“校友问候行动”志愿者培训资料汇编目录

1“校友问候行动”志愿者培训资料汇编目录第一部分公共礼仪.....................................................................................2第二部分校友联络岗位培训.....................................................................2第一章校友信息收集与志愿者管理系统使用方法...........................2第二章寻找校友信息的参考途径.......................................................3第三章联络校友的工作建议...............................................................4第三部分学校及校庆知识培训.................................................................6第一章学校知识培训...........................................................................6第二章校庆知识培训...........................................................................7第三章院系知识...................................................................................7第四部分工作特别提示.............................................................................7校友联络信件范本.........................................................................................9中国科学技术大学校史简编.......................................................................10编者按：1、校庆志愿者实行分级管理、报告机制。志愿者定期向本组志愿者负责人报告工作进展，总结工作经验，反馈工作中所遇问题，志愿者负责人汇总后定期向校庆办公室报告。2、本资料仅供工作参考，如遇特殊情况，请及时和志愿者负责人、校友总会办公室或校庆办公室联系。3、中国科大五十周年校庆网站提供所有培训资料的PDF文档下载以及网络浏览。2第一部分公共礼仪中国是文明古国、礼仪之邦，作为校庆志愿者，掌握常识性礼仪是非常必要的。通过礼仪学习，可以提高自己的行为约束能力，在从事校庆各项工作时做到有礼有节，不仅有利于提升校庆服务的工作水平，塑造校庆工作良好的对外形象，更是对校庆参与者的尊重。公关礼仪培训的详细内容见五十周年校庆网站“通用礼仪知识”栏目。第二部分校友联络岗位培训为使五十周年校庆真正成为全球科大人的盛典、全国科教界的盛事，学校将以“校友问候行动”为先导，开展校友联络工作，搜集整理建校至今的校友信息，并陆续向校友介绍校庆情况，送出问候。校庆办公室建立了校友信息收集与志愿者管理系统系统（），作为志愿者录入、查找校友信息以及工作交流的平台，并对校友联络信息进行汇总及管理。校庆办公室、校团委、校友总会办公室将为您提供建校以来所有的班级信息，曾经返校校友联络人信息，以及所有可查资料，您可以据此资料，通过各种方式深入开展工作，更新、查找、核实校友最新信息资料。为使您更好地展开校友联络工作，校庆办公室、校团委、校友总会办公室总结以下信息，为您提供工作建议，供您参考。如果您有更好的工作建议，欢迎您及时与志愿者负责人交流，向校庆办公室反馈，以促进志愿者工作、校庆相关工作的进一步完善和发展。第一章校友信息收集与志愿者管理系统使用方法校友信息收集与志愿者管理系统前台面向公众开放，任何热心于校庆工作、有志于加入志愿者行列的师生、校友及社会人士均可登陆注册，成为校庆志愿者行列中的一员。1、注册：您可以登录通过填写详细、真实的个人信息注册成为系统使用者，系统后台将对信息的真实性进行检测，而后批准3注册成功。2、注册志愿者权限：注册成功即进入校友信息收集系统，志愿者可以维护、打印本人信息，查询相关班级并申请维护该班级信息（是否能成功申请有待后台管理员批阅）。经过身份认证后，志愿者能够对所负责的班级进行维护，查看班级信息，添加、删除该班校友，将所收集的班级校友信息按照系统规定格式导入数据库。3、后台管理权限：各院系负责人进行志愿者管理。后台能够实现的功能包括：1)班级查询与维护，查询符合某一条件的班级信息和该班校友信息，并可对该班信息做维护管理（修改和删除功能）；2)校友查询，查询相关条件下的校友信息并做简单维护（主要维护工作已有前台志愿者负责）；3)志愿者管理：查看志愿者列表和其个人信息查看、管理，对志愿者提交的班级维护申请做审阅（批准或撤销），同时可直接对某一志愿者分配班级，令其维护等。第二章寻找校友信息的参考途径1、注意校友初始信息的查找。¾建议工作途径：在校庆办公室、校团委、校友总会办公室提供的班级基本信息的基础上，通过各类校友网站、校友会信息库、校友信箱信息库、各地校友会注册了解班级、校友信息；从学校相关部门获取曾经返校校友信息；通过校友信箱发送邮件获取信息等。¾校友信息参考网站：中国同学录：中国科大校友网：科大人：校友录：网易同学录：校内网：、以所获校友基本信息为基础，可首先联络班级联络人、负责人，以获得更多信息，建议选择校友相对集中的地区（如：北京、上海、广东等）开始拨打电话，通过网络辐射获取更多信息。3、您所负责的班级，如果班级成员的专业具有相对集中性（如集中于中国科学院等），或班级成员为留校工作，可以以此部分成员为突破口，寻找其同届、同班校友联系方式，特别是班级联络人、地区校友会联络人的联系方式，通过其获得更多信息。如4果您通过此方式获得其他班级的联系信息，请及时向志愿者负责人反馈，并由其汇总定期向五十周年校庆办公室报告。4、您所负责的班级如曾经返校聚会，可通过校友总会办公室了解返校校友信息，并通过班级联络人，了解该班级校友信息。5、对于具有一定知名度的校友，可以通过互联网搜索其信息。第三章联络校友的工作建议一、电话联络校友的工作建议¾电话联络前：1、理清思路：当您拿起电话听筒之前，应先考虑一下自己想要说些什么？不要在毫无准备的情况下，给他人打电话；您可以在自己的脑海中设想一下要谈的话题，建议用纸张写下拟向校友表达、询问的内容。2、信息准备：当您在电话联络校友时，对方肯定会询问一些情况，所以您应熟记学校及校庆相关知识，校友问候行动的相关情况等内容，以保证通话过程中，向校友传达正确的信息。¾电话联络时：1、时间选择：在与校友的联络中，原则上应尽量避免在清晨（8:00以前）、中午（12:00－15:00）或者深夜（21:00以后）拨打校友电话。2、明确身份：当对方拿起电话时，首先应以“您好！”或类似的问候作为你们谈话的开场白，而后道出自己的身份，为使对方能听清楚，说话节奏应比交谈时稍慢些。可以以下问候语开始：某某校友（学长），您好！我是中国科大五十周年校庆志愿者，我叫某某。首先向您问好！[等待对方反应之后]为了庆祝五十周年校庆，学校安排我们收集整理历届校友的信息，能否打扰您几分钟？[等待对方同意之后，再索取对方的电子邮件，发《校友通讯录标准格式》给他。还可以向他打听其他校友的电话]3、明确目的：当电话接通时，应立即向校友讲明自己打电话的目的，然后迅速转入所谈事情的正题。4、确定对方是否具有合适的通话时间：当您与校友电话联络时，他们也许正忙于自己的某一事情。您应首先实事求是地说明电话需要占用的时间，表明自己尊重他们的时间，并给他们足够的时间作适当的调整。你可以在开始讲话时向对方询问：“您现在接电话方便吗？”；“您现在忙吗？”；“您现在有时间同我谈话吗？”；“这个时候给您打5电话合适吗？”等等。如果校友此时不适合接听电话，应首先表示道歉，而后询问其合适的时间，并在约定的时间再次致电。5、避免与旁人交谈：当您电话联络校友时，如果中途与身边的他人说话，是不礼貌、也不合适的行为，因此应尽量在拨打电话前，处理好身边的事情，尽量保证通话不被打扰。6、再次联络：如果拨打电话时，校友本人不在或无法接听，请留言说明自己的身份及致电目的，并询问合适的致电时间，表示会再次打电话联络校友。如果多次拨打手机不通或无人接听，可以给对方发短信，希望对方回电。7、拨错号码要道歉：由于校友信息的变动性较大，因此可能出现电话更换等情况，如果您所拨打的校友电话已经转为他人，决不可挂上了之，因为这样是很不礼貌的。应以诚恳的态度表示道歉，话不必多，只说“我可能拨错号了”即可。切记不可盘问对方为什么不是自己要找的人。放下话筒前，最好问一下对方的号码，看是不是与自己所拨的号码相同，以免再次拨错。同时，别忘了要道声“再见”。8、妥善组织通话内容及语言：通话时，应注意电话礼仪，热情而有条理地向校友介绍有关信息，耐心回答校友提出的问题，并对校友对校庆的关注以及支持表示感谢。向校友询问信息时，每部分之间稍作停顿，使对方能及时做出反应。措辞和语法都要切合身份，不可太随便，也不可太生硬。称呼对方时要加头衔，如：“博士”、“经理”、“老师”等，不可直呼其名。即使对方要求如此称呼，也应注意方式，加上“学长”等称呼。对校友的要求做出反应或对方提出要求时，态度应积极而有礼貌。9、用心听：由于校友年龄及地区跨度大，因此在电话交谈时，可能存在听不清的情况，所以应特别注意集中注意力，切莫分神而影响通话的效果，这样才能提高通话效率，同时也是尊重对方的表现。10、准确记录：在通话过程中，应用纸笔准确记录校友提供的信息并重述复核，确保信息准确，避免反复打扰校友。应准确记录校友对学校建设、校庆筹备等工作的意见和建议并制作WORD文档定期向志愿者负责人反馈，由志愿者负责人定期汇总至校庆办公室。请勿在通话过程中使用电脑记录，以免影响通话效果。¾电话联络终止：1、结束通话时，应把重要信息重新复核。2、通话终止前，应对校友表示感谢，如“非常感谢您牺牲宝贵的时间支持校庆工作！”等。并且热情邀请校友关注学校的各项校庆活动，登陆五十周年校庆网站了解校庆信息等。63、通过结束时，在说“再见”后，应等校友先挂断电话，以示尊重，请勿先行急速挂断电话。放话筒的动作要轻，避免对方以为您在摔电话。话筒没放稳前，请勿对谈话内容等妄加评论。4、如果发现某校友有突出成绩或特别的地方，可以邀请他参加校庆征文，也可以给校庆办反馈信息，可以安排宣传部门进行采访。二、信件联络校友的工作建议1、联系海外校友建议以邮件为主，国外校友如用英文反馈重要信息，请保留邮件英文原件和中文翻译稿，并向志愿者负责人反馈，由志愿者负责人定期汇总至校庆办公室。2、通过信件与校友联络时，请注意抬头、祝词、落款3、与校友进行初次联络时，请使用五十周年校庆办公室提供的邮件联络范本（见附件1——《校友联络信件范本》），范本同时将在五十周年校庆网站提供下载。4、与校友联络的邮件，请保留副本并汇总制作为word文档定期向各小组负责人反馈，由各小组负责人定期汇总至校庆办