确定”。当“域”的窗口消失后，你会看到您的大名以及你的其他个人资料已经出现在文章的底部了。三、分栏设置1、分栏的快捷方式2﹑使用分栏命令分栏3﹑设置分栏线及栏间距3.1分栏的快捷方式切换到“页面”视图下单击“格式”菜单下的“分栏”按钮分栏选定要分栏的文本单击“分栏”按钮，拖动鼠标选择栏数3.2使用分栏命令分栏1、选定文本；2、单击“格式”→分栏；3、选择样式及输入栏数；4、以上设置结束后按“确定”键即可。3.3设置分栏线及栏间距1、将光标置于栏中单击“格式”→分栏2、在对话框中选取“分栏线”复选框3、设置栏间距→确定四、邮件合并功能设置视频讲解本设置共有六个步骤，按步骤一一进行设置，注意在第三步时要求连接数据源，根据操作者的需求在第四步要对内容进行选择。五、插入批注即为文章中的某些文字添加注释插入方法：将光标置于插入点；单击“插入”→批注；输入内容即可。文字转换为表格：•选择需要转换的文字内容•点击菜单—表格---文字转换成表格---选择表格内（行/列）---确定保存表格转换为文字：•选择需要转换的表格•点击菜单—表格---表格转换为文字---选择用什么符号隔开内容---确定保存六、表格转换7.1设置字符格式设置字符格式有两种方法通过【格式】工具栏中的工具按钮。粗体斜体下划线字符边框字符底纹字符缩放字体颜色字号字体七、Word2003文档的排版•选择菜单【格式】→【字体】命令，在弹出【字体】对话框中设置字符格式。①设置字体格式②设置字符间距③设置文字效果7.2设置段落格式1.段落对齐方式5种段落对齐方式，即两端对齐、左对齐、居中对齐、右对齐和分散对齐。两种设置方法：•格式工具栏按钮两端对齐居中对齐右对齐分散对齐选择菜单【格式】→【段落】命令，在弹出【段落】对话框中设置段落对齐。2.设置段落缩进段落的缩进有四种方式：左缩进、右缩进、首行缩进和悬挂缩进。•可用标尺设置段落缩进。水平标尺•可以用【段落】对话框设置段落缩进3.设置行间距和段间距行间距和段间距也在【段落】对话框中设置。4.给段落添加边框和底纹①选择【格式】→【边框和底纹】菜单，打开【边框和底纹】对话框；②在【边框】选项卡中设置段落边框；③在【底纹】选项卡中设置段落底纹。5.项目符号和编号用下面两种方法都可以添加项目符号和编号：单击【格式】工具栏上的【项目符号】按钮或【编号】按钮，插入点所在段落的开始自动添加了一个项目符号或编号。（如下图所示）选择【格式】|【项目符号和编号】命令，打开【项目符号和编号】对话框设置项目符号和编号。6.首字下沉①选择【格式】→【首字下沉】命令，显示【首字下沉】对话框；②在【位置】选项区选择【下沉】或【悬挂】位置；③在【选项】选项区为文本设置字体、下沉的行数及与正文的距离。1.设定好文本1的格式2.选中文本的某处3.单击格式刷按钮4.选定其它文字（文本2），则文本2的格式与文本1一样☆若在第3步中单击改为双击，则格式刷可无限次使用，直到再次单击格式刷（或ESC键）为止。7.格式刷的使用打开要统计的文件单击“工具”字数统计关闭对话框8.字数统计功能•1、分别选“要生成目录的内容”—格式栏—样式（在左边）—选定为“标题1”、“标题2”、“标题3”……•2、光标置于正文上端—菜单栏—插入—引用—索引和目录—目录—根据喜好选“格式”或默认—确定。•正文内容有修改时，点目录右键——更新域。八、如何自动生成目录8.1创建表格单击常用工具栏上的【插入表格】按钮，在下方出现的表格模型中拖动鼠标，确定所需的行列数后，释放鼠标，可以快速创建一个简单的表格。九、Word2003表格的制作8.2使用菜单创建表格①选择【表格】|【插入】|【表格】命令，打开【插入表格】对话框②在【表格尺寸】选项区中分别设置所需的【列数】与【行数】③在【自动调整】操作选项组中选择适当的选项④单击【确定】按钮8.3手工绘制复杂表格选择【表格】|【绘制表格】命令或者单击常用工具栏上的【表格和边框】按钮，弹出【表格和边框】工具栏，如图所示。利用工具栏上的按钮可以手工绘制表格。8.4斜线表头①单击表头位置（第一行第一列）的单元格。②选择【表格】|【绘制斜线表头】命令，显示【插入斜线表头】对话框。③在该对话框中的【表头样式】列表框的五种样式中任选一种。④在标题文本框中输入各标题。⑤单击【确定】按钮。8.5表格中输入文本•每输完一个单元格，按【Tab】键，插入点自动移到下一个单元格.•按【↑】、【↓】可将插入点移到上、下一行；也可将鼠标直接指向所需的单元格后单击。•当插入点到达表中最后一单元格时，再按Tab键，Word会为此表格自动添加一行。8.6使用排序命令进行排序A、①将插入点置于要排序的表格中。②选择【表格】|【排序】命令，打开如图所示的【排序】对话框。③在【主要关键字】下拉列表框中选择用于排序的主要关键字。④在【类型】下拉列表框中选择一种排序类型。⑤选中【升序】或【降序】单选按钮，设置排序方式。⑥单击【确定】按钮，完成排序设置。B、使用排序按钮进行排序①将插入点置于要排序的列的任一单元格中。②单击【表格和边框】工具栏上的【升序排序】按钮或【降序排序】按钮。8.7插入／删除行、列、单元格•插入行、列、单元格单击菜单【表格】|【插入】，选择相应的选项。•删除行、列、单元格选中要删除的行、列或单元格，选择【表格】|【删除】|【行】、【列】或【单元格】命令。选中某行快捷方式：当光标成斜黑加粗箭头时，双击即可。1.在打印预览中显示要编辑的页面；2.用鼠标左键单击要编辑的位置；3.在“打印预览”工具栏上单击“放大镜”按钮，然后进行编辑。十、在文档打印预览时，怎么编辑文本？1.打开word，点击工具菜单栏的“插入”，在下拉菜单中点“域”。十一、Word中如何输入分数2.在打开的复选框中的类别栏中选“等式和公式”，域名中“EQ”。然后点击“域代码”，接着在弹出来的“域”窗口里点击“选项”，在出现的菜单选项中选“F（，）”，接着点击“添加到域”并“确定”。3.然后在输入F（，）数字，如要输入23只需在F（，），输入“F（2，3）”就能得到2/3。选择【视图】菜单下的“页眉和页脚”，再点击右边的“样式与格式”栏里的“清除格式”即可。十二、如何去除Word文档中页眉下的横线Word快捷键分享Word中的常用快捷键“字体”对话框Ctrl+D选择框式工具栏中的“字体”框Ctrl+Shift+F加粗Ctrl+B倾斜Ctrl+I下划线Ctrl+U“上标”效果Ctrl+Shift+=“下标”效果Ctrl+=“关闭”命令Ctrl+W或Ctrl+F4段落居中(或右、左）Ctrl+E（或R、L）段落两端对齐Ctrl+J单倍行距（或双倍、1.5倍)Ctrl+1（或2、5）省略号Alt+Ctrl+.(句号）文档开始处Ctrl+Home文档结尾处Ctrl+End插入批注Alt+Ctrl+MWord快捷键（1）[F1]键：帮助[F2]键：移动文字或图形，按回车键确认[F4]键：重复上一次的操作[F5]键：编辑时的定位•[F6]键：在文档和任务窗格或其他Word窗格之间切换[F8]键：打开Word的选择模式[F12]键：打开“另存为”对话框[shift+F2]组合键：复制文本•[shift+F3]组合键：改变字母大小写[shift+F4]组合键：重复查找或定位[shift+F12]组合键：选择“文件”菜单中的“保存”菜单项[shift+F5]组合键：跳转文档中上一次编辑位置•[shift+←]组合键：选中光标左侧一个字符[shift+→]组合键：选中光标右侧一个字符[shift+↑]组合键：选中光标当前位置至上一行之间的内容[shift+↓]组合键：选中光标当前位置至下一行之间的内容•[shift+End]组合键：选中光标所在处至行尾[Ctrl+F2]组合键：打印预览[Ctrl+F4]组合键：关闭窗口[Ctrl+F6]组合键：在打开的文档之间切换[Ctrl+F12]组合键：打开“打开”对话框[Ctrl+1]组合键：单倍行距[Ctrl+2]组合键：双倍行距[Ctrl+5]组合键：1.5倍行距[Ctrl+O]组合键：段前添加一